Faktura - co musi zawierać i jak wygodnie wystawić

Faktura to najpowszechniejszy dokument wykorzystywany przez przedsiębiorców – dokumentuje zarówno przychody, jak i koszty. Od początku 2014 r. obowiązek wystawiania faktur mają również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej posługiwały się rachunkami. Czym jest faktura i jakie elementy muszą się na niej znaleźć?

CO TO JEST FAKTURA I KTO MUSI JĄ WYSTAWIAĆ?


Faktura, to dokument potwierdzający transakcję – sprzedaż towarów lub usług. Jej wystawcą jest zawsze firma, natomiast odbiorcą może być zarówno osoba prywatna (konsument), jak i inny przedsiębiorca. Od 1 stycznia 2014 r. muszą je wystawiać również firmy zwolnione z VAT, które wcześniej dokumentowały transakcje przy użyciu rachunków.

W ich przypadku obowiązek wystawienia faktury istnieje jednak tylko w momencie, gdy poprosi o niego nabywca. Kupujący ma 3 miesiące na wyrażenie takiego żądania - licząc od końca miesiąca dostawy towaru. Po upływie tego terminu przedsiębiorca nie musi wystawiać żadnego dokumentu. Jeśli jednak nie chce tego robić, nie musi – decyzja zależy tylko do niego. 

Faktura w najlepszym programie do fakturowania? Wybierz inFakt.pl i do 3 faktur w miesiącu wystawiaj zupełnie za darmo. Już dziś załóż bezpłatne konto w poniższym formularzu. 

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!

JAKIE ELEMENTY NA FAKTURZE VAT-OWCA?


Rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa, co powinna zawierać faktura sporządzana przez firmy będące czynnymi podatnikami VAT. Aby mieć pewność, że na dokumencie znajdują się wszystkie wymagane elementy, najlepiej skorzystać z programu online do fakturowania, np. inFakt.pl, który automatycznie generuje dokumenty zgodne z prawem. 

Standardowa faktura wystawiana przez VAT-owców powinna zawierać m.in. takie elementy jak:
  • data wystawienia,
  • data wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów lub termin płatności, o ile ten termin jest określony i różni się od daty wystawienia,
  • numer jednoznacznie identyfikujący dokument,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • numery NIP nabywcy i sprzedawcy (chyba że nabywca jest osobą prywatną – wówczas jego NIP nie jest wymagany),
  • nazwa towaru lub usługi,
  • miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
  • wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
  • stawka podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
  • stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
  • kwota należności ogółem.
O tym jak przedstawia się kwestia wystawiania faktur przez firmy zwolnione z VAT można przeczytać w tym artykule.

OZNACZENIA "KOPIA" I "ORYGINAŁ" NIE SĄ POTRZEBNE


Od początku 2013 r. nie ma konieczności zamieszczania na fakturze nazwy „Faktura VAT”. Zamieszczenie wszystkich niezbędnych elementów wystarcza, aby dokument potwierdzający sprzedaż został uznany za zgodny z przepisami. Ponadto od 2011 r. nie istnieje konieczność wystawiania egzemplarzy oznaczonych jako „kopia” i „oryginał”.

Rozporządzenie dotyczące fakturowania wskazuje na obligatoryjne elementy faktury, ale nie zamyka ich katalogu. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorca chce, to może oznaczyć dokument jako „Faktura VAT”, czy używać oznaczeń „Oryginał” i „Kopia”. Może także zamieścić inne, dodatkowe elementy, o których rozporządzenie nie wspomina (np. logo firmy). 

FAKTURA UPROSZCZONA ZAWIERA MNIEJ ELEMENTÓW


Aktualnie można także wystawiać faktury uproszczone, dla których liczba elementów jest znacznie mniejsza, niż w przypadku zwykłych faktur – taka możliwość istnieje od początku 2013 r. Faktura uproszczona w praktyce ma charakter podobny do paragonu. 

Dokumentuje się nią transakcje nieprzekraczające kwoty 450 zł (lub 100 euro). Muszą się na niej znaleźć:
  • data wystawienia,
  • dane identyfikujące sprzedawcę towarów lub usług,
  • dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia.
Co za tym idzie, faktura uproszczona nie wymaga zamieszczenia na niej danych nabywcy. Jednocześnie taki dokument pozwala rozliczyć nabywcy VAT w związku z zakupem.

JAK WYSTAWIĆ FAKTURĘ W INFAKT.PL?


Wystawianie faktur w inFakt.pl jest niezwykle proste – zajmuje tylko parę chwil. Wystarczy założyć konto i już można zabrać się do pracy – wkrótce uzyskasz dokument w estetycznym PDF-ie. Aby wystawić fakturę należy wykonać następujące kroki:
  • załóż konto w inFakt.pl – to nic nie kosztuje!
  • kliknij w przycisk „Wystaw fakturę”,
  • podaj dane Twojej firmy,
  • podaj dane klienta – wystarczy numer NIP, reszta danych pobierze się sama,
  • uzupełnij daty,
  • uzupełnij nazwy towarów lub usług, ich ilość i ceny,
  • podaj stawkę podatku – kwoty netto/brutto i podatek wyliczą się same,
  • kliknij „Zapisz”.
Teraz można zapisać dokument jako PDF lub wysłać prosto do nabywcy z poziomu aplikacji. W analogiczny sposób na inFakt.pl może zostać wystawiona faktura „zw”, proforma, marża, korygująca, a także nota korygująca. Wszystkie wystawione dokumenty są zawsze dostępne na koncie użytkownika po zalogowaniu. Można je przeglądać, edytować, czy sporządzać kolejne o podobnej treści.


 
Przykład faktury wygenerowanej w inFakt.pl

FAKTURA JEDYNA W SWOIM RODZAJU – SZABLONY W INFAKT.PL


Rozporządzenie ministra finansów w sprawie fakturowania podaje zestaw elementów niezbędnych na fakturze, ale jednocześnie nie zamyka ich listy. Poza tym nie wspomina o takich elementach, jak:
  • kolor tła,
  • krój i rozmiary czcionek,
  • sposób rozmieszczenia elementów,
  • obecność znaków graficznych, np. logo firmy.
Dlatego wprowadziliśmy funkcję szablonów. Dzięki nim faktura wystawiona w inFakt.pl może być jedyna w swoim rodzaju!

Użytkownik Programu do Fakturowania może korzystać z kilkudziesięciu gotowych szablonów lub stworzyć własny w edytorze HTML. To drugie rozwiązanie pozwala także wgrywać własne pliki graficzne, dzięki czemu można pokusić się o przygotowanie naprawdę niezwykłego wzoru. 

Załóż bezpłatne konto na inFakt.pl i przekonaj się, jak szybkie i wygodne może być wystawianie faktur. Dołącz do ponad 380 tys. nowoczesnych przedsiębiorców, którzy już teraz korzystają z inFakt.pl! 

Darmowy Program do Fakturowania

380 tysięcy użytkowników, ponad 10 milionów wystawionych faktur!


Poleć artykuł:
2015-10-02

Podobne artykuły

Kiedy do faktury należy dołączyć paragon fiskalny?
Wielu płatników zastanawia się, w jakich sytuacjach zobligowani są do dołączenia do faktury paragonu fiskalnego? Poniższy tekst zawiera odpowiedź na to pytanie i służy pomocą dla wszystkich jej potrzebujących.
Co to jest obrót?
Obrót to kwota należna z tytułu sprzedaży, obejmująca całość świadczenia należnego od nabywcy, pomniejszona o kwotę należnego podatku.
Możliwość anulowania faktury VAT
Istnieją sytuacje, w których można dokonać anulacji faktury VAT
Załaduj więcej artykułów
Czy faktura handlowa powinna zawierać słowo VAT?
Wielu płatników zastanawia się czy faktura handlowa powinna zawierać słowo VAT? Odpowiedź na to pytanie znajduje się poniżej i  ma charakter czysto informacyjny, dla tych którzy szukają odpowiedzi.
Właściwe udokumentowanie nabycia wewnątrzwspólnotowego – jak je przeprowadzić? Także w języku obcym.
Prowadzenie transakcji z kontrahentami zagranicznymi wymaga znacznie większej liczby formalności niż ma to miejsce w przypadku najzwyklejszych transakcji zawieranych pomiędzy polskimi podmiotami. Jeśli jednak odbywa się to w ramach Unii Europejskiej, nie napotkamy aż tylu komplikacji gdyż będziemy mieli do czynienia z tak zwaną transakcją wewnątrzwspólnotową.
Darmowe faktury VAT do pobrania
Darmowe faktury vat do pobrania. Skąd pobrać darmowe faktury VAT? Sprawdź na inFakt.pl Wystawiaj faktury vat za darmo.
Nota wewnętrzna - druk
Wraz z początkiem 2014 r. z przepisów zniknęła faktura wewnętrzna, czyli dokument potwierdzający m. in. zakup usług lub towarów od zagranicznego dostawcy.
Fakturowanie gratisów
Dość częstą formą promocji oraz intensyfikacji sprzedaży jest dodawanie do przedmiotu głównego sprzedaży tzw. gratisów, prezentów, czyli dodatkowych bezpłatnych gadżetów.
Faktura na osobę fizyczną
Przedsiębiorstwo sprzedające towary lub świadczące usługi może wystawić fakturę na osobę fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej lub osobie fizycznej prowadzącej firmę, lecz dokonującej zakupów całkowicie prywatnie.
Faktura kompensacyjna
Faktura kompensacyjna jest specyficznym dokumentem handlowym, który potwierdza transakcję sprzedaży. Podstawą do wystawienia faktury tego typu jest umowa kompensacyjna.
Druk faktury VAT 2015
Zasady dotyczące wystawiania faktur szczegółowo określają obowiązujące przepisy. Regulacje odnoszą się do wielu aspektów fakturowania, ale jednym z najistotniejszych jest zestaw elementów jakie ma zawierać prawidłowy dokument. Podpowiadamy jak powinien wyglądać druk faktury VAT 2015 r.
Faktura celna
Tutaj dowiesz się, jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona faktura celna.
Faktura gotówkowa
Tutaj dowiesz się, w jaki sposób winna zostać wystawiona faktura gotówkowa.
Faktura barterowa
Barter to dość popularna forma rozliczeń pomiędzy firmami, która polega na wymienianie bezgotówkowej w formie usługa za usługę lub towar za towar.
Faktura wsteczna
Tutaj dowiesz się, czy dokument, jakim jest faktura wsteczna, może być w ogóle wystawiona.
Faktura handlowa
Tutaj dowiesz się, wedle jakich zasad powinna być wystawiona faktura handlowa.
Faktura WZ
Pod potocznym pojęciem faktury WZ, kryją się dwa oddzielne dokumenty księgowe. Dokument WZ jest dowodem magazynowym, który dokumentuje wydanie towaru na zewnątrz, zaś faktura stanowi dowód sprzedaży oraz należności od kontrahenta wynikające z tej sprzedaży.
Wystawienie faktury za złom
1 kwietnia 2011 roku mieliśmy kolejną zmianę przepisów związaną z opodatkowaniem przedsiębiorców podatkiem VAT. Tym razem zmiany dotyczą osób, które zajmują się „złomem”.
Faktura np
W przypadku realizacji usług lub sprzedaży towarów w obrocie międzynarodowym, ustawa o podatku VAT przewiduje możliwość wystawienia faktury VAT z zerową stawką tego podatku.
Faktura przelewowa
Tutaj dowiesz się, jakie elementy powinna zawierać faktura przelewowa.
Faktura uproszczona
Odliczenie podatku VAT zazwyczaj umożliwia faktura. Istnieją jednak sytuacje, kiedy wystawienie faktury nie jest konieczne, aby odliczyć VAT - wystarcza dowód zakupu, jaki otrzymamy od sprzedawcy.
Faktura VAT MP
Tutaj dowiesz się, co to jest faktura vat mp i jak należy wystawiać taką dokumentację.
Faktura walutowa VAT
Tutaj dowiesz się, w jaki sposób powinno się wystawiać dokumenty takie jak faktura walutowa vat.
Faktura AdWords
Google AdWords to system reklamowy pozwalający wyświetlać reklamy w wynikach wyszukiwania Google oraz na stronach partnerów uczestniczących w programie AdSense.

inFakt mobile

inFakt jest już dostępny w wersji mobile!

Mobilne fakturowanie i księgowość inFakt na iPhone’a
"Aplikacja mobilna inFakt, to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, które wprowadza naprawdę mobilną księgowość"
inFakt - fakturowanie i księgowość na iPhone
"Program zajmuje się w prosty i przyjazny sposób tą szarą i nudną stroną prowadzenia firmy"
Nowa aplikacja do fakturowania na Androida od inFakt
"Aplikacja mobilna to naturalne uzupełnienie możliwości, które daje Program do Fakturowania inFakt"

Realni księgowi

Każdy klient Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego ma dedykowaną księgową lub księgowego, który zajmuje się obsługą jego firmy. Przedsiębiorca ma do dyspozycji bezpośredni numer telefonu i adres e-mail do swojego księgowego.
Adam Cygan Księgowy inFakt
Zatrudniamy księgowych, kadrowych, specjalistów ds. podatków oraz doradców.

Księgowi są do Twojej dyspozycji od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 do 22 oraz w soboty i niedziele.
Specjalizacje
Obsługa firm świadczących usługi za granicą
Obsługa leasingów, kredytów
Specjalizacja w obsłudze firm świadczących usługi programistyczne

Liczy się Twój biznes!

Poznaj historie osób korzystających z inFakt.
Odkryłem przypadkiem inFakt i okazało się, że jest dużo wygodniej i dużo prościej, jeśli mamy dostęp do aplikacji z każdego komputera.
Michał Ostrowski Kierowca, Przedsiębiorca
W inFakcie podoba mi się, że chociaż wszystko jest elektroniczne i korzystam przez internet, to gdzieś tam z tyłu są żywi ludzie i fajnie jest mieć możliwość zadzwonienia i konsultacji, kiedy jest jakiś problem.
Paweł Jońca Grafik, Ilustrator
Jestem fanem prostych interfejsów. A inFakt jest dobrze przygotowany pod kątem usability. Zrozumiałem go bez żadnego czytania instrukcji. Ma przewagę nad konkurencją, ponieważ jest prosty i bardzo szybko można się go nauczyć.
Artur Kurasiński Bloger, Przedsiębiorca

Współprace redakcyjne

Gościnne publikacje ekspertów inFakt w mediach

Jak prawidłowo opisać fakturę

Faktura to podstawowy dokument funkcjonujący w kontekście prowadzenia działalności gospodarczej. Umiejętność prawidłowego wystawienia i opisania faktury jest istotna dla każdego, kto chce sprzedawać swoje towary lub usługi. Pewne ważne informacje powinni przyswoić sobie już początkujący przedsiębiorcy.

Faktura wystawiona przed sprzedażą – o czym pamiętać?

Standardowo fakturę wystawia się po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, ewentualnie po otrzymaniu zapłaty, jeśli ma to miejsce przed sprzedażą. Warto jednak wiedzieć, że obecnie możliwe jest wystawienie faktury także do 30 dni przed transakcją. O czym trzeba pamiętać wystawiając fakturę przed sprzedażą?

Na co zwrócić uwagę wystawiając fakturę dla zagranicznego klienta?

Świadczenie usług dla klientów z zagranicy wymaga odpowiedniego udokumentowania, do czego zazwyczaj służy faktura. Polscy informatycy, graficy czy programiści, który współpracują z kontrahentami z całego świata powinni zdawać sobie sprawę z podstawowych kwestii dotyczących wystawienia takiego dokumentu. Podpowiadamy na co przede wszystkim zwrócić uwagę.