Nie panujesz nad fakturami? Przeraża Cię ogrom „papierkowej roboty”? Może warto pomyśleć o programie do faktur? Rozwiązanie takie nie tylko usprawnia wystawianie faktur ale również zarządzanie nimi.

Jestem użytkownikiem serwisu Infakt od 3 lat. Program do faktur w pełni spełnia moje oczekiwania odnośnie wystawiania faktur. Jest przejrzysty a jego obsługa jest intuicyjna i nie sprawia problemów. Również konsultanci infolinii są kompetentni i potrafią wyczerpująco odpowiedzieć na zadawane im pytania. Reasumując program i serwis godny polecenia.

Janusz Krańczuk JSK-KOMPUTER BIS

Zalety dobrego programu do faktur:

• szybkie i sprawne wystawianie faktury VAT,
• możliwość edycji treści faktury,
• automatyczne wypełnienie większości danych,
• tworzenie baz klientów i produktów,
• przechowywanie faktur w formie elektronicznej,
• dostęp do programu o każdej porze z każdego komputera podłączonego do Internetu.

Wystawianie faktur w inFakt jest niezwykle proste. Wszystko odbywa się automatycznie - większość danych uzupełnia system korzystając z zapisanych wcześniej danych. Sprawdź jakie to proste z inFakt!

Wystawianie faktur jest jedną z najpowszechniejszych czynności księgowych wykonywanych przez przedsiębiorców. Co ciekawe, faktury wystawiane są z reguły bez udziału księgowego, który sprawdziłby poprawność prowadzonych czynności.

Stąd właśnie tak istotny jest prawidłowy program do fakturowania, który intuicyjnie i bezbłędnie przeprowadzi prowadzącego firmę przez procedurę wystawiania faktury.

W jakiej dacie wystawić fakturę w programie do fakturowania

Fakturowanie to jedynie czynność konwencjonalna, której wykonanie powinno odzwierciedlać faktyczny stan prowadzonych czynności. Zatem nie ma możliwości wystawiania faktury do czynności, które nie miały miejsca, wprowadzania w fakturę transakcji nieistniejących lub innych danych niż dane faktycznego kontrahenta.

Nie ma także możliwości dowolnego wybierania daty przeprowadzenia transakcji wskazanej na fakturze – zawsze musi być to ta sama data, która wystąpiła w rzeczywistości. Pewna dowolność występuje natomiast co do daty wystawienia faktury. Można ją bowiem z reguły wystawić nie później niż w terminie 7 dni od daty wydania towaru lub wykonania usługi, a w przypadku usług ciągłych – nie później niż w terminie 7 dni od końca miesiąca, którego faktura dotyczy.

W przypadku otrzymania zaliczki, zadatku, raty na rzecz dostawy towaru lub usługi, fakturę zaliczkową wystawić należy w terminie nie późniejszym niż 7 dni od daty otrzymania.

Dodawanie nowej Faktury VAT w aplikacji infakt.pl

Są również transakcje szczególnego rodzaju, przy których faktur nie można wystawić później, niż w dacie powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Nie można ich wystawić jednak wcześniej niż 30 dni przed datą powstania tego obowiązku.

Wcześniej wystawiona może być faktura dotycząca dostaw energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług w zakresie gospodarki odpadami komunalnymi (wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika do ustawy, o VAT), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Taki szczególny termin wystawiania faktur – nie wcześniej niż w dacie powstania obowiązku podatkowego nie wcześniej niż 30 dni przed tą datą, dotyczy m.in.: transportu osób i ładunków, usług budowlanych, czy najmu.

Program do fakturowania a faktury korygujące i noty korygujące

Program do fakturowania posiadać musi również opcję wystawiania faktur korygujących i not korygujących, modyfikujących elementy wcześniej wystawionych faktur.

Faktura dodana do aplikacji Infakt.pl

Druki faktur korygujących wystawia się w szczególności przy udzielanych rabatach, podwyższeniu ceny po wykonaniu czynności lub w przypadku pomyłek w kwocie i stawce podatku, cenie lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Należy jednak pamiętać, że fakturą korygującą nie można korygować danych kontrahenta zmieniając je w ten sposób, że dochodzi do modyfikacji podmiotu uczestniczącego w transakcji. Faktura korygująca służy poprawieniu danych faktury, a nie zmianie wcześniej przeprowadzonej transakcji.

Notę korygującą wystawia natomiast nabywca towaru lub usługi, jeżeli otrzymana faktura zawiera błędy, poza pozycjami faktury, które mogą być korygowane wyłącznie przez fakturę korygującą, czyli:

Przykład Faktury VAT wygenerowanej w aplikacji infakt.pl

• miara i ilość towarów lub usług; 
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez VAT (cena jednostkowa netto);
• wartość sprzedaży netto;
• stawka podatku; 
• suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwota podatku od wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 
• kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem. 

Po przesłaniu faktury korygującej, wystawca faktury nie sporządza ponownie kolejnego druku faktury, a jedynie podpisuje notę i jej kopię odsyła wystawcy noty (wysłana jest do niego wcześniej w dwóch egzemplarzach, jako oryginał i kopia), a oryginał zachowuje do własnych celów księgowych.

Program do fakturowania a inne ewidencje

Jeżeli program do fakturowania nie zostanie połączony z ewidencjami, w szczególności ewidencją VAT, KPiR lub ewidencją przychodów, po wystawieniu faktury podatnik podjąć musi czynności w celu:

• wprowadzeniu faktury odrębnie do każdej ewidencji,
• określenia daty, w której księgowania dokonać.

Programy do fakturowania zintegrowane z programami księgowymi posiadają tę zaletę, że wystawiona faktura automatycznie trafia do księgowości. Poza tym podatnik z reguły nie musi myśleć o tym, z jaką datą fakturę zaksięgować.

Jest to o tyle korzystne rozwiązanie, że poza zaoszczędzonym czasem zyskuje on pewność, że nie pomyli się przy ustaleniu daty księgowania. Podstawowe zasady w tym względzie wskazują, że:

• dla celów podatku dochodowego dokumenty kosztowe ujmuje się z reguły w dacie ich wystawienia (szczególne zasady dotyczą jednak wyposażenia firmy oraz środków trwałych); dokumenty przychodowe księgować należy w dacie wydania towaru lub wykonania usługi nie później niż w dacie wystawienia faktury lub uregulowania płatności; w przypadku gdy płatność dotyczy towarów wydawanych w następnym okresie w stosunku do uzyskanej płatności lub usług wykonywanych w okresach następnych przychód księgować należy w okresie wydania towaru lub wykonania usługi; w przypadku usług realizowanych w okresach rozliczeniowych przychód księguje się po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, nie rzadziej niż raz w roku;
• dla celów podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje w różnych datach w zależności od czynności, zasada ogólna mówi, że należy go rozpoznać w dacie wydania towaru lub wykonania usługi, a jeżeli przepisy nakazują wystawienie faktury – w dacie wystawienia faktury, nie później niż w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi; odliczenia podatku dokonać można w okresie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych następujących bezpośrednio po okresie otrzymania faktury. Jeżeli osoba stosująca program do fakturowania nie będzie korzystała ze zintegrowanego programu, to powyższe zasady każdorazowo musi sama sprawdzić, a ich stosowania skrupulatnie przestrzegać.

InFakt jako bezpieczny i pewny program do fakturowania

Faktury w programie InFakt wystawia się wybierając opcję „przychody”, po czym wchodząc w zakładkę „nowa faktura VAT”. W polu wystawiania faktury wpisać trzeba dane kontrahenta lub wybrać go z dostępnej bazy, wprowadzić nazwę towaru lub usługi i podać stawkę VAT.

InFakt zawiera też opcje zapisywania wzorów faktur stosowanych wielokrotnie, np. dla usług ciągłych. W przypadku kolejnej transakcji z tym samym kontrahentem, dotyczącej tego samego towaru lub tej samej usługi, wybiera się zachowaną fakturę, bez konieczności wpisywania w niej danych (podmienia się jedynie datę jej wystawienia i okres, którego dotyczy).

Zapisana faktura jest automatycznie doliczana do kwot w KPiR i rejestrów VAT. Podatnik nie musi zatem ponownie zajmować się księgowaniem jej w rejestrach. Po wyborze zakładki „księgowość” dostaje on informację o łącznej ilości zaksięgowanych dokumentów, kwocie zaliczek na podatek czy wielkości podatku do zapłaty.

Faktury wystawiane w programie do fakturowania InFakt spełniają wymagania prawne i zawierają elementy niezbędne w fakturach. Ponadto program dba, by faktury były wprowadzane do rejestrów księgowych w odpowiednich datach. Jedynym obowiązkiem podatnika jest wydrukować fakturę i wysłać ją do kontrahenta.