Ogólne warunki świadczenia usługi OGÓLNOPOLSKIE BIURO RACHUNKOWE DLA SPÓŁEK (OBR DLA SPÓŁEK)

Pobierz regulamin w wersji PDF
OWU dla klientów, którzy zawarli umowę do 28.08.2024 r. (wersja do dnia 1.10.2024 r.)
OWU dla klientów, którzy zawarli umowę od 28.08.2024 r. (wersja od dnia 1.10.2024 r.)

§ 1 Postanowienia ogólne

Niniejsze Ogólne warunki świadczenia usług (“OWU”) uszczegóławiają warunki świadczenia usług księgowych przez Infakt Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, w ramach usługi Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe dla Spółek.

§ 2 Słowniczek

Użyte w OWU pojęcia oznaczają:

1. Aplikacja – udostępniona przez Zleceniobiorcę i dostępna za pośrednictwem Serwisu oraz w wersji mobilnej aplikacja inFakt umożliwiająca wystawianie faktur i innych dokumentów księgowych oraz dodawanie dokumentów kosztowych;

2. Hasło – stworzony przez Użytkownika ciąg minimum 8 (ośmiu) znaków, używany do zabezpieczenia dostępu do Aplikacji oraz do innych serwisów Zleceniobiorcy;

3. Księgowy – księgowy działający z ramienia Zleceniobiorcy, realizujący bezpośrednio na rzecz Zleceniodawcy obsługę księgową;

4. Nazwa użytkownika – stworzone przez Zleceniodawcę, indywidualne, niepowtarzalne, składające się z cyfr i / lub liter, pięcioznakowe oznaczenie Zleceniodawcy bądź jego adres e-mail, wykorzystywane przy korzystaniu z Aplikacji oraz do innych serwisów Zleceniobiorcy.

5. Okres rozliczeniowy – jeden miesiąc kalendarzowy;

6. OWU – niniejsze Ogólne warunki świadczenia usług;

7. Regulamin – regulamin serwisu internetowego infakt.pl określający warunki korzystania oraz funkcjonowania Serwisu i Aplikacji, dostępny pod adresem: https://www.infakt.pl/regulamin/;

8. Zleceniodawca – przedsiębiorca spełniający warunki wskazane w §3 ust. 2, który zawarł ze Zleceniobiorcą Umowę;

9. Serwis – serwis internetowy znajdujący się pod adresem www.infakt.pl, umożliwiający w szczególności korzystanie z Aplikacji;

10. Zleceniobiorca – InFakt Spółka z ograniczona odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, z adresem przy ul. Szlak 49, 31-153 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000325203, posiadającą NIP 9452121681 oraz REGON: 120874766, kapitał zakładowy 150.500 PLN, adres e-mail info@infakt.pl, posiadającą status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6 Ustawy z dnia 8 marca 2013 o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1790);

11. Umowa – umowa o obsługę księgową w ramach usługi OBR dla Spółek zawierana pomiędzy Zleceniobiorcą a Zleceniodawcą;

12. Ustawa AML – Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

13. Użytkownik – Zleceniodawca posiadający konto w Aplikacji;

§ 3 Oświadczenia Zleceniobiorcy

1. Zleceniobiorca oświadcza, że:
   1. przedmiotem jego działalności jest, w szczególności prowadzenie zdalnej obsługi księgowej podmiotów rozliczających się w oparciu o księgi rachunkowe w rozumieniu Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
   2. posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością.
2. Zleceniobiorca oświadcza, że usługa świadczona w oparciu o Umowę, przeznaczona jest dla Zleceniodawcy:
   1. do którego stosuje się przepisy Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
   2. który nie prowadzi działalności związanej z obrotem kryptowalutami.
3. Zleceniodawca, poprzez zawarcie Umowy, potwierdza, że zapoznał się ze wskazanymi w ust. 2 warunkami przed jej podpisaniem, oraz że spełnia te warunki.
4. Zleceniodawca, poprzez zawarcie Umowy, przyjmuje do wiadomości, że Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do zapłaty w jego imieniu jakichkolwiek należności, w tym należności handlowych i publicznoprawnych.
5. W ramach Umowy Zleceniodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego, doradztwa prawnego, usług przechowywania dokumentacji księgowej, reprezentacji w postępowaniach sądowych, wystawiania faktur i dokumentów księgowych w imieniu Zleceniodawcy, ani rejestracji Zleceniodawcy jako czynnego podatnika VAT.

§ 4 Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy, z udziałem Księgowego i przy pomocy Aplikacji, obsługi księgowej w zakresie określonym Umową.

2. Na obsługę księgową mogą się składać, następujące czynności:

   1. prowadzenie ksiąg rachunkowych;
   2. prowadzenie ewidencji wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, rejestru zakupów VAT, rejestru sprzedaży VAT, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
   3. obliczanie zobowiązań i zaliczek na podatek dochodowy w ciągu roku (w przewidzianych prawem terminach, w zależności od okresu wpłacania zaliczek na podatek dochodowy przez Zleceniodawców) i VAT;
   4. prowadzenie rejestru zakupów VAT, rejestru sprzedaży VAT;
   5. sporządzanie JPK_V7 lub JPK_V7K (w zależności od wybranej metody)(w przewidzianych prawem terminach, w zależności od okresu rozliczania podatku VAT przez Zleceniodawcę), a także sporządzanie i wysyłka Jednolitego Pliku Kontrolnego (w przewidzianych prawem terminach, w zależności od okresu rozliczania podatku VAT przez Zleceniodawcę);
   6. udział wyznaczonego przedstawiciela Zleceniobiorcy w kontrolach dotyczących wyżej określonych czynności, a prowadzonych przez stosownie upoważnione organy administracji skarbowej, przy czym Zleceniodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów dojazdów i noclegów ww. przedstawiciela;
      – zakres świadczonych usług uzależniony jest w szczególności od statusu czynnego podatnika VAT, a także przysługujących Zleceniodawcy ulg i zwolnień oraz innych okoliczności faktycznych i prawnych wpływających na zakres zlecenia.

3. Zleceniodawca może zlecić Zleceniobiorcy za dodatkowym wynagrodzeniem usługi dodatkowe, których zakres i wynagrodzenie zostaną określone w drodze osobnych ustaleń lub wyraźnie w Umowie. Usługami dodatkowymi są w szczególności: sporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie deklaracji VAT – UE, pomoc w uzyskaniu odpowiednich zaświadczeń, pomoc w skorzystaniu z ulgi „IP Box”, obsługa w ramach tzw. “CIT – u Estońskiego”, rozliczenie roczne CIT-8, obsługa kadrowo – płacowa zatrudnionych u Zleceniodawcy lub członków organów Zleceniodawcy czy wspólników/akcjonariuszy i wszelkie inne usługi lub czynności, niewymienione wprost w ust. 2 powyżej.

4. Zlecenie usług dodatkowych, a także wszelkie inne modyfikacje zakresu świadczonych usług wymagają dla swojej ważności formy co najmniej dokumentowej. Zlecenie lub modyfikacje zakresu usług mogą nastąpić także za pośrednictwem stosownych funkcjonalności Aplikacji, o ile zostały one udostępnione.

5. Zleceniobiorca nie świadczy na rzecz Zleceniodawcy usług polegających na rejestracji lub zgłoszeniu do VAT (jako podatnika VAT czynnego) poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (“RP”), ani jakichkolwiek innych związanych z obsługą księgową poza granicami RP, w szczególności w zakresie rozliczania podatku VAT, dochodowego i innych rodzajów podatków obowiązujących poza RP, a dotyczących tego Zleceniodawcy.

6. Zleceniobiorca jest uprawniony do realizacji przedmiotu Umowy z pomocą lub za pośrednictwem osób trzecich, w tym Księgowych, za który działania i zaniechania odpowiada jak za własne. Zleceniodawca ma prawo wyboru Księgowego spośród zaproponowanych przez Zleceniobiorcę. W razie braku wyboru, Zleceniobiorca jest uprawniony do dokonania wiążącego wyboru Księgowego dla Zleceniodawcy.

7. Zleceniodawca ma prawo do zmiany Księgowego i wyboru innego spośród proponowanych przez Zleceniobiorcę. Wybór innego Księgowego może wiązać się ze zmianą wynagrodzenia.

8. Zleceniobiorca ma prawo do dokonania wiążącej zmiany Księgowego w każdym momencie trwania Umowy, w szczególności w przypadku zakończenia współpracy z Księgowym obsługującym Zleceniodawcę lub braku akceptacji przez Zleceniodawcę proponowanej zmiany wynagrodzenia z tytułu świadczonej obsługi księgowej, a także w przypadku gdy zmiana Księgowego jest niezbędna dla zachowania ciągłości obsługi lub należytego wykonania Umowy.

9. Zleceniobiorca może odmówić podjęcia lub kontynuowania świadczenia obsługi księgowej, w przypadku gdy świadczenie obsługi jest niemożliwe lub niewykonalne z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy lub z przyczyn niezależnych od żadnej ze Stron, a także gdy wobec Zleceniodawcy toczy się postępowanie karne, karne-skarbowe, administracyjne lub cywilne, związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez Zleceniodawcę, a także w przypadku gdy świadczenie obsługi księgowej wiązałoby się z jakimkolwiek ryzykiem dla Zleceniobiorcy, w tym wizerunkowym, ekonomicznym, finansowym lub gospodarczym, a także gdy przedmiot działalności Zleceniodawcy może godzić w dobre imię Zleceniobiorcy, oraz w przypadku gdy działalność Zleceniodawcy jest sprzeczna z dobrymi obyczajami lub zasadami współżycia społecznego lub gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że działalność ta jest niezgodna z prawem.

§ 5 Obowiązki Stron

1. Dla realizacji Umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się do:
   1. udostępnienia Zleceniodawcy Aplikacji za pośrednictwem Serwisu;
   2. wprowadzania do wybranego przez siebie oprogramowania danych niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy;
   3. sporządzania dokumentacji podatkowej (w zależności od zakresu świadczonych usług) w postaci elektronicznej, na podstawie dokumentów i informacji przekazywanych przez Zleceniodawcę;
   4. przekazywania Zleceniodawcy informacji dotyczących bieżących zobowiązań podatkowych, na podstawie dokumentacji, o której mowa w pkt. 3 powyżej;
   5. bieżących kontaktów z organami podatkowymi lub Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w celu realizacji Umowy.
2. Dla realizacji Umowy Zleceniodawca zobowiązuje się do:
   1. współpracy ze Zleceniobiorcą w celu należytego wykonania przez niego przedmiotu Umowy i terminowego opłacania wynagrodzenia;
   2. przekazania Zleceniobiorcy wszelkiej dokumentacji księgowej Zleceniodawcy, za okres prowadzenia przez Zleceniodawcę działalności poprzedzający świadczenie usług księgowych przez Zleceniobiorcę;
   3. posiadania odpowiedniej infrastruktury technicznej i narzędzi, w tym w szczególności narzędzi informatycznych umożliwiających Zleceniodawcy bieżący kontakt ze Zleceniobiorcą;
   4. wprowadzania do Aplikacji lub z wykorzystaniem dedykowanego adresu w domenie infaktpliki.pl, w terminie do piątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, który ma być księgowany, kompletnych dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia dokumentacji podatkowej, niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy w danym okresie rozliczeniowym, co obejmuje w szczególności faktury, rachunki, wyciągi bankowe, umowy wraz z rozliczeniami usług świadczonych Zleceniodawcy przez osoby trzecie, pisma procesowe, decyzje administracyjne, ewidencje sprzedaży nieudokumentowanej, raporty z kasy fiskalnej, raporty z kasy gotówkowej, ewidencje przebiegu pojazdów, oraz inne, wskazane przez Zleceniobiorcę dokumenty (w razie potrzeby także po wcześniejszym przetłumaczeniu lub opatrzeniu stosownymi opisami);
   5. udzielania Zleceniobiorcy wszelkich informacji, które okażą się niezbędne do należytej realizacji przedmiotu Umowy przez Zleceniobiorcę;
   6. terminowego regulowania należności publicznoprawnych wyliczonych przez Zleceniobiorcę w oparciu o dostarczone przez Zleceniodawcę dokumenty i informacje;
   7. przechowywania we własnym zakresie i w oparciu o obowiązujące przepisy prawa oryginałów dokumentów, o których mowa w pkt. 2 powyżej oraz dokumentacji podatkowej przekazanej mu przez Zleceniobiorcę;
   8. niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy za pośrednictwem adresów e-mail wskazanych w Umowie o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na zakres świadczonych usług oraz wyliczenia zobowiązań publicznoprawnych Zleceniodawcy, które na mocy Umowy winien przeprowadzić Zleceniobiorca, w tym przede wszystkim Zleceniodawca ma obowiązek informować Zleceniobiorcę o zdarzeniach i okolicznościach mogących mieć wpływ na przysługujące Zleceniodawcy ulgi podatkowe, zwolnienia podatkowe, a w szczególności o przekroczeniu limitu sprzedaży uprawniającego do zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
   9. niezwłocznego, aktualizowania danych mających wpływ na realizację Umowy i przekazywania Zleceniobiorcy stosownych informacji, a w razie potrzeby także dokumentów związanych z taką aktualizacją;
   10. przeprowadzania zgodnie ze stosownymi przepisami prawa inwentaryzacji składników aktywów drogą spisu z natury.
3. Celem uniknięcia wątpliwości wskazuje się, iż adres Zleceniobiorcy nie jest adresem przechowywania dokumentacji księgowej Zleceniodawcy, a Zleceniodawca nie jest uprawniony do wskazania adresu Zleceniobiorcy jako adresu przechowywania dokumentacji księgowej w ramach zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego do właściwych organów skarbowych. Zleceniodawca samodzielnie i we własnym zakresie przechowuje dokumentację księgową dla prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, w tym w szczególności przechowuje na serwerze Zleceniodawcy lub innym zewnętrznym nośniku, dokumenty stanowiące podstawę sporządzania dokumentacji podatkowej dla Zleceniodawcy, a także dokumenty generowane i przekazywane Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę.
4. Zleceniodawca prowadzący produkcję lub obrót towarami powinien we własnym zakresie i w terminach także prowadzić ewidencję ilościowo – wartościową i wycenę towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Zleceniodawca ma obowiązek wprowadzenia tych dokumentów do Aplikacji.

§ 6 Aplikacja

1. W celu korzystania z Serwisu lub Aplikacji koniecznym jest posiadanie urządzenia z dostępem do sieci Internet, aplikacji służącej do przeglądania zawartości sieci Internet (przeglądarka, w możliwie najnowszej wersji) a także konto poczty elektronicznej (email). Zleceniodawca jest zobowiązany zapewnić sobie we własnym zakresie powyższe urządzenie, konieczne oprogramowanie oraz adres poczty elektronicznej.

2. Wobec faktu, że Zleceniobiorca stosuje mechanizmy szyfrowania zgodne z powszechnymi praktykami bezpieczeństwa, Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości, że regularne aktualizowanie swoich urządzeń oraz oprogramowania w celu obsługi nowoczesnych mechanizmów szyfrowania w trakcie komunikacji z Serwisem i Aplikacją umożliwia korzystanie z nich. Dostępność aktualizacji może być uzależniona od posiadanego przez Zleceniodawcę sprzętu i/bądź oprogramowania i tym samym Zleceniodawca nie odpowiada za ewentualny brak rzeczonych aktualizacji i w konsekwencji niemożność korzystania z tego powodu z Serwisu lub Aplikacji.

3. Aplikacja umożliwia:

   1. tworzenie, przechowywanie i elektroniczną wysyłkę dokumentów, w szczególności faktur;
   2. podgląd wprowadzonych do Aplikacji elektronicznych wersji dokumentów dostarczonych przez Zleceniodawcę w sposób określony w Umowie;
   3. zarządzanie bazami faktur przychodowych oraz tworzenie i zarządzanie zdefiniowanymi produktami lub kontrahentami dla celów faktur przychodowych;
   4. podgląd dodanych plików, z informacją o ich zaksięgowaniu.

4. Zakres funkcjonalności Aplikacji może być zmieniany przez Zleceniobiorcę i zmiana taka nie wymaga zmiany OWU. Szczegóły dotyczące aktualnych funkcjonalności Aplikacji prezentowane są w Serwisie oraz samej Aplikacji.

5. Aplikacja zapewnia Zleceniodawcy, w celu automatycznego uzupełnienia danych kontrahenta przy wystawianiu faktur, dostęp do jawnej i powszechnie dostępnej na stronie internetowej http://www.stat.gov.pl/regon/ wyszukiwarki przedsiębiorców wpisanych do rejestru REGON. Zleceniodawca może tym samym wpisać jedynie NIP kontrahenta, a pozostałe pola z jego danymi zostaną automatycznie uzupełnione w oparciu o dane znajdujące się w rejestrze REGON. Za poprawność tak pozyskanych danych Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności, a Zleceniodawca każdorazowo przed wystawieniem faktury jest obowiązany do weryfikacji poprawności wprowadzonych automatycznie danych.

6. Aplikacja umożliwia korzystanie z usług dodatkowych:

   1. świadczonych przez Zleceniobiorcę;
   2. świadczonych przez dostawców zewnętrznych przy czym:
      1. za realizację takich usług odpowiadają wyłącznie dostawcy zewnętrzni;
      2. Zleceniobiorca jedynie umożliwia dostęp Zleceniodawcy do skorzystania z takich usług bezpośrednio u dostawców zewnętrznych.

7. Szczegóły dotyczące świadczenia usług wskazanych w ust. 6 mogą regulować odrębne regulaminy.

8. Aplikacja dostępna jest również w wersji na urządzenia mobilne. W tym wariancie Aplikacja może mieć ograniczone funkcjonalności względem Aplikacji dostępnej za pośrednictwem Serwisu.

9. Zleceniodawca zobowiązany jest do korzystania z Serwisu i Aplikacji w sposób zgodny z Regulaminem, a także w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami, w szczególności zobowiązany jest szanować dobra osobiste i prawa własności intelektualnej osób trzecich a także nie dostarczać treści o charakterze bezprawnym.

10. Zleceniodawca dla ochrony swoich interesów powinien zachować w tajemnicy dane umożliwiające dostęp do Aplikacji. W przypadku, gdy Zleceniodawca utraci te dane, możliwe jest odzyskanie nazwy Użytkownika i wygenerowanie nowego Hasła za pośrednictwem odpowiedniej opcji odzyskiwania hasła.

11. Zleceniodawca zobowiązany jest wykorzystywać API wyłącznie dla celów realizacji Umowy i w sposób opisany w stosownej dokumentacji technicznej. Zabronione jest komercyjne wykorzystywanie API, przez które rozumie się w szczególności wykorzystanie go dla celów świadczenia usług identycznych bądź podobnych do świadczonych przez Zleceniobiorcę.

12. Zleceniodawca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za wprowadzane przez siebie do Serwisu i Aplikacji treści, w tym dokumenty przesłane na dedykowany mu adres poczty elektronicznej w domenie infaktpliki.pl.

13. Zleceniobiorcy względem Zleceniodawcy przysługuje prawo do zawieszenia bądź pozbawienia dostępu do Aplikacji lub zaprzestania świadczenia usług w przypadku, gdy Zleceniodawca:

    1. narusza postanowienia niniejszych OWU, Umowy, Regulaminu bądź przepisów prawa, w szczególności nie uiszcza wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy w terminie, nie współdziała ze Zleceniobiorcą w zakresie realizacji przedmiotu Umowy, tj. m.in. nie przekazuje w terminie i w sposób wymagany w OWU dokumentów;
    2. Zleceniodawca lub jego reprezentant nie poddaje się obowiązkowi weryfikacji tożsamości i nie przekazuje informacji i dokumentów niezbędnych do zrealizowania przez Zleceniobiorcę obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt. 1 i 2 Ustawy AML;
    3. jego działania mogą zagrozić bezpieczeństwu danych zgromadzonych w Serwisie lub Aplikacji lub mogą wpłynąć na zakłócenie pracy Serwisu lub Aplikacji;
    4. swoim zachowaniem lub prowadzoną działalnością godzi w dobra osobiste Zleceniobiorcy lub renomę Serwisu czy Aplikacji;
    5. a także w innych przypadkach określonych przez Regulamin;
       – w takim przypadku Zleceniodawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zleceniobiorcy.

14. W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji bądź dla zdiagnozowania potencjalnego problemu w działaniu Aplikacji Zleceniodawca udziela Zleceniobiorcy dostępu do przetwarzanych przez niego w Aplikacji danych (dostęp serwisowy). Dostęp taki:

    1. obowiązuje także w czasie po zakończeniu obowiązywania Umowy;
    2. może być w każdym momencie cofnięty;
    3. obejmuje uprawnienie do wprowadzania zmian w danych przetwarzanych;
    4. fakt skorzystania przez Zleceniobiorcę z dostępu jest odnotowywany w historii logowań dostępnej dla Zleceniodawcy w Aplikacji,
       – przy czym Zleceniodawca przyjmuje do wiadomości, że sprzeciw co do udzielenia dostępu serwisowego lub jego cofnięcie może wyłączyć możliwość rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji lub zdiagnozowania problemu oraz podjęcia w tym zakresie działań naprawczych, a w takim przypadku Zleceniobiorca nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.

15. Zleceniodawca może udzielić dostępu do Aplikacji wybranym przez siebie osobom,
    – przy czym ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym udzielił dostępu do Aplikacji.

§ 7 Wynagrodzenie

1. Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy.

2. Pierwsze, wynikające z Umowy wynagrodzenie Zleceniobiorcy płatne jest przy zawieraniu Umowy. Od zapłaty wynagrodzenia uzależnione jest rozpoczęcie świadczenia usług przez Zleceniobiorcę. Zleceniodawca zawierając Umowę wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usług po zawarciu Umowy i uiszczeniu pierwszego wynagrodzenia.

3. Wysokość wynagrodzenia Zleceniobiorcy jest ustalana ze Zleceniodawcą indywidualnie w ramach zawieranej Umowy.

4. Informacja o wysokości wynagrodzenia dostępna jest również w Serwisie lub Aplikacji.

5. Zleceniobiorca jest uprawniony do zmiany wysokości lub zasad wyliczania wynagrodzenia Zleceniobiorcy w trakcie trwania Umowy, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, w tym zmian w zakresie regulacji dotyczących należności publicznoprawnych, które powodują zwiększenie obowiązków Zleceniobiorcy w zakresie świadczonej obsługi lub zwiększone koszty tej obsługi, a także w przypadku zmian zakresu świadczonej usługi, szeroko rozumianej sytuacji rynkowej lub ekonomicznej, w szczególności wystąpienia inflacji, lub obiektywnego zwiększenia kosztów prowadzenia działalności, a także w przypadku dokonywania zmiany Księgowego, jeśli okoliczności te mają wpływ na realizację przedmiotu Umowy.

6. O zmianach, o których mowa w ust. 5 powyżej, Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę, za pośrednictwem e-maila lub w Aplikacji przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego, od którego zmiany mają obowiązywać. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zleceniodawcę, w okresie od dnia otrzymania tej informacji do dnia rozpoczęcia Okresu rozliczeniowego, od którego zmiany miały obowiązywać, zmiany te nie wchodzą w życie. W przypadku braku wypowiedzenia Umowy przez Zleceniodawcę lub braku zgłoszenia żądania zmiany Księgowego w terminie od dnia otrzymania informacji o zmianie wynagrodzenia do dnia wejścia w życie tej zmiany, zmianę wynagrodzenia uważa się za zaakceptowaną.

7. Każde wynagrodzenie Zleceniobiorcy w rozumieniu Umowy jest wynagrodzeniem netto i zostanie każdorazowo powiększone o podatek VAT w stawce obowiązującej w chwili powstania obowiązku podatkowego.

8. Z zastrzeżeniem pierwszego wynagrodzenia płatnego przy zawarciu Umowy, wynagrodzenie płatne jest z góry za zaksięgowanie danego Okresu rozliczeniowego, to jest do 10. dnia tego Okresu rozliczeniowego, który jest księgowany. W przypadku zlecenia usług dodatkowych, Strony mogą ustalić inne zasady rozliczeń, przy czym dla ważności tych ustaleń konieczne jest dochowanie formy dokumentowej.

9. Wynagrodzenie w rozumieniu Umowy może być uiszczane z użyciem form i metod płatności aktualnie dostępnych w Serwisie, w szczególności w formie tzw. płatności cyklicznych, tj. płatności pozwalających na opłacanie wynagrodzenia w sposób zautomatyzowany. Płatności cykliczne zostają uruchomione tylko pod warunkiem skorzystania z takiej opcji przez Zleceniodawcę i mogą być w każdej chwili dezaktywowane przez Zleceniodawcę z poziomu Aplikacji. Jednakże, w przypadku, kiedy taka dezaktywacja nastąpi w terminie krótszym niż 3 dni od dnia wymagalności danej płatności, to mimo dezaktywacji kwota takiej płatności może zostać jeszcze pobrana. Zleceniobiorca poinformuje Zleceniodawcę zarówno o zbliżającym się terminie płatności cyklicznej jak i o nieudanej próbie pobrania takiej płatności. W tym drugim przypadku próby pobrania takiej płatności zostaną ponowione do czasu ich udanego pobrania lub wygaśnięcia danej usługi. Nieudana próba pobrania płatności jest równoznaczna z brakiem uiszczenia przez Zleceniodawcę wynagrodzenia, a tym samym może prowadzić do wystąpienia opóźnienia Zleceniodawcy w zapłacie wynagrodzenia i tym samym skutków, o których mowa w § 8 ust. 1 niniejszych OWU. Szczegóły dotyczące płatności cyklicznych aktywowanych przez Zleceniodawcę, w tym dane dotyczące karty płatniczej, wysokość pobieranej kwoty czy termin jej pobrania dostępne są z poziomu Aplikacji.

10. Zleceniobiorca może udzielić Zleceniodawcy rabatu w przypadku płatności jednorazowej z góry za więcej niż jeden Okres rozliczeniowy. Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę o takiej możliwości i szczegółach rabatu za pośrednictwem funkcjonalności w Aplikacji. Rabat przysługuje Zleceniodawcy w przypadku, gdy nie wypowie Umowy w trakcie trwania Okresów Rozliczeniowych za które uiścił płatność z góry.

11. Zleceniobiorca nie nalicza Zleceniodawcom wynagrodzenia za okres zawieszenia działalności gospodarczej, chyba że Zleceniobiorca w dalszym ciągu, mimo zawieszenia tej działalności realizuje przedmiot Umowy na zlecenie Zleceniodawcy lub w przypadku gdy podjęcie czynności jest wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

12. Za datę zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień zaksięgowania go na rachunku bankowym Zleceniobiorcy.

13. Zleceniodawca, poprzez zawarcie Umowy wyraża zgodę w rozumieniu art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług na udostępnianie mu przez Zleceniobiorcę w ramach Aplikacji faktur w wersji elektronicznej, a Zleceniobiorca zapewnia autentyczność, integralność oraz czytelność tak udostępnionych faktur.

§ 8 Uprawnienia Zleceniobiorcy w razie braku płatności

1. W przypadku, gdy Zleceniobiorca nie odnotuje płatności wynagrodzenia w terminie, będzie uprawniony, według swojego wyboru, do ograniczenia bądź zawieszenia realizacji przedmiotu Umowy na rzecz Zleceniodawcy. W szczególności Zleceniobiorca będzie uprawniony do zablokowania danemu Zleceniodawcy dostępu do Aplikacji oraz nie ma obowiązku dokonania księgowań i sporządzenia oraz złożenia do odpowiednich organów dokumentacji podatkowej i ZUS. W przypadku braku terminowej płatności Zleceniobiorca jak i poszczególny Księgowy są uprawnieni do wypowiedzenia pełnomocnictwa udzielonego przez Zleceniodawcę do składania deklaracji podatkowych i deklaracji składanych za pośrednictwem platformy PUE ZUS/Płatnik. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niezłożenie lub nieterminowe złożenie deklaracji, których termin złożenia przypadał w miesiącu, za który Zleceniobiorca nie otrzymał wynagrodzenia w terminie.

2. Niezależnie od uprawnień wskazanych w ust. 1 Zleceniobiorca ma prawo według swojego uznania podjąć względem danego, opóźniającego się z płatnościami Zleceniodawcy czynności mające na celu wyegzekwowanie zaległych płatności w postępowaniu przedsądowym, na które to czynności składają się monity telefoniczne, emailowe, smsowe oraz przesyłane pocztą tradycyjną.

3. Skorzystanie przez Zleceniobiorcę z uprawnień wskazanych w niniejszym paragrafie nie wyklucza jej uprawnienia do rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym.

§ 9 Odpowiedzialność Stron

1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania bądź niewłaściwego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy począwszy od wskazanej w Umowie i przepisanej do treści pełnomocnictwa podpisywanego przez Zleceniodawcę daty umocowania jej wskazanego przedstawiciela do działania w imieniu danego Zleceniodawcy, z zastrzeżeniem pozostałych postanowień Umowy.

2. Łączna odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu szkód, roszczeń, zobowiązań lub kosztów związanych z Umową ograniczona jest do strat rzeczywistych, w każdym jednak przypadku do wysokości łącznego wynagrodzenia uiszczonego przez Zleceniodawcę na rzecz Zleceniobiorcy tytułem świadczonej obsługi księgowej. Odpowiedzialność Zleceniobiorcy z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności:

   1. za dokonanie wyliczeń w oparciu o dokumenty czy dane nieautentyczne, niekompletne, nieprawidłowo sporządzone, przekazane z opóźnieniem lub w sposób sprzeczny z wymaganym w OWU sposobem przekazywania dokumentów (za pośrednictwem Aplikacji lub adresu w domenie infaktpliki.pl) lub pochodzące od innego podmiotu świadczącego na rzecz Zleceniodawcy usługi księgowe;
   2. za niezłożenie lub nieterminowe złożenie wszelkich dokumentów, deklaracji lub sprawozdań do odpowiednich organów, jeśli nastąpiło to na skutek dostarczenia przez Zleceniodawcę dokumentów po terminie wskazanym w § 5 ust. 2 pkt. 4 OWU;
   3. za pobieranie należności publicznoprawnych i wpłacanie ich na rachunek organów podatkowych i ZUS;
   4. w przypadku, gdy dany Zleceniodawca nie uczyni zadość swoim obowiązkom w rozumieniu Umowy lub tym wynikającym z prawa powszechnie obowiązującego, a także gdy nie współdziała należycie ze Zleceniobiorcą w wykonaniu Umowy;
   5. za niewykonanie lub nienależyte Umowy będące następstwem udzielenia nieprawdziwych, niedokładnych lub nierzetelnych, w tym przekazanych z opóźnieniem informacji przez Zleceniodawcę, jak również przez osoby uprawnione do występowania w jego imieniu.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w przypadku, gdy jest to następstwem naruszenia przez Zleceniodawcę postanowień Umowy, a także w przypadku gdy jest to następstwem braku współdziałania Zleceniodawcy w wykonaniu Umowy przez Zleceniobiorcę lub niewykonania przez Zleceniodawcę swoich obowiązków wynikających z Umowy lub z prawa powszechnie obowiązującego.

5. Zleceniobiorca nie bada autentyczności dostarczonych przez Zleceniodawcę dokumentów, ani ich zgodności ze stanem faktycznym i tym samym nie ponosi żadnej odpowiedzialności w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości związanych z wykonaniem swoich zobowiązań wynikających z Umowy w oparciu o dokumenty nieautentyczne, niekompletne lub niezgodne ze stanem faktycznym.

6. Zleceniobiorca jest uprawniony do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w całości lub w części w przypadku, gdy Zleceniodawca nie dostarczy w terminie dokumentów lub nie udzieli informacji niezbędnych do rzetelnej realizacji zobowiązań Zleceniobiorcy. Realizacja niniejszego uprawnienia nie rodzi po stronie Zleceniobiorcy jakiegokolwiek obowiązku odszkodowawczego.

7. Zleceniobiorca jest uprawniony do odmowy wykonania swoich zobowiązań wynikających z Umowy w całości lub części, w przypadku, gdy poweźmie podejrzenie, że określone działania Zleceniodawcy, w szczególności dane wskazane w dostarczonych przez niego dokumentach są niezgodne z przepisami prawa lub w przypadku braku możliwości realizacji obowiązków Zleceniobiorcy wynikających z Ustawy AML. Realizacja niniejszego uprawnienia nie rodzi po stronie Zleceniobiorcy odpowiedzialności względem Zleceniodawcy ani jakichkolwiek osób trzecich.

8. Zleceniodawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za szkody wywołane skorzystaniem z Aplikacji przez osoby trzecie, którym udostępnił on dane umożliwiające dostęp do Aplikacji.

9. Wszelkie reklamacje co do świadczonych usług mogą być zgłaszane za pośrednictwem kanałów udostępnionych na stronie: https://www.infakt.pl/kontakt.

10. Zleceniodawca zobowiązuje się w czasie trwania Umowy i w okresie 12 (dwunastu) miesięcy od dnia, w którym przestała ona wiązać Strony bez względu na sposób czy okoliczności, w jakich to nastąpiło, nie zatrudniać osób, za pomocą których Zleceniobiorca realizuje szeroko rozumiany przedmiot Umowy na rzecz Zleceniodawcy, w szczególności Księgowych, ani też nie nawiązywać z takim osobami współpracy w żadnej formie, pod rygorem zapłaty kary umownej w kwocie 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100) za każde naruszenie w/w zobowiązania.

§10 Dane osobowe

1. Zleceniodawca, w związku z zawarciem Umowy, oświadcza że zapoznał się z polityką prywatności Zleceniobiorcy (dostępną pod adresem https://www.infakt.pl/polityka-prywatnosci/) i w pełni akceptuje zawarte w niej postanowienia – w tym wyraża zgodę na przetwarzanie przez Zleceniobiorcę danych przekazanych w zakresie i na zasadach szczegółowo określonych w tym dokumencie.

2. Prawa i obowiązki stron związane z powierzeniem Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę danych osobowych do przetwarzania określone zostały w treści Umowy powierzenia danych osobowych, stanowiących załącznik do niniejszej umowy.

§ 11 Poufność

1. Zleceniobiorca i Zleceniodawca ustalają, że informacje jakie każda ze stron będzie przekazywać drugiej w związku z zawarciem lub wykonaniem Umowy będą traktowane przez drugą stronę jako poufne. Strony zobowiązane są zapewnić w okresie trwania Umowy oraz w okresie 24 (słownie: dwudziestu czterech) miesięcy od dnia jej rozwiązania należytą ochronę przekazanych sobie informacji poufnych i wykorzystywać je jedynie dla celów realizacji Umowy. W zakresie zaś, w jakim obowiązek zachowania poufności dotyczy danych osobowych, ma on charakter bezterminowy.

2. Za informacje poufne uznaje się w szczególności te dotyczące kwestii finansowych, podatkowych, technicznych, handlowych, know – how, koncepcji, strategii czy źródeł i sposobów finansowania stron.

3. Za poufne strony nie uznają informacji, które:

   1. w dacie ich ujawnienia stanowią informacje dostępne publicznie;
   2. są już w dacie podpisania Umowy znane stronom i wiedza ta została nabyta zgodnie z prawem, w sposób niezwiązany z realizacją przedmiotu Umowy;
   3. zostały po zawarciu Umowy pozyskane przez stronę od podmiotów trzecich, które z kolei nie pozyskały takiej informacji bezpośrednio lub pośrednio od drugiej strony i nie naruszyły w inny sposób jakiegokolwiek zobowiązania poufności;

4. W przypadku, gdy strona, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na wezwanie stosownych organów państwowych działających w granicach swoich uprawnień, ujawni informacje poufne przekazane jej przez drugą stronę w ramach realizacji Umowy, ograniczenia wynikające z niniejszego paragrafu nie znajdą zastosowania i działanie takie nie będzie rodziło po stronie strony ujawniającej informacje, żadnej odpowiedzialności.

§ 12 Rozwiązanie Umowy

1. Zarówno Zleceniobiorca jak i Zleceniodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, w każdym czasie, bez podawania przyczyny. Ostatnim księgowanym miesiącem, jest miesiąc, w którym wypowiedzenie zostało złożone.

2. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Zleceniodawca:

   1. pomimo wcześniejszego wezwania nie współdziała ze Zleceniobiorcą w celu realizacji przedmiotu Umowy, w szczególności nie dostarcza w terminie wskazanym w OWU dokumentów kompletnych bądź niezawierających błędów; nie odpowiada na próby kontaktu ze strony Księgowego, nie przekazuje informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy;
   2. pomimo wcześniejszego wezwania opóźnia się z zapłatą wynagrodzenia Zleceniobiorcy;
   3. zleca Zleceniobiorcy czynności bądź działania, w ocenie Zleceniobiorcy, niezgodne z przepisami prawa bądź prowadzi w ocenie Zleceniobiorcy działalność gospodarczą budzącą wątpliwości co do jej zgodności z prawem;
   4. znajduje się w sytuacji finansowej z dużym prawdopodobieństwem uniemożliwiającej mu realizację zobowiązań wynikających z Umowy oraz OWU;
   5. nie poddał się (jego reprezentanci) procedurze identyfikacji i weryfikacji w rozumieniu Ustawy AML;
   6. w inny sposób rażąco naruszył postanowienia Umowy.

3. Zleceniobiorca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym także w przypadku, kiedy Księgowy zakończy współpracę ze Zleceniobiorcą. W takim jednak przypadku Zleceniobiorca zobowiązuje się w pierwszej kolejności dołożyć należytych starań w celu zaproponowania Zleceniodawcy innych księgowych w miejsce Księgowego, z którym zakończyła się taka współpraca.

4. W przypadku, gdy Zleceniobiorca rozwiąże Umowę w oparciu o postanowienia ust. 2 Zleceniodawca zapłaci na jego wezwanie karę umowną, stanowiącą równowartość trzykrotności wskazanego w Umowie wynagrodzenia ryczałtowego netto Zleceniobiorcy, powiększonego o VAT.

5. Zleceniobiorca jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, a także do natychmiastowego zaprzestania świadczenia usług, w przypadku, gdy dalsze ich świadczenie pozostawałoby w sprzeczności z przepisami Ustawy AML lub innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa, którym podlega Zleceniobiorca, w szczególności gdy:

   1. Zleceniobiorca stwierdzi występowanie wysokiego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu i nie będzie mieć możliwości zastosowania środków ograniczających ryzyko prania pieniędzy adekwatnych do poziomu tego ryzyka;
   2. Zleceniodawca lub jego beneficjent rzeczywisty figuruje na liście osób, wobec których Polska lub organizacja międzynarodowa, do której Polska należy nałożyła sankcje lub inne środki ograniczające.

6. Zleceniobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym lub odstąpić od Umowy w przypadku, gdy Zleceniodawca nie dostarczy albo dostarczy niekompletną dokumentację księgową za okres prowadzenia działalności poprzedzający zawarcie Umowy, gdy dostarczenie tej dokumentacji jest niezbędne do rozpoczęcia świadczenia obsługi księgowej lub prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy. Prawo odstąpienia w takim przypadku wykonuje się w terminie dwóch miesięcy od upływu terminu wyznaczonego Zleceniodawcy na dostarczenie dokumentacji księgowej za okres poprzedzający zawarcie Umowy.

7. Zleceniodawca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym w sytuacji, gdy Zleceniobiorca w sposób rażący i uporczywy nie będzie realizować swoich zobowiązań wynikających z Umowy, pomimo wcześniejszego wezwania i wyznaczenia Zleceniobiorcy 7-dniowego terminu do realizacji Umowy.

8. Wypowiedzenie lub rozwiązanie Umowy może być dokonane z użyciem stosownej opcji udostępnionej w Aplikacji lub za pośrednictwem adresów poczty email wskazanych w treści Umowy. Nie wyklucza to możliwości złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu w formie pisemnej i przesłania na adres strony.

9. W przypadku gdy Zleceniodawca wypowie Umowę lub Zleceniobiorca wypowie Umowę z winy Zleceniodawcy, a Zleceniodawca dokonał wcześniej płatności z góry za okresy rozliczeniowe przypadające po dacie rozwiązania Umowy wskutek jej wypowiedzenia, Zleceniobiorca zwraca Zleceniodawcy wynagrodzenie za te okresy rozliczeniowe. W przypadku, gdy Zleceniodawcy udzielono rabatu z uwagi na płatność z góry za więcej niż jeden Okres rozliczeniowy, to Zleceniobiorca zwraca Zleceniodawcy kwotę wyliczoną proporcjonalnie, z uwzględnieniem przysługiwania Zleceniobiorcy wynagrodzenia bez naliczania wspomnianego rabatu za Okresy rozliczeniowe do dnia rozwiązania Umowy, stosownie do § 7 ust. 10 OWU.

§ 13 Postanowienia końcowe

1. Komunikacja Zleceniodawcy, Zleceniobiorcy i Księgowego odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, Aplikacji lub numeru telefonicznego wskazanego w Serwisie, z zastrzeżeniem wskazanego w OWU sposobu przekazywania dokumentów i sposobu zlecania usług dodatkowych.

2. O ile nie dojdzie do pisemnego powiadomienia o zmianie adresu do korespondencji bądź pisemnego lub elektronicznego powiadomienia o zmianie adresu email, wszelka korespondencja, tradycyjna jak i elektroniczna kierowana na adresy Stron wskazane w Umowie jak i adresy stron wskazane w rejestrze przedsiębiorców KRS, uważa się za doręczoną najpóźniej z datą drugiego awizo w przypadku poczty tradycyjnej oraz niezwłocznie w przypadku poczty elektronicznej.

3. Zastrzeżenie kar umownych w Umowie nie wyklucza dochodzenia odszkodowania przenoszącego ich wysokość, a rozwiązanie Umowy bez względu na sposób i przyczynę, w tym odstąpienie od niej przez którąkolwiek ze Stron nie ma wpływu na możliwość dochodzenia kar umownych.

4. Zleceniobiorca jest uprawniony do jednostronnej zmiany Umowy i OWU, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, wewnętrznych uregulowaniach Zleceniobiorcy czy szeroko rozumianej sytuacji rynkowej, zmian w sposobie i zakresie świadczonych usług czy w przypadku zwiększania poziomu bezpieczeństwa technologicznego świadczonych usług, jeśli okoliczności te mają wpływ na realizację przedmiotu Umowy. Jednakże Zleceniobiorca zobowiązuje się ze stosownym wyprzedzeniem poinformować Zleceniodawcę o planowanych zmianach w powyższym rozumieniu. W przypadku gdy Zleceniodawca zdecyduje się jednak z powodu tych zmian wypowiedzieć Umowę, Zleceniobiorca zobowiązuje się świadczyć przedmiot Umowy na dotychczasowych zasadach przez cały okres wypowiedzenia.

5. Zmiany Umowy lub OWU, o których mowa powyżej wchodzą w życie w terminie wskazanym w informacji o zmianie, z zastrzeżeniem, że zmian o charakterze technicznym, informacyjnym lub redakcyjnym. Zmiany nie wiążą Zleceniodawcy, który wypowiedział Umowę przed dniem ich wejścia w życie.

6. Wszelkie ewentualne spory wynikające z Umowy, w tym spory dotyczące roszczeń związanych z rozwiązaniem czy odstąpieniem od Umowy zostaną poddane pod rozstrzygnięcie sądowi właściwemu ze względu na siedzibę Zleceniobiorcy.

7. Załączniki:
   1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych: Pobierz