Jak obliczyć przepływy pieniężne w firmie i jak zaoszczędzić pieniądze na gorsze czasy?

Tylko 1 na 10 przedsiębiorców otrzymuje płatności z wystawionych faktur na czas. Długie terminy lub niesolidni kontrahenci to ogromne zmartwienia dla małych i średnich firm. Jak nie wpaść w pułapkę osuwających się zobowiązań i zbudować poduszkę finansową? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Terminowe płatności to rzecz, która dla większości polskich przedsiębiorców jest wciąż marzeniem.

Według Badania płatności w Polsce 2019 – Coface opublikowanym przez firmę Coface, aż 9 na 10 przedsiębiorców nie otrzymuje płatności za wystawione faktury na czas.

Średni czas oczekiwania na opóźnioną płatność to aż dwa miesiące. Doliczając do tego sam termin płatności wynikiem jest kilka dobrych miesięcy oczekiwania na przelew.. Szczególnie dla mniejszych lub początkujących firm posiadanie poduszki finansowej jest niezbędne do płynnego działania.

Jak stworzyć sobie bufor bezpieczeństwa finansowego?

Każda nadwyżka i oszczędność w firmie jest na wagę złota dla Twojej wypłacalności. Planując przepływy pieniężne firmy jesteś w stanie z czasem wybudować sobie bufor bezpieczeństwa finansowego.

Oto pięć kroków które powinieneś powtarzać co kwartał (bądź częściej) aby taki bufor stworzyć:

• Obliczenie aktualnego stanu przepływów pieniężnych firmy
• Kategoryzacja wydatków stałych i zmiennych
• Prognoza płynności
• Optymalizacja wydatków
• Buduj bufor bezpieczeństwa

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Krok #1 zbudowania poduszki finansowej: obliczenie przepływów pieniężnych

Najpierw należy zdiagnozować aktualną sytuację finansową Twojej firmy. Najprostszym sposobem jest odjęcie sumy rzeczywistych wydatków od sumy rzeczywistych dochodów w wybranym przez Ciebie okresie. Czy to będzie obliczenie miesięczne, kwartalne, półroczne czy roczne, to zależy od Ciebie. Poleca się robić taką analizę minimum co kwartał, choć miesięczna analiza pozwoli Ci jeszcze szybciej zareagować na ewentualne problemy z płynnością.
Pozytywny wynik pokażę nadwyżkę, którą zdobyłeś w ciągu obliczonego okresu, negatywny wynik sugeruje straty a tym samym brak płynności finansowej. W tym przypadku trzeba szybko działać.

Wzór obliczenia przepływów finansowych firmy:

Przepływy pieniężne = rzeczywiste dochody - rzeczywiste wydatki

Krok #2: Kategoryzacja wydatków

Kategoryzacja wydatków pozwoli Ci na obliczenie przepływów pieniężnych prostą, bezpośrednią metodą. Dzielimy wydatki na wydatki stałe i na wydatki zmienne.
Wydatki stałe to te wydatki, które są niezależne od ilości Twoich zleceń i z miesiąca na miesiąc lub z kwartału na kwartał pozostają takie same. Przykładowo może to być czynsz za biuro, raty kredytu, leasing albo wynagrodzenia pracowników.
Wydatki zmienne są zależne od liczby zleceń. To na przykład koszty materiałów, wydatki marketingowe, zakupy gotówkowe lub wynagrodzenia dla freelancerów.

Taka kategoryzacja wprowadzi większą przejrzystość i ułatwi sporządzenie prognozy przepływów.

Krok #3: Prognoza przepływów pieniężnych

Po kategoryzacji wydatków czas na prognozę przepływów pieniężnych. Zacznij od obliczenia aktualnej sytuacji, czyli odejmij rzeczywiste wydatki ubiegłego miesiąca od rzeczywistych przychodów ubiegłego miesiąca. Ważne, abyś brał pod uwagę tylko te dochody, które już rzeczywiście wpłynęły na Twoje konto. Wynik tego obliczenia pokaże, ile wolnej gotówki masz do dyspozycji.

Na podstawie tej informacji możesz teraz rozpocząć prognozowanie przepływów następnych miesięcy.

Zacznij od obliczenia strony wydatków. Wydatki stałe powinny pozostać na tym samym poziomie, zwróć jednak uwagę na wydatki zmienne. Postaraj się jak najdokładniej prognozować ich wysokość. Jeśli nie jesteś pewny niektórych wydatków, zawsze warto policzyć prognozę z nadwyżką.

1. Teraz zabierz się za stronę dochodów. Ich prognoza może okazać się nie lada wyzwaniem, dlatego zwracaj uwagę na kilka szczegółów.
2. Terminy płatności Twoich klientów: zawsze może się zdarzyć, że ktoś jednak zapłaci w terminie…
3. Nawyki płatnicze Twoich klientów: sprawdź, kiedy stali klienci w przeszłości opłacali faktury. Jeśli masz klienta, który notorycznie się spóźniał, weź to pod uwagę podczas prognozowania.
4. Spóźnione zapłaty minionych zleceń: zwróć uwagę na spóźnialskich. Jeśli jest to prawdopodobne, że klient w tym miesiącu opłaci fakturę wystawioną jakiś czas temu, uwzględnij to w prognozie.

Teraz możesz odjąć prognozowane wydatki od prognozowanych dochodów, aby uzyskać prawdopodobną kwotę wolnej gotówki pod koniec następnego miesiąca. Im bardziej krytycznym okiem będziesz prognozował dochody i wydatki, tym lepiej.
Jeśli jest to możliwe, spróbuj sporządzić prognozę na kilka miesięcy naprzód, aby sprawdzić, czy narośnie bufor bezpieczeństwa, czy będziesz musiał zoptymalizować swoje wydatki.

Przykład prognozy przepływów finansowych:

Krok #4: Optymalizacja dochodów i wydatków

Dzięki prognozie wydatków i przychodów jesteś w stanie zobaczyć, czy Twojej firmie w najbliższym czasie zabraknie wolnej gotówki. Dzięki rygorystycznej kategoryzacji i prognozie szybko zobaczysz dokąd ucieka gotówka Twojej firmy. Ta wiedza pozwoli na szybką reakcję, na przykład optymalizując nadchodzące wydatki.

Kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby szybko obniżyć wydatki swojej firmy:

1. Negocjuj rabaty za szybką spłatę faktury. Jeśli jeszcze masz dostępną gotówkę, sprawdź, czy dostawca udzieli Ci rabatu za szybką zapłatę należności.
2. Korzystaj z długich terminów płatności. Jeśli już masz problem z płynnością, wykorzystuj długie terminy płatności do końca.
3. Wynegocjuj spłatę ratami. Warto zapytać dostawcę, czy zaakceptuje płatność ratami.
4. Przesuń planowane inwestycje na później. Niestety nieraz trzeba po prostu zahamować. Gdy widzisz, że możesz wpaść w problemy z płynnością finansowa, nie decyduj się na długotrwałe inwestycje.

Krok #5: Buduj poduszkę finansową

Prognoza płynności finansowej dała Ci wszystkie informacje, które są Ci potrzebne do konsekwentnego budowania własnej poduszki finansowej. Wiesz już ile pieniędzy zostanie na Twoim koncie pod koniec następnych kilku miesięcy oraz ile z nich będziesz mógł odłożyć.
Jeśli widzisz, że bufor nie będzie rosnąć w satysfakcjonującym tempie, możesz już dziś zaplanować zmiany w wydatkach następnych miesięcy.

Nierzadko jednak, mimo najszczerszych chęci i starań, poduszka pieniędzy nie rośnie względem potrzeb Twojej firmy. Warto wtedy rozejrzeć się za zewnętrzną formą finansowania.

Co można zrobić z inFakt w kwesti zapewnienia poduszki finansowej?

• Możesz ułatwić swoim kontrahentom płatność faktur za pomocą szybkich płatności. Tę opcję wprowadziliśmy w 2017 roku.
• Teraz wspólnie z firmą Finiata przygotowaliśmy dla zarejestrowanych klientów ofertę odnawialnej linii finansowej. Oferta obejmuje finansowanie od 1 do 50 tys. zł; szybki wniosek, 100% online przez aplikację inFakt, bez zbędnych dokumentów oraz wypłatę pieniędzy na konto w kilkanaście minut. To wszystko za 1,43% netto miesięcznie (po odliczeniu podatków)

Oferta jest dostępna dla nowych i obecnych klientów. Zaloguj się do aplikacji inFakt i szukaj oznaczeń „wcześniejsza spłata” przy Twoich fakturach przychodowych, aby zobaczyć przykład finansowania.