Regulamin usługi automatycznego rozczytywania faktur kosztowych

§1 Przedmiot regulaminu

Niniejszy regulamin określa warunki świadczenia usługi automatycznego rozczytywania faktur kosztowych, w szczególności prawa i obowiązki użytkowników oraz obowiązki i zakres odpowiedzialności usługodawcy.

§2 Słowniczek

Użyte w niniejszym dokumencie terminy oznaczają:

  1. Usługodawca – inFakt Sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie, z adresem ul. Szlak 49, Kraków 31-153, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000325203, posiadającą NIP 9452121681, tj. podmiot świadczący Usługę;
  2. Aplikacja – aplikacja inFakt, zasady korzystania z której opisane zostały w Regulaminie;
  3. Faktura kosztowa – faktura, którą Użytkownik chce zaksięgować, tj. wykorzystać do celów wyliczenia podatku dochodowego oraz VAT w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;
  4. Regulamin – regulamin serwisu internetowego inFakt;
  5. Regulamin Usługi – niniejszy dokument;
  6. PdK – czyli Program do Księgowości – płatny pakiet umożliwiający korzystanie z Aplikacji, szczegółowo opisany w Regulaminie;
  7. Usługa – usługa w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną polegająca na udostępnieniu Użytkownikowi w ramach PdK funkcjonalności umożliwiającej automatyczne rozczytywanie Faktur kosztowych, na zasadach opisanych w Regulaminie Usługi;
  8. Użytkownik – Użytkownik w rozumieniu Regulaminu, korzystający z PdK.

§3 Zawieranie oraz rozwiązywanie umów o świadczenie Usługi

  1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta za pośrednictwem Aplikacji, w momencie jej opłacenia.
  2. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta na czas określony, wynoszący 12 (dwanaście) miesięcy. Użytkownik może za pośrednictwem Aplikacji przedłużyć Umowę o świadczenie Usługi.
  3. Umowa o świadczenie Usługi jest zawierana w ramach PdK i tylko wraz z PdK możliwe jest korzystanie z Usługi. Wobec powyższego, Użytkownik nie ma dostępu do Usługi w przypadku kiedy umowa o korzystanie z Aplikacji w pakiecie PdK nie obowiązuje, a dostęp do usługi zostaje przywrócony w momencie ponownego zawarcia umowy o korzystanie z Aplikacji w pakiecie PdK. Brak dostępu do Usługi wobec okoliczności opisanych powyżej nie skutkuje przedłużeniem umowy na jej świadczenie.

§4 Pierwsze skorzystanie z Usługi

  1. W celu zawarcia umowy na świadczenie Usługi Użytkownik zobowiązany jest złożyć stosowną dyspozycję za pośrednictwem formularza znajdującego się w Aplikacji oraz opłacić z góry Usługę.
  2. Opłacenie Usługi oznacza jednocześnie zaakceptowaniem bez uwag Regulaminu Usługi.

§5 Istota Usługi

  1. W ramach świadczenia Usługi Usługodawca umożliwia automatyczne rozczytywanie przesłanych w wersji elektronicznej Faktur kosztowych wystawionych w języku polskim, zgodnie z polskim prawem. Tak rozczytane dane księgowe są następnie automatycznie wprowadzane do Aplikacji i Użytkownik może je zaksięgować.
  2. Usługodawca świadczy Usługę w trzech pakietach:
    1. pakiet obejmujący 100 (sto) plików – cena 100, 00 PLN;
    2. pakiet obejmujący 200 (dwieście) plików – cena 190, 00 PLN;
    3. pakiet obejmujący 300 (trzysta) plików – cena 270, 00 PLN.
  3. Każdy z pakietów wskazanych w ust. 2 jest aktywny w ciągu roku od dnia jego opłacenia, bez względu na ilość plików przesłanych w tym czasie do rozczytania.
  4. Pliki zawierające Faktury kosztowe powinny być w formacie PDF bądź JPG bądź PNG. Wobec każdego przesłanego pliku podjęta zostanie próba jego rozczytania co skutkować będzie automatycznym pomniejszeniem salda plików w ramach danego pakietu, bez względu na końcowy efekt takiego rozczytania.
  5. Rozczytaniu podlega jedynie pierwsza strona Faktury kosztowej. Wobec powyższego:
    1. każda Faktura kosztowa powinna zostać przesłana w osobnym pliku,
    2. każda Faktura kosztowa powinna na pierwszej stronie zawierać wszelkie dane umożliwiające jej zaksięgowanie.
    3. jeżeli faktura składająca się z wielu stron zostanie przesłana w formacie jeden plik=jedna strona tej samej faktury to rozczytane zostaną wszystkie tak przesłane strony;
  6. Próba rozczytania danej Faktury kosztowej trwa do 40 (czterdziestu) godzin. Aktualny status danej Faktury kosztowej wyświetlany jest w Aplikacji. Ponadto Użytkownik może aktywować mailowe powiadomienia o statusie rozczytywanych Faktur kosztowych.
  7. W przypadku gdy dana Faktura kosztowa nie może zostać rozczytana uzyska ona status Do zaksięgowania z indeksem (i). Oznacza to, że Użytkownik musi dane z takiej faktury wprowadzić ręcznie do Aplikacji. Faktury kosztowe ze statusem Do zaksięgowania (bez indeksu (i)) Użytkownik będzie mógł zaksięgować automatycznie, tj. rozczytane dane automatycznie zostaną umieszczone w Aplikacji.
  8. Użytkownik może przesyłać pliki zawierające Faktury kosztowe za pośrednictwem Aplikacji (w tym aplikacji mobilnej) oraz jako załączniki do wiadomości e-mail wysłanych na adres przypisany do niego w domenie @inFaktpliki.pl.
  9. Zakres rozczytywanych danych i sposób ich rozczytywania:
    1. Numery faktur wpisywane są bez spacji;
    2. Adres kontrahentów:
      • Wpisywana jest pełna nazwa (wraz z nazwiskami przedsiębiorców czy wspólników);
      • Używane są skróty (np. PHU, Sp. z o.o., itp.);
      • W pole miasto wpisywana jest miejscowość w której jest zarejestrowany jest dany podmiot – nazwa poczty jest pomijana;
    3. Jeśli faktura ma kilka stawek VAT, są one wpisywane w osobnych pozycjach oraz wpisywane są zwolnienia i NP (wpisywane w pole VAT, odpowiednio: zw i np);
    4. Kwoty w pozycjach są przepisywane nawet jak są błędy w przesłanym pliku
    5. Wpisywane typy płatności:
      • Gotówka;
      • Przelew;
      • Karta;
    6. Przedpłaty wpisywane są jako przelewy z datą wystawienia faktury;
    7. Data faktury – wpisywana jest data wystawienia a nie sprzedaży;
    8. Korekty faktur:
      • Kwota korekty wpisywana jest zgodnie z tym co jest na fakturze – tj. np. z minusem
      • Numer dokumentu którego korekta dotyczy wpisywany jest w odpowiednie pole w formularzu;
    9. Duplikaty faktury – rozczytywany jest jak zwykła faktura; przy rozczytywaniu duplikatu faktury, data faktury wpisywana jest w pole data wystawienia duplikatu; jeśli termin płatności jest wcześniejszy niż data wystawienia duplikatu, wstawiana jest data wystawienia duplikatu;
    10. Kaucje – nie są rozczytywane i są pomijane;
    11. Odsetki i kary – w fakturach abonamentowych (np. telefon, gaz, prąd) często są naliczane odsetki za zwłokę – te wartości nie są ujmowane w opisie wartości faktur;
    12. Faktury zaliczkowe – rozczytywane jest tylko to, co jest częścią zaliczki.

§6 Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany cen pakietów, przy czym zmiany takie nie mają wpływu na świadczenie Usług już opłaconych.
  2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie Usługi stosuje się odpowiednio postanowienia Regulaminu.
  3. Regulamin Usługi w niniejszym brzmieniu wchodzi w życie z dniem 15.07.2019 r.