Faktura to najpowszechniejszy dokument wykorzystywany przez przedsiębiorców – dokumentuje zarówno przychody, jak i koszty. Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Czym jest faktura i jakie elementy muszą się na niej znaleźć?

CO TO JEST FAKTURA I KTO MUSI JĄ WYSTAWIAĆ?


Faktura to dokument potwierdzający transakcję – sprzedaż towarów lub usług. Jej wystawcą jest zawsze firma, natomiast odbiorcą może być zarówno osoba prywatna (konsument), jak i inny przedsiębiorca. Od 1 stycznia 2014 r. muszą ją wystawiać również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej dokumentowały transakcje przy użyciu rachunków.

W ich przypadku obowiązek wystawienia faktury istnieje jednak tylko w momencie, gdy poprosi o niego nabywca. Kupujący ma 3 miesiące na wyrażenie takiego żądania - licząc od końca miesiąca dostawy towaru. Po upływie tego terminu przedsiębiorca nie musi wystawiać żadnego dokumentu. Jeśli jednak nie chce tego robić, nie musi – decyzja zależy tylko do niego.

Faktura w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu.

Program do fakturowania

Wystawiaj faktury w aplikacji www oraz mobile!

lub dowiedz się więcej o Programie do Fakturowania

JAKIE ELEMENTY NA FAKTURZE VAT-OWCA?


Rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa, co powinna zawierać faktura sporządzana przez firmy będące czynnymi podatnikami VAT. Aby mieć pewność, że na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane elementy, najlepiej skorzystać z programu online do fakturowania, np. inFakt.pl, który automatycznie generuje dokumenty zgodne z prawem.

Standardowa faktura wystawiana przez VAT-owców powinna zawierać m.in. takie elementy jak:
  • data wystawienia,
  • data wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów lub termin płatności, o ile ten termin jest określony i różni się od daty wystawienia,
  • numer jednoznacznie identyfikujący dokument,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP nabywcy i sprzedawcy (chyba że nabywca jest osobą prywatną – wówczas jego NIP nie jest wymagany),
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
  • kwota należności ogółem.

O tym jak przedstawia się kwestia wystawiania faktur przez firmy zwolnione z VAT można przeczytać w tym artykule.

OZNACZENIA "KOPIA" I "ORYGINAŁ" NIE SĄ POTRZEBNE


Od początku 2013 r. nie ma konieczności zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Zamieszczenie wszystkich niezbędnych elementów wystarcza, aby dokument potwierdzający sprzedaż został uznany za zgodny z przepisami. Ponadto od 2011 r. nie istnieje konieczność wystawiania egzemplarzy oznaczonych jako „kopia” i „oryginał”.

Rozporządzenie dotyczące fakturowania wskazuje na obligatoryjne elementy faktury, ale nie zamyka ich katalogu. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca chce, to może oznaczyć dokument jako „Faktura VAT”, czy używać oznaczeń „Oryginał” i „Kopia”. Może także zamieścić inne, dodatkowe elementy, o których rozporządzenie nie wspomina (np. logo firmy).

FAKTURA UPROSZCZONA ZAWIERA MNIEJ ELEMENTÓW


Aktualnie można także wystawiać faktury uproszczone, dla których liczba elementów jest znacznie mniejsza, niż w przypadku zwykłych faktur – taka możliwość istnieje od początku 2013 r. Faktura uproszczona w praktyce ma charakter podobny do paragonu.
Dokumentuje się nią transakcje nieprzekraczające kwoty 450 zł (lub 100 euro). Muszą się na niej znaleźć:
  • data wystawienia,
  • dane identyfikujące sprzedawcę towarów lub usług,
  • dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia.

Co za tym idzie, faktura uproszczona nie wymaga zamieszczenia na niej danych nabywcy. Jednocześnie taki dokument pozwala rozliczyć nabywcy VAT w związku z zakupem.

PUSTE FAKTURY – CO PO WYSTAWIENIU?


Może się zdarzyć, że przedsiębiorca wystawi dokument poświadczający transakcję, do której ostatecznie nie dochodzi. Tzw. puste faktury często występują w kontekście przestępczości zorganizowanej przy wyłudzaniu nienależnego zwrotu podatku.

Przedsiębiorca, który błędnie wystawi taki dokument powinien go anulować lub wystawić korektę. Pierwsza z tych opcji możliwa jest o ile faktura nie została dostarczona nabywcy. Z kolei korektę należy wystawić, gdy dokument został przekazany kupującemu.

KIEDY WYSTAWIANA JEST FAKTURA WZ?


Przedsiębiorca może się też spotkać z tzw. wuzetką. Faktura WZ jest dowodem magazynowym, który dokumentuje wydanie materiałów lub towarów z magazynu na zewnątrz firmy. Dokument WZ powinien zawierać pewne określone dane, m.in. nazwę dokumentu „Wydanie WZ”, numer, określenie obu stron transakcji, datę wystawienia i wydania towaru, nazwę, jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość wydawanego towaru. Do każdej wuzetki przedsiębiorca zobligowany jest wystawić fakturę albo inny dokument potwierdzający fakt przeprowadzenia transakcji.

RÓŻNE RODZAJE FAKTUR I ISTOTNE KWESTIE Z NIMI ZWIĄZANE

FAKTURA HANDLOWA PRZY IMPORCIE I EKSPORCIE

Firmy dokonujący transakcji z zagranicznymi kontrahentami mogą spotkać się z fakturami handlowymi. Do dokumenty funkcjonującymi w odniesieniu do odprawy celnej. Faktura handlowa standardowo stosowana jest przy kontroli importu, wycenie i ustaleniu cła. Określa się w niej przesyłane towary i ich wartość. Z tym dokumentem można mieć do czynienia przy imporcie i eksporcie towarów, imporcie usług oraz wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów.

SPECYFICZNA FAKTURA PRZELEWOWA

Wśród wielu dokumentów z jakimi może mieć do czynienia przedsiębiorca warto wspomnieć o fakturze przelewowej. To dokument wystawiany z założeniem, że kontrahent opłaci go w późniejszym terminie (określonym na fakturze). Najczęściej sporządza się go dla zaufanych firm, co do których istnieje pewność, że uregulują swoje należności. Faktura przelewowa jest o tyle specyficzna, że wykonanie usługi lub dostarczenie towaru odbywa się jeszcze przed zapłatą.

FAKTURA WSTECZNA – PRZEPISY JEJ ZABRANIAJĄ

W praktyce polskich firm można spotkać się również z wystawianiem faktur z datą wsteczną. Trzeba jednak zdawać sobie sprawę z tego, że takie postępowanie nie jest zgodne z prawem. Faktura wsteczna z pewnością zostanie zakwestionowana przez urzędników w trakcie kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca może zostać ukarany finansowo.

FAKTURA-NP NIE ZAWIERA KWOTY VAT

W pewnych sytuacjach wystawiana jest faktura-np. Dotyczy ona transakcji nieopodatkowanych w Polsce i nie występuje na niej kwota VAT. Takim dokument najczęściej występuje w przypadku eksportu usług, który opodatkowany jest w państwie nabywcy. Co istotne faktura ze stawką np pozwala na rozliczenie VAT identycznie jak standardowe stawki VAT. Tym dokumentem często posługują się freelancerzy wykonujący usługi dla klientów z zagranicy.

FAKTURA ADWORDS W KOSZTACH

Innym rodzajem dokumentu, z którego istnienia dobrze zdawać sobie sprawę jest faktura AdWords. Służy ona rozliczeniom wydatków związanych z systemem reklamowym Google AdWords. Pobiera się ją ze swojego konta AdWords. Znajdują się na niej wszelkie płatności albo też żądania zapłaty z konkretnego okresu. Taki dokument jak najbardziej można rozliczyć w kosztach. Choć bowiem wystawiany jest przez oddział Google w Irlandii to dostosowany jest do polskich przepisów.

FAKTURA ADSENSE PRZY UDOSTĘPNANIU MIEJSC NA REKLAMĘ

Inny dokument charakterystyczny dla rozliczeń z Google to faktura AdSense. Znana jest przedsiębiorcom czerpiącym zyski z udostępniania miejsca na reklamy na własnych stronach internetowych. Wymaga to wystawienia Google faktury sprzedażowej na kwotę netto, ale bez zamieszczania na niej stawki i kwoty podatku VAT. Dokument wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Nie trzeba go jednak wysyłać Google. Przedsiębiorca zobligowany jest do jego przechowywania w firmowej dokumentacji.

JAKIMI ZASADAMI RZĄDZI SIĘ FAKTURA BARTEROWA?

Przy rozliczeniach bez udziału pieniędzy, czyli tzw. barterze stosowana jest z kolei faktura barterowa. Rozliczenie barteru nie jest w żadnej mierze problematyczne jeżeli dobrami wymieniają się dwie firmy. Wówczas wystawiana jest faktura, a jedna firma dokumentuje przychód, zaś druga koszt. Na fakturach określa się podatek właściwy dla danych towarów bądź usług. Podstawą opodatkowania VAT-em jest w tym przypadku wartość rynkowa przedmiotów transakcji. Dokument trzeba ująć w rejestrze VAT zakupów i VAT sprzedaży. Z kolei jeśli przedsiębiorca wymienia się z osobą prywatną, to faktura barterowa nie wchodzi w grę. Zazwyczaj rozliczenie polega na podpisaniu umowy zlecenie lub o dzieło.

FAKTURA MARKETINGOWA NIE DOKUMENTUJE DZIAŁAŃ MARKETINGOWYCH

Nietypowym rozwiązaniem stosowanym niekiedy przez przedsiębiorców jest faktura marketingowa. To dokument wystawiany przez nabywcę czy to towaru, czy usługi. Nie ma on jednak nic wspólnego z działaniami marketingowymi. Wystawiana jest w sytuacji uzyskania rabatu i zawiera kwotę rabatu naliczonego od faktur, które zostały już opłacone.

W JAKICH SYTUACJACH WYSTAWIANA JEST FAKTURA PROWIZYJNA?

A jak to jest w przypadku rozliczeń w zakresie rozliczeń zawieranych z tytułu pośrednictwa finansowego? Służy im faktura prowizyjna mająca na celu wypłatę kontrahentowi odpowiedniego wynagrodzenia wypłacanego na zasadzie prowizji. Warto zdawać sobie sprawę, że tego typu działalność zwolniona jest z podatku VAT. Faktura prowizyjna powinna zawierać m.in. dane obu stron, kwotę netto i brutto należnej prowizji, datę wystawienia, opis produktu lub usługi, termin płatności.

FAKTURA TRANSPORTOWA – CZYM RÓŻNI SIĘ OD STANDARDOWEJ FAKTURY?

Kolejnym dokumentem spotykanym w specyfice polskiej przedsiębiorczości jest faktura transportowa. Jak sama nazwa wskazuje używana jest przy wykonywaniu usług transportowych. Ten dokument powinien zawierać identyczne dane jak standardowa faktura. Z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy do rozliczenia VAT-u od usługi transportowej zobligowany jest nabywca (zazwyczaj przy świadczeniu usług dla zagranicznego kontrahenta) faktura transportowa musi zawierać adnotację „odwrotne obciążenie”. Nie ma z kolei potrzeba umieszczania na niej stawki oraz kwoty podatku.

JAK WYSTAWIĆ FAKTURĘ W INFAKT.PL?


Wystawianie faktur w inFakt.pl jest niezwykle proste – zajmuje tylko parę chwil. Wystarczy założyć konto i już można zabrać się do pracy – wkrótce uzyskasz dokument w estetycznym PDF-ie.

Aby wystawić fakturę należy wykonać następujące kroki:

  • załóż konto w inFakt.pl – to nic nie kosztuje!
  • kliknij w przycisk „Wystaw fakturę”,
  • podaj dane Twojej firmy,
  • podaj dane klienta – wystarczy numer NIP, reszta danych pobierze się sama,
  • uzupełnij daty,
  • uzupełnij nazwy towarów lub usług, ich ilość i ceny,
  • podaj stawkę podatku – kwoty netto/brutto i podatek wyliczą się same,
  • kliknij „Zapisz”.

Teraz można zapisać dokument jako PDF lub wysłać prosto do nabywcy z poziomu aplikacji. W analogiczny sposób na inFakt.pl może zostać wystawiona faktura „zw”, proforma, marża, korygująca, a także nota korygująca. Wszystkie wystawione dokumenty są zawsze dostępne na koncie użytkownika po zalogowaniu. Można je przeglądać, edytować, czy sporządzać kolejne o podobnej treści.

FAKTURA JEDYNA W SWOIM RODZAJU – SZABLONY W INFAKT.PL


Rozporządzenie ministra finansów w sprawie fakturowania podaje zestaw elementów niezbędnych na fakturze, ale jednocześnie nie zamyka ich listy.

Poza tym nie wspomina o takich elementach, jak:
  • kolor tła,
  • krój i rozmiary czcionek,
  • sposób rozmieszczenia elementów,
  • obecność znaków graficznych, np. logo firmy.

Dlatego wprowadziliśmy funkcję szablonów. Dzięki nim faktura wystawiona w inFakt.pl może być jedyna w swoim rodzaju! Użytkownik Programu do Fakturowania może korzystać z kilkudziesięciu gotowych szablonów lub stworzyć własny w edytorze HTML.

To drugie rozwiązanie pozwala także wgrywać własne pliki graficzne, dzięki czemu można pokusić się o przygotowanie naprawdę niezwykłego wzoru. Załóż bezpłatne konto na inFakt.pl i przekonaj się, jak szybkie i wygodne może być wystawianie faktur. Dołącz do ponad 390 tys. nowoczesnych przedsiębiorców, którzy już teraz korzystają z inFakt.pl!