System whistleblowingowy w inFakt

W inFakt wprowadzono Wewnętrzną Procedurę Zgłaszania naruszeń prawa (tzw. Procedurę Whistleblowingową).

Procedura określa m.in. zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa przez pracowników inFakt i inne osoby, które uzyskały te informacje w kontekście związanym z pracą, a także tryb postępowania z tymi informacjami i zasady podejmowania działań następczych.

Jakie informacje podlegają zgłoszeniu?

Informacja o naruszeniu prawa podlegająca zgłoszeniu na podstawie Procedury może dotyczyć wyłącznie działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa, dotyczących:

  1. Korupcji;

  2. Zamówień publicznych;

  3. Usług, produktów, rynków finansowych;

  4. Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

  5. Bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

  6. Bezpieczeństwa transportu;

  7. Ochrony środowiska;

  8. Ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

  9. Bezpieczeństwa żywności i pasz;

  10. Zdrowia i dobrostanu zwierząt;

  11. Zdrowia publicznego;

  12. Ochrony konsumentów;

  13. Ochrony prywatności i danych osobowych;

  14. Bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

  15. Interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

  16. Rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

  17. Konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt. 1- 16 powyżej;

  18. Naruszenia polityk wewnętrznych inFakt (grupy VISMA).

Kto może dokonać zgłoszenia?

Każdy kto uzyskał Informację o naruszeniu prawa, w kontekście związanym z pracą na rzecz inFakt, jest uprawniony do zgłoszenia tej informacji.

W jaki sposób można dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo lub z podaniem danych zgłaszającego, poprzez:

  1. przesłanie zgłoszenia za pośrednictwem platformy Whistlelink dla inFakt (https://visma.whistlelink.com/; formularz zgłoszenia dla inFakt dostępny jest pod adresem https://visma.whistlelink.com/report/);

  2. wysłanie korespondencji pisemnej na adres: ul. Szlak 49, 31-153 Kraków. Korespondencja powinna być kierowana do Compliance Managera (lub HR Business Partnera inFakt – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Compliance Managera) i zawierać dopisek „wyłącznie do rąk własnych; nie otwierać w sekretariacie Spółki.

Każdy z kanałów zgłoszeń umożliwia dokonanie zgłoszenia anonimowego, jednak nie jest to obowiązkowe.

Procedura

W przypadku dokonywania zgłoszenia za pośrednictwem platformy Whistlelink, zgłaszający otrzymuje indywidualny identyfikator zgłoszenia i kod weryfikacyjny umożliwiający śledzenie statusu zgłoszenia oraz komunikację z osobą odbierającą zgłoszenie i prowadzącą postępowanie. Po złożeniu zgłoszenia, zgłaszający powinien zachować te dane. Zgłaszający nie powinien ujawniać numeru zgłoszenia ani kodu weryfikacyjnego żadnej innej osobie.

Co zadzieje się po dokonaniu zgłoszenia?

Osoba upoważniona przez inFakt do odbierania zgłoszeń, w ciągu 7 dni od jego otrzymania potwierdzi ten fakt. W przypadku gdy zgłoszenie nie podlega rozpatrzeniu na podstawie Procedury Whistleblowingowej, inFakt udzieli zgłaszającemu odpowiedniej informacji.

Osoba upoważniona w inFakt do podejmowania działań następczych może kontaktować się ze zgłaszającym za pośrednictwem platformy Whistlelink lub za pośrednictwem podanego przez zgłaszającego adresu do kontaktu celem uzyskania brakujących lub dodatkowych informacji. Następnie, na podstawie i w granicach Wewnętrznej Procedury Whistleblowingowej zostanie przeprowadzone w inFakt postępowanie wyjaśniające. Informacja zwrotna co do podjętych lub planowanych działań następczych zostanie zgłaszającemu udzielona w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia za pośrednictwem Platformy Whistlelink lub adresu podanego w zgłoszeniu do kontaktu, chyba, że zgłoszenie jest anonimowe i nie zostało dokonane za pośrednictwem Platformy Whistlelink, a nie podano adresu do kontaktu.

Sygnalista dokonujący zgłoszenia w dobrej wierze, korzysta z ochrony i nie mogą zostać wobec niego wyciągnięte jakiekolwiek sankcje, w tym karne i dyscyplinarne.

Jak przetwarzane są dane osobowe sygnalisty, osoby wskazanej w zgłoszeniu i innych uczestników działań następczych?

Administratorem danych osobowych:

  1. osoby dokonującej zgłoszenia,

  2. osoby, której dane zostały wskazane w zgłoszeniu (w tym osoby, której zarzuca się naruszenie prawa),

  3. innych osób, które w jakikolwiek sposób uczestniczą w procesie rozpatrywania i weryfikacji zgłoszenia, w tym osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia, świadków i ekspertów

Dane osobowe przetwarzane są w celu:

  1. wykonania ustawowego obowiązku administratora związanego z utworzeniem i utrzymywaniem wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń prawa,

  2. weryfikacji informacji wskazanych w zgłoszeniu,

  3. zapewnienia sygnaliście ochrony przed działaniami odwetowymi,

  4. podjęcia działań w celu usunięcia skutków naruszenia prawa i zapobieganiu podobnym naruszeniom w przyszłości,

  5. dochodzenia przez administratora roszczeń w stosunku do sprawcy naruszenia lub zawiadomienia o naruszeniu odpowiednich organów władzy publicznej.

Osoby, których dane są przetwarzane w związku procesem weryfikacji zgłoszenia mają prawo do:

  1. dostępu do informacji o przetwarzaniu ich danych (aczkolwiek ze względu na cel przetwarzania, prawo dostępu do informacji o źródle, z którego administrator pozyskał dane jest wyłączone),

  2. sprostowania swoich danych,

  3. usunięcia danych,

  4. ograniczenia przetwarzania danych osobowych

  5. w zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Powyższe uprawnienia mogą zostać ograniczone ze względu na cel przetwarzania. Możesz wykonać powyższe prawa, kontaktując się z Administratorem danych osobowych osobiście lub pocztą tradycyjną pod adresem ul. Szlak 49, 31-153 Kraków lub pocztą elektroniczną na adres rodo@infakt.pl.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się tutaj.