Elektroniczny obraz faktury a koszty podatkowe

W ostatnich czasach coraz więcej faktur przesyłanych jest w formie elektronicznej. Praktykuje się, iż przedsiębiorcy otrzymują tzw. elektroniczny obraz faktury. Taki dokument można otrzymać na przykład za usługi telekomunikacyjne. Przeważnie pojawia się wówczas informacja, iż taki elektroniczny dokument nie jest on równoważny z papierową formą faktury VAT. Oryginalne faktury zostają przesłane dopiero po zakończeniu roku. Wśród podatników pojawiają się w związku z powyższym wątpliwości odnośnie tego, czy na podstawie dokumentu, jakim jest elektroniczny obraz faktury, możliwe stanie się zaliczenie w ten sposób udokumentowanych wydatków do kosztów. Jeśli chodzi o obowiązujące w tym zakresie przepisy, to poza określeniem w ustawie o pdof definicji kosztu podatkowego, nie został tak naprawdę określony sposób jego dokumentowania. Istnieje niewiele sytuacji, do których narzucony zostać sposób dokumentowania. Bardziej niż na formę kładziony jest nacisk na to, aby we właściwy sposób udokumentować ponoszone wydatki. Jeśli zostanie to przeprowadzone w nieprawidłowy sposób, to wówczas będzie można zakwestionować możliwość zaliczenia takich kosztów do tych związanych z uzyskiwaniem przychodów. Fiskus dokładnie określa, jak prawidłowo dokumentować wydatek. W przypadku osoby prowadzącej podatkową księgę przychodów i rozchodów wydatek musi zostać udokumentowany przede wszystkim zgodnie z przepisami rozporządzenia w związku z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to określa, iż podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe. Do dowodów księgowych zalicza się przede wszystkim faktury VAT, które oczywiście muszą odpowiadać warunkom, jakie zostały określone w odrębnych przepisach. Faktura może mieć również formę elektroniczną. W tym jednak przypadku, aby mogła ona stanowić podstawę do uznania jej za dowód księgowy, nie tylko musi zostać otrzymana drogą elektroniczną, ale musi być także przechowywana w sposób, jaki określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Jeśli otrzymana elektroniczna faktura nie spełnia powyższych wymogów, to wówczas nie będzie ona wywierała żadnych skutków prawnych. Zatem nie będzie ona mogła stanowić swoistego potwierdzenia dokonania określonych transakcji. Zatem wydatków, które w ten sposób miały być potwierdzone, nie będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli zatem chcemy posługiwać się fakturami w formie elektronicznej, musimy dbać o to, aby taki dokument był wystawiony zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie. Dopiero wówczas będzie ona mogła stanowić dowód księgowy. Warto pamiętać, że wręcz niezbędne jest to, aby podmiot będący odbiorcą faktury zaakceptował ten właśnie sposób przesyłania faktur. Jeśli takiej akceptacji nie będzie, to wówczas organ podatkowy może uznać taki dokument za nieprawidłowe udokumentowanie kosztów uzyskania przychodu. Zatem jeśli mamy do czynienia tylko z elektronicznym obrazem faktury, to wówczas trzeba żądać w miarę bieżącego doręczania faktur w firmie papierowej. Data modyfikacji:2012-03-20

Zobacz jakie to proste

Wystaw fakturę w 4 kliknięciach

  • Kliknij w przycisk Nowa faktura.

  • Po wpisaniu NIP-u klienta
    dane uzupełnią się same.

  • Wpisz nazwę towaru lub usługi. Podaj wartość usługi
    i datę wystawienia. Określ rodzaj waluty.

  • Gotową fakturę możesz przesłać e-mailem lub wydrukować.


Napisali o nas

Gazeta Wyborcza Forbes Puls Biznesu


Dla kogo?

Fakturowanie inFakt jest przeznaczone dla wszystkich firm działających na terenie Polski. Z naszych usług najczęściej korzystają osoby pracujące w takich branżach jak: