Wystawianie faktury należy do podstawowych obowiązków związanych z prowadzeniem firmy. Dzięki oprogramowaniu online szeroka wiedza w tym temacie nie jest jednak potrzebna, a fakturowanie można sprowadzić do kilku prostych kroków.

KIEDY WYSTAWIĆ FAKTURĘ?

Zgodnie z zasadami ogólnymi o wystawianie faktury należy zadbać do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż lub zapłata (całości bądź części należności). Możliwe jest również jej wystawienie wcześniej – jednak nie szybciej niż na 30 dnia przed sprzedażą lub terminem płatności.

W przepisach funkcjonują jeszcze inne terminy na wystawienie dokumentu potwierdzającego dokonanie sprzedaży, które zależą od konkretnego rodzaju transakcji.

Wystawianie faktury w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania

WYSTAWIANIE FAKTURY – O JAKIE ELEMENTY ZADBAĆ?

Właściciel firmy jest zobligowany nie tylko dopilnować terminu wystawiania faktury, ale również by zawrzeć na niej wszystkie konieczne elementy. Zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, dokument ten powinien zawierać m.in.:

  • datę wystawienia i numer, który go identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numery NIP (jeśli nabywca jest osobą prywatną, NIP nie jest potrzebny),
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
  • miarę i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
  • stawkę podatku VAT,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • kwotę należności ogółem.
Nie ma jednak obowiązku zamieszczania na dokumencie oznaczenia „faktura VAT”. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie jest obowiązkowym elementem, który trzeba umieścić na fakturze.

JAK MOŻNA WYSTAWIAĆ FAKTURY W FIRMIE?

Sposobów wystawiania faktur jest co najmniej kilka. Wspomniane już Rozporządzenie Ministra Finansów określa listę elementów, które powinny znaleźć się na każdej fakturze oraz warunki, jakie powinny spełniać, ale nie definiują dokładnie jak należy je wystawiać. Dlatego przedsiębiorcy mają pewną dowolność jeśli chodzi o wybór narzędzi.

Podstawowy sposób, to sporządzenie dokumentu na zwykłej kartce papieru. Fakturę można również wystawić, korzystając z programów biurowych – edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego. Jedyne, o czym należy pamiętać, to aby tak przygotowana faktura:

  • zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami,
  • zawierała poprawne wyliczenia stawek podatku VAT,
  • była czytelna i uniemożliwiała ingerencję w treść gotowego dokumentu.
Wystawianie faktury przy pomocy programów biurowych lub na kartce papieru nie wymaga dodatkowych narzędzi. Te rozwiązania nie są jednak niezbyt wygodne na dłuższą metę, kiedy wzrasta liczba produktów i kontrahentów firmy, a przede wszystkim zmieniają się przepisy. Za każdym razem dane do faktury trzeba bowiem uzupełniać na nowo.

Przechowywanie dokumentów w formie papierowej utrudnia szybkie odnalezienie konkretnej faktury i analizę osiągniętych przychodów. Dlatego coraz większą popularność zdobywa oprogramowanie księgowe automatyzujące wiele czynności związanych z generowaniem dokumentów.

FAKTURA WYSTAWIANA PRZEZ NABYWCĘ

Wystawienie faktury to możliwość jaką zazwyczaj posiada sprzedawca towaru bądź usługi. Może się jednak zdarzyć, że ten obowiązek zostanie przeniesiony z dostawcy na odbiorcę. To tzw. samofakturowanie, sprawiające, że w praktyce kupujący wystawia fakturę sam sobie.

Sytuacja, w której faktura wystawiana jest przez nabywcę towaru lub usługi możliwa jest w przypadku:

  • dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium Polski, oraz
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.
Taki system pozwala kupującemu zachować kontrolę nad przepływem dokumentów w firmie. Szczególnie, gdy regularnie kupuje w wielu różnych źródłach.

W JAKI SPOSÓB WIĄŻĄ SIĘ ZE SOBĄ PRZELEW I TERMIN ZAPŁATY

Opłacanie faktur przelewem jest często stosowaną formą rozliczeń pomiędzy przedsiębiorcami. W takich przypadkach można się spotkać z odroczonymi terminami zapłaty. Zwyczajowo stosowane są one we współpracy z kontrahentami, z którymi pozostaje się w stałych kontaktach.

Ale w jaki sposób wiążą się ze sobą przelew i termin zapłaty? Otóż takie transakcje dokumentowane są przez faktury, na których widnieje termin zapłaty. Taka faktura stanowi jednocześnie wezwanie do zapłaty, którego termin najczęściej wynika z podpisanej umowy.

JAKI JEST TERMIN ROZLICZENIA VAT W PRZYPADKU FAKTURY VAT-RR?

Faktura VAT-RR jest dokumentem poświadczającym zakup produktów rolnych lub usług od rolników ryczałtowych. Ten dokument wystawiany jest jednak przez nabywcę. Rolnik bowiem nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji VAT oraz wystawiania faktur w kontekście sprzedaży. Co istotne, faktura VAT-RR musi zawierać podpisy obu stron oraz oświadczenie określające rolnika ryczałtowego.

Wielu przedsiębiorców może zastanawiać jaki jest termin rozliczenia VAT w przypadku faktury VAT-RR. W przypadku, gdy zapłata występuje w formie gotówki, to kupujący nie ma prawa odliczenia podatku naliczonego. Jeśli zaś nabywca płaci pieniądze na konto (nie później niż 14 dni od daty wystawienia faktury), może odliczyć VAT w miesiącu dokonania zapłaty.

PROGRAMY INSTALOWANE NA KOMPUTERZE

„Pisanie faktur” możliwe jest w programach online i instalowanych na komputerze. Ograniczeniem programów „pudełkowych” jest liczba komputerów, na których można korzystać z aplikacji do księgowania.

Często zdarza się, że licencja pozwala uruchomić program tylko na jednej maszynie. Instalacja na kolejnych komputerach wiąże się z dodatkową opłatą. Podobnie wygląda aktualizowanie aplikacji.

Wystawianie faktur wymaga posiadania najnowszej wersji, uwzględniającej zmiany w przepisach. W przypadku wersji „pudełkowych” takie aktualizacje często są dodatkowo płatne.

Z CZYM WIĄŻE SIĘ FAKTUROWANIE ONLINE

Korzystając z aplikacji online do wystawiania faktur właściciel firmy nie musi kupować pudełka z płytą, instalować i rejestrować programu. Wystarczy stworzyć konto online, by zacząć korzystać z programu w wygodny sposób.

Logowanie do panelu użytkownika jest możliwe z dowolnego komputera bez dodatkowych opłat za kolejne licencje. Dzięki temu przedsiębiorca może korzystać z aplikacji w pracy lub w domu oraz dać dostęp do listy faktur innej osobie.

Dane są przechowywane na serwerach, dlatego lista dokumentów, historia operacji i inne zapisane dane są dostępne z dowolnego miejsca. Programy online zwalniają użytkownika od konieczności aktualizacji i śledzenia zmian w przepisach.

WYPISYWANIE FAKTUR – POZNAJ ZALETY INFAKTU

Aktualizacje wdrażane są na bieżąco, a w razie wątpliwości użytkownika, usługi sieciowe oferują wsparcie wykwalifikowanych księgowych. Dodatkowymi zaletami tego rozwiązania są m.in.:

  • szybkość generowania faktur – dokumenty są wystawiane w oparciu o formularze online i uzupełniane o dane wcześniej zapisane przez użytkownika lub pobrane z bazy GUS,
  • generowanie dokumentów w formacie PDF, umożliwiające wysłanie kontrahentowi faktury elektronicznej,
  • możliwość zdefiniowania wyglądu faktury dzięki szablonom i dodaniu logo firmy.
Kolorowy szablon faktury Przykład faktury wygenerowanej w inFakt.pl

INFAKT, CZYLI SZYBKI SPOSÓB NA WYSTAWIANIE FAKTURY

Jeśli szukasz odpowiedniego programu do wystawiania faktur, rozważ co oferuje inFakt.pl. W aplikacji generowanie faktur zostało uproszczone do niezbędnego minimum.

Po założeniu darmowego konta wystarczy podać numer NIP swojej firmy. Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, podobnie jak dane klienta. Użytkownik musi jedynie wpisać datę transakcji, nazwę i cenę towaru lub usługi oraz stawkę VAT. Na tej podstawie program oblicza kwoty brutto i netto, które później widnieją na gotowym dokumencie.

Oprócz tego, w prosty sposób możesz umieścić na fakturze logo Twojej firmy oraz wybrać jeden z kilkudziesięciu gotowych szablonów faktur. Fakturę można zapisać w systemie, wydrukować lub wygenerować plik PDF, a następnie wysłać do klienta e-mailem wprost z inFaktu.

Załóż darmowe konto na inFakt.pl, a do 3 faktur w miesiącu możesz wystawiać zupełnie bez opłat. To świetna oferta, która pozwoli Ci przetestować Program do Fakturowania zupełnie bez zobowiązań. Wypełnij poniższy formularz i dołącz do ponad 400 tys. przedsiębiorców, którzy już zdecydowali się na inFakt.pl.

Szukasz sposobu na szybkie i sprawne wystawianie faktury? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil.

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania