Firmowy samochód to dziś w wielu przypadkach nieodzowny element prowadzenia działalności. Część przedsiębiorców z pewnością zastanawia się jednak czy wydatki z nim związane można w jakimś stopniu zaliczyć do kosztów? Taka możliwość jak najbardziej istnieje. Jak w praktyce wygląda samochód osobowy prywatny w firmie?
Spis treści
Jakie są możliwości użytkowania samochodu w firmie?
Przedsiębiorca podejmujący decyzję, by wykorzystać samochód osobowy prywatny w firmie musi się zastanowić w jaki sposób chce to zrobić. Jakie opcje są możliwe? Otóż przedsiębiorca może użytkować samochód: prywatny wykorzystywany do celów firmy, użyczony na podstawie umowy, albo też firmowy, czyli wprowadzony do majątku przedsiębiorstwa.
Wydatki związane z użytkowaniem auta można każdorazowo rozliczać w kosztach. Z zastrzeżeniem, że tylko zakwalifikowanie samochodu do majątku firmowego pozwala na rozliczanie całości wydatków związanych z jego użytkowaniem. Jeśli jednak przedsiębiorca nie zdecyduje się zaliczyć auta do firmowego majątku zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu.
Konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
Wydatki związane z eksploatacją samochodu prywatnego mogą być kosztami firmowymi do wysokości pewnego limitu. Przedsiębiorca użytkujący auto musi się więc liczyć się z dodatkowym obowiązkiem, którym jest prowadzeniem ewidencji przebiegu pojazdu. To nic innego jak zestawienie przejazdów z określeniem celu wyjazdu i liczby pokonanych kilometrów w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Można tu wskazywać wszystkie wyjazdy, które były związane z funkcjonowaniem firmy np. rozmowy handlowe, związane z zaopatrzeniem, wizyty w Urzędzie Skarbowym czy w ZUS.
Jako podsumowanie danego okresu należy podać iloczyn ilości przejechanych kilometrów i stawki za kilometr, która jest uzależniona od pojemności silnika naszego samochodu. W przypadku samochodów o pojemności:
do 900 cm3 stawka wynosi 0,5214zł,
powyżej 900 cm3 stawka wynosi 0,8358zł.
Określona na podstawie ewidencji przebiegu kilometrówka, to maksymalna kwota kosztów, które można rozliczyć w danym okresie. W tym przypadku możliwe są nadwyżki – zarówno kosztów nad limitem, jak i limitu nad kosztami. Nadwyżkę przenosi się na kolejny okres, przy czym ewentualnej nadwyżki limitu kilometrów nie można przenieść na następny rok.
Samochód osobowy prywatny w firmie – co z dokumentacją zakupu?
W przypadku, gdy przedsiębiorca decyduje się nabyć samochód specjalnie na potrzeby firmy najlepszym wyjściem jest zakup od sprzedawcy, który może wystawić fakturę VAT 23 proc. Wynika to z faktu, że taki dokument pozwala odliczyć VAT w związku z całą transakcją.
Trzeba przy tym wiedzieć, że fakturę najczęściej wystawiają dealerzy nowych samochodów. Faktura 23 proc. dotyczy używanego auta w sytuacji, w której przedsiębiorca jest zmuszony, żeby do sprzedawanego samochodu doliczyć VAT.
Innym sposobem dokumentowania sprzedaży używanego pojazdu jest faktura marża nierzadko spotykana w komisach samochodowych. Podstawą opodatkowania nie jest tu cała wartość netto, a jedynie marża czyli różnica pomiędzy ceną jaką za produkt musi zapłacić kupujący, a ceną, jaką zapłacił za niego wcześniej sprzedawca. Faktura marża charakteryzuje się brakiem podatku VAT.
Istnieje jeszcze oczywiście możliwość zakupu pojazdu od osoby prywatnej, którą dokumentuje umowa kupna-sprzedaży. Nabywca pojazdu ma możliwość wpisania na fakturze swoich danych, jako osoby prywatnej. Później może wprowadzić auto do majątku firmowego sporządzonym na piśmie oświadczeniem.
Jak ustala się wartość początkową pojazdu?
Aby wprowadzić samochód do firmowego majątku, konieczne jest ustalenie jego wartość początkowej. Ta kwota jest istotna ze względu na zapisywane w kosztach odpisy amortyzacyjne. Wartość początkową ustala się na podstawie:
wartości zakupu pojazdu na podstawie faktury, rachunku, umowy kupna-sprzedaży – o ile te dokumenty istnieją,
ceny rynkowej – o ile nie ma żadnych dokumentów stwierdzających wartość początkową.
Istnieje możliwość zwiększenia wartości początkowej o pewne wydatki dokonane przed wprowadzeniem samochodu osobowego prywatnego do firmy, np. opłata za rejestrację pojazdu, naprawy dokonane przed rejestracją, itp.
Samochód możesz sprawnie rozliczyć dzięki inFaktowi
Wszelkiego rodzaju koszty jakie ponosi przedsiębiorca mając samochód osobowy prywatny w firmie pozwala rozliczać inFakt. W aplikacji możesz z łatwością dodać pojazd (zarówno zakupiony na firmę, jak i przeniesiony z majątku prywatnego), który zostanie automatycznie zapisany w ewidencji środków trwałych.
Dodając nowy samochód firmowy trzeba uzupełnić takie dane, jak:
nazwa pojazdu,
numer rejestracyjny,
rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie (np. faktura),
numer dokumentu,
data nabycia,
data włączenia do majątku firmy,
metoda i stawka amortyzacji,
wartość początkowa oraz ewentualne uwagi.
Te wszystkie informacje są niezbędne do prawidłowego księgowania kosztów pojazdu, w tym odpisów amortyzacyjnych. Po dodaniu pojazdu, który nie jest leasingowany, znajdziesz go klikając w link środki trwałe.
Jak przetestować Program do Księgowości? Trzeba jedynie założyć darmowe konto i wypełnić dane księgowe. Od tego momentu można szybko i wygodnie dodawać oraz rozliczać koszty związane z firmowym samochodem. Każdy użytkownik dostaje 30-dniowy okres próbny i to bez żadnych opłat.