Faktura pro forma - zobacz kiedy warto wystawić

Faktura pro forma nie figuruje w polskich przepisach – taki dokument nie służy ani jako potwierdzenie przychodu, ani jak dowód na poniesienie kosztu. Mimo tego zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się na jego wystawienie. Kiedy tak się dzieje i czy warto to tak naprawdę robić?

FAKTURA PRO FORMA NIE JEST DOKUMENTEM KSIĘGOWYM


Na próżno szukać faktury pro forma w wykazie dokumentów potwierdzających sprzedaż towarów lub usług. Polskie przepisy nie przewidują możliwości wystawiania faktur pro forma, a jednak dokumenty takie są często spotykane. Taką fakturę można traktować jako ofertę zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług.

Nie ma konieczności wystawiania takich dokumentów, ale czasami jest to opłacalne, zwłaszcza, aby zachęcić potencjalnego klienta do zakupu. Faktura pro forma spełnia następujące zadania:
  • informuje nabywcę o cenie,
  • przekazuje kupującemu szczegóły usługi,
  • daje nabywcy informację o tym, jak będzie wyglądała faktura,
  • pomaga w uzyskaniu terminowej płatności.
Należy jednak pamiętać, że wystawienie faktury pro forma nie jest obowiązkiem przedsiębiorcy, ale jego wyborem.

Faktura pro forma w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!

INFORMACJE ZAWARTE NA FAKTURZE PRO FORMA


Mimo, że nie istnieją zasady wystawiania faktur pro forma, praktyka wskazuje na to, że taki dokument wygląda analogicznie do zwykłej faktury. Wynika to głównie z tego, że w końcu ma informować o wyglądzie dokumentu, który na jej podstawie zostanie wystawiony już po przeprowadzeniu transakcji. 

W związku z tym, elementy składowe faktury pro forma to m.in.:
  • data wystawienia,
  • numer faktury,
  • nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • nazwa usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cena netto,
  • stawka podatku,
  • kwota podatku,
  • kwota brutto,
  • termin zapłaty należności.
Nie ma konieczności umieszczania na fakturze nazwy. Dzieje się tak dlatego, że nazwa nie należy do elementów koniecznych wymienianych w przepisach.

TERMIN WYSTAWIENIA FAKTURY PRO FORMA


Przepisy nie wyznaczają terminu wystawienia faktury pro forma. Taki dokument można wystawić przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty, natomiast nie można go wręczyć klientowi po otrzymaniu zaliczki lub całości należności. W takiej sytuacji przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury właściwej. 

Po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. Wcześniejszy dokument pro forma ani nie zwalnia go z tego obowiązku, ani nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze.

Dopiero właściwa faktura stanowi dokument księgowy potwierdzający dokonaną transakcję i podlega księgowaniu oraz wprowadzeniu do rejestru VAT. W sytuacji kiedy po otrzymaniu faktury pro forma kontrahent dokona płatności sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce zapłata (całości lub części należności).

Przykład faktury pro forma wygenerowanej w inFakt.pl

WZÓR FAKTURY PRO FORMA - CO POWINIEN ZAWIERAĆ?

Jak już zostało powyżej powiedziane, faktura proforma nie jest dokumentem wymienionym przez przepisy podatkowe. Nigdzie w przepisach nie znajdzie się więc elementów, które powinna zawierać.

Zwyczajowo wystawia się ją na podobnych zasadach jak właściwą fakturę VAT. Jest to uzasadnione tym, że faktura proforma jest niejako zapowiedzią faktury VAT i odnosi się do tej samej, jasno określonej transakcji sprzedaży z ustaloną ceną, zawartej między konkretnymi stronami. Warto więc zamieścić na niej m.in. takie elementy:

  • datę wystawienia,
  • numer faktury pro forma,
  • dane obydwu stron transakcji,
  • nazwę usługi/towaru,
  • ilość zamówionych towarów/usług,
  • cenę netto,
  • stawkę podatku,
  • kwotę podatku,
  • kwotę brutto,
  • termin zapłaty należności.


Wzór faktury proforma nie musi zawierać żadnego tytułu.

FAKTURA PRO FORMA W EXCELU - JAKIE POSIADA WADY?

Polskie przepisy nie określają konkretnego sposobu na wystawienie faktury. Co za tym idzie przedsiębiorca ma tutaj pewną dowolność. Może więc choćby zdecydować się na sporządzenie faktury:

  • na zwykłej kartce papieru,
  • używając druczku akcydensowego,
  • korzystają z Worda lub Excela,
  • dzięki odpowiedniej aplikacji online.


Spora część przedsiębiorców decyduje się na wystawienie faktury proforma w Excelu. Należy jednak wiedzieć, że nie jest to rozwiązanie idealne. Powód? Otóż arkusz kalkulacyjny Excel nie jest stworzony z myślą o fakturowaniu. W konsekwencji wystawienie przy jego pomocy odpowiedniego dokumentu może skończyć się pomyłką.

Dodatkowo trudno tu o wygodę całego procesu. Przedsiębiorca musi bowiem każdorazowo samodzielnie wypełniać wszystkie konieczne dane, a także samodzielnie dbać o numerację dokumentu. Inna wada to brak odpowiedniej estetyki wystawionego dokumentu.

Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest dedykowana fakturowaniu aplikacja online, która uprasza cały proces.

WZÓR RACHUNKU PRO FORMA

Jeszcze do końca 2013 r. nievatowcy mieli możliwość wystawiania rachunku proforma. Ta zasada uległa jednak zmianie, w związku z faktem, że od 1 stycznia 2014 r. wszyscy przedsiębiorcy transakcje dokumentują fakturami. Co za tym idzie firmy zwolnione z VAT zamiast rachunku proforma muszą wystawiać fakturę proforma.
Od 2014 r. zmieniły się przepisy dotyczące wystawiania faktur
Od 1 stycznia 2014 r. przedsiębiorcy nie wystawiają już rachunków. Co za tym idzie wszystkie firmy mają obowiązek posługiwania się fakturami. Również zwolnieni z VAT, którzy do tej pory wystawiali rachunki. Z czego to wynika?

Otóż słowo „rachunek” można znaleźć w zasadzie w dwóch aktach prawnych. Pierwszym z nich jest ordynacja podatkowa, drugim zaś osobne rozporządzenie określające listę elementów, które koniecznie trzeba na takim dokumencie zamieścić. Od 1 stycznia 2014 r. zapisy, które się w nich znajdują uległy pewnej zmianie.

Obecnie zapis w ordynacji podatkowej brzmi następująco:

„Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.” (Art. 87. par. 1.)

Zgodnie z odrębnymi przepisami obowiązek wystawiania faktur mają:

  • VAT-owcy – zawsze, gdy nabywcą jest inna firma oraz na żądanie nabywcy prywatnego,
  • firmy zwolnione z VAT – tylko na żądanie odbiorcy (zarówno innej firmy, jak i osoby prywatnej).


Tym samym przytoczony zapis z ordynacji podatkowej dotyczący wystawiania rachunków odnosi się już do mniejszego grona podatników. Przede wszystkim zarabiających w oparciu o umowę o dzieło lub zlecenie. Wszyscy przedsiębiorcy transakcje muszą dokumentować fakturami.

ODPOWIEDNI DRUK FAKTURY PRO FORMA NA INFAKT.PL


Faktura pro forma najlepiej, by była wystawiona w dedykowanej aplikacji. Dzięki temu można mieć pewność, że dokument będzie czytelny i spełni swoją funkcję. inFakt.pl to program online, który z powodzeniem posłuży Ci do wystawiania pro formy.

Aby wystawić faktrę pro forma online, wykonaj następujące kroki:

  • Załóż darmowe konto w inFakt.pl lub zaloguj się.
  • W menu po prawej stronie ekranu kliknij w przycisk „Proforma”.
  • Podaj dane swojej firmy.
  • Podaj dane klienta – wystarczy NIP, reszta danych uzupełni się sama!
  • Wybierz daty wystawienia, sprzedaży oraz termin zapłaty.
  • Podaj nazwę towaru/usługi, stawkę VAT i cenę (wystarczy netto lub brutto – druga kwota wyliczy się sama).
  • Kliknij „Zapisz”.
  • Przejrzyj podgląd wystawionej faktury pro forma.
  • Klikając w przycisk „Drukuj”, aby zapisać fakturę jako PDF.
To wszystko – pro forma gotowa. Jeśli chcesz tak wystawioną pro formę zamienić w fakturę, w inFakt.pl jest to równie proste. W tym celu wystarczy otworzyć edycję wystawionej proformy i w menu po prawej kliknąć w opcję: „Zmień na fakturę”.

Chcesz przetestować te oraz inne opcje jakie daje użytkownikowi Program do Fakturowania? Nic prostszego. Zarejestruj się w inFakcie wypełniając poniższy formularz, a do 3 faktur miesięcznie będziesz mógł wystawiać zupełnie za darmo. Sprawdź już dziś i dołącz do grona przeszło 380 tys. przedsiębiorców, którzy zaufali inFaktowi. 

Faktura pro forma wystawiona szybko i sprawnie? Załóż darmowe konto w inFakcie i przekonaj się, że fakturę można wystawić w kilka chwil. Sprawdź już dziś!

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!


Poleć artykuł:
2015-11-20

inFakt mobile

inFakt jest już dostępny w wersji mobile!

Mobilne fakturowanie i księgowość inFakt na iPhone’a
"Aplikacja mobilna inFakt, to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, które wprowadza naprawdę mobilną księgowość"
inFakt - fakturowanie i księgowość na iPhone
"Program zajmuje się w prosty i przyjazny sposób tą szarą i nudną stroną prowadzenia firmy"
Nowa aplikacja do fakturowania na Androida od inFakt
"Aplikacja mobilna to naturalne uzupełnienie możliwości, które daje Program do Fakturowania inFakt"

Realni księgowi

Każdy klient Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego ma dedykowaną księgową lub księgowego, który zajmuje się obsługą jego firmy. Przedsiębiorca ma do dyspozycji bezpośredni numer telefonu i adres e-mail do swojego księgowego.
Adam Cygan Księgowy inFakt
Zatrudniamy księgowych, kadrowych, specjalistów ds. podatków oraz doradców.

Księgowi są do Twojej dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 22 oraz w soboty i niedziele.
Specjalizacje
Obsługa firm świadczących usługi za granicą
Obsługa leasingów, kredytów
Specjalizacja w obsłudze firm świadczących usługi programistyczne

Liczy się Twój biznes!

Poznaj historie osób korzystających z inFakt.
Odkryłem przypadkiem inFakt i okazało się, że jest dużo wygodniej i dużo prościej, jeśli mamy dostęp do aplikacji z każdego komputera.
Michał Ostrowski Kierowca, Przedsiębiorca
W inFakcie podoba mi się, że chociaż wszystko jest elektroniczne i korzystam przez internet, to gdzieś tam z tyłu są żywi ludzie i fajnie jest mieć możliwość zadzwonienia i konsultacji, kiedy jest jakiś problem.
Paweł Jońca Grafik, Ilustrator
Jestem fanem prostych interfejsów. A inFakt jest dobrze przygotowany pod kątem usability. Zrozumiałem go bez żadnego czytania instrukcji. Ma przewagę nad konkurencją, ponieważ jest prosty i bardzo szybko można się go nauczyć.
Artur Kurasiński Bloger, Przedsiębiorca

Współprace redakcyjne

Gościnne publikacje ekspertów inFakt w mediach

Jak ustalić stawkę VAT na fakturze?

Rejestracja do VAT niesie z sobą podstawowy obowiązek wymagający znajomości przepisów. Każdy VAT-owiec musi pilnować, aby do transakcji doliczać VAT według odpowiednich stawek. Pomyłki w tym zakresie mogą pociągać za sobą skutki podatkowe odczuwalne zarówno przez przedsiębiorcę, jak i jego klienta.

Jak i kiedy poprawnie wystawić fakturę VAT?

Podczas prowadzenia firmy faktury są zwykle na porządku dziennym, ponieważ potwierdzają zawierane transakcje. Są to zarówno faktury zakupowe, które standardowo służą do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, jak i faktury sprzedażowe. W obu przypadkach dokumenty te wpływają na kwoty płaconych podatków, dlatego są niezwykle ważne. Podpowiadamy jak poprawnie wystawić fakturę VAT.

5 kwestii, o których musisz pamiętać wystawiając fakturę

Fakturowanie w wielu firmach odgrywa bardzo ważną rolę, a tym samym zajmuje sporo czasu. W końcu standardowo to faktura potwierdza sprzedaż, a zawarte na niej dane decydują o kwotach podatków do zapłaty. Dlatego warto dobrze poznać zasady fakturowania, aby działać zgodnie z prawem. Poniżej przedstawiamy 5 ważnych kwestii, które trzeba wziąć pod uwagę przed wystawieniem faktury.