Przy wystawianiu faktury popełniłeś błąd? Nie bagatelizuj tego! Z błędnie wystawionymi dokumentami wiążą się konsekwencje podatkowe. Co zrobić w takiej sytuacji? Wystaw fakturę korygującą.

Faktura korygująca – co powinna zawierać.

Faktura korygująca jest dokumentem księgowym, dlatego należy zadbać o to, aby zawierała podstawowe informacje określone w Ustawie. Oprócz elementów, jakie znajdują się na zwykłej fakturze VAT, faktura korygująca powinna zawierać informacje dotyczące rozróżnienia stawek i ilości towarów/usług przed i po korekcie:

• ilość towaru ( przed i po korekcie)
• cenę netto( przed i po korekcie)

Jak wystawić fakturę korygującą z inFakt?

Zamiast wypisywać gotowe druki faktury korygującej, lub wypełniać szablony w excelu czy wordzie skorzystaj z aplikacji inFakt. Dzięki prostej i intuicyjnej obsłudze wystawienie faktury korygującej zajmie tylko chwilę. Dodatkowo jeśli korekta dotyczy wystawionego wcześniej w aplikacji dokumentu, większość danych uzupełnia się automatycznie. Uzupełniasz jedynie część dotyczącą ilości „po korekcie”.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

Pomimo dokładania wielu starań i skrupulatnego wystawiania faktur VAT może zdarzyć się sytuacja, że przedsiębiorca w wystawianym dokumencie sprzedaży popełni błąd podając błędne dane nabywcy lub sprzedawcy, wpisując omyłkowo niewłaściwą datę wystawienia czy sprzedaży towaru lub usługi a może nawet wpisując błędną kwotę netto lub niewłaściwą stawkę podatku VAT.

Nikt z nas nie lubi popełniać błędów tym bardziej, że błędy na fakturach VAT zazwyczaj mają swoje konsekwencje podatkowe. Dlatego warto wraz z Infakt.pl przeanalizować tematykę związaną z fakturą korygującą, która jest narzędziem do eliminowania popełnionych błędów oraz wprowadzania zmian do faktury podstawowej np. związanych z udzieleniem rabatów.

Kto i kiedy wystawia fakturę korygującą

Faktura korygująca jest dokumentem zawsze wystawianym przez sprzedawcę towaru lub usługi, czyli wystawcę faktury pierwotnej VAT. Podstawowa zasada wskazuje, że fakturę korygującą wystawia się w przypadku:

• Udzielenia rabatu,
• Podwyższenia ceny oczywiście w uzgodnieniu z kupującym gdyż w przypadku braku akceptacji może nastąpić zwrot towaru i konieczność wystawienia faktury korygującej do zera,
• Zwrotu towaru lub nie wykonania usługi,
• Zwrot pobranej zaliczki,
• Błędnej ilości sprzedanego towaru,
• Błędnej ceny jednostkowej,
• Błędnej kwoty netto,
• Błędnej stawki VAT,
• Błędnej kwoty brutto,
• Innych błędów w zakresie wykazywanych na fakturze VAT wartości,
• Pomyłki w treści – tutaj przepisy pozostawiają pewną dowolność i dopuszczają możliwość wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę towaru lub usługi jednak praktyka częściej wskazuje na zastosowanie w tym przypadku noty korygującej.

Kto i kiedy wystawia notę korygującą

Wszystkie błędy, które nie są związane z wartościami na fakturze VAT są korygowane poprzez proste narzędzie jakim jest nota korygująca.

W tym przypadku towarzyszy nam pewna dowolność, czyli nota korygująca może być wystawiona zarówno przez Sprzedawcę jak i Nabywcę.

Do podstawowych błędów korygowanych za pomocą noty korygującej należą:

• Błędy w danych Nabywcy lub Sprzedawcy, W tym miejscu należy podkreślić, że nie dopuszczalne jest korygowanie wszystkich danych Nabywcy czy Sprzedawcy gdyż mamy tutaj do czynienia z transakcją pomiędzy zupełnie innymi przedsiębiorcami. W takim przypadku należy wystawić fakturę korygującą dokumentującą zwrot towaru lub niewykonanie usługi wobec jednego kontrahenta czyli tzw. fakturę korygującą do zera a następnie wystawić nową fakturę VAT dokumentującą sprzedaż prawidłowemu przedsiębiorcy. W przypadku jeśli faktura została wystawiona z wykorzystaniem danym Nabywcy nieistniejącego należy anulować tą fakturę i wystawić nową fakturę z danymi prawidłowego przedsiębiorcy,
• Błędny numer NIP Nabywcy lub Sprzedawcy,
• Błędna data wystawienia,
• Błędna data sprzedaży,
• Błędna nazwa towaru lub usługi,
• Błędny numer PKWiU

Informacje zawarte na fakturze korygującej i nocie korygującej

Faktura korygująca wystawiona w celu wprowadzenia zmiany na fakturze pierwotnej. W związku z tym z informacji na niej zawartych musimy w jednoznaczny sposób wyczytać co które wartości są korygowane i jaka jest wartość sprzedaży po korekcie. Elementy składowe faktury korygującej to:

• Nazwa dokumentu „FAKTURA KORYGUJĄCA”
• Data wystawienia
• Numer kolejny faktury
• Nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• Dane faktury korygowanej czyli pierwotnej takie jak numer i data wystawienia. Nazwę usługi / towaru.
• Cenę netto w wysokości przed korektą czyli omyłkowej oraz w wysokości po korekcie czyli prawidłowej
• Ilość zamówionych towarów przed korektą oraz po korekcie
• Stawkę podatku,
• Kwotę podatku
• Kwotę brutto
• Praktyka wskazuje na prawidłowość dokonania dwóch odrębnych zapisów „przed korektą” i „ po korekcie”
• Podpisy wystawcy faktury korygującej i Nabywcy - osoby akceptującej fakturę korygującą

Nota korygująca jest dokumentem znacznie prostszym i powinna zawierać standardowe informacje takie jak: nazwa – „nota korygująca”, data i miejsce wystawienia oraz wskazanie dokumentu korygowanego poprzez podanie numery i daty wystawienia faktury zawierającej omyłkowe dane. Następnie podajemy dane Wystawcy i Nabywcy noty korygującej oraz informacje, które korygujemy wpisując w rubrykach „przed korektą” lub „jest” oraz „po korekcie” lub „powinno być”. Nie zapominajmy o podpisach wystawcy i odbiorcy noty korygującej. Wystawiając fakturę korygującą lub notę korygującą pomocnym jest skorzystanie ze wzoru faktury korygującej dostępnej na wielu księgowych portalach internetowych np. Infakt.pl.

Termin wystawienia faktury korygującej

Bez względu na powód wystawienia faktury czy noty korygującej polskie przepisy podatkowe nie wskazują terminu wystawienia tego rodzaju dokumentów. Należy mieć świadomość, że w momencie wystawienia faktury korygującej wystąpią określone skutki podatkowe, które mogą pociągać za sobą obowiązek naliczenia odsetek zarówno w zakresie podatku dochodowego jak i podatku VAT. Dlatego też, warto wystawiać faktury korygujące niezwłocznie po wystąpieniu przyczyny, która skłania nas do dokonania korekty pierwotnej faktury VAT.

Należy bezwzględnie pamiętać, że faktura korygująca musi zostać potwierdzona przez odbiorcę akceptującego warunku korekty i dopiero z datą potwierdzenia odbioru może być wprowadzona do rejestru VAT.

Wystawianie faktur w Infakt.pl

Aby wystawić fakturę korygującą, zaloguj się do aplikacji, przejdź do zakładki Przychody a następnie z menu po prawej stronie wybierz opcję: Faktura korygująca.

Pojawi się formularz do wystawienia faktury korygującej. Automatycznie wyświetli się numer kolejny faktury korygującej. Możesz zmienić jego format lub wpisać numer ręcznie. W polu: Numer faktury korygowanej wpisz numer faktury, zawierającej omyłkowe dane. Dodaj klienta lub wybierz z listy już dodanych. Wpisz datę wystawienia faktury korygowanej, datę sprzedaży, datę wystawienia faktury korygującej i termin zapłaty. Daty możesz wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza.

Panel edycji faktury korygującej w Infakt.pl

W formularzu produkty, w wierszu Przed korektą wpisz nazwę produktu i kwoty z faktury korygowanej a w wierszu Po korekcie wpisz prawidłowe informacje jakie powinny znaleźć się na fakturze. Program automatycznie przeliczy wartości.

Opcjonalnie możesz wpisać odbiorce dokumentu i uwagi do faktury korygowanej. Po kliknięciu przycisku zapisz, zobaczysz podgląd wystawionej właśnie faktury korygującej. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, fakturę możesz wysłać mailem lub wydrukować.

Fakturę korygującą możesz wystawić również z poziomu faktury, którą masz zamiar skorygować, wybierając z bocznego menu opcję: Wystaw korektę. Aplikacja automatycznie uzupełni wówczas numer faktury korygowanej, datę faktury korygowanej, datę sprzedaży oraz pozycje przed korektą.

Przykład wygenerowanej w Infakt.pl faktury korygującej

Pamiętaj, że faktura korygująca musi zostać potwierdzona przez odbiorcę akceptującego warunki korekty. Po otrzymaniu podpisanej faktury korygującej wejdź w jej podgląd i kliknij Dostałem podpisany dokument i podaj prawidłową datę otrzymania. Dopiero wówczas faktura korygująca zostanie uwzględniona w rejestrze VAT.