Procedura zakładania firmy od roku 2009 została bardzo uproszczona poprzez wprowadzeniu procedury rejestracyjnej w ramach tzw „jednego okienka”. Dzięki niej przyszły przedsiębiorca nie musi oddzielnie odwiedzać: Urzędu Gminy, Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego oraz ZUS aby dokonać rejestracji.

Same jednak wizyty w Urzędzie Skarbowym i ZUS będą konieczne ale dla dopełnienia dalszych obowiązków.

Do lipca 2011 osoba chcąca zarejestrować działalność gospodarczą składała wniosek EDG - 1 we właściwym ze względu na miejsce zameldowania Urzędzie Gminy. Natomiast od 1 lipca 2011 nastąpiło scentralizowanie ewidencji działalności gospodarczej w całej Polsce i obowiązki ewidencyjne w zakresie działalności gospodarczej przejęła Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej prowadzona przez Ministra Gospodarki. Wniosek EDG - 1 został zastąpiony przez wniosek CEIDG - 1, który możemy złożyć nie wychodząc z domu za pośrednictwem Internetu lub osobiście w dowolnym wydziale działalności gospodarczej gdzie pracownik wprowadzi go do internetowej bazy. Cały czas jednak, zarówno składany w przeszłości wniosek EDG - 1 jak i nowy wniosek CEIDG - 1 oznacza:

• Rejestrację działalności gospodarczej,
• Zgłoszenie w Urzędzie Skarbowym,
• Zgłoszenie w Urzędzie Statystycznym o przyznanie numeru REGON,
• Zgłoszenie w ZUS płatnika składek.

Krok I – wypełnienie i złożenie wniosku ceidg - 1

Pierwszym krokiem rejestracji działalności gospodarczej jest prawidłowe wypełnienie wniosku CEIDG - 1 i złożenia go w dowolnym Urzędzie Gminy w wydziale ewidencji działalności gospodarczej lub za pośrednictwem Internetu nie wychodząc z domu. Warto podkreślić, że wniosek CEIDG - 1 jest wnioskiem uniwersalnym czyli służy zarówno do rejestracji działalności, do dokonania zmian w jakim kol wiek zakresie np. nazwie, poszerzeniu działalności, zmianie adresu itd., do zawieszenia działalności jak i do zamknięcia działalności gospodarczej.

W tym miejscu należy podkreślić, że wszystkie gminy w Polsce mają obowiązek przekazania danych zarejestrowanych przedsiębiorców do ewidencji centralnej do 31 grudnia 2011 r. Przedsiębiorcy, którzy dokonywali rejestracji działalności przed lipcem 2011 na wniosku EDG - 1 w wydziale działalności gospodarczej Urzędu Gminy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania będą mogli dokonywać zmian internetowo po sprawdzeniu, że ich dane zostały już przekazane do ewidencji centralnej. W przeciwnym wypadku muszą dokonywać wszelkich zmian czy też wyrejestrowania we właściwym wydziale w Urzędzie Gminy.

Warto skorzystać ze wzorca i instrukcji wypełnienia, który znajduje się w na stronie internetowej Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG.CMS.ENGINE/

Zanim przystąpimy do wypełniania wniosku należy przygotować niezbędne informacje takie jak:

• numer ewidencyjny PESEL osoby fizycznej
• numer NIP, który zapewne został nam już nadany (jeśli jeszcze go nie posiadamy Urząd Skarbowy przydzieli nam taki numer NIP po otrzymaniu zgłoszenia CEIDG 1)
• oznaczenie przedsiębiorcy, czyli nazwę naszej nowej firmy, którą zamierzamy zarejestrować.
• datę rozpoczęcia działalności gospodarczej - może być to dzień złożenia wniosku albo data późniejsza jeśli wcześniej dopełniamy wszystkich formalności. Warto złożyć wniosek kilka dni wcześniej aby zostawić sobie trochę czasu na dopełnienie pozostałych formalności,
• określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – czyli czym będzie zajmowała się nowo rejestrowana firma. Przedmiot działalności określa się wpisując w odpowiednie rubryki 5-znakowe symbole według PKD 2007. W tym zakresie nie mamy ograniczeń ilościowych więc warto wpisać szeroki zakres działalności którą w przyszłości planujemy wykonywać,
• miejsce zamieszkania i miejsce zameldowania przedsiębiorcy. Jeśli działalność będzie wykonywana poza miejscem zamieszkania w deklaracji CEIDG -1 musimy także podać adres siedziby firmy oraz inne adresy wykonywania działalności jeśli taki istnieją. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku kiedy siedziba firmy mieści się w innym miejscu niż produkcja lub magazyny. W praktyce okazuje się często, że działalność naszej firmy wiąże się z kilkoma adresami, które powinniśmy wskazać we wniosku. Dane, które ułatwią kontakt z przedsiębiorcą takie jak: numer telefonu i adres e- mail.

Warto wypełnić wniosek CEIDG - 1 za pomocą kreatora, który ułatwia pokonywanie poszczególnych etapów wypełniania wniosku, dostępnego na stronie internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wypełniając wniosek w firmie elektronicznej zyskujemy ułatwienie polegające na tym, że program sam dostosuje kolejne pola według danych już wypełnionych a także sprawdzi poprawność wpisywanych danych.

Wysyłając wniosek możemy użyć podpisu elektronicznego jeśli taki posiadamy lub wysłać formularz bez podpisu. W takim przypadku pracownik Urzędu Gminy skontaktuje się z nami w sprawie podpisania wniosku.

Możemy też wydrukować wypełniony elektronicznie wniosek CEIDG - 1 i złożyć go osobiście w dowolnym Urzędzie Gminy podpisując na miejscu w obecności pracownika. Istnieje także możliwość wyrobienia sobie tzw. profilu zaufanego, który potwierdzamy w trakcie jednorazowej wizyty w „punkcie potwierdzenia” (zazwyczaj najbliższy Urząd Skarbowy). Daje to nam możliwość wielokrotnego wysyłania i aktualizowania wszelkich danych bez podpisu elektronicznego i wychodzenia z domu. Przystępując do wypełniani wniosku CEIDG - 1 należy wybrać „rejestracja działalności gospodarczej” i „ nowy formularz”. W ten sposób przejdziemy do strony zawierającej wszystkie informacje osobowe typu: imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, obywatelstwo. Wszystkie pola podświetlone na czerwono są polami obowiązkowymi do wypełnienia. Przechodzimy do zakładki „ dane identyfikacyjne wnioskodawcy” gdzie należy wpisać informacje na temat posiadanego przez nas dokumentu tożsamości, numer PESEL, NIP i REGON. Numer NIP wpisujemy jeśli go już posiadamy jako osoba fizyczna a numer REGON wpisujemy tylko w przypadku nanoszenia zmian w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Rejestrując działalność nie posiadamy jeszcze numeru REGON i pole to zostawiamy puste.

Na kolejnej stronie wpisujemy adres zamieszkania wnioskodawcy i adres zameldowania jeśli jest inny. Kolejne strony wniosku CEIDG - 1 zawierają już opis rejestrowanej działalności gospodarczej.

Jako krok 1 wpisujemy przewidywaną liczę osób pracującą i zatrudnioną. Pamiętajmy jeśli planujemy jednoosobową działalność bez zatrudniania dodatkowych osób: wpisujemy 1 osobę pracującą (sami wykonujemy działalność) i 0 osób zatrudnionych. Krok 2 to wskazanie przy pomocy kodów PKD 2007 rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej w rozbiciu na rodzaj działalności głównej – przeważającej i działalności dodatkowej . Dzięki elektronicznej formie wypełniania od razu mamy możliwość odnalezienia planowanego rodzaju działalności w drzewie PKD 2007. Na kolejnej stronie jako krok 3 wpisujemy dane nowo rejestrowanej firmy takie jak: nazwa skrócona, data rozpoczęcia działalności gospodarczej, dane do kontaktu oraz miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Kolejny etap wypełnianego wniosku CEIDG - 1 jest poświęcona informacjom na potrzeby ZUS lub KRUS. Wpisując datę powstania obowiązku opłacania składek pamiętajmy, że musi być ona taka sama jak data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Kolejne arkusze wniosku poświęcone są informacjom skarbowym dla potrzeb Urzędu Skarbowego.

W tym miejscu dokonujemy wyboru: formy opodatkowania, rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej i formy wpłaty zaliczek podatkowych. Odpowiadając na pytanie zawarte we wniosku: „ czy dokumentacja rachunkowa będzie prowadzona przez inny podmiot” pamiętajmy, że opcję „tak” wybieramy tylko wówczas gdy w wyniku podpisania umowy zlecamy prowadzenie naszych spraw rachunkowych osobie trzeciej lub kancelarii rachunkowej. Jeśli dokumentację będziemy prowadzili sami lub za pomocą księgowości on line np. Infakt.pl wybieramy odpowiedź „ nie”.

W tym miejscu należy także podać adres przechowywania dokumentacji rachunkowej. Informacje zawarte w części poświeconej sprawom rachunkowym warunkują sposób i terminy rozliczeń budżetowych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Warto więc poświęcić im więcej uwagi i przemyśleć gruntownie zanim przystąpimy do wypełniania wniosku CEIDG - 1. W kolejnym arkuszu zostaniemy poproszeni o informacje dodatkowe typu:

• Czy jest to zakład pracy chronionej,
• Czy jest to zagraniczne przedsiębiorstwo drobnej wytwórczości,
• Czy prowadzę działalność wyłącznie w formie spółki cywilnej,
• Czy łączy mnie wspólność majątkowa z małżonkiem,

Kolejny krok w wypełnianiu wniosku dotyczy numerów kont bankowych, które chcemy wskazać. Mogą być to także rachunki osobiste jeśli chwilowo na nie chcemy otrzymywać ewentualne nadpłaty czy zwroty podatkowe.

Konto firmowe będziemy mogli założyć dopiero posiadając numer NIP, REGON i numer wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Kolejny etap to weryfikacja wniosku i wysłanie go lub wydrukowanie w celu osobistego złożenia w Urzędzie Gminy. Oczywiście cały czas możemy wypełniać wersję papierową, odręcznie kierując się tymi samymi zasadami wypełniania.

Dzięki nowej, powszechnej i scentralizowanej ewidencji od lipca 2011 zniknęły też zaświadczenia wydawane w dotychczasowej formie. Zastąpiły je wydruki komputerowe z centralnej bazy.

W wersji papierowej jest wydawany krótkie potwierdzenie wpisu do CEIDG w przypadku osób składających wersję papierową wniosku. Natomiast osoby, które zdecydują się na wysłanie wniosku w formie elektronicznej otrzymają potwierdzenie drogą elektroniczną w wersji mailowej.

Krok II – wizyta w urzędzie skarbowym

Pomimo, że złożenie wniosku CEIDG - 1 jest jednoznaczne z dokonaniem rejestracji w Urzędzie Skarbowym pozostaje nam obowiązek zgłoszenia naszej woli w kwestii podatku VAT. Z założenia nowe firmy są zwolnione z obowiązku bycia płatnikiem podatku VAT (nie dotyczy to niektórych rodzajów działalności gospodarczej), jednak wielu przedsiębiorców już na starcie dokonuje zgłoszenia siebie jako płatnika podatku VAT.

Takie rozwiązanie będzie dla nas korzystne jeśli planujemy handel towarami lub świadczenie usług z krajami Unii Europejskiej i występujemy o numer NIP unijny lub jeśli charakter wykonywanej działalności gospodarczej będzie stwarzał sytuacje kiedy wystąpi nadwyżka podatku VAT naliczonego w przypadku ponoszonych kosztów nad podatkiem VAT należnym wynikającym ze sprzedaży. W takiej sytuacji będziemy mogli wystąpić o zwrot nadwyżki na nasz rachunek bankowy.

W celu dokonania zgłoszenia do podatku VAT lub podtrzymania zwolnienia w ramach tego podatku należy przed dokonaniem jakichkolwiek czynności sprzedażowych czy zakupowych złożyć wypełnioną deklarację VAT – R.

W deklaracji tej wskazujemy wszystkie dane osobowe oraz zaznaczamy właściwe pole wyboru lub rezygnacji w ramach podatku VAT. Deklaracja ta służy także do wyboru formy rozliczania: miesięcznej lub kwartalnej z podatku VAT oraz możliwości wystąpienia z wnioskiem o unijny numer NIP. W deklaracji VAT – R wskazujemy także rachunek bankowy dla potrzeb rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

W przypadku składania deklaracji VAT – R w celu zgłoszenia się jako płatnik składek należy dołączyć dowód wpłaty na kwotę 170 zł. Numer konta dostępny jest zazwyczaj na stronach internetowych właściwego Urzędu Skarbowego.

Pomimo wypełnienia i złożenia lub wysłania wniosku rejestracyjnego CEIDG – 1 przy okazji wizyty w Urzędzie Skarbowym należy złożyć na druku wewnętrznym (każdy Urząd ma swój krótki druczek) informację na temat wyboru formy opodatkowania i prowadzenia dokumentacji rachunkowej na dany rok.

Krok III – Wizyta w ZUS

Na podstawie danych otrzymanych z wniosku CEIDG – 1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje zgłoszenia wykonywanej działalności gospodarczej od dnia wskazanego we wniosku. Na podstawie tych informacji ZUS generuje formularz ZUS ZFA na podstawie, którego dokonuje zgłoszenia przedsiębiorcy jako płatnika składek. Każda osoba rejestrująca działalność gospodarczą ma jednak obowiązek w przeciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej przekazać do ZUS właściwy formularz zgłoszenia do ubezpieczeń.

Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

Formularz ZUS ZUA przeznaczony jest dla osób dokonujących zgłoszenia lub zmiany osoby ubezpieczonej jeśli istnieje obowiązek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Jeśli rejestrowana działalność jest jedyną formą zarobkowania to musimy dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego na druku ZUS ZUA. Formularz ZUS ZZA jest przeznaczony dla osób, które dokonują zgłoszenia tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Dotyczy to osób które są zatrudnione na pełnym etacie i otrzymują wynagrodzenie nie mniejsze niż minimalne krajowe.

Krok IV – Pieczątka

Pieczątka firmowa nie jest wymaga przez prawo polskie. Jest jednak pomocna w wielu miejscach i sprawach np. przy zakładaniu konta w banku. Pieczątka powinna zawierać nazwę firmy, adres oraz NIP. Niektórzy przedsiębiorcy dodają również na pieczątce numer Regon i numery telefonów.

Krok V – Konto Bankowe

Osoba fizyczna zakładająca działalność gospodarczą musi posiadać konto bankowe. Wybór banku zależy od decyzji każdego przedsiębiorcy. Warto zwracać uwagę nie tylko na koszty obsługi miesięcznej rachunku, ale również na koszty przelewów oraz wypłat gotówkowych z bankomatu.

W obecnych czasach banki wychodzą naprzeciw nowym firmom z bardzo dogodnymi i atrakcyjnymi ofertami w ramach prowadzenia konta, bankowości internetowej , dogodnych i łatwych pożyczek dla firm.

Warto więc przeanalizować ofertę kilku banków aby wybrać tą najlepszą dla naszej firmy.

Krok VI - Wybór właściwego oprogramowania do fakturowania sprzedaży

W zasadzie ostatnim krokiem kiedy już możemy przystępować do działania w ramach rejestrowanej działalności gospodarczej jest wybór oprogramowania do fakturowania jeśli nie chcemy wystawiać faktur w wersji papierowej.

Na rynku programów księgowo – magazynowych jest bardzo szeroki wybór. Poczynając od programów praktycznie darmowych dokładanych do popularnych lub branżowych gazet a skończywszy na bardzo drogich programach tworzonych pod wymogi i zlecenie konkretnej firmy. Bardzo atrakcyjną cenowo i użytkowo jest, zyskująca ostatnio na popularności, księgowość online. Przykładem tego typu platformy księgowej jest InFakt.pl.

Przegląd faktur w Infakt.pl

Tylko dzięki łączności z Internetem mamy możliwość w łatwy i tani sposób wystawiać faktury sprzedażowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oraz dokonywać wszelkich niezbędnych zapisów księgowych. Korzystając z Infakt.pl wystawimy faktury VAT, prześlemy je mailowo lub papierowo do naszego klienta, wprowadzimy koszty do Książki Przychodów i Rozchodów, wygenerujemy niezbędne deklaracje np. VAT 7 i uzyskamy informacje na temat wysokości należnych do wpłacenia składek ZUS.

Panel Księgowości Online dostępny w Infakt.pl