Wsparcie księgowych: pon. - niedz.: 7 - 22

Infolinia: 22 307 19 18, info@infakt.pl, Księgowi online (czat)

Jak założyć firmę
w kilku prostych
krokach?

Arkadiusz caryk Arkadiusz Caryk

Redaktor pracujący na co dzień
w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym
inFakt w Krakowie.

Pobierz eBook jako PDF

Wstęp

Dlaczego warto przejść „na swoje”?

Własny biznes to cel wielu osób – daje poczucie niezależności, pozwala skupić się na samodzielnie ustalonych zadaniach oraz pozwala w nieograniczony sposób powiększać swoje dochody. Posiadanie firmy to także pełna kontrola nad ścieżką kariery i własnym rozwojem, których praca na etacie nie zapewnia.

Dla niektórych osób formalności związane z zakładaniem firmy stanowią pewną przeszkodę zniechęcającą do zakładania własnego biznesu. Wydaje się on szeregiem skomplikowanych czynności, w których trudno się odnaleźć i łatwo się pomylić. A niesłusznie! W niniejszym eBooku przekonujemy, że zakładanie firmy jest proste!

W tym celu wystarczy rozbić zakładanie firmy na kilka odrębnych, mniejszych zadań i wykonać je skrupulatnie, krok po kroku, o niczym nie zapominając. Wówczas trzeba tylko poczekać aż urzędnicy dopełnią formalności i... gotowe. Zostajesz przedsiębiorcą.

Jak skorzystać z porad zawartych w tym eBooku?

Na kolejnej stronie znajdziesz spis treści tego eBooka. Posłuży Ci on jako lista zadań, które musisz wykonać, aby stać się przedsiębiorcą. Najpierw dobrze przemyśl kwestie opisane w punktach nr 1 i 2. Następnie wykonaj czynności z punktów 3-5. Punkt 6 pozwoli Ci dowiedzieć się kiedy zostaniesz przedsiębiorcą. Kroki z punktów 7 i 8 są opcjonalne i wykonuje się je po wykonaniu wcześniejszych czynności.

Życzymy powodzenia!


1. Zanim wypełnisz formularze rejestracyjne podejmij kluczowe decyzje dotyczące Twojej firmy

Zanim zaczniesz wypełniać wnioski służące do założenia firmy, przemyśl następujące kwestie i podejmij decyzje, które wpłyną na Twoją działalność. Dzięki temu do wypełniania formularzy rejestracyjnych przystąpisz odpowiednio przygotowany!

Nazwa firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, nazwa firmy to po prostu imię i nazwisko przedsiębiorcy. Istnieje możliwość dodania do imienia i nazwiska dodatkowego określenia, które identyfikuje dane przedsiębiorstwo. W przypadku tego określenia nie ma żadnych limitów, jeśli chodzi o liczbę znaków, słów czy ich znaczenie. Nazwę firmy umieszcza się m.in. na fakturach i rachunkach wraz z pozostałymi danymi.

Adres wykonywania działalności

We wniosku CEIDG-1 trzeba podać adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej oraz adres dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (jeżeli istnieje).

Głównym adresem siedziby firmy może być własny lub wynajęty lokal przeznaczony tylko do celów firmowych. Siedzibą może być też mieszkanie prywatne (własne lub wynajęte), które służy zarówno do celów prywatnych, jak i firmowych.

Drugi sposób sprawia, że aby zaliczać do kosztów firmowych wydatki mieszkaniowe, np. czynsz, prąd czy internet, należy określić w jakim stopniu mieszkanie służy do potrzeb firmowych (określa się to podając procent metrażu). Ponadto, od adresu prowadzenia działalności gospodarczej zależy także urząd skarbowy, z którym przedsiębiorca będzie się rozliczał i kontaktował.

Wybierz kody PKD

Zakładając firmę musisz podać kody Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli PKD, które w najlepszy sposób określają to, czym planujesz się zajmować. Możesz podać dowolną liczbę kodów. PKD ma 21 sekcji i 88 działów. Dodatkowo, niektóre działy są także podzielone na grupy. Wybierz Zakładanie Firmy w inFakcie, aby otrzymać dostęp do wygodnej wyszukiwarki kodów PKD. Wystarczy podać słowo opisujące działalność, np. „transport”, aby wyszukiwarka automatycznie odnalazła odpowiednie kody PKD.

Zadeklarowane kody PKD muszą korespondować z tym, czym firma się zajmuje. Jeśli w przychodach firmy pojawią się faktury na towary lub usługi niezgodne z PKD zgłoszonym przez firmę, należy zaktualizować wpis do CEIDG podając odpowiednie kody PKD.

Jak zalozyc firme img1
Podejmij kluczowe decyzje dotyczące Twojej firmy

Jakie są formy opodatkowania?

Większość nowych przedsiębiorców wybiera zasady ogólne (skalę podatkową), ponieważ tylko ta forma opodatkowania pozwala jednocześnie: wykonywać dowolną działalność, rozliczać koszty firmowe oraz korzystać z ulg i zwolnień podatkowych.

Podatek liniowy również pozwala wykonywać dowolną działalność i rozliczać koszty, ale nie daje dostępu do ulg i zwolnień, a zwłaszcza nie pozwala rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Dlatego opłaca się tylko firmom osiągającym wysoki dochód. Na początku działalności najlepiej wybrać zasady ogólne.

Zasady ogólne Podatek liniowy
plusy + możliwość rozliczania kosztów firmowych
+ przysługują odliczenia i ulgi podatkowe (m.in. kwota wolna od podatku, rozliczanie z małżonkiem)
+ kwota do 85 528 zł opodatkowana jest podatkiem 18%
+ możliwość wykonywania dowolnej działalności
+ stały podatek 19% niezależny od wysokości dochodu
+ możliwość rozliczania kosztów firmowych
+ możliwość wykonywania dowolnej działalności
minusy - konieczność prowadzenia księgowości w formie KPiR lub ksiąg rachunkowych
- przy dochodzie powyżej 85 528 zł obowiązuje wyższy podatek – 32%
- nie przysługują odliczenia i ulgi podatkowe
- konieczność prowadzenia księgowości w formie KPiR lub ksiąg rachunkowych
- brak możliwości wspólnego rozliczania z małżonkiem
dla Przedsiębiorców, którzy chcą wykonywać dowolną działalność gospodarczą, rozliczać koszty i korzystać z ulg podatkowych. Przedsiębiorców osiągających dochód powyżej 100 000 zł rocznie (w przypadku rozliczania z małżonkiem ta kwota może być jeszcze wyższa).

Inne formy opodatkowania

Wąska grupa przedsiębiorców ma do wyboru jeszcze dwie formy opodatkowania – kartę podatkową i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Są one dostępne tylko dla ustalonej przepisami grupy przedsiębiorców. Kwota lub stawka podatku jest uzależniona od profesji przedsiębiorcy, a w niektórych przypadkach także od liczby zatrudnionych i miejsca zamieszkania.

  1. Karta podatkowa

    plusy:

    • stała kwota podatku zależna od branży, liczby pracowników i liczby mieszkańców w miejscowości
    • brak konieczności składania rocznego zeznania podatkowego
    • niewielkie formalności

    minusy:

    • podatek płaci się także, gdy firma nie przynosi zysków
    • brak możliwości rozliczania kosztów
    • brak możliwości wykonywania działalności, która wyklucza korzystanie z karty podatkowej
    • nie przysługują odliczenia i ulgi podatkowe

    Uwaga: Z karty podatkowej mogą korzystać tylko niektórzy przedsiębiorcy, np. rzemieślnicy, drobni sprzedawcy, taksówkarze, fryzjerzy, kosmetyczki, korepetytorzy, pielęgniarki, lekarze, weterynarze.

  2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

    plusy:

    • stały podatek wyliczany od przychodów
    • uproszczona księgowość – wystarczy ewidencja przychodów

    minusy:

    • brak możliwości rozliczania kosztów
    • brak możliwości wykonywania działalności, która wyklucza korzystanie z ryczałtu
    • nie przysługują odliczenia i ulgi podatkowe

W jaki sposób wybrać formę opodatkowania?

Startujący przedsiębiorcy dokonują wyboru formy opodatkowania na formularzu CEIDG-1. Ta informacja jest przekazywana do urzędu skarbowego. W przypadku wyboru karty podatkowej, oprócz zaznaczenia odpowiedniej opcji w CEDIG-1, należy dołączyć uzupełniony formularz PIT-16. Zmiany formy opodatkowania można dokonać w trakcie działalności do 20 stycznia na bieżący rok podatkowy. Wyjątkiem od tej reguły jest przejście z ryczałtu na zasady ogólne, którego można dokonać w dowolnym momencie, osiągając przychód z działalności, która wyklucza zastosowanie ryczałtu.

Czy zostać podatnikiem VAT?

Startując z własną działalnością musisz także przemyśleć, czy od razu zgłosić swoją firmę jako podatnika VAT. Przy obrocie przekraczającym 150 tys. zł netto rocznie, rejestracja jako podatnik VAT jest obowiązkowa. Ponadto, niektóre rodzaje działalności są obowiązkowo opodatkowane VAT-em. Rejestracji dokonuje się za pomocą formularza VAT-R, co obecnie wiąże się z opłatą w wysokości 170 zł.

Decyzje dotyczące składek ZUS

Startujący przedsiębiorcy mają prawo do preferencyjnych składek ZUS, pod warunkiem, że nie prowadzili działalności w ciągu ostatnich 5 lat i nie współpracują z firmą, w której byli zatrudnieni na etacie w bieżącym roku podatkowym lub w poprzednim. Oczywiście każdy przedsiębiorca może płacić wyższy ZUS z własnej woli, co w przyszłości może skutkować m.in. wyższą emeryturą.

Ponadto, każdy przedsiębiorca może zdecydować o tym czy chce opłacać ubezpieczenie chorobowe. Ubezpieczenie chorobowe daje prawo do świadczeń z ZUS-u na wypadek choroby oraz do zasiłku macierzyńskiego.

Koncesje, zezwolenia, licencje

Zanim zaczniesz zakładać działalność, sprawdź czy nie jest to działalność reglamentowana, tzn. wymagająca zezwolenia. Takimi działalnościami są np.: sprzedaż alkoholu, działalność kantorów czy aptek, działalność biura rachunkowego czy działalność biura pośrednictwa sprzedaży nieruchomości. Procedura uzyskania koncesji, zezwoleń lub licencji różni się w zależności od branży.

2. Wybierz optymalną księgowość

Zanim zaczniesz wypełniać dokumenty rejestracyjne, zdecyduj w jaki sposób będzie prowadzona księgowość Twojej firmy. W formularzu CEIDG-1 należy podać dane osoby lub instytucji odpowiedzialnej za księgowość oraz miejsce przechowywania dokumentacji. Każdy przedsiębiorca ma dwie możliwości: poprowadzić księgowość samodzielnie lub zlecić tę czynność zewnętrznej firmie.

Zachęcamy do skorzystania z księgowości w inFakcie. W tym celu proponujemy:

Księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym, aby mieć święty spokój – formalnościami zajmie się inFakt

Program do księgowości inFakt, aby korzystać z wygodnego programu online do samodzielnej księgowości, który automatycznie generuje KPiR i deklaracje podatkowe oraz wylicza podatki

3. Udaj się do urzędu miasta lub gminy

Przemyślałeś wszystkie kwestie z pkt 1 i 2 praz podjąłeś decyzje dotyczące Twojej firmy? Świetnie – czas przejść do formalności. Zakładanie firmy zaczynamy od wypełnienia formularza CEIDG-1.

CEIDG-1 to dokument, który stanowi wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Złożenie wniosku to pierwszy krok do założenia firmy. Formularz stanowi jednocześnie wniosek o nadanie numerów REGON i NIP, a w przyszłości posłuży Ci także do zmiany wpisu, jeżeli dane firmy ulegną zmianie.

W jaki sposób złożyć CEIDG-1?

1. Osobiście w urzędzie miasta lub gminy

Z wypełnionym drukiem CEIDG-1 można stawić się osobiście w wybranym urzędzie miasta lub gminy. W momencie złożenia formularza, urzędnik wręczy Ci potwierdzenie dokonania wpisu do CEIDG. Numer REGON otrzymasz od razu lub zostaniesz o nim powiadomiony e-mailem (zależy od urzędu). Na nadanie numeru NIP należy obecnie poczekać nie dłużej niż 3 dni. Informacja o NIP-ie przesyłana jest pocztą „papierową”.

2. Pocztą

Wypełniony formularz CEIDG-1 można przesłać do urzędu miasta lub gminy pocztą. W tym celu niezbędne jest jednak notarialne poświadczenie podpisu.

3. Przez Internet

Wypełniony formularz CEIDG-1 można także przesłać elektronicznie. W tym celu należy jednak dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub tzw. profilem zaufanym. Aby uzyskać szczegóły dotyczące elektronicznego składania CEIDG-1, zajrzyj na stronę epuap.gov.pl.

Jak zalozyc firme img2
Zakładanie firmy zaczynamy od wypełnienia formularza CEIDG-1.

4. Udaj się do ZUS-u

Każdy przedsiębiorca musi zgłosić się do ubezpieczeń ZUS i opłacać składki – społeczne i zdrowotne lub tylko zdrowotne, jeśli wraz z prowadzeniem działalności jest zatrudniony na etacie. Nie można zrezygnować z ubezpieczeń lub wybrać innego ubezpieczyciela. Niektóre urzędy miasta współpracują z ZUS-em i pozwalają na złożenie dokumentów rejestracyjnych. Jeśli w urzędzie miasta nie ma żadnej osoby oddelegowanej z ZUS-u, trzeba samodzielnie wybrać się do siedziby ZUS-u. Wypełnione formularze można również przesłać do ZUS-u pocztą.

Jaki dokument złożyć w ZUS-ie?

Nowy przedsiębiorca powinien przyjść do ZUS-u mając wypełniony formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA (dla osób, które prowadzą firmę i jednocześnie pracują na etacie). Na podstawie danych zadeklarowanych w ZUS ZUA, przedsiębiorca rejestruje się w ZUS-ie i otrzymuje możliwość skorzystania z prawa do preferencyjnych składek ZUS.

Formularz ZUS-owski najłatwiej wypełnić w inFakcie – w tym celu wystarczy odpowiedzieć na proste pytania i uzupełnić dane, a gotowy formularz ZUS ZUA lub ZZA wygeneruje się automatycznie jako PDF, wraz z CEIDG-1 i VAT-R. Skorzystaj z usługi zakładanie firmy.

Warto pamiętać, że sama rejestracja w ZUS-ie to nie wszystko. Przedsiębiorca musi jeszcze złożyć deklarację ZUS DRA za jeden pełny miesiąc, jeżeli chce opłacać najniższe możliwe składki ZUS. W przeciwnym razie musi składać ZUS DRA co miesiąc.

5. Udaj się do urzędu skarbowego

Startujący przedsiębiorca może wybrać się do urzędu skarbowego w celu rejestracji jako podatnik VAT (za pomocą VAT-R). Jeśli podjąłeś decyzje opisane w punkcie 1, na pewno już wiesz czy chcesz lub musisz zarejestrować się jako podatnik VAT.

Dla części startujących firm rejestracja jako podatnik VAT jest dobrowolna. Przymus pojawia się dopiero, gdy firma przekroczy roczny obrót w wysokości 150 tys. zł lub zajmuje się działalnością obowiązkowo opodatkowaną VAT-em, np. usługi doradcze, jubilerskie czy sprzedaż alkoholu i papierosów.

Jak wypełnić VAT-R?

Formularz VAT-R najłatwiej wypełnić w inFakcie – w tym celu wystarczy odpowiedzieć na proste pytania i uzupełnić dane, a gotowy formularz VAT-R wygeneruje się automatycznie jako PDF, wraz z CEIDG-1 i ZUS ZUA/ZZA.

Jak i gdzie złożyć VAT-R?

Aby zarejestrować się jako podatnik VAT, należy złożyć wypełniony formularz VAT-R w urzędzie skarbowym, właściwym ze względu na adres prowadzenia działalności. Jednocześnie trzeba wnieść opłatę za rejestrację w wysokości 170 zł. VAT-R można złożyć osobiście lub przesłać do urzędu skarbowego pocztą wraz z potwierdzeniem wniesienia opłaty.

Wybór formy opodatkowania następuje na CEIDG-1

Nowy przedsiębiorca nie musi wybierać się do urzędu skarbowego, aby wybrać formę opodatkowania. Wyboru dokonuje po prostu zaznaczając sposób rozliczenia na formularzu CEIDG-1, a informacja ta jest przekazywana do urzędu skarbowego. Formę opodatkowania można jednak zmienić później (w trakcie prowadzenia działalności), czego dokonuje się do 20 stycznia na bieżący rok podatkowy - ta czynność wymaga już poinformowania urzędu skarbowego.

Niektóre urzędy miasta lub gminy pozwalają składać VAT-R, co oznacza, że dodatkowa wizyta w urzędzie skarbowym nie jest konieczna.

6. Kiedy staniesz się przedsiębiorcą?

Wykonałeś kroki z punktów 1-5? Świetnie – to wszystko, czego potrzeba, aby otworzyć własną firmę.

Teraz musisz poczekać, aż urzędnicy wykonają czynności związane z rejestracją Twojej nowej działalności gospodarczej.

Jak stwierdzić, że stałeś się przedsiębiorcą i możesz wystawiać faktury przychodowe oraz księgować koszty firmowe?

Możesz rozpocząć prowadzenie działalności jeśli:

  • masz wpis do CEIDG
  • posiadasz numer NIP
  • zgłosiłeś się do ZUS
  • złożyłeś VAT-R oraz wpłaciłeś 170 zł z tytułu rejestracji VAT (opcjonalnie)

7. Zgłoszenie do PIP i Sanepidu

Do stycznia 2013 r. istniał obowiązek zgłoszenia firmy zatrudniającej osoby na umowę o pracę do Państwowej Inspekcji Pracy oraz do Sanepidu. Obu tych czynności należało dokonać nie później niż 30 dni od daty zawarcia umowy o pracę, a za niezgłoszenie groziła grzywna. Pracodawcy, którzy rozpoczynali działalność gospodarczą mogli dokonać zgłoszenia do PIP elektronicznie. Pozostali pracodawcy musieli powiadomić PIP pisemnie.

Ponadto, pracodawca zatrudniający pracowników na umowę o pracę, musiał o tym fakcie powiadomić właściwego państwowego inspektora sanitarnego. Sposób zgłoszenia zależał od konkretnej jednostki Sanepidu, właściwej ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Aktualnie pracodawca nie musi zgłaszać do PIP oraz Sanepidu zatrudnienia pracownika. W myśl zmienionych przepisów, zarówno PIP, jak i Sanepid takie informacje uzyskują z danych gromadzonych w rejestrze podmiotów prowadzonym przez GUS i danych gromadzonych przez ZUS na kontach płatników.

8. Konto firmowe, aktualizacja wpisu do CEIDG i pieczątka firmowa (opcjonalnie)

Konto firmowe

Niektórzy przedsiębiorcy są zobligowani do rozliczeń bezgotówkowych (np. jeśli prowadzą sprzedaż na rzecz innych firm), co oznacza, że muszą posiadać konta bankowe. Zresztą posiadanie konta w banku jest wygodne dla każdego przedsiębiorcy.

Nie musi to być jednak konto firmowe. Wypełniając formularz CEIDG-1 można podać konto prywatne, aczkolwiek warto później założyć konto firmowe, aby oddzielić finanse firmowe od prywatnych.

Jeśli planujesz założenie konta firmowego, zwykle możesz tego dokonać po założeniu działalności gospodarczej dysponując wpisem do CEIDG. Zgłoś się do wybranego banku i załóż wybrane konto firmowe.

Po założeniu konta firmowego musisz także zaktualizować wpis do CEIDG, składając formularz CEIDG-1 z numerem nowo założonego konta.

Pieczątka

Pieczątka firmowa nie jest niezbędna, przy czym jej posiadanie może przyspieszyć i ułatwić codzienne funkcjonowanie biznesu. Pieczątkę można wyrobić w dowolnym punkcie specjalizującym się w tej dziedzinie. Jest to koszt rzędu kilkudziesięciu złotych.

Jeśli planujesz wyrobienie pieczątki firmowej, również zrób to po zarejestrowaniu firmy, aby umieścić na niej dane firmowe nadawane w trakcie rejestracji, zwłaszcza NIP.

Księgowi inFakt założą firmę dla Ciebie!

Założenie firmy może być prostsze niż myślisz. Zwłaszcza, gdy pomagają w tym księgowi inFaktu. Specjalnie dla Ciebie i innych początkujących przedsiębiorców przygotowaliśmy bardzo wygodną usługę, dzięki której zostaniesz przedsiębiorcą bez wychodzenia z domu.

Usługa Zakładanie Firmy w inFakcie to tylko kilka prostych kroków:

  1. Zostawiasz swoje dane, a księgowy inFakt oddzwania do Ciebie.
  2. W rozmowie telefonicznej księgowy wypełnia z Tobą dokumenty.
  3. Darmowy kurier przywozi Ci dokumenty do podpisu.
  4. Księgowi inFakt składają dokumenty w urzędach.
  5. Zostajesz przedsiębiorcą!

To bezpłatna usługa. Wraz z nią inFakt oferuje nawet 60 dni testu księgowości w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym.