Wsparcie księgowych: pon. - niedz.: 7 - 22

Infolinia: 22 307 19 18, info@infakt.pl, Księgowi online (czat)

Samozatrudnienie
praktyczny
przewodnik

Arkadiusz caryk Arkadiusz Caryk

Redaktor pracujący na co dzień
w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym
inFakt w Krakowie.

Pobierz eBook jako PDF

Wstęp

Samozatrudnienie to świetny sposób na to, aby zyskać swobodę na rynku pracy, zarabiać więcej i samemu decydować o tym, jak spożytkować zarobione pieniądze. W kontekście bardzo wysokich kosztów pracy w Polsce, samozatrudnienie jest znacznie ciekawszą opcją niż praca na etacie. Osoby, które zdecydowały się założyć działalność gospodarczą, zwykle nie żałują podjętej decyzji.

Zastanawiasz się nad przejściem na samozatrudnienie?
To dla Ciebie przygotowaliśmy tę publikację. Przeczytaj, aby poznać:

  • konkretne porównanie zarobków na etacie i przy samozatrudnieniu,
  • zalety i wady samozatrudnienia,
  • czym różni się stosunek pracy od samozatrudnienia?
  • pułapki, na które trzeba uważać.

eBook inFaktu to praktyczny, zwięzły i konkretny przewodnik, dzięki któremu poznasz najważniejsze oblicza samozatrudnienia. Dzięki temu podejmiesz w pełni świadomą decyzję dotyczącą tego, czy taka forma pracy zarobkowej, jest właśnie dla Ciebie.

Zapoznaj się z eBookiem inFaktu, aby świadomie pokierować swoim rozwojem zawodowym!

1. Co to jest samozatrudnienie?

Samozatrudnienie według najprostszej definicji to po prostu praca we własnym imieniu i na własny rachunek. Tę ogólną definicję można jednak doprecyzować i dostosować do polskich realiów. Obecnie samozatrudnienie najczęściej oznacza:

  • prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (tj. posiadanie wpisu do CEIDG),
  • zarabianie poprzez wykonywanie usług na rzecz jednego kontrahenta (firmy) lub niewielkiej ich liczby,
  • brak zatrudnionych pracowników.

Tym samym, samozatrudnienie można odróżnić od tzw. wolnego zawodu, który niekoniecznie wiąże się z rejestracją działalności gospodarczej oraz często jest świadczony na rzecz dużej liczby klientów (często osób prywatnych). Przedstawiciele wolnych zawodów niekiedy rozliczają się na podstawie umów o dzieło lub zleceń i nie zakładają w tym celu firm. Wobec tego ciężko w takich przypadkach mówić o „zatrudnieniu”. Tym samym, samozatrudnienie niewątpliwie oznacza znacznie szerszą kategorię form zarobkowania.

Samozatrudnienie może przybierać różne formy, które wiążą się zazwyczaj z liczbą kontrahentów i relacjami, które nawiązuje z nimi samozatrudniony. Można tutaj wyróżnić następujące sytuacje:

1. Świadczenie usług na rzecz jednego kontrahenta

W tym modelu tylko jedna firma korzysta z usług samozatrudnionego – nic nie stoi na przeszkodzie, aby tak było. W takim przypadku, samozatrudnienie przybiera niekiedy postać przypominającą umowę o pracę, przy czym warto zwrócić uwagę, czy podobieństwo do etatu nie jest przesadne (tę kwestię opisuje Rozdz. 5). Oczywiście, samozatrudniony może umówić się z firmą dla której świadczy usługi na: płatny urlop, płatny okres choroby, możliwość korzystania ze sprzętu firmy (wymaga odpowiednich zapisów w umowie), itp.

2. Świadczenie usług na rzecz wielu kontrahentów

Świadczenie usług na rzecz licznych kontrahentów również jest możliwe i często bywa określane jako freelancing (zwłaszcza, gdy mowa o zawodach takich, jak grafik, programista, copywriter, itp.). Jest to o tyle korzystne, że nie uzależnia samozatrudnionego od jednej firmy, a dzięki temu daje większą swobodę. Ponadto, może sprzyjać dalszemu rozwojowi działalności, a tym samym wyższym zarobkom. W konsekwencji, samozatrudnienie może ewoluować w stronę zwyczajnej firmy z zatrudnionymi pracownikami, biurem i portfolio klientów.

Samozatrudnienie img1
Samozatrudnienie to większa swoboda działania

2. Samozatrudnienie a etat – porównanie zarobków

Samozatrudnienie bywa proponowane przez pracodawców jako alternatywa dla zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, która pozwala na znacznie wyższe zarobki netto. Jeśli pracodawca stawia pracownika lub kandydata do pracy przed takim wyborem, należy dokonać krótkiej analizy finansowej.

Dzięki niej samozatrudniony może uzyskać pełną świadomość tego, ile tak naprawdę kosztuje pracodawcę oraz ile jest w stanie zarobić w obu opcjach. Poniżej przedstawiamy porównanie obu możliwości na podstawie dwóch przykładów.

Pierwszy przykład to korzystna sytuacja, w której samozatrudniony płaci mały ZUS i generuje stosunkowo wysokie koszty uzyskania przychodu (500 zł miesięcznie).
Drugi przykład to sytuacja nieco mniej korzystna dla samozatrudnionego, w której płaci on duży ZUS i generuje stosunkowo niskie koszty (200 zł miesięcznie).

Samozatrudniony – mały ZUS, 500 zł kosztów miesięcznie
Umowa o pracę Samozatrudnienie
Koszt pracodawcy 6 030,50 zł 6 030,50 zł
Brutto 5 000, 00 zł -
Koszt samozatrudnienia - 1240 zł*
Netto 3 550,19 zł ok. 4 790 zł

WNIOSEK: Samozatrudniony zarabia miesięcznie o ok. 1240 zł więcej niż osoba na etacie.

*ZUS + podatek dochodowy + księgowość (przy założeniu, że mały ZUS wynosi ok. 431 zł oraz występuje ok. 500 zł kosztów miesięcznie, a księgowość kosztuje 150 zł miesięcznie).

Samozatrudniony – duży ZUS, 200 zł kosztów miesięcznie
Umowa o pracę Samozatrudnienie
Koszt pracodawcy 6 030,50 zł 6 030,50 zł
Brutto 5 000, 00 zł -
Koszt samozatrudnienia - 1806 zł*
Netto 3 550,19 zł ok. 4 220 zł

WNIOSEK: Samozatrudniony zarabia miesięcznie o ok. 670 zł więcej niż osoba na etacie.

* ZUS + podatek dochodowy + księgowość (przy założeniu, że duży ZUS wynosi ok. 1042 zł, występuje ok. 200 zł kosztów miesięcznie, a księgowość kosztuje 150 zł miesięcznie)

W obliczeniach ujęto 1/12 kwoty zmniejszającej podatek.

3. Pozytywne aspekty samozatrudnienia

Samozatrudnienie ma liczne zalety, dzięki którym wiele osób wybiera je z pełną świadomością uznając, że pozytywne aspekty przeważają. Analizując samozatrudnienie warto przyjrzeć się nie tylko samym wynikom finansowym, ale także pozostałym cechom takiej formy zarobkowania, aby odpowiedzieć sobie na pytanie: Czy samozatrudnienie jest dla mnie? Oto wybrane, pozytywne aspekty pracy na własny rachunek:

Sam decyduję o tym, jak odkładać na emeryturę

Dużo wyższe zarobki netto samozatrudnionego przekładają się na niższe składki emerytalne ZUS, a tym samym prawdopodobnie znacznie niższą emeryturę z ZUS. To samozatrudniony sam decyduje o tym, w jaki sposób odkładać i inwestować środki gromadzone na emeryturę. Zdecydowanie warto wziąć tutaj sprawy swoje ręce. Krótka kalkulacja wystarczy, aby przekonać się, że znacznie więcej zysku może przynieść samodzielne odkładanie 500 zł miesięcznie, niż przelewanie tej samej kwoty na konto ZUS-u.

Mogę zmniejszyć podatek dochodowy rozliczając koszty

Osoby samozatrudnione mogą rozliczać faktycznie poniesione koszty uzyskania przychodu, czyli wydatki powiązane z prowadzoną działalnością. Dzięki temu mogą znacznie obniżyć podatek dochodowy. Chodzi tutaj przede wszystkim o wydatki na transport, które osoby samozatrudnione bardzo często ponoszą, zwłaszcza jeśli regularnie dojeżdżają do siedziby firmy, z którą współpracują (bilety, samochód osobowy, itp.). Oprócz tego mogą rozliczać np. wydatki na sprzęt komputerowy, telefon komórkowy, wyposażenie biura, edukację związaną z działalnością, reklamę, itp.

Więcej na ten temat znajdziecie w eBooku inFaktu: inFaktu: 51 pomysłów na koszty firmowe

Mogę kupować nie płacąc VAT-u od zakupów

Zakupy firmowe można nie tylko ujmować w kosztach, ale także rozliczać związany z nimi VAT. Ogólna zasada mówi, że VAT od sprzedaży (należny) można zmniejszyć odejmując od niego VAT związany z zakupami (naliczony). W praktyce oznacza to możliwość dokonywania zakupów bez VAT-u, o ile te zakupy są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Mogę płacić podatki co kwartał

Osoby na etacie nie mają innej możliwości, niż płacić podatki co miesiąc. Zwykle nawet nie są tego świadome, ponieważ to pracodawca odprowadza podatki w ich imieniu. Warto jednak wiedzieć o tym, że samozatrudnieni mogą (jeśli tak zdecydują) płacić podatek dochodowy i VAT co kwartał. Takie rozwiązanie ma dużo zalet. Począwszy od rzadszych kontaktów z urzędem skarbowym, przez dłuższy okres na zgromadzenie faktur kosztowych, aż po możliwość dłuższego obracania środkami przeznaczonymi na podatki.

Mogę swobodnie rozwijać moją działalność

Praca na etacie poważnie ogranicza możliwość uzyskiwania zarobków z dodatkowej działalności. Otóż według polskich przepisów, działalność, która jest m.in. „ciągła i zorganizowana”, a z której przychody nie są rozliczane jako np. umowa o dzieło lub o pracę, wymaga zarejestrowania jako działalność gospodarcza. Samozatrudniony nie ma tego problemu – prowadzi już działalność gospodarczą, a zatem rozszerzenie jej o kolejny aspekt jest jak najbardziej możliwe.

Pracuję gdzie chcę i kiedy chcę

Jedna z największych zalet samozatrudnienia to swoboda i niezależność na rynku pracy. Samozatrudniony nie musi być związany z jedną firmą, może współpracować z wieloma. Nie podlega służbowo swojemu pracodawcy, czy przełożonemu. Sam decyduje o tym gdzie i kiedy wykonuje pracę. Zmiana zleceniodawcy jest zwykle prostsza i szybsza niż w przypadku etatu.

4. Weź pod uwagę, zanim przejdziesz na samozatrudnienie

Rozważając przejście na samozatrudnienie trzeba także wziąć pod uwagę obowiązki i utrudnienia związane z pracą na własny rachunek. Tylko wówczas można podjąć świadomą decyzję.

Dodatkowe obowiązki i koszty samozatrudnionych

Ponieważ samozatrudnienie jest równoznaczne z prowadzeniem firmy, wymaga dopełniania tych samych obowiązków. Do najważniejszych należą: konieczność prowadzenia księgowości, dokumentowanie przychodów (wystawianie faktur), gromadzenie faktur kosztowych, przechowywanie dokumentacji, opłacanie składek ZUS i podatków dbając o terminy.

Osoba na etacie nie zajmuje się księgowością, ponieważ wszelkich obliczeń dokonuje za nią pracodawca. Samozatrudniony musi samodzielnie o to zadbać prowadząc księgowość lub zlecając tę czynność. Księgowość przybiera rozmaite formy – najczęściej opiera się na KPiR (prostej ewidencji zawierającej wszystkie przychody i koszty). KPiR można prowadzić samodzielnie (np. za pomocą Programu do Księgowości w inFakt.pl) lub zlecić (np. do Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego w inFakt.pl). Księgowość to dodatkowy koszt, który w najbardziej wygodnej formie biura rachunkowego wynosi ok. 150 zł miesięcznie.

Brak przywilejów wynikających z prawa pracy

Prawo pracy daje pracownikom zatrudnionym na umowy o pracę szereg przywilejów, których samozatrudnieni nie mają. Do najważniejszych należą: 20 lub 26 dni płatnego urlopu, płatne zwolnienia chorobowe, dodatkowe wolne dni związane np. ze śmiercią bliskiej osoby lub opieką nad dzieckiem, ochrona przed zwolnieniem w okresie od 5 lat przed emeryturą, ochrona przed zwolnieniem w trakcie ciąży, itp. Osoba samozatrudniona nie ma takich praw wynikających z kodeksu pracy, ale może umówić się na analogiczne świadczenia z firmą z którą współpracuje.

Trudniejsze uzyskanie kredytu

Dla osób, które planują wziąć kredyt na mieszkanie lub dom, istotnym może być aspekt kredytowy. Banki mogą mieć odrębne zasady udzielania kredytów osobom, które uzyskuje zarobki z działalności gospodarczej. Te zasady mogą być bardziej restrykcyjne niż dotyczące umów o pracę, zwłaszcza jeśli chodzi o wymagany czas trwania takiej formy uzyskiwania dochodów. Tę kwestię jednak najlepiej sprawdzić w wybranym banku.

Brak praw konsumenta w związku z zakupami „na firmę”

Aby móc rozliczyć wydatek w kosztach uzyskania przychodu i odliczyć VAT, samozatrudniony musi dokonywać zakupów „na firmę”. Wiąże się z tym kłopotliwy fakt – w tym momencie przedsiębiorca przestaje być traktowany jak konsument i tym samym traci prawa i przywileje konsumenta. Dotyczą one m.in. prawa do zwrotu bez podania przyczyny oraz uprzywilejowanego traktowania w razie sprawy sądowej. Ponadto, przedsiębiorca nie może szukać pomocy w UOKiK, chyba że sądzi, że naruszone zostały zasady konkurencji, a to może być trudne do udowodnienia.

Samozatrudnionemu kasa fiskalna nie grozi

Kupno kasy fiskalnej i konieczność wydawania paragonów kojarzy się z prowadzeniem firmy, ale warto wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca musi dopełniać tych obowiązków. Przede wszystkim kasę fiskalną muszą rozważać tylko osoby, które sprzedają na rzecz osób prywatnych. Natomiast w przypadku samozatrudnienia opisywanego w tym eBooku sprzedaż następuje na rzecz innych firm i nie wymaga stosowania kasy fiskalnej.

Jeśli jednak planujesz świadczyć usługi lub sprzedawać towary osobom prywatnym, to warto wiedzieć, że kasy fiskalnej także możesz uniknąć. Najprostszy sposób, to limit kwotowy. Kasy nie trzeba kupować do kwoty 20 tys. zł sprzedaży na rzecz osób prywatnych rocznie. Są także inne zwolnienia z kasy, np. dotyczące sposobu zapłaty i formy dokumentowania transakcji (więcej - w tym artykule: Jak uniknąć zakupu kasy fiskalnej przy sprzedaży online?

5. Samozatrudnienie a stosunek pracy - największe różnice

Przechodząc na samozatrudnienie należy wziąć pod uwagę, że umowy zawierane ze zleceniodawcami nie mogą przypominać umów o pracę, jeśli chodzi o konstrukcję i zasady współpracy. Jeśli tak się stanie, Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nakazać zawarcie umowy o pracę, a ZUS może upomnieć się o zaległe składki, które należałoby opłacić w związku z etatem.

Warto zwrócić uwagę na art. 22 § 11 Kodeksu Pracy, według którego umowa spełniająca kryteria stosunku pracy jest stosunkiem pracy, niezależnie od tego jak nazwały tę umowę jej strony. A zatem chodzi o to, aby kontrakt na linii samozatrudniony-firma unikał m.in. następujących zapisów:

  • podporządkowanie służbowe pracownika przełożonym,
  • konieczność wykonywania pracy osobiście przez pracownika,
  • powtarzalność pracy, np. codziennie lub w określonych, regularnych odstępach czasu,
  • wykonywanie pracy w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę,
  • nieponoszenie przez pracownika ryzyka związanego z wykonywanymi czynnościami.

Co jeżeli spisana umowa posiada tylko część z tych cech, ale nie wszystkie? W praktyce można założyć, że w takim przypadku decyduje wola obu stron, a zatem taki kontrakt powinien być bezpieczny.

Przy okazji warto wspomnieć o tym, że w sytuacji, w której PIP stwierdza, że samozatrudniony pracuje w istocie na podstawie stosunku pracy, konsekwencje (kary, karne składki ZUS) ponosi pracodawca. Co za tym idzie, pracownik jest pod tym względem bezpieczny.

6. Mały ZUS i podatek liniowy a samozatrudnienie

Przejście ze stosunku pracy na samozatrudnienie i współpraca z tą samą firmą może wiązać się z pewnymi pułapkami, na które trzeba uważać. Dotyczą one zwłaszcza ZUS-u i formy opodatkowania.

Mały ZUS

Większość nowych przedsiębiorców ma prawo do „małego ZUS-u”, czyli składek społecznych niższych od standardowych (tzw. duży ZUS) o ok. 600 zł. Preferencyjne składki ZUS przysługują przez pełne 24 miesiące prowadzenia działalności gospodarczej. Jednak ta forma wsparcia ze strony państwa przysługuje tylko firmom spełniającym określone kryteria. Mały ZUS przysługuje, jeżeli:

  1. przedsiębiorca nie prowadził działalności w ciągu ostatnich 5 lat,
  2. przedsiębiorca nie wykonuje dla byłego pracodawcy usług o tym samym samym charakterze, co czynności, które wykonywał na etacie w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym.

Jak to wygląda w praktyce? Po prostu przechodząc na samozatrudnienie trzeba uważać, by zapisy w umowie, na fakturach oraz w kodach PKD nie były łudząco podobne do zakresu obowiązków z poprzedniej umowy o pracę. Jeśli są, prawo do małego ZUS-u można stracić w wyniku kontroli ZUS-u.

Podatek liniowy

Podatek liniowy to jednolita stawka podatku dochodowego w wysokości 19% (niezależna od wysokości dochodu), która wiąże się z rezygnacją z części ulg przysługujących podczas korzystania ze skali podatkowej. Taka forma rozliczenia jest korzystna tylko wówczas, gdy roczne dochody znacznie przekraczają 85 528 zł – kwota, od której podatek liniowy staje się opłacalny ściśle zależy od oszczędności, które przynoszą ulgi (np. na dzieci).

Warto jednak wiedzieć, że z podatku liniowego nie może skorzystać przedsiębiorca, który w bieżącym roku podatkowym wykonywał w ramach etatu czynności podobne do usług, które świadczy dla tej samej firmy jako przedsiębiorca. Co za tym idzie, przejście na samozatrudnienie i podatek liniowy warto rozważyć w grudniu, gdyż wówczas po stosunkowo krótkim okresie można korzystać z podatku liniowego.

Samozatrudnienie img2
Samozatrudnienie to wiele plusów ale i odpowiedzialność związana z pracą na własny rachunek.

7. Zdrowy rozsądek i uczciwa współpraca – kluczowe kwestie

Opisane w niniejszym eBooku zalety i wady pracy na własny rachunek decydują o tym, czy przejście na samozatrudnienie jest opłacalne. Jednak nadrzędną i kluczową kwestią jest to, aby obie współpracujące strony zachowały zdrowy rozsądek i uczciwe podejście ustalając warunki współpracy. Samozatrudnienie jest wyjątkowo korzystne dla pracodawcy, ponieważ:

  • nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z obsługą kadrowo-płacową,
  • może zlecać samozatrudnionemu dowolną liczbę czynności bez dodatkowych kosztów (jeżeli pracodawca chce zawrzeć ze swoim pracownikiem dodatkową umowę zlecenie lub o dzieło, musi zapłacić od niej dodatkowe składki ZUS),
  • nie ponosi odpowiedzialności i nie musi dbać o obowiązki wynikające z kodeksu pracy,
  • jeżeli firma jest VAT-owcem, w praktyce nie płaci od faktury samozatrudnionego podatku VAT – kosztem jest kwota netto.

Przechodząc na samozatrudnienie warto uświadomić pracodawcy te kwestie. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej będzie wynegocjować z firmą współpracę mającą w sobie elementy praw pracowniczych wynikających z kodeksu pracy, w tym zwłaszcza płatny urlop i płatne chorobowe.

Jest to kluczowe w przypadku, gdy samozatrudnienie ma na celu świadczenie usług dla jednej firmy. Jeśli zaś współpraca jest podejmowana z wieloma firmami, trzeba skrupulatnie przeanalizować możliwe przychody oraz straty wynikające z braku płatnego urlopu i innych konsekwencji pracy na własny rachunek, aby stwierdzić, czy taka forma działalności zarobkowej okaże się opłacalna.

inFakt pomaga przejść na samozatrudnienie!

Nosisz się z zamiarem przejścia „na swoje”? Świetnie – mamy dla Ciebie znakomitą ofertę!

Zgłoś się do nas, a pomożemy Ci przejść na samozatrudnienie – nasi księgowi załatwią w Twoim imieniu wszystkie formalności. To naprawdę możliwe! Jak to działa?

  1. Zostawiasz swoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu.
  2. Księgowi inFakt dzwonią do Ciebie i wypełniają w Twoim imieniu dokumenty rejestracyjne. Kurier przywozi Twoje dokumenty do inFaktu.
  3. Księgowi inFakt składają dokumenty w Twoim imieniu we właściwych urzędach.
  4. Na bieżąco otrzymujesz informacje o tym, na jakim etapie jest obecnie proces.
  5. Przechodzisz na samozatrudnienie!

Wraz z usługą przejścia na samozatrudnienie (założenia firmy) zapewniamy usługę księgową w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt. To niezwykle wygodne rozwiązanie, w którym masz pełen komfort – księgowi przejmują całość odpowiedzialności za rozliczenia, a do tego masz dostęp do aplikacji online i usługę kuriera w cenie. Oto księgowość, która pozytywnie wpłynie na rozwój Twojego biznesu!
Przejdź do księgowości w inFakcie i korzystaj z pomocy księgowych, aby skupić się na prowadzeniu biznesu i mieć z głowy formalności.