Ogólne warunki świadczenia usługi inFakt Smart w inFakt

Pobierz OWU w formacie PDF

§1 Postanowienia ogólne

Niniejsze Ogólne warunki świadczenia usług na rzecz Przedsiębiorców uszczegóławiają warunki świadczenia usług przez Infakt Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (dalej jako “Spółka”), w ramach planu inFakt Smart w inFakt.

§2 Słowniczek

Użyte w OW pojęcia oznaczają:

  1. Aplikacja – udostępniona przez Spółkę za pośrednictwem Serwisu oraz w wersji mobilnej aplikacja służąca do realizacji przedmiotu Umowy, umożliwiająca m. in. wystawianie faktur i generowanie dokumentacji podatkowej;
  2. Hasło – stworzony przez Użytkownika ciąg minimum 8 (ośmiu) znaków, używany do zabezpieczenia dostępu do Aplikacji oraz do innych serwisów Spółki;
  3. Księgowy – księgowy działający z ramienia Spółki, realizujący czynności związane z generowaniem dokumentacji podatkowej i z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego oraz sporządzaniem deklaracji, wchodzące w skład świadczonych przez Spółkę usług określonych w Umowie;
  4. Nazwa Użytkownika – stworzone przez Użytkownika, indywidualne, niepowtarzalne, składające się z cyfr i / lub liter, pięcioznakowe oznaczenie Użytkownika bądź jego adres e-mail, wykorzystywane przy korzystaniu z Aplikacji;
  5. Okres rozliczeniowy – jeden miesiąc kalendarzowy;
  6. OW – niniejsze Ogólne warunki świadczenia usługi;
  7. Przedsiębiorca – osoba fizyczna, będąca przedsiębiorcą w rozumieniu art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, spełniający warunki wskazane w § 3 ust. 2, który zawarł ze Spółką Umowę;
  8. Regulamin – regulamin serwisu internetowego infakt.pl określający warunki korzystania oraz funkcjonowania Serwisu i Aplikacji, dostępny pod adresem: https://www.infakt.pl/regulamin/;
  9. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem www.infakt.pl, umożliwiający w szczególności korzystanie z Aplikacji;
  10. Spółka – Infakt Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, z adresem przy ul. Szlak 49, 31-153 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000325203, kapitał zakładowy: 150 500 zł, opłacony w całości, posiadającą NIP 9452121681;
  11. Umowa – umowa o świadczenie przez Spółkę usług na rzecz Przedsiębiorcy w ramach pakietu Bezobsługowa księgowość w inFakt;
  12. Ustawa AML – Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  13. Użytkownik – Przedsiębiorca będący użytkownikiem Aplikacji;
  14. Weryfikacja KYC – środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 Ustawy AML, w szczególności identyfikacja Przedsiębiorcy (lub jego przedstawiciela lub beneficjenta rzeczywistego – jeśli dotyczy) i weryfikacja jego tożsamości.

§3 Oświadczenia Spółki

  1. Spółka oświadcza, że:
    1. przedmiotem jej działalności jest m. in. świadczenie usług dostępu do produktów informatycznych wspomagających prowadzenie księgowości przez przedsiębiorców, w tym wystawianie faktur oraz generowanie dokumentacji podatkowej;
    2. posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością.
  2. Spółka oświadcza, że usługa świadczona w oparciu o Umowę przeznaczona jest dla Przedsiębiorców, którzy:
    1. prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i nie są stroną umowy spółki cywilnej;
    2. rozliczają się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (dotyczy podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych);
    3. nie prowadzą działalności komisowej, lombardowej, kantorowej lub związanej z obrotem kryptowalutami;
    4. nie rozliczają się w oparciu o fakturę VAT marża;
    5. nie stosuje się do nich art. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
  3. Przedsiębiorca, poprzez zawarcie Umowy potwierdza, że został zapoznany ze wskazanymi w ust. 2 warunkami przed jej zawarciem, oraz że spełnia te warunki.
  4. Przedsiębiorca, poprzez zawarcie Umowy przyjmuje do wiadomości, że Spółka nie jest zobowiązana do zapłaty w jego imieniu jakichkolwiek należności, w tym należności handlowych i publicznoprawnych.
  5. Przedsiębiorca przyjmuje do wiadomości, że zakres czynności, do których realizacji Spółka jest zobowiązana, został określony w Umowie, na podstawie oświadczenia złożonego przez Przedsiębiorcę poprzez wskazanie statusu Przedsiębiorcy (forma opodatkowania i status w zakresie podatku VAT). W przypadku gdy rzeczywisty status Przedsiębiorcy jest inny, lub w przypadku gdy ulegnie on zmianie w trakcie realizacji Umowy przez Spółkę, nie powoduje to zmiany zakresu czynności, do których Spółka jest zobowiązana.
  6. W ramach Umowy Spółka nie świadczy usługi kompleksowej obsługi księgowej, usług doradztwa podatkowego, doradztwa prawnego, usług przechowywania dokumentacji księgowej, reprezentacji w postępowaniach podatkowych, administracyjnych, sądowych, wystawiania faktur i dokumentów księgowych w imieniu Przedsiębiorcy, ani rejestracji Przedsiębiorcy jako czynnego podatnika VAT.

§4 Przedmiot Umowy

  1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie na rzecz Przedsiębiorcy, usług dostępu do Aplikacji oraz technicznego i organizacyjnego wsparcia w generowaniu i prowadzeniu dokumentacji podatkowej oraz związanej z należnościami z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego dla Przedsiębiorcy oraz składaniu deklaracji podatkowych i ZUS w zakresie określonym Umową.
    1. Na wskazane w ust. 1 usługi wsparcia składają się, następujące czynności:
      1. generowanie dokumentacji podatkowej, tj. podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów dla zryczałtowanego podatku od przychodów ewidencjonowanych, rejestru zakupów VAT, rejestru sprzedaży VAT, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
      2. sporządzanie i składanie, w razie konieczności, deklaracji ZUS DRA dotyczącej wyłącznie Przedsiębiorcy (do 20 dnia następnego miesiąca);
      3. obliczanie zaliczki na podatek dochodowy w ciągu roku (w przewidzianych prawem terminach, w zależności od okresu wpłacania zaliczek na podatek dochodowy przez Przedsiębiorców);
      4. sporządzanie JPK_V7 lub JPK_V7K (w zależności od wybranej metody) (w przewidzianych prawem terminach, w zależności od okresu rozliczania podatku VAT przez Przedsiębiorców) a także sporządzanie i wysyłka Jednolitego Pliku Kontrolnego;
      5. zdalne wsparcie z zakresu prowadzenia księgowości i obsługi Aplikacji za pośrednictwem kanałów bezpośredniego porozumiewania się na odległość i opcji udostępnionych w Aplikacji;

        – z tym zastrzeżeniem, że wszystkie powyższe czynności są przeprowadzane na podstawie przekazanych przez Przedsiębiorcę dokumentów i informacji i zgodnie z oświadczeniami Przedsiębiorcy składanymi za pośrednictwem funkcji udostępnionych w Aplikacji, a zakres czynności, do których Spółka jest zobowiązana uzależniony jest od statusu Przedsiębiorcy wskazanego w Umowie, w szczególności od formy opodatkowania wybranej przez Przedsiębiorcę, statusu czynnego podatnika VAT lub przysługującego mu zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, a także przysługujących Przedsiębiorcy ulg z zakresu ubezpieczeń społecznych oraz innych okoliczności faktycznych i prawnych wpływających na zakres zlecenia.

  1. Przedsiębiorcy mogą zlecić Spółce za dodatkowym wynagrodzeniem, dodatkowe, świadczone przez Spółkę usługi, których zakres i wynagrodzenie Strony określą w drodze osobnych ustaleń. Usługami dodatkowymi są wszelkie usługi niewymienione wprost w ust. 2 powyżej lub wykraczające poza zakres realizowanych czynności wyznaczony statusem Przedsiębiorcy wskazanym w Umowie.
  2. Zlecenie usług dodatkowych, a także wszelkie inne modyfikacje zakresu świadczonych usług wymagają dla swojej ważności formy co najmniej dokumentowej. Zlecenie lub modyfikacje zakresu usług mogą nastąpić także za pośrednictwem stosownych funkcjonalności Aplikacji, o ile zostały one udostępnione.
  3. Spółka nie świadczy na rzecz Przedsiębiorcy usług polegających na rejestracji lub zgłoszeniu do VAT (jako podatnika VAT czynnego), w tym poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (“RP”), ani jakichkolwiek innych związanych ze sporządzaniem lub prowadzeniem dokumentacji podatkowej na potrzeby podatków obowiązujących poza granicami RP, w szczególności w zakresie rozliczania podatku VAT, dochodowego i innych rodzajów podatków obowiązujących poza RP, a dotyczących tego Przedsiębiorcy.
  4. Spółka jest uprawniona do realizacji przedmiotu Umowy z pomocą i/lub za pośrednictwem osób trzecich, w tym Księgowych. Księgowy świadczący wsparcie w ramach generowania dokumentacji podatkowej i ZUS jest wskazywany przez Spółkę. Spółka jest uprawniona do dokonania zmiany Księgowego w dowolnym momencie, bez podania przyczyny.
  5. Spółka może odmówić podjęcia lub kontynuowania świadczenia usług, w przypadku gdy jest to niemożliwe lub niewykonalne z przyczyn leżących po stronie Przedsiębiorcy lub z przyczyn niezależnych od żadnej ze Stron, a także gdy wobec Przedsiębiorcy toczy się postępowanie karne, karne-skarbowe, administracyjne lub cywilne, związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Przedsiębiorcę, a także w przypadku gdy świadczenie obsługi wiązałoby się z jakimkolwiek ryzykiem dla Spółki, w tym wizerunkowym, ekonomicznym, finansowym lub gospodarczym, a także gdy przedmiot działalności Przedsiębiorcy może godzić w dobre imię Spółki, oraz w przypadku gdy działalność Przedsiębiorcy jest sprzeczna z dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego lub gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że działalność Przedsiębiorcy jest niezgodna z prawem.

§5 Obowiązki Stron

  1. Dla realizacji Umowy Spółka zobowiązuje się do:
    1. udostępnienia Przedsiębiorcy Aplikacji za pośrednictwem Serwisu;
    2. generowania dokumentacji podatkowej oraz deklaracji ZUS (w zależności od zakresu świadczonych usług) w postaci elektronicznej, na podstawie dokumentów i informacji przekazywanych przez Przedsiębiorcę;
    3. przekazywania Przedsiębiorcy informacji dotyczących bieżących zobowiązań podatkowych oraz z zakresu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, na podstawie dokumentacji, o której mowa w pkt. 2 powyżej;
    4. świadczenia zdalnego wsparcia z zakresu prowadzenia księgowości i z zakresu obsługi Aplikacji za pośrednictwem kanałów bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w tym z wykorzystaniem odpowiedniej funkcji w Aplikacji.
  2. Dla realizacji Umowy Przedsiębiorca zobowiązuje się do należytej staranności oraz do:
    1. współpracy ze Spółką w celu należytego wykonania przez nią przedmiotu Umowy;
    2. posiadania odpowiedniej infrastruktury technicznej i narzędzi, w tym w szczególności narzędzi informatycznych umożliwiających Przedsiębiorcy bieżący kontakt ze Spółką;
    3. wprowadzania do Aplikacji w terminie do piątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dokumenty dotyczą, kompletnych dokumentów stanowiących podstawę generowania dokumentacji podatkowej i deklaracji ZUS, niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy w danym okresie rozliczeniowym, co obejmuje w szczególności faktury, rachunki, umowy wraz z rozliczeniami usług świadczonych Przedsiębiorcy przez osoby trzecie, pisma procesowe, decyzje administracyjne, ewidencje sprzedaży nieudokumentowanej, raporty z kasy fiskalnej, ewidencje przebiegu pojazdów, rachunki, potwierdzenia zapłaty składek na ubezpieczenia ZUS, wyciągi bankowe oraz inne, wskazane przez Spółkę dokumenty (w razie potrzeby także po wcześniejszym przetłumaczeniu lub opatrzeniu stosownymi opisami);
    4. udzielania Spółce wszelkich informacji, które okażą się niezbędne do należytej realizacji przedmiotu Umowy przez Spółkę;
    5. terminowego regulowania należności publicznoprawnych wyliczonych przez Spółkę w oparciu o dostarczone przez Przedsiębiorcę dokumenty i informacje;
    6. przechowywania we własnym zakresie i w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oryginałów dokumentów, o których mowa w pkt. 3 powyżej, oraz dokumentacji i deklaracji wygenerowanych w ramach realizacji przedmiotu Umowy, za pośrednictwem Aplikacji;
    7. niezwłocznego informowania Spółki za pośrednictwem adresów e-mail wskazanych w Umowie o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na zakres świadczonych usług lub możliwość ich świadczenia oraz wyliczenia zobowiązań publicznoprawnych Przedsiębiorcy, w tym przede wszystkim Przedsiębiorca ma obowiązek informować Spółkę o zdarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na przysługujące Przedsiębiorcy ulgi podatkowe, ulgi w zakresie ubezpieczeń społecznych, zwolnienia podatkowe, a w szczególności o przekroczeniu limitu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
    8. niezwłocznego aktualizowania danych mających wpływ na realizację Umowy i przekazywania Spółce stosownych informacji, a w razie potrzeby także dokumentów związanych z taką aktualizacją.
  3. Przedsiębiorca, poprzez umieszczenie dokumentu w Aplikacji, w sekcji przeznaczonej dla dokumentów kosztowych, oświadcza, że dokumentują one wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością i mają one zostać ujęte w generowanej dokumentacji podatkowej jako koszt uzyskania przychodu Przedsiębiorcy. Spółka nie weryfikuje zasadności zaliczenia wydatków ujętych w tych dokumentach jako kosztów uzyskania przychodów w ramach działalności gospodarczej Przedsiębiorcy i to Przedsiębiorca ponosi z tego tytułu wyłączną odpowiedzialność.
  4. Przedsiębiorca, który rozlicza się w oparciu o zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych, dla celów realizacji niniejszej Umowy, wystawiając dokument przychodowy deklaruje za pośrednictwem funkcji w Aplikacji właściwą stawkę ryczałtu. Spółka nie weryfikuje zasadności rozliczenia przychodów udokumentowanych tym dokumentem zgodnie z zadeklarowaną stawką ryczałtu i Przedsiębiorca ponosi w tym zakresie wyłączną odpowiedzialność.
  5. Celem uniknięcia wątpliwości wskazuje się, iż adres Spółki nie jest adresem przechowywania dokumentacji księgowej Przedsiębiorcy, a Przedsiębiorca nie jest uprawniony do wskazania adresu Spółki jako adresu przechowywania dokumentacji księgowej w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego do właściwych organów skarbowych. Przedsiębiorca samodzielnie i we własnym zakresie przechowuje dokumentację księgową dla prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, w tym w szczególności przechowuje na serwerze Przedsiębiorcy lub innym zewnętrznym nośniku, dokumenty stanowiące podstawę sporządzania dokumentacji podatkowej dla Przedsiębiorcy, a także dokumenty generowane i przekazywane Przedsiębiorcy przez Spółkę za pośrednictwem Aplikacji.
  6. Przedsiębiorca prowadzący produkcję lub obrót towarami powinien we własnym zakresie i w terminach przewidzianych przepisami prawa wykonać spis z natury, a także prowadzić ewidencję ilościowo – wartościową i wycenę towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Przedsiębiorca ma obowiązek wprowadzać te dokumenty do Aplikacji.

§6 Aplikacja

  1. W celu korzystania z Serwisu i Aplikacji koniecznym jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, aplikacji służącej do przeglądania zawartości sieci Internet (przeglądarka, w możliwie najnowszej wersji) a także konto poczty elektronicznej (email). Przedsiębiorca jest zobowiązany zapewnić sobie we własnym zakresie powyższe urządzenie, konieczne oprogramowanie oraz adres poczty elektronicznej.
  2. Wobec faktu, że Spółka stosuje mechanizmy szyfrowania zgodne z powszechnymi praktykami bezpieczeństwa, Przedsiębiorca przyjmuje do wiadomości, że regularne aktualizowanie swoich urządzeń oraz oprogramowania w celu obsługi nowoczesnych mechanizmów szyfrowania w trakcie komunikacji z Serwisem i Aplikacją umożliwia korzystanie z nich. Dostępność aktualizacji może być uzależniona od posiadanego przez Przedsiębiorcę urządzenia i/lub oprogramowania i tym samym Spółka nie odpowiada za ewentualny brak aktualizacji i w konsekwencji niemożność korzystania z tego powodu z Serwisu lub Aplikacji.
  3. Aplikacja:
    1. umożliwia tworzenie, przechowywanie i elektroniczną wysyłkę m.in. Dokumentów, w szczególności faktur;
    2. umożliwia Przedsiębiorcy monitorowanie realizacji przedmiotu Umowy przez Spółkę, w szczególności:
      1. podgląd wprowadzonych do Aplikacji elektronicznych wersji dokumentów dostarczonych przez Przedsiębiorcę Spółce w sposób określony w Umowie,
      2. podgląd wygenerowanej przez Spółkę dokumentacji podatkowej i prowadzonej przez Spółkę na rzecz Przedsiębiorcy księgi przychodów i rozchodów Przedsiębiorcy, rejestru zakupów VAT, rejestru sprzedaży VAT, ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji wyposażenia;
      3. podgląd sporządzanych przez Spółkę na rzecz Przedsiębiorcy deklaracji ZUS DRA;
      4. podgląd sporządzanych przez Spółkę na rzecz Przedsiębiorcy deklaracji VAT a także deklaracji VAT-UE.
  4. Aplikacja zapewnia Przedsiębiorcy, w celu automatycznego uzupełnienia danych kontrahenta przy wystawianiu faktur, dostęp do jawnej i powszechnie dostępnej na stronie internetowej http://www.stat.gov.pl/regon/ wyszukiwarki przedsiębiorców wpisanych do rejestru REGON. Za poprawność tak pozyskanych danych Spółka nie ponosi odpowiedzialności, a Przedsiębiorca każdorazowo przed wystawieniem faktury jest obowiązany do weryfikacji poprawności wprowadzonych automatycznie danych.
  5. Aplikacja umożliwia ponadto korzystanie z usług dodatkowych:
    1. świadczonych przez Spółkę;
    2. świadczonych przez dostawców zewnętrznych przy czym:
      1. za realizację takich usług odpowiadają wyłącznie dostawcy zewnętrzni;
      2. Spółka jedynie umożliwia dostęp Przedsiębiorcy do skorzystania z takich usług bezpośrednio u dostawców zewnętrznych.
  6. Szczegóły dotyczące świadczenia usług wskazanych w ust. 5 mogą regulować odrębne regulaminy.
  7. Aplikacja dostępna jest również w wersji na urządzenia mobilne. Jednakże w tym wariancie Aplikacja może mieć ograniczone funkcjonalności względem Aplikacji dostępnej za pośrednictwem Serwisu.
  8. Przedsiębiorca zobowiązany jest do korzystania z Serwisu i Aplikacji w sposób zgodny z Regulaminem, a także zgodny z prawem i dobrymi obyczajami, w szczególności zobowiązany jest szanować dobra osobiste i prawa własności intelektualnej osób trzecich, a także nie dostarczać treści o charakterze bezprawnym.
  9. Przedsiębiorca dla ochrony swoich interesów powinien zachować w tajemnicy dane umożliwiające dostęp do Aplikacji. W przypadku, gdy Przedsiębiorca utraci te dane, możliwe jest odzyskanie Nazwy Użytkownika i wygenerowanie nowego Hasła za pośrednictwem odpowiedniej opcji odzyskiwania Hasła.
  10. Przedsiębiorca zobowiązany jest wykorzystywać API inFakt wyłącznie dla celów realizacji Umowy i w sposób opisany w Regulaminie bądź stosownej dokumentacji technicznej. Zabronione jest komercyjne wykorzystywanie API, przez które rozumie się wykorzystanie go dla celów świadczenia usług identycznych bądź podobnych do usług czy przedmiotu Umowy.
  11. Przedsiębiorca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za treści wprowadzane do Serwisu i Aplikacji, przez siebie bądź przez osoby w rozumieniu ust. 14 poniżej, w tym za dokumenty przesłane na dedykowany mu adres poczty elektronicznej w domenie infaktpliki.pl.
  12. Spółce względem Przedsiębiorcy przysługuje prawo do zawieszenia bądź pozbawienia dostępu do Aplikacji lub zaprzestania świadczenia usług związanych z Aplikacją w przypadku, gdy Przedsiębiorca:
    1. narusza postanowienia niniejszych OW, Umowy, regulaminu serwisu internetowego infakt.pl bądź przepisów prawa, w szczególności nie uiszcza wynagrodzenia należnego Spółce w terminie, nie współdziała ze Spółką w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, tj. m.in. nie przekazuje w terminie i w sposób wymagany w OW dokumentów, nie poddaje się obowiązkowi weryfikacji tożsamości, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt. 1 Ustawy AML;
    2. jego działania mogą zagrozić bezpieczeństwu danych zgromadzonych w Serwisie lub Aplikacji lub mogą wpłynąć na zakłócenie pracy Serwisu lub Aplikacji;
    3. swoim zachowaniem lub prowadzoną działalnością godzi w dobra osobiste Spółki lub renomę Serwisu czy Aplikacji.
    4. a także w innych przypadkach określonych przez Regulamin.

W takim przypadku Przedsiębiorcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Spółki.

  1. W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji bądź dla zdiagnozowania potencjalnego problemu w działaniu Aplikacji Przedsiębiorca udziela Spółce dostępu do przetwarzanych przez niego w Aplikacji danych (dostęp serwisowy). Dostęp taki:
    1. obowiązuje także w czasie po zakończeniu obowiązywania Umowy;
    2. może być w każdym momencie cofnięty;
    3. obejmuje uprawnienie do wprowadzania zmian w danych przetwarzanych;
    4. fakt skorzystania przez Spółkę z dostępu jest odnotowywany w historii logowań dostępnej dla Przedsiębiorcy w Aplikacji,

– przy czym Przedsiębiorca przyjmuje do wiadomości, że sprzeciw co do udzielenia dostępu serwisowego lub jego cofnięcie może wyłączyć możliwość rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji lub zdiagnozowania problemu oraz podjęcia w tym zakresie działań naprawczych, a w takim przypadku Spółka nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.

  1. Przedsiębiorca może udzielić dostępu do Aplikacji wybranym przez siebie osobom. – przy czym Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym udzielił dostępu do Aplikacji.

§7 Wynagrodzenie

  1. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.
  2. Pierwsze, wynikające z Umowy wynagrodzenie Spółki płatne jest przy zawieraniu Umowy. Od zapłaty wynagrodzenia uzależnione jest rozpoczęcie świadczenia usług przez Spółkę. Przedsiębiorca zawierając Umowę wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług po bezpośrednio po zawarciu Umowy i uiszczeniu pierwszego wynagrodzenia.
  3. Wysokość wynagrodzenia Spółki jest ustalana z Przedsiębiorcą indywidualnie w ramach zawieranej Umowy.
  4. Informacja o wysokości wynagrodzenia dostępna jest w Serwisie lub Aplikacji.
  5. Spółka jest uprawniona do zmiany wysokości lub zasad wyliczania wynagrodzenia Spółki, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, w tym zmian w zakresie regulacji dotyczących należności publicznoprawnych, które powodują zwiększenie obowiązków Spółki w zakresie świadczonej obsługi lub zwiększone koszty tej obsługi, a także w przypadku zmian zakresu świadczonej usługi, szeroko rozumianej sytuacji rynkowej lub ekonomicznej, w szczególności wystąpienia inflacji, lub obiektywnego zwiększenia kosztów prowadzenia działalności, a także w przypadku, jeśli okoliczności te mają wpływ na realizację przedmiotu Umowy.
  6. O zmianach, o których mowa w ust. 5 powyżej, Spółka informuje Przedsiębiorcę, za pośrednictwem e-maila lub w Aplikacji, na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego, od którego zmiany mają obowiązywać. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Przedsiębiorcę, w okresie od dnia otrzymania tej informacji do dnia rozpoczęcia Okresu rozliczeniowego, od którego zmiany miały obowiązywać, zmiany te nie wchodzą w życie.
  7. Każde wynagrodzenie Spółki w rozumieniu Umowy jest wynagrodzeniem netto i zostanie każdorazowo powiększone o podatek VAT w stawce obowiązującej w chwili powstania obowiązku podatkowego.
  8. Z zastrzeżeniem pierwszego wynagrodzenia płatnego przy zawarciu Umowy, za zaksięgowanie danego Okresu rozliczeniowego, wynagrodzenie płatne jest z góry za dany Okres rozliczeniowy, to jest do 10. dnia tego Okresu rozliczeniowego, którego dotyczy sporządzana przez Spółkę dokumentacja podatkowa i deklaracje W przypadku zlecenia usług dodatkowych, Strony mogą ustalić inne zasady rozliczeń, przy czym dla ważności tych ustaleń konieczne jest dochowanie formy dokumentowej.
  9. Wynagrodzenie w rozumieniu Umowy może być uiszczane z użyciem form i metod płatności aktualnie dostępnych w Serwisie, w szczególności w formie tzw. płatności cyklicznych, tj. płatności pozwalających na opłacanie wynagrodzenia w sposób zautomatyzowany. Płatności cykliczne zostają uruchomione tylko pod warunkiem skorzystania z takiej opcji przez Przedsiębiorcę i mogą być w każdej chwili dezaktywowane przez Przedsiębiorcę z poziomu Aplikacji. Jednakże, w przypadku, kiedy taka dezaktywacja nastąpi w terminie krótszym niż 3 dni od dnia wymagalności danej płatności, to mimo dezaktywacji kwota takiej płatności może zostać jeszcze pobrana. Spółka poinformuje Przedsiębiorcę zarówno o zbliżającym się terminie płatności cyklicznej jak i o nieudanej próbie pobrania takiej płatności. W tym drugim przypadku próby pobrania takiej płatności zostaną ponowione do czasu ich udanego pobrania lub wygaśnięcia danej usługi. Nieudana próba pobrania płatności jest równoznaczna z brakiem uiszczenia przez Przedsiębiorcę wynagrodzenia, a tym samym może prowadzić do wystąpienia opóźnienia Przedsiębiorcy w zapłacie wynagrodzenia i tym samym skutkami, o których mowa w § 8 ust. 1 niniejszych OW. Szczegóły dotyczące płatności cyklicznych aktywowanych przez Przedsiębiorcę, w tym dane dotyczące karty płatniczej, wysokość pobieranej kwoty czy termin jej pobrania dostępne są z poziomu Aplikacji.
  10. Spółka może udzielić Przedsiębiorcy rabatu w przypadku płatności jednorazowej z góry za więcej niż jeden Okres rozliczeniowy. Spółka informuje Przedsiębiorcę o takiej możliwości i szczegółach rabatu za pośrednictwem funkcjonalności w Aplikacji. Rabat przysługuje Przedsiębiorcy w przypadku, gdy nie wypowie Umowy w trakcie trwania Okresów Rozliczeniowych za które uiścił płatność z góry.
  11. Spółka nie nalicza Przedsiębiorcom wynagrodzenia za okres, w którym Przedsiębiorcy zawiesili działalność gospodarczą, chyba że Spółka w dalszym ciągu, mimo zawieszenia tej działalności realizuje na rzecz Przedsiębiorców przedmiot Umowy na zlecenie Przedsiębiorcy lub w przypadku gdy podjęcie czynności jest wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
  12. Za datę zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień zaksięgowania go na rachunku bankowym Spółki.
  13. Przedsiębiorca, poprzez zawarcie Umowy wyraża zgodę w rozumieniu art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług na udostępnianie im przez Spółkę w ramach Aplikacji faktur w wersji elektronicznej, a Spółka zapewnia autentyczność, integralność oraz czytelność tak udostępnionych faktur.

§8 Uprawnienia Spółki w razie braku płatności

  1. W przypadku, gdy Spółka nie odnotuje płatności w terminie, będzie ona uprawniona, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń, według swojego wyboru, do ograniczenia lub wstrzymania realizacji przedmiotu Umowy w danym Okresie rozliczeniowym, w szczególności w przypadku braku zapłaty wynagrodzenia w terminie, Spółka może zablokować dostęp Przedsiębiorcy do Aplikacji oraz nie ma obowiązku dokonania czynności wynikających z Umowy. W przypadku braku terminowej płatności Spółka jak i poszczególny Księgowy są uprawnieni do wypowiedzenia pełnomocnictwa, w przypadku gdy było ono udzielone Spółce lub Księgowemu. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za niezłożenie lub nieterminowe złożenie deklaracji, których termin złożenia przypadał w miesiącu, za który Spółka nie otrzymała wynagrodzenia w terminie.
  2. Niezależnie od uprawnień wskazanych w ust. 1 Spółka ma prawo, według swojego uznania, podjąć względem danego, opóźniającego się z płatnościami Przedsiębiorcy, czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległych płatności w postępowaniu przedsądowym, na które to czynności składają się monity telefoniczne, emailowe, smsowe oraz przesyłane pocztą tradycyjną.
  3. Skorzystanie przez Spółkę z uprawnień wskazanych w niniejszym paragrafie nie wyklucza jej uprawnienia do wypowiedzenia Umowy w oparciu o nadzwyczajny tryb wypowiedzenia.

§9 Odpowiedzialność Stron

  1. Spółka ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy, z zastrzeżeniem pozostałych postanowień niniejszego paragrafu.
  2. Spółka świadczy usługę w oparciu o dokumenty i informacje przekazane przez Przedsiębiorcę, na zasadach wskazanych w Umowie oraz w oparciu o oświadczenia Przedsiębiorcy składane z wykorzystaniem funkcji udostępnionych w Aplikacji. Spółka nie weryfikuje rzetelności, prawdziwości, autentyczności ani zasadności dokumentów i operacji dokonywanych przez Przedsiębiorcę w Aplikacji. Przedsiębiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za wszelkie następstwa generowania dokumentacji podatkowej i dla celów ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, w tym deklaracji podatkowych i ZUS na podstawie tych dokumentów i oświadczeń Przedsiębiorcy.
  3. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, w zakresie, w którym wynikało ono z przekazania przez Przedsiębiorcę dokumentów:
    1. niekompletnych;
    2. nierzetelnych;
    3. wadliwych;
    4. nieprawidłowo sporządzonych;
    5. pochodzących od innego podmiotu świadczącego na rzecz Przedsiębiorcy usługi księgowe; zawierających błędy.
  4. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za nieuwzględnienie w generowanej dokumentacji podatkowej i dla celów ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, informacji wynikających z dokumentów, które zostały przekazane w sposób inny niż poprzez umieszczenie ich przez Przedsiębiorcę w Aplikacji lub przesłanych na adres w domenie infaktpliki.pl.
  5. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za niezłożenie lub nieterminowe złożenie dokumentów lub deklaracji do odpowiednich organów, jeśli nastąpiło to na skutek dostarczenia przez danego Przedsiębiorcę dokumentów po terminie wskazanym w § 5 ust. 2 pkt. 3 OW.
  6. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w przypadku, gdy jest to następstwem naruszenia przez Przedsiębiorcę postanowień Umowy, a także w przypadku gdy jest to następstwem braku współdziałania Przedsiębiorcy w wykonaniu Umowy przez Spółkę lub niewykonania przez Przedsiębiorcę swoich obowiązków wynikających z Umowy lub z prawa powszechnie obowiązującego.
  7. Spółka jest uprawniona do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w przypadku, gdy dany Przedsiębiorca w terminie przez nią wyznaczonym nie dostarczy dokumentów lub nie udzieli informacji niezbędnych do rzetelnej realizacji zobowiązań Spółki. Realizacja niniejszego uprawnienia nie rodzi po stronie Spółki odpowiedzialności względem Przedsiębiorcy ani jakichkolwiek osób trzecich.
  8. Spółka ma prawo do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w całości lub części w przypadku, gdy poweźmie podejrzenie, że określone działanie danego Przedsiębiorcy, w szczególności dane wskazane w dostarczonych przez niego dokumentach są niezgodne z przepisami prawa lub w przypadku braku możliwości realizacji obowiązków Spółki wynikających z Ustawy AML. Realizacja niniejszego uprawnienia nie rodzi po stronie Spółki odpowiedzialności względem Przedsiębiorcy ani jakichkolwiek osób trzecich.
  9. Przedsiębiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wywołane skorzystaniem z Aplikacji przez osoby trzecie, którym udostępnił on dane umożliwiające do niej dostęp.
  10. Z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, odpowiedzialność Spółki z tytułu wykonania Umowy ograniczona jest do strat rzeczywistych.
  11. Wszelkie reklamacje co do świadczonych usług mogą być zgłaszane za pośrednictwem kanałów udostępnionych na stronie: https://www.infakt.pl/kontakt/.
  12. Przedsiębiorca zobowiązuje się w czasie trwania Umowy i w okresie 24 (dwudziestu czterech) miesięcy od dnia jej rozwiązania lub wygaśnięcia, nie nawiązywać współpracy z Księgowym, który bezpośrednio świadczył obsługę księgową na rzecz tego Przedsiębiorcy, w zakresie tożsamym z przedmiotem Umowy. W przypadku naruszenia niniejszego postanowienia, Spółka jest uprawniona do obciążenia Przedsiębiorcy karą umowną w wysokości 25.000,00 złotych (dwadzieścia pięć tysięcy złotych) za każdy taki przypadek. Zastrzeżenie kary umownej, nie wyklucza możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, ponad wysokość zastrzeżonej kary.

§10 Dane osobowe

  1. Przedsiębiorca, w związku z zawarciem Umowy oświadcza, że zapoznał się z polityką prywatności Spółki (dostępną pod adresem https://www.infakt.pl/polityka-prywatnosci) i w pełni akceptuje zawarte w niej postanowienia – w tym wyraża zgodę na przetwarzanie przez Spółkę danych przekazanych Spółce w zakresie i na zasadach szczegółowo określonych w tym dokumencie.
  2. Prawa i obowiązki Stron związane z powierzeniem Spółce przez Przedsiębiorcę danych osobowych do przetwarzania określone zostały w treści Umowy powierzenia danych osobowych, stanowiących załącznik do niniejszej umowy.

§11 Poufność

  1. Spółka i Przedsiębiorca ustalają, że informacje jakie każda ze Stron będzie przekazywać drugiej w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą traktowane przez drugą Stronę jako poufne. Strony zobowiązane są zapewnić w okresie trwania Umowy oraz w okresie 24 miesięcy od dnia jej rozwiązania należytą ochronę przekazanych sobie informacji poufnych i wykorzystywać je jedynie dla celów realizacji Umowy. W zakresie zaś, w jakim obowiązek zachowania poufności dotyczy danych osobowych, ma on charakter bezterminowy.
  2. Za informacje poufne uznaje się w szczególności te dotyczące kwestii finansowych, podatkowych, technicznych, handlowych, know – how, koncepcji, strategii czy źródeł i sposobów finansowania Stron.
  3. Za poufne Strony nie uznają informacji, które:
    1. w dacie ich ujawnienia stanowią informacje dostępne publicznie;
    2. są już w dacie podpisania Umowy znane Stronom i wiedza ta została nabyta zgodnie z prawem, w sposób niezwiązany z realizacją przedmiotu Umowy;
    3. zostały po zawarciu Umowy pozyskane przez Stronę od podmiotów trzecich, które z kolei nie pozyskały takiej informacji bezpośrednio lub pośrednio od drugiej Strony i nie naruszyły w inny sposób jakiegokolwiek zobowiązania poufności;
  4. W przypadku, gdy Strona, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności celem dochodzenia własnych roszczeń lub na wezwanie stosownych organów państwowych działających w granicach swoich uprawnień, ujawni informacje poufne przekazane jej przez drugą Stronę w ramach realizacji Umowy, ograniczenia wynikające z niniejszego paragrafu nie znajdą zastosowania i działanie takie nie będzie rodziło po stronie Strony ujawniającej informacje żadnej odpowiedzialności.

§12 Rozwiązanie Umowy

  1. Zarówno Spółka jak i Przedsiębiorca mogą wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Ostatnim Okresem rozliczeniowym, którego dotyczą generowana dokumentacja podatkowa i sporządzane deklaracje jest miesiąc, w którym wypowiedzenie zostało złożone.
  2. Spółka może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy dany Przedsiębiorca:
    1. pomimo wcześniejszego wezwania nie współdziała ze Spółką w celu realizacji przedmiotu Umowy, w szczególności nie dostarcza w terminie wskazanym w OW dokumentów kompletnych bądź niezawierających błędów, nie odpowiada na próby kontaktu, nie przekazuje informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy;
    2. pomimo wcześniejszego wezwania, opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia Spółki;
    3. zleca Spółce czynności bądź działania w ocenie Spółki niezgodne z przepisami prawa bądź prowadzi działalność gospodarczą budzącą wątpliwości Spółki co do jej zgodności z prawem;
    4. znajduje się w sytuacji finansowej z dużym prawdopodobieństwem uniemożliwiającej mu realizację zobowiązań wynikających z Umowy oraz OW;
    5. w inny sposób rażąco naruszył postanowienia Umowy.
  3. Spółka jest uprawniona do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, a także do natychmiastowego zaprzestania świadczenia usług, w przypadku, gdy dalsze ich świadczenie pozostawałoby w sprzeczności z przepisami Ustawy AML lub innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa, którym podlega Spółka, w szczególności, gdy:
    1. Spółka stwierdzi występowanie wysokiego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu i nie będzie mieć możliwości zastosowania środków ograniczających ryzyko prania pieniędzy adekwatnych do poziomu tego ryzyka,
    2. Przedsiębiorca lub jego beneficjent rzeczywisty figuruje na liście osób, wobec których Polska lub organizacja międzynarodowa, do której Polska należy nałożyła sankcje lub inne środki ograniczające.
  4. W przypadku gdy zmianie ulega status Przedsiębiorcy wskazany w Umowie, w taki sposób, że dalsze świadczenie usług na podstawie i w zakresie określonym Umową, może okazać się niemożliwe lub niecelowe, Strony ustalą nowy zakres realizowanych czynności i zmienią warunki Umowy, w tym w zakresie dotyczącym wynagrodzenia lub zawrą nową umowę w przedmiocie świadczenia usług księgowych. W przypadku gdy Przedsiębiorca nie zgadza się na zmianę warunków Umowy lub zawarcie nowej Umowy w przedmiocie obsługi księgowej, Spółka jest uprawniona do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na koniec miesiąca.
  5. Przedsiębiorca, dla którego Umowa jest bezpośrednio związana z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, jednak nie posiada ona dla tego Przedsiębiorcy charakteru zawodowego w rozumieniu art. 7aa Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta jest uprawniony do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, przy czym w takim przypadku Spółce przysługuje wynagrodzenie za czynności zrealizowane w ramach Umowy oraz treści cyfrowe dostarczone Przedsiębiorcy do dnia odstąpienia.
  6. Spółka może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym lub odstąpić od Umowy w przypadku, gdy Przedsiębiorca nie dostarczy albo dostarczy niekompletną dokumentacje księgową za okres prowadzenia działalności poprzedzający zawarcie Umowy, gdy dostarczenie tej dokumentacji jest niezbędne do rozpoczęcia lub prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy. Prawo odstąpienia w takim przypadku wykonuje się w terminie dwóch miesięcy od upływu terminu wyznaczonego Przedsiębiorcy na dostarczenie dokumentacji księgowej za okres poprzedzający zawarcie Umowy.
  7. Przedsiębiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy Spółka nie realizuje lub realizuje rażąco nienależycie swoje zobowiązania wynikające z Umowy, pomimo wcześniejszego wezwania Spółki do zmiany sposobu wykonania lub wykonania Umowy i wyznaczenia jej w tym celu odpowiedniego terminu.
  8. Umowa wygasa wskutek śmierci Przedsiębiorcy.
  9. Wypowiedzenie Umowy może być dokonane z użyciem stosownej opcji udostępnionej w Aplikacji lub za pośrednictwem adresów poczty email wskazanych w treści Umowy. Nie wyklucza to możliwości złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu w formie pisemnej i przesłanie na adres Strony.
  10. W przypadku gdy Przedsiębiorca wypowie Umowę lub Spółka wypowie Umowę z winy Przedsiębiorcy, a Przedsiębiorca dokonał wcześniej płatności z góry za okresy rozliczeniowe przypadające po dacie rozwiązania Umowy wskutek jej wypowiedzenia, Spółka zwraca Przedsiębiorcy wynagrodzenie za te okresy rozliczeniowe. W przypadku, gdy Przedsiębiorcy udzielono rabatu z uwagi na płatność z góry za więcej niż jeden Okres rozliczeniowy, to Spółka zwraca Przedsiębiorcy kwotę wyliczoną proporcjonalnie, z uwzględnieniem przysługiwania Spółce wynagrodzenia bez naliczania wspomnianego rabatu za Okresy rozliczeniowe do dnia rozwiązania Umowy, stosownie do § 7 ust. 13 OW.

§13 Postanowienia końcowe

  1. O ile nie dojdzie do pisemnego powiadomienia o zmianie adresu do korespondencji bądź pisemnego lub elektronicznego powiadomienia o zmianie adresu email, wszelka korespondencja, tradycyjna jak i elektroniczna kierowana na adresy Stron wskazane w Umowie uważana jest za doręczoną najpóźniej z datą drugiego awizo w przypadku poczty tradycyjnej oraz niezwłocznie z jej wysłaniem, w przypadku poczty elektronicznej.
  2. Spółka zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszych OW z ważnych powodów, tj. w przypadku:
    1. zmiany przepisów prawa mających wpływ na treść OW;
    2. nałożenia przez uprawnione organy lub sąd określonych obowiązków na Spółkę lub skierowania do Spółki określonych zaleceń lub rekomendacji w zakresie rodzaju i warunków świadczonych usług lub treści OW;
    3. w szczególności zmian technicznych lub funkcjonalnych, w tym zmian w celu ulepszenia wydajności, stabilności lub rozwoju Aplikacji;
    4. zmian sposobu i zakresu świadczonej usługi w tym rozwoju, zmiany bądź wprowadzenia nowych funkcjonalności w Aplikacji;
    5. w przypadku zwiększania poziomu bezpieczeństwa technologicznego (informatycznego) świadczonych usług, względów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych,
    6. zmian redakcyjnych i prostujących omyłki pisarskie lub obliczeniowe, a także mających na celu usunięcie ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych; – przy czym zmiany takie następują w zakresie wynikającym z zaistnienia danego przypadku i tylko w zakresie w jakim przyczyny te mają wpływ na dotychczasową treść OW.
  3. Spółka informuje Przedsiębiorcę o zmianie OW na co najmniej 14 dni przed planowaną datą wejścia zmian w życie, za pośrednictwem maila lub w Aplikacji. W przypadku, gdy Przedsiębiorca wypowie Umowę w okresie od powiadomienia o zmianie do dnia wejścia zmian OW w życie, do końca okresu wypowiedzenia wiąże go OW o niezmienionej treści, a zmiany w odniesieniu do tego Przedsiębiorcy nie wchodzą w życie.
  4. Niniejsze OW wchodzą w życie z dniem 22.03.2024 r.
Załączniki:
  1. wzór oświadczenia o odstąpieniu od Umowy.
  2. DPA

Załącznik nr 1 do OW inFakt Smart w inFakt: Wzór oświadczenia o odstąpieniu od Umowy

 

……………………………………
……………………………………
Firma Przedsiębiorcy oraz NIP

 

……………………………………
Imię i nazwisko

Infakt Sp. z o.o. ul. Szlak 49 Kraków 31-153

 

Oświadczenie o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość

 

Niniejszym odstępuję od umowy o świadczenie usług w ramach planu inFakt Smart w inFakt nr …………/202………/……………………… z dnia ……………………………………

 

……………………………………
Podpis konsumenta

 

Załącznik nr 2 do OW inFakt Smart w InFakt

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

§1 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy dokument reguluje przetwarzanie Danych osobowych przez inFakt w imieniu Przedsiębiorcy oraz określa warunki powierzenia i przetwarzania Danych osobowych powierzonych przez Przedsiębiorcę inFaktowi w związku z Umową.
  2. Dla uniknięcia wątpliwości, zgodnie z RODO, Przedsiębiorca pełni rolę administratora danych osobowych, natomiast inFakt pełni rolę podmiotu przetwarzającego Dane osobowe.
  3. InFakt przetwarza dane osobowe objęte niniejszą Umową powierzenia wyłącznie na udokumentowane polecenie Przedsiębiorcy. W celu uniknięcia wątpliwości, za udokumentowane polecenie Przedsiębiorcy uważa się treść Umowy, Umowy powierzenia oraz dyspozycje Przedsiębiorcy złożone za pomocą Aplikacji.

§2 Słowniczek

  1. Wszelkie określenia pisane wielką literą, a zawarte w niniejszym dokumencie, mają takie samo znaczenie jakie otrzymały w Ogólnych warunkach świadczenia usługi inFakt Smart inFakt.
  2. Bez uszczerbku dla powyższego, poniższe terminy określają:
    a) Dane osobowe – dane określone w §3 ust. 3;
    b) InFakt – Infakt Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, z adresem przy ul. Szlak 49, 31-153 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000325203, kapitał zakładowy: 150 500 zł, opłacony w całości, posiadającą NIP 9452121681;
    c) RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
    d) Umowa powierzenia – niniejszy dokument.

§3 Cel i zakres przetwarzania

  1. Na podstawie niniejszej Umowy, Przedsiębiorca powierza inFakt dane następujących kategorii osób:
    a) pracownicy,
    b) współpracownicy,
    c) klienci,
    d) kontrahenci,
    e) członkowie rodzin pracowników Przedsiębiorcy objęci ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika,
    f) członkowie rodziny Przedsiębiorcy objęci ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym Przedsiębiorcy,
    g) inne osoby, których dane osobowe zostały zawarte w dokumentach wprowadzanych przez Przedsiębiorcę do Aplikacji lub generowanych w toku korzystania z Aplikacji przez Przedsiębiorcę.
  2. Celem przetwarzania Danych osobowych przez inFakt jest prawidłowa realizacja Umowy. InFakt będzie przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w ww. celu.
  3. Na mocy Umowy przetwarzania Przedsiębiorca powierza inFaktowi przetwarzanie Danych osobowych w rozumieniu art. 4 ust. 1 RODO. Przetwarzaniu podlegać będą zwykłe i szczególne Dane osobowe. Zakres przetwarzanych Danych osobowych obejmuje:
    a) dane identyfikacyjne:
    • imię, nazwisko lub firma;
    • wiek i data urodzenia;
    • numer i seria dowodu osobistego;
    • numer ewidencyjny PESEL/NIP, REGON;
    b) dane rozliczeniowe:
    • numer rachunku bankowego;
    • numer karty płatniczej;
    • inne dane niezbędne do wystawiania faktury VAT;
    • informacje o banku prowadzącym rachunek bankowy;
    • dane o wynagrodzeniu;
    • numery rejestracyjne pojazdów;
    c) dane o stanie zdrowia.
  4. Zakres danych i obszaru ich przetwarzania może zostać w każdej chwili poszerzony lub ograniczony przez Przedsiębiorcę.
  5. Dla uniknięcia wątpliwości, wprowadzenie do Aplikacji danych osobowych innych niż wymienione w ust. 2 powyżej, stanowi udokumentowane polecenie przetwarzania tych danych osobowych przez inFakt w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO, co upoważnia inFakt do ich przetwarzania.
  6. InFakt upoważniony jest do wykonywania następujących czynności przetwarzania powierzonych Danych osobowych: utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, pobieranie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie, dopasowywanie lub łączenie – które są w minimalnym zakresie niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w ust. 2 powyżej.

§4 [Prawa i obowiązki Przedsiębiorcy]

  1. Przedsiębiorca oświadcza, iż wszelkie powierzone Dane osobowe przetwarza zgodnie z przepisami prawa, w szczególności zgodnie z RODO, a ich powierzenie inFaktowi nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich.
  2. Przedsiębiorca zleca inFaktowi przetwarzanie Danych osobowych w następujący sposób:
    a) wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem;
    b) w celu prawidłowego wypełnienia wszystkich zobowiązań wynikających z Umowy;
    c) zgodnie z postanowieniami Umowy przetwarzania.
  3. Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za dokładność, integralność, treść, wiarygodność i zgodność z prawem Danych osobowych ujawnionych inFaktowi.

§5 [Prawa i obowiązki inFakt]

  1. InFakt będzie przetwarzał Dane osobowe wyłącznie w imieniu i zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Przedsiębiorcy. InFakt zapewni poufność, integralność i dostępność Danych osobowych, w szczególności poprzez wdrożenie systematycznych, organizacyjnych i technicznych środków w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę aktualny stan wiedzy i koszt wdrożenia w odniesieniu do ryzyka związanego z przetwarzaniem oraz charakterem Danych osobowych.

  2. InFakt zobowiązuje się do pomocy Przedsiębiorcy w zakresie realizacji nałożonych na niego obowiązków jako administratora Danych osobowych, w szczególności do pomocy w zakresie reakcji na sprzeciwy, zapytania oraz żądania osób, których dane dotyczą. W przypadku otrzymania takiego zapytania odnoszącego się do danych, których administratorem jest Przedsiębiorca, inFakt zobowiązuje się do niezwłocznego przekazania wspomnianego zapytania i udzielenia wyjaśnień w zakresie niezbędnym do zrealizowania przez Przedsiębiorcę ciążących na nim obowiązków.

  3. InFakt nie będzie odpowiadał bezpośrednio na żądania osób, których dane dotyczą, chyba, że zostanie do tego upoważniona w formie dokumentowej przez Przedsiębiorcę.

  4. Jeżeli Przedsiębiorca wymaga pomocy w zakresie środków bezpieczeństwa, dokumentacji lub innych form informacji dotyczących sposobu przetwarzania Danych osobowych przez inFakt, a takie żądania wykraczają poza standardowe informacje dostarczane przez inFakt w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, może on obciążyć Przedsiębiorcę za realizację takiego żądania dodatkowymi opłatami.

  5. InFakt zobowiązuje się do niezwłocznego usunięcia lub (w miarę posiadanych możliwości) zwrócenia (według wyboru Przedsiębiorcy) Danych osobowych na wyraźne żądanie Przedsiębiorcy. Jednocześnie w przypadku zażądania – w formie dokumentowej – przez Przedsiębiorcę od inFaktu zaprzestania przetwarzania Danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji przedmiotu Umowy, inFakt może Umowę wypowiedzieć ze skutkiem natychmiastowym. Skorzystanie z powyższego uprawnienia przez inFakt nie będzie rodziło po jej stronie żadnej odpowiedzialności względem Przedsiębiorcy.

  6. Zobowiązania określonego w ust. 5 zd. pierwsze powyżej nie stosuje się, jeżeli inFakt – pomimo zażądania przez Przedsiębiorcę usunięcia bądź zwrotu danych przetwarzanych na podstawie art. 6 ust. 1 RODO – wciąż pozostaje zobowiązany lub uprawniony do ich przetwarzania na innej, przewidzianej przepisami prawa podstawie.

  7. InFakt, włącznie z jego personelem, obejmującym pracowników i współpracowników, niezależnie od łączących ich stosunków prawnych, zobowiązuje się do zapewnienia poufności Danych osobowych podlegających przetwarzaniu w ramach niniejszej umowy. Postanowienie to obowiązuje również po rozwiązaniu Umowy powierzenia.

  8. W przypadku dostrzeżenia jakiegokolwiek naruszenia bezpieczeństwa Danych osobowych przetwarzanych na podstawie niniejszej Umowy powierzenia bądź powzięcia podejrzenia o możliwości zaistnienia w/w naruszenia, inFakt zobowiązany jest do niezwłocznego zawiadomienia o tym fakcie Powierzającego i jednoczesnego przedsięwzięcia wszelkich kroków mających zapobiec w/w naruszeniu. Ponadto Przyjmująca zobowiązuje się do pełnej współpracy z Powierzającym w celu zapobiegania naruszeniom bezpieczeństwa danych osobowych i usuwania ich skutków.

  9. Dla uniknięcia wątpliwości, inFakt oświadcza, iż jest świadomy obciążających go obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO w związku z pełnieniem roli podmiotu przetwarzającego.

  10. Na żądanie Przedsiębiorcy inFakt udzieli Przedsiębiorcy wszelkich informacji niezbędnych do wykazania zgodności przetwarzania Danych osobowych z niniejszą Umową. InFakt przyczyni się do audytów i inspekcji przeprowadzanych przez Przedsiębiorcę lub upoważnionego przez niego audytora poprzez udostępnienie informacji i dokumentów niezbędnych do wykazania zgodności przetwarzania Danych osobowych z niniejszą Umową i przepisami obowiązującego prawa. Przeprowadzane przez Przedsiębiorcę audyty i inspekcje nie mogą naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa inFakt.

§6 [Dalsze powierzenie danych, transfer danych]

  1. InFakt uprawniony jest, na podstawie ogólnej zgody wyrażonej w Umowie przetwarzania, do powierzenia Danych osobowych innym podmiotom (w tym do państw trzecich, znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym) do przetwarzania w celu opisanym w §3 ust. 1 i na zasadach określonych Umową przetwarzania. Lista dalszych podmiotów przetwarzających znajduje się w załączniku I do niniejszej Umowy powierzenia.
  2. Przed powierzeniem Danych osobowych podmiotowi spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, inFakt podejmie niezbędne czynności w celu zapewnienia, że zostaną spełnione wymagania wskazane w art. 44 i nast. RODO, w szczególności ustalone zostanie, że państwo, w którym podmiot przetwarzający przetwarza dane jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, z dalszym podmiotem przetwarzającym zostanie zawarta umowa w oparciu o standardowe klauzule umowne zaakceptowane decyzją Komisji Europejskiej, dalszy podmiot przetwarzający wdrożył wiążące reguły korporacyjne, o których mowa w art. 47 RODO.
  3. InFakt zobowiązuje się do informowania Przedsiębiorcę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów przetwarzających poprzez publikację stosownej informacji na stronie inFakt.pl , dając tym samym Przedsiębiorcy możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian, w terminie 7 dni od daty poinformowania o zamiarze dokonania zmian.
  4. W przypadku wniesienia sprzeciwu przez Przedsiębiorcę, inFakt uprawniony jest do wypowiedzenia niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym.
  5. Przedsiębiorca może w każdej chwili wystąpić z żądaniem udostępnienia listy dalszych podmiotów przetwarzających, z których usług korzysta inFakt.
  6. InFakt zobowiązuje się do udostępnienia listy, o której mowa w ust. 2 powyżej niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.
  7. InFakt uprawniony jest do ujawniania powierzonych mu Danych osobowych organowi nadzorczemu, a także w przypadku otrzymania odpowiedniego żądania, postanowienia, decyzji, orzeczenia, właściwego organu państwowego, umocowanego konkretnym przepisem prawa powszechnie obowiązującego, nadającego temu organowi uprawnienie do ujawnienia danych przyjętych przez inFakt w powierzenia, pod warunkiem możliwości udokumentowania tego żądania.

§7 [Dodatkowe usługi]

  1. InFakt w celu sprawnej i szybkiej obsługi zapytań klientów korzysta z usługi Azure OpenAI Service dostarczaną przez Microsoft Ireland Operations Limited. Ww. usługa zapewnia inFaktowi dostęp do rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji. Dane osobowe będą udostępniane w/w podmiotowi w przypadku, gdy Przedsiębiorca prześle zapytanie inFaktowi, a przetwarzanie Danych osobowych będzie ograniczone do odpowiedzi na zapytanie Przedsiębiorcy.
  2. Przedsiębiorca akceptuje, iż w przypadku, o którym mowa powyżej jego Dane osobowe zostaną powierzone przez inFakt do Microsoft Ireland Operations Limited w ramach usługi Azure OpenAI Services.
  3. Celem przetwarzania Danych osobowym będzie realizacja Umowy, w tym w szczególności odpowiedź na zapytania Przedsiębiorcy.
  4. Informacje dotyczące przetwarzania Danych osobowych w ramach usługi Azure OpenAI znajdują się w szczególności pod adresami: a) https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement;
    b) https://www.microsoft.com/licensing/terms/productoffering/MicrosoftAzure/MCA#ServiceSpecificTerms;
    c) https://learn.microsoft.com/pl-pl/legal/cognitive-services/openai/data-privacy?context=%2Fazure%2Fcognitive-services%2Fopenai%2Fcontext%2Fcontext

§8 [Udostępnienie danych osobowych]

  1. W zakresie, w jakim Przedsiębiorca udostępnia inFakt swoje własne Dane osobowe lub Dane osobowe swoich przedstawicieli, pracowników lub współpracowników w celu przydzielenia im dostępu do konta utworzonego w ramach Aplikacji albo w celu kontaktu w zakresie wykonywania Umowy, inFakt staje się odrębnym administratorem tych Danych osobowych w momencie otrzymania tych danych.
  2. Przedsiębiorca zobowiązuje się do przekazania osobom, o których mowa w ust. 1 treści Polityki prywatności inFakt.

§9 [Czas trwania Umowy]

  1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas realizacji Umowy.
  2. Niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni po zakończeniu obowiązywania Umowy, inFakt zobowiązany jest do usunięcia lub zwrotu Danych osobowych przetwarzanych w imieniu Przedsiębiorcy, wszelkich nośników zawierających Dane osobowe przekazane przez Przedsiębiorcę, a następnie do ich usunięcia w sposób trwały. O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, koszt takich działań będzie oparty na stawkach godzinowych za czas poświęcony przez inFakt. §10 [Postanowienia końcowe]
  3. InFakt oświadcza, iż świadomy jest, że naruszenie wyznaczonych przez Przedsiębiorcę lub wynikających z powszechnych przepisów prawa zasad przetwarzania danych osobowych stanowi nieprawidłową realizację Umowy.
  4. Umowa powierzenia zastępuje wszelkie wcześniejsze umowy, uzgodnienia czy ustalenia Stron w zakresie przetwarzania Danych osobowych. Ponadto, Umowa powierzenia ma pierwszeństwo przed innymi postanowieniami w zakresie przetwarzania Danych osobowych.
  5. Jeżeli którekolwiek z postanowień Umowy przetwarzania okaże się nieważne w całości lub w części, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, Strony zaś zobowiązują się na wniosek którejkolwiek z nich do zastąpienia nieważnych postanowień postanowieniami, których moc prawna i skutek ekonomiczny są najbardziej zbliżone do postanowień zastępowanych.
  6. Zmiana Umowy może nastąpić na warunkach określonych w Ogólnych Warunkach Świadczenia Usługi inFakt Smart.
  7. Umowa przetwarzania podlega prawu polskiemu
  8. W sprawach nieuregulowanych w Umowie przetwarzania będą miały zastosowanie postanowienia Umowy, odpowiednie przepisy prawa, w szczególności RODO oraz powszechnie obowiązującego prawa.

Załącznik I Lista dalszych podmiotów przetwarzających

LPNazwaSiedzibaTransfer poza EOGPodstawa transferuCel powierzenia
1.Księgowy, któremu inFakt zlecił wykonanie czynności zleconych przez Przedsiębiorcę(informacje dostępne na żądanie Przedsiębiorcy)Nienie dotyczyGenerowanie i księgowanie dokumentów księgowych i deklaracji podatkowych, udzielanie Przedsiębiorcy porad z zakresu prowadzenia księgowości na żądanie klienta
2.Zendesk Inc.989 Market Street, CA 9410, San FranciscoTakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneUsprawnienie komunikacji między inFakt a przedsiębiorcą, obsługa infolinii, korespondencji email oraz chatu
3.Google Ireland Ltd.Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Grand Canal Dock, Dublin 4, D04 V4X7, IrelandTakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneKomunikacja email z Przedsiębiorcą, usługi hostingowe, usługi przechowywania danych w chmurze
4.Microsoft Ireland Operations LimitedOne Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521, Visma ITTakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneUsługi hostingowe, korzystanie z rozwiązania Microsoft Azure, usługi przechowywania danych w chmurze, korzystanie z rozwiązania OpenAI Azure
5.Visma IT and Communications ASKarenlyst alle 56, 0277 Oslo, NorwayTakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneUsługi hostingowe, usługi IT, usługi przechowywania danych w chmurze
6.Amazon Web Services Inc.410 Terry Ave North, Seattle WA 98109-5210 USATakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneUsługi hostingowe, usługi IT, usługi przechowywania danych w chmurze
7.Twilio Inc.101 Spear Street, 1st Floor, San Francisco, CA 94105, USATakEU-U.S. Data Privacy Framework, Standardowe Klauzule UmowneSporządzanie nagrań rozmów księgowych z klientami w celu zapewnienia najwyższej jakości obsługi klienta