Istnieją dwa sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych. Jeden to tradycyjny - papierowy, drugi natomiast, umożliwia prowadzenie ksiąg w wersji elektornicznej. Z racji tego iż druga z metod związana jest ze znacznymi ułatwieniami w prowadzeniu ewidencji KPiR jak również innych, podatnicy coraz chętniej sięgają po księgowość elektroniczną.

Podstawy prawne

Regulacje prawne dotyczące stosowania elektronicznej księgowości znalazły się głównie w ustawie o rachunkowości [29. Września 1994] oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów [ 14 lipca 2005] w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur. Dopuszczając możliwość stosowania systemów informatycznych w księgowości, ustawodawca określił jednocześnie warunki konieczne do tego by ten sposób prowadzenia ewidencji był uznany za prawidłowy:

• Konieczne jest wydrukowanie precyzyjnej instrukcji, w której zostanie wskazane w jaki sposób należy obsługiwać program komputerowy by wystawiać oraz archiwizować dokumenty księgowe.
• Stosowany program bezwzględnie powinien: dawać możliwość natychmiastowego wglądu we wszystkie przechowywane dokumenty, oraz dawać możliwość wydrukowania ich na formularzach zgodnych z wzorcami
• Dane księgowe powinny być zapisywane na tak zwanych magnetycznych nośnikach informacji i przechowywane tak długo aż nie zostaną wydrukowane. Nośniki informacji natomiast powinny być chronione przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz innymi tak by nie nastąpiła trudność z odczytaniem zapisanych na nich informacji.

Obowiązek drukowania

Samo zezwolenie na prowadzenie ewidencji księgowej w formie elektronicznej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku regularnego drukowania dokumentów. Zgodnie z wytycznymi, każdy korzystający z systemów informatycznych w księgowości jest zobowiązany do dokonania wydruku zapisów w miesiącu, w takim terminie który pozwoli na spokojne zamknięcie budżetu i rozliczenie go. Wszystkie drukowane zapisy powinny mieć format zgodny z wzorem księgi [ KPiR].

Jeżeli wydruki nie są zgodne ze wzorem KPIR wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest do przepisania danych z wydruków, do drukowanej księgi zgodnej z wzorcem zawartym we właściwym rozporządzeniu.

Inne ewidencje

W regulacjach prawnych brak jest informacji na temat warunków technicznych prowadzenia w formie elektronicznej innych ewidencji: jak przykładowo ewidencja sprzedaży VAT prowadzona przez podatników zwolnionych, albo ewidencja środków trwałych.

Jednocześnie zostały wskazane elementy i treści, które bezwzględnie każda z innych ewidencji powinna zawierać by została uznana za prawidłową. Stosując zatem interpretację rozszerzającą można założyć, iż każdą ewidencję można prowadzić z wykorzystaniem systemów informatycznych pod warunkiem że będzie zawierała niezbędne elementy- wymagane prawem informacje.

Techniki prowadzenia e- księgowości

Podatnicy zainteresowani prowadzeniem księgowości w formie elektronicznej mają do wyboru dwie możliwości. Mianowicie kupić mogą specjalne programy do prowadzenia księgowości, albo też skorzystać z usług serwisów i aplikacji internetowych, które tak samo spełniają wszystkie wymogi stawiane przez przepisy prawa.

Wybór drugiego rozwiązania ma zasadniczo dwie przewagi: Jest dla przedsiębiorcy znaczną oszczędnością z racji tego, że programy instalowane na komputerach są drogie. Co więcej standardowo są jednostanowiskowe zatem chcąc korzystać z nich na kilku stanowiskach przedsiębiorca nie ma innego wyboru jak zakupić kilka kompletów oprogramowania.

Panel Księgowości Online dostępny w Infakt.pl

Korzystanie z serwisów sieciowych to również większe bezpieczeństwo przechowywanych danych. Z tego powodu iż znajdują się na zewnętrznych serwerach. Dzięki czemu korzystający z usługi księgowości internetowej nie musi się obawiać iż w razie kradzieży własnego komputera, utraci istotne dane.

Biorąc pod uwagę te elementy coraz większy odsetek przedsiębiorców wybierających elektroniczną księgowość, sięga po usługi wyspecjalizowanych serwisów. Prowadzenie księgowości z inFakt

System księgowości internetowej inFakt został zaprojektowany oraz stworzony jako prosta i intuicyjna aplikacja o zaskakująco wysokiej funkcjonalności. Korzystający z serwisu przedsiębiorcy mogą prowadzić w nim ewidencję uproszczonej rachunkowości KPiR jak również przychodów.

Funkcje aplikacji Aplikacja w ramach abonamentu daje możliwość: generowania rejestrów VAT jak również rejestrów transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Program automatycznie dokonuje wyliczeń na cele podatkowe: wysokość zaliczek na podatek jak również automatycznie generuje formularze pozwalające wyliczyć wysokość zaliczki na podatek.

Zaletą aplikacji inFakt jest również w pełni automatyczne księgowanie- po tym jak zostanie wybrana kwota i wpisana do właściwego dokumentu, zostaje automatycznie przeniesiona do rejestru VAT, KPiR jak również zostanie uwzględniona przy rozliczaniu zaliczki na podatek. Podatnik korzystający z serwisu również w każdym momencie może skorzystać z funkcji podpowiadającej jakie ma w danym momencie zobowiązania względem US, ZUS oraz kiedy przypadają terminy płatności.

Z serwisu inFakt korzystać mogą również ci podatnicy którzy w ramach prowadzonej działalności regularnie dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych. Prowadząc ewidencję za pomocą aplikacji mogą wykazać podsumowanie dokonanych transakcji korzystając z funkcji VAT-UE. By zaznaczyć że danego typu transakcja zalicza się do wewnątrzwspólnotowych przedsiębiorca może na fakturach podawać NIP-UE. W ten sposób wszystkie wartości i kwoty z tych dokumentów będą ewidencjonowane na potrzeby VAT-UE.

Dlaczego wybrać księgowość w inFakt

System księgowości internetowej inFakt to przede wszystkim pełna funkcjonalność oraz prostota obsługi. Prowadzenie ewidencji dla celów podatkowych staje się prostsze i pozwala przedsiębiorcy na oszczędność czasu.

Dzięki inFakt każdy z przedsiębiorców ma zdecydowanie dokładniejszy wgląd w finanse własnego przedsiębiorstwa.

Serwis nie wymaga instalowania drogich programów opartych na licencjach, a rejestracja w nim jest całkowicie darmowa. Co ważniejsze system automatycznie wprowadza aktualizacje zgodne z zachodzącymi zmianami w prawie.

Użytkownik ma możliwość korzystania z pomocy zatrudnionych przez serwis specjalistów. Dlatego nie warto by dalej przedsiębiorca zwlekał, a skorzystał z okazji i bezpłatnie zarejestrował się w inFakt i przekonał jak proste i przyjemne może być prowadzenie ksiegoowści.