Faktura pro forma - zobacz kiedy warto wystawić

Faktura pro forma nie figuruje w polskich przepisach – taki dokument nie służy ani jako potwierdzenie przychodu, ani jak dowód na poniesienie kosztu. Mimo tego zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na jego wystawienie. Kiedy tak się dzieje i czy warto to tak naprawdę robić?

FAKTURA PRO FORMA NIE JEST DOKUMENTEM KSIĘGOWYM

Na próżno szukać faktury pro forma w wykazie dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub usług. Polskie przepisy nie przewidują możliwości wystawiania faktur pro forma, a jednak dokumenty takie są często spotykane. Taką fakturę można traktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

Nie ma konieczności wystawiania takich dokumentów, ale czasami jest to opłacalne, zwłaszcza, aby zachęcić potencjalnego klienta do zakupu. Faktura pro forma spełnia następujące zadania:

  • informuje nabywcę o cenie,
  • przekazuje kupującemu szczegóły usługi,
  • daje nabywcy informację o tym, jak będzie wyglądała faktura,
  • pomaga w uzyskaniu terminowej płatności.

Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale jego wyborem.

Faktura pro forma w dobrym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś sprawdź i załóż bezpłatne konto w inFakt.

INFORMACJE ZAWARTE NA FAKTURZE PRO FORMA

Mimo, że nie istnieją zasady wystawiania faktur pro forma, praktyka wskazuje na to, że taki dokument wygląda analogicznie do zwykłej faktury. Wynika to głównie z tego, że w końcu ma informować o wyglądzie dokumentu, który na jej podstawie zostanie wystawiony już po przeprowadzeniu transakcji.

W związku z tym, elementy składowe faktury pro forma to m.in.:

  • data wystawienia,
  • numer faktury,
  • nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • nazwa usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cena netto,
  • stawka podatku,
  • kwota podatku,
  • kwota brutto,
  • termin zapłaty należności.

Nie ma konieczności umieszczania na fakturze nazwy. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie należy do elementów koniecznych wymienianych w przepisach.

TERMIN WYSTAWIENIA FAKTURY PRO FORMA

Przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury pro forma. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty, natomiast nie można go wręczyć klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury właściwej.

Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. Wcześniejszy dokument pro forma ani nie zwalnia go z tego obowiązku, ani nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze.

Dopiero właściwa faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT. W sytuacji kiedy po otrzymaniu faktury pro forma kontrahent dokona płatności sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce zapłata (całości lub części należności).

Przykład faktury pro forma wygenerowanej w inFakt.pl


WZÓR FAKTURY PRO FORMA - CO POWINIEN ZAWIERAĆ?

Jak już zostało powyżej powiedziane, faktura proforma nie jest dokumentem wymienionym przez przepisy podatkowe. Nigdzie w przepisach nie znajdzie się więc elementów, które powinna zawierać.

Zwyczajowo wystawia się ją na podobnych zasadach jak właściwą fakturę VAT. Jest to uzasadnione tym, że faktura proforma jest niejako zapowiedzią faktury VAT i odnosi się do tej samej, jasno określonej transakcji sprzedaży z ustaloną ceną, zawartej między konkretnymi stronami. Warto więc zamieścić na niej m.in. takie elementy:

  • datę wystawienia,
  • numer faktury pro forma,
  • dane obydwu stron transakcji,
  • nazwę usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cenę netto,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku,
  • kwotę brutto,
  • termin zapłaty należności.

Wzór faktury proforma nie musi zawierać żadnego tytułu.

FAKTURA PRO FORMA W EXCELU - JAKIE POSIADA WADY?

Polskie przepisy nie określają konkretnego sposobu na wystawienie faktury. Co za tym idzie przedsiębiorca ma tutaj pewną dowolność. Może więc choćby zdecydować się na sporządzenie faktury:

  • na zwykłej kartce papieru,
  • używając druczku akcydensowego,
  • korzystają z Worda lub Excela,
  • dzięki odpowiedniej aplikacji online.

Spora część przedsiębiorców decyduje się na wystawienie faktury proforma w Excelu. Należy jednak wiedzieć, że nie jest to rozwiązanie idealne. Powód? Otóż arkusz kalkulacyjny Excel nie jest stworzony z myślą o fakturowaniu. W konsekwencji wystawienie przy jego pomocy odpowiedniego dokumentu może skończyć się pomyłką.

Dodatkowo trudno tu o wygodę całego procesu. Przedsiębiorca musi bowiem każdorazowo samodzielnie wypełniać wszystkie konieczne dane, a także samodzielnie dbać o numerację dokumentu. Inna wada to brak odpowiedniej estetyki wystawionego dokumentu.

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest dedykowana fakturowaniu aplikacja online, która uprasza cały proces.

WZÓR RACHUNKU PRO FORMA

Jeszcze do końca 2013 r. "nievatowcy" mieli możliwość wystawiania rachunku proforma. Ta zasada uległa jednak zmianie, w związku z faktem, że od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy transakcje dokumentują fakturami. Co za tym idzie firmy zwolnione z VAT zamiast rachunku proforma muszą wystawiać fakturę proforma.

Od 2014 r. zmieniły się przepisy dotyczące wystawiania faktur. Od 1 stycznia 2014 r. przedsiębiorcy nie wystawiają już rachunków. Co za tym idzie wszystkie firmy mają obowiązek posługiwania się fakturami. Również zwolnieni z VAT, którzy do tej pory wystawiali rachunki. Z czego to wynika?

Otóż słowo „rachunek” można znaleźć w zasadzie w dwóch aktach prawnych. Pierwszym z nich jest ordynacja podatkowa, drugim zaś osobne rozporządzenie określające listę elementów, które koniecznie trzeba na takim dokumencie zamieścić. Od 1 stycznia 2014 r. zapisy, które się w nich znajdują uległy pewnej zmianie.

Obecnie zapis w ordynacji podatkowej brzmi następująco:„Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.” (Art. 87. par. 1.)

Zgodnie z odrębnymi przepisami obowiązek wystawiania faktur mają:

  • VAT-owcy – zawsze, gdy nabywcą jest inna firma oraz na żądanie nabywcy prywatnego,
  • firmy zwolnione z VAT – tylko na żądanie odbiorcy (zarówno innej firmy, jak i osoby prywatnej).

Tym samym przytoczony zapis z ordynacji podatkowej dotyczący wystawiania rachunków odnosi się już do mniejszego grona podatników. Przede wszystkim zarabiających w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenie. Wszyscy przedsiębiorcy transakcje muszą dokumentować fakturami.

ODPOWIEDNI DRUK FAKTURY PRO FORMA NA INFAKT.PL

Faktura pro forma najlepiej, jeśli wystawiona w dedykowanej aplikacji. Dzięki temu można mieć pewność, że dokument będzie czytelny i spełni swoją funkcję. inFakt.pl to program online, który z powodzeniem posłuży Ci do wystawiania pro formy.

Aby wystawić fakturę pro forma online, wykonaj następujące kroki:

  • Załóż darmowe konto w inFakt.pl lub zaloguj się.
  • W menu po prawej stronie ekranu kliknij w przycisk „Proforma”.
  • Podaj dane swojej firmy.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • Wybierz daty wystawienia, sprzedaży oraz termin zapłaty.
  • Podaj nazwę towaru/usługi, stawkę VAT i cenę (wystarczy netto lub brutto – druga kwota wyliczy się sama).
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Przejrzyj podgląd wystawionej faktury pro forma.
  • Klikając w przycisk „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.

To wszystko – pro forma gotowa. Jeśli chcesz tak wystawioną pro formę zamienić w fakturę, w inFakt.pl jest to równie proste. W tym celu wystarczy otworzyć edycję wystawionej proformy i w menu po prawej kliknąć w opcję: „Zmień na fakturę”.

Chcesz przetestować te oraz inne opcje jakie daje użytkownikowi Program do Fakturowania? Nic prostszego. Wystaw fakturę wypełniając formularz na samej górze tej strony i skorzystaj ze wszystkich możliwości jakie daje aplikacja. Sprawdź już dziś i dołącz do grona ponad 400 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi.

Faktura pro forma wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Sprawdź już dziś!