JPK_VAT to pierwsza struktura JPK, która zaczyna od nowego roku obowiązywać mikroprzedsiębiorców. Jak należy wysyłać JPK_VAT? Jak często to robić? Co w przypadku rozliczania się z VAT kwartalnie?

Co to jest JPK_VAT?

JPK_VAT to dane wynikające z ewidencji sprzedaży i zakupu VAT, ułożone w określonej strukturze ustalonej przez Ministerstwo Finansów. JPK_VAT to część Jednolitego Pliku Kontrolnego, czyli raportów z danych z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych, przesyłanych w formie elektronicznej do organu podatkowego. Z uwagi na formę online przesyłania danych, Ministerstwo będzie łatwiej je agregować, analizować i wykrywać ewentualne nieszczelności w systemie podatkowym. Przedsiębiorcom natomiast forma elektroniczna ma ułatwić dostarczanie danych.

Kogo dotyczy JPK_VAT? 

Obowiązek JPK_VAT dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy stosują oprogramowanie komputerowe do ewidencji finansowo-księgowej, włączając w to program excel. Mikroprzedsiębiorstwa to ostatnia grupa, którą obejmie ten obowiązek - wcześniej już zaczęły podlegać mu małe, średnie i duże firmy. Mikroprzedsiębiorstwa to firmy, które: 

  • Zatrudniają poniżej 10 pracowników 
  • W ciągu ostatniego roku podatkowego ich obroty nie przekroczyły 2 mln euro. 
Co istotne - przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie prowadzą rejestru VAT, a tym samym są zwolnieni także z generowania JPK_VAT.

Od kiedy obowiązuje JPK_VAT?

Od 1 stycznia 2018 każdy podatnik VAT będzie zobligowany do tego, aby swoje rozliczenie VAT wysyłać w określonym schemacie do Ministerstwa jako JPK_VAT. Dla mikroprzedsiębiorstw zatem terminem, od którego obejmuje je JPK_VAT, jest początek 2018 r. 

Ponieważ z podatku VAT za styczeń przedsiębiorcy rozliczają się w lutym, 26 luty (25.2 to niedziela) będzie terminem, do którego trzeba będzie przesłać JPK_VAT do organu podatkowego. Z uwagi na to, że liczba raportów z ewidencji VAT wysyłanych przez 1.6 miliona mikroprzedsiębiorców będzie ok. 16-krotnie wyższa, niż obecnie przesyłane dokumenty, system może być przeciążony i wysyłka może się nie udać - a odpowiedzialność za to ponosi podatnik. Warto więc nie czekać do ostatniej chwili, ale wysłać JPK_VAT wcześniej. 

Dodatkowo, Ministerstwo Finansów zachęca do wysyłania JPK_VAT za październik, listopad i grudzień 2017 r. wcześniej. Podatnicy, którzy złożą JPK_VAT za te miesiące uzyskają zwrot VAT do 25 dni. Co ważne, za te miesiące JPK_VAT należy złożyć zgodnie z obecnie obowiązującą strukturą (od 2018 r. zaczyna obowiązywać struktura ze zmianami - o tym poniżej).

Aby wysyłać JPK, zarejestruj się w inFakt za darmo!

Wystawiaj faktury oraz prowadź księgowość online.

lub dowiedz się więcej o inFakt

Administratorem danych osobowych jest Infakt Sp. z o.o. Więcej Powierzone dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji usługi dostępu do aplikacji Infakt, oferowanej przez Administratora oraz prowadzonej z wykorzystaniem w/w aplikacji obsługi księgowej świadczonej przez niego. Ponadto, dane przetwarzane będą w celu informowania o działaniu w/w aplikacji, w tym przesyłania komunikatów generowanych w ramach jej funkcjonalności.

Struktura JPK_VAT 

Dane z ewidencji VAT przesyłane do organu podatkowego w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego należy dostarczać w określonym schemacie, który jest udostępniony na stronie Ministerstwa. 

Po konsultacjach z przedsiębiorcami Ministerstwo Finansów przygotowało pewne zmiany w strukturze i opublikowało nową wersję struktury logicznej JPK dedykowanego dla ewidencji VAT (JPK_VAT (3)). Mają one wejść w życie od 1 stycznia 2018 r. 

W nowej strukturze zmniejszona zostanie ilość pól obowiązkowych do wypełnienia np. nie będzie obowiązku umieszczania adresu podatnika, zmianie ulegnie sposób oznaczania kolejnych przesyłanych struktur JPK_VAT za ten sam okres. Pierwszy z przesyłanych plików w polu „cel złożenia” powinien zawierać cyfrę „0”. W nowej strukturze będzie można też podać adres e-mail, co ma ułatwić szybki kontakt z podatnikiem, w przypadku niezgodności w złożonej strukturze JPK_VAT.

Nowy schemat został już opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów, na razie wyłącznie w formacie xsd.

Jak się przygotować do wysyłki JPK_VAT? 

JPK_VAT można złożyć tylko w formie elektronicznej, a wysyłany plik musi być zgodny z formatem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. W związku z tym w pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy system finansowo-księgowy stosowany w firmie będzie do tego przygotowany. W przypadku korzystania z oprogramowania dostarczanego przez firmę zewnętrzną, należy sprawdzić, czy używany program do fakturowania i księgowości umożliwia przygotowanie oraz przesłanie zgodnego ze strukturą wskazaną przez Ministerstwo Finansów Jednolitego Pliku Kontrolnego. 

Jeśli natomiast przedsiębiorca prowadzi ewidencje VAT w formie plików excel, Word lub papierowej (przy czym od 1.1.2018 możliwa będzie tylko forma elektroniczna) i chce sam składać JPK_VAT, może skorzystać z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów (więcej informacji o niej poniżej).

W pierwszej kolejności należy sprawdzić, czy wewnętrzne systemy w firmie zawierają odpowiednie dane i pozwalają na wygenerowanie ich zgodnie z wymogami Ministerstwa. Dane te powinny być spójne ze sobą, nawet jeżeli pochodzą z różnych systemów. Następnie, należy pobrać zamieszczony na stronie Ministerstwa dokument w formacie csv oraz ręcznie przepisać wymagane dane z rejestrów VAT. Ważne jest też, aby dane przesyłane w ramach JPK_VAT były wysyłane w jednym pliku.

Do wysyłania plików JPK_VAT potrzebny jest: 
  • profil zaufany - jest to rozwiązanie bezpłatne 
  • certyfikat kwalifikowany, czyli bezpieczny podpis elektroniczny - rozwiązanie płatne. 
Profil zaufany to rozwiązanie, które pozwala na zastąpienie elektronicznego podpisu kwalifikowanego przy przesyłaniu plików przez platformę ePUAP. Można go założyć przez internet lub w punkcie potwierdzającym. Szczegółowe informacje o tym, co to jest profil zaufany oraz w jaki sposób go założyć można znaleźć tutaj.

Terminy przesyłania JPK_VAT 

Pliki JPK_VAT należy od początku 2018 r. wysyłać co miesiąc. Co ważne, trzeba to robić bez wezwania organu podatkowego - w odróżnieniu od innych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, który wysyła się na wezwanie organu.

Niezgodności w JPK_VAT 

Pliki wysyłane w ramach JPK_VAT będą weryfikowane przez Ministerstwo Finansów

W przypadku wykrycia niezgodności, przedsiębiorcy zostanie przekazana o tym informacja na numer telefonu lub pod adres mailowy, który wcześniej podał. Wiadomości takie, opatrzone podpisem „Ministerstwo Finansów, Departament Poboru Podatków”, będą zawierać prośbę o sprawdzenie przesłanej struktury JPK_VAT oraz kontakt ze swoim urzędem skarbowym w celu wyjaśnienia niezgodności. W celach bezpieczeństwa należy pamiętać, że powiadomienia nie powinny zawierać wezwań do zapłaty podatku oraz nie będą zawierać żadnych linków ani załączników.