Wsparcie księgowych: pon. - niedz.: 7 - 22

Infolinia: 22 307 19 18, info@infakt.pl, Księgowi online (czat)

Jak wziąć
samochód osobowy
w leasing?

Arkadiusz caryk Arkadiusz Caryk

Redaktor pracujący na co dzień
w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym
inFakt w Krakowie.

Pobierz eBook jako PDF

Wstęp

Leasing to coraz popularniejszy sposób finansowania zakupu samochodu osobowego. Może ubiegać się o niego każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Nie jest tu istotny jej typ oraz branża, w której działa przedsiębiorca.

Podejmując decyzję o wyborze leasingu jako sposobie sfinansowania zakupu samochodu, warto zaznajomić się ze wszystkimi aspektami, które mają wpływ na jego rozliczenie. Porusza je właśnie ten eBook!

Przeczytaj eBook “Jak wziąć samochód osobowy w leasing?” i dowiedz się:

  • Czym różni się leasing operacyjny od finansowego?
  • Jak wygląda odliczanie VAT-u i rozliczenie kosztów?
  • Co się dzieje w momencie kradzieży pojazdu?
  • Jak długo trzeba prowadzić firmę, żeby wziąć samochód w leasing?
  • Jak wygląda wykup samochodu z leasingu?

eBook inFaktu “Jak wziąć samochód osobowy w leasing?” w przejrzysty sposób przedstawia aspekty związane z rozliczeniem leasingu. To przede wszystkim praktyczne informacje podane w formie, którą trudno gdzie indziej znaleźć. Po lekturze tego eBooka leasing nie będzie miał przed Tobą tajemnic.


1. Leasing - operacyjny czy finansowy?

Leasing jest jednym z podstawowych źródeł finansowania zakupu samochodu przez polskich przedsiębiorców. To pewna forma wypożyczenia auta przez przedsiębiorcę od firmy leasingowej na uzgodnionych warunkach.

Rozróżnia się 2 rodzaje leasingu:

Leasing operacyjny

Zgodnie z polskimi przepisami leasing operacyjny traktowany jest jak usługa. W tym modelu przedsiębiorca w pewnym sensie wynajmuje samochód od leasingodawcy, który pozostaje jego właścicielem. Przedsiębiorca wnosi jednorazową opłatę wstępną (czynsz inicjalny), a następnie opłaca faktury za raty leasingowe przez określony czas. Po jego upływie samochód można zazwyczaj wykupić za określoną kwotę bądź procent jego wartości. Nie ma jednak takiej konieczności.

W leasingu operacyjnym przedsiębiorca nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych (tzn. nie zapisuje w kosztach stopniowo samej wartości pojazdu) – robi to leasingodawca.

Leasing finansowy

W przypadku leasingu finansowego samochód zalicza się do majątku przedsiębiorcy i to on dokonuje odpisów amortyzacyjnych - właścicielem samochodu w dalszym ciągu jest jednak firma leasingowa. Przedsiębiorca staje się właścicielem pojazdu z dniem opłacenia ostatniej raty (chyba że umowa przewiduje inne opcje). Samochód może wykorzystywać dalej w firmie lub sprzedać.

Obie opcje różnią się także minimalnym czasem na jaki musi być podpisana umowa. W leasingu operacyjnym minimalny okres to 2 lata – nie ma ograniczeń do czasu maksymalnego. W leasingu finansowym strony mogą dowolnie ustalić czas trwania umowy. O szczegółach umowy leasingowej piszemy w rozdziale 3.

Wśród polskich przedsiębiorców większą popularnością cieszy się leasing operacyjny.

Leasing a podatek VAT

Istotną kwestią jest również możliwość odliczenia podatku VAT. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na leasing samochodu osobowego (o masie poniżej 3,5 tony) może odliczyć 50% (bez limitu kwotowego) lub 100% VAT od każdej raty leasingowej. Zależy to jednak od sposobu sposób użytkowania auta. Zgodnie z przepisami właściciel firmy odliczy:

  • 50% VAT – jeśli używa samochodu w tzw. systemie mieszanym, czyli zarówno na cele firmowe, jaki prywatne,
  • 100% VAT – jeśli pojazd służy mu jedynie w działalności gospodarczej.

Należy jednak pamiętać, że możliwość odliczenia pełnego VAT-u daje tylko spełnienie pewnych warunków. Jakich konkretnie? To kwestia, którą poruszaliśmy już w tym artykule.

Powyższe przepisy dotyczące VAT obowiązują od 1 kwietnia 2014 r. Przed tą datą w związku z leasingiem samochodu osobowego można było odliczyć 60% VAT-u, przy czym suma odliczeń nie mogła przekroczyć 6 tys. zł.

1. Operacyjny

Jeśli chodzi o leasing operacyjny, przedsiębiorca może odliczyć VAT z kolejnych otrzymywanych od leasingodawcy faktur (50% lub 100% według powyższych zasad). Najpierw za czynsz inicjalny, później za raty leasingowe i inne opłaty wynikające z umowy. Do końca marca 2013 r. trzeba było natomiast pilnować, by suma odliczeń VAT-u w okresie leasingu nie przekroczyła 6 tys. zł. Jeśli przekroczyła – VAT naliczony powyżej tej kwoty stanowił koszt uzyskania przychodów.

2. Finansowy

W przypadku leasingu finansowego odliczenia VAT dokonuje się na podstawie faktury na całość wartości samochodu. Przedsiębiorca nie musi kwoty widniejącej na fakturze płacić jednorazowo w całości. Trzeba jednak pamiętać, że może pojawić się konieczność zapłaty całości VAT-u z tej faktury, który można wówczas odliczyć (jednorazowo). W przypadku wykorzystania samochodu w systemie mieszanym pozostały, nieodliczony VAT powiększa wartość początkową samochodu, czyli podlega amortyzacji.

Jest jednak druga opcja. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie ma pieniędzy, żeby zapłacić VAT wyjściem jest poszukanie oferty, w której leasingodawca go sfinansuje (takie oferty się zdarzają). Tym samym przedsiębiorca odlicza VAT, którego nie zapłacił, ale oddaje go sukcesywnie z ratami leasingowymi. W przypadku leasingu finansowego VAT zostanie odliczony szybciej niż dzieje się to w leasingu operacyjnym, gdzie jest on odliczany sukcesywnie. Jednak w leasingu operacyjnym jest szansa na odliczenie więcej VAT-u jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wykup.

Czasami VAT można odliczyć dwukrotnie

Istnieje jednak sposób na odliczenie wyższej kwoty VAT, który dotyczy leasingu operacyjnego i wynika z faktu, że okres leasingu jest traktowany przez przepisy jako usługa, a wykup jako dostawa towarów.

Dzięki temu przedsiębiorca ma prawo dwukrotnie odliczyć VAT– najpierw w związku z ratami leasingowymi, a później w związku z wykupem. Niektórzy przedsiębiorcy specjalnie decydują się na podwyższenie kwoty wykupu pojazdu, aby dzięki temu móc odliczyć jak najwięcej VAT-u.

Umowy leasingu zawarte przed 1 kwietnia 2014 r.

A co w przypadku przedsiębiorców, którzy wykorzystali pełną pulę odliczeń VAT-u (6 tys. zł) przed 1 kwietnia 2014 r.? W myśl nowych przepisów mogą oni ponownie odliczać VAT od leasingu – bez żadnych limitów kwotowych. Ile konkretnie (50% czy 100%) zależy od sposobu użytkowania pojazdu.

Warto pamiętać, że możliwość odliczenia VAT od paliwa w przypadku wykorzystania „mieszanego” będzie dostępna dopiero od 1 lipca 2015 r.

Porównanie leasingu operacyjnego i finansowego
Leasing operacyjny Leasing finansowy
Czas trwania umowy Zawarta na minimum 2 lata Dowolny
Amortyzacja Nie Tak
Koszty uzyskania przychodów
  • opłata wstępna (czynsz inicjalny)
  • wszystkie raty leasingowe
  • wydatki związane z użytkowaniem samochodu (np. części zamienne, serwis, paliwo)
  • odpisy amortyzacyjne
  • odsetki od rat leasingowych
  • wydatki związane z użytkowaniem samochodu (np. części zamienne, serwis, paliwo)
Kilometrówka Nie Nie
Odliczanie VAT
  • 50% lub 100% z rat
  • 50% lub 100% po wykupie
  • 50% lub 100% części i serwis
  • 0% lub 100% paliwo (50% VAT-u od paliwa - połowa 2015 r.)
  • 50% lub 100% z rat
  • 50% lub 100% części i serwis
  • 0% lub 100% paliwo (50% VAT-u od paliwa - połowa 2015 r.)
Wykup samochodu Tak (za z góry określony procent wartości samochodu lub określoną kwotę) Nie (de facto nie istnieje - wraz z ostatnią ratą samochód staje się własnością leasingobiorcy)

2. Co wziąć pod uwagę decydując się na leasing?

Samochód w firmie to niejednokrotnie po prostu konieczność. Nie mając wystarczającej gotówki na jego zakup można zastanowić się nad innym sposobem finansowania. Poza leasingiem jest nim kredyt bankowy.

Najczęściej banki lub inne instytucje finansowe udzielające kredytów pokrywają 100% kosztów pojazdu. Procedura uzyskania kredytu bankowego jest znacznie bardziej skomplikowana, a ocena zdolności kredytowej bardziej rygorystyczna, niż ma to miejsce w leasingu. Dodatkowo leasing postrzegany jest jako korzystniejszy ze względu na podatki.

Jeśli przedsiębiorca bierze kredyt na samochód, VAT rozlicza jednorazowo, tak jak w leasingu finansowym. W leasingu operacyjnym VAT jest rozliczany co miesiąc na podstawie faktury za ratę.

Ponadto leasing to dość elastyczna forma finansowania. Można ustalić wysokość rat leasingowych oraz cenę wykupu. Przedsiębiorca ma wybór - mniejsze raty miesięczne, ale droższy wykup lub wyższe raty, a tańszy wykup.

Wśród przewag leasingu nad kredytem wymienia się także jego większą dostępność dla firm z niewielkim stażem rynkowym lub dopiero rozpoczynających działalność.

Leasing img1
Leasing jest bardzo opłacalną formą zakupu samochodu

Ile trzeba prowadzić firmę, żeby wziąć auto w leasing?

Możliwość wzięcia samochodu w leasing ma nawet świeżo upieczony przedsiębiorca. Często jedynym warunkiem jest przedstawienie dokumentów rejestrowych firmy oraz dokonanie wpłaty wstępnej. Wpłata jest zazwyczaj wyższa niż w przypadku firm dłużej działających na rynku, stanowi bowiem dla leasingodawcy formę rekompensaty za większe ryzyko. Opcja „auto już w pierwszym dniu prowadzenia działalności” nie jest jednak dostępna u wszystkich leasingodawców. Część z nich wymaga minimum kliku miesięcy działania na rynku.

Czy można wziąć auto w leasing nie posiadając prawa jazdy?

Samochód osobowy w leasingu może wziąć również przedsiębiorca nieposiadający prawa jazdy. Wszystkie aspekty korzystania z auta trzeba jednak uzgodnić z leasingodawcą, np. odnoszące się do tego kto de facto będzie użytkownikiem pojazdu. Konieczne jest bowiem udowodnienie zasadności wzięcia auta w leasing oraz uzasadnienie możliwość „wrzucania w koszty” wydatków związanych z jego użytkowaniem, skoro właściciel firmy nie posiada „prawka”.

W sytuacji gdy przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników to w zasadzie niemożliwe. Rozwiązaniem może być zatrudnienie w firmie męża lub żony i powierzenie zadań związanych z użytkowaniem samochodu. Współmałżonek swoje obowiązki może wykonywać dorywczo lub regularnie po kilka godzin dziennie. Prawo nie określa ile czasu na rzecz firmy ma przeznaczyć.

Jaki samochód w leasingu? Nowy czy używany?

Jeśli przedsiębiorca chce wziąć samochód „na firmę” w leasing, najlepszym rozwiązaniem jest faktura zawierająca 23% VAT. Tylko taka opcja umożliwia odliczenie VAT. Na fakturę „z pełnym VAT-em” dostępne jest każde nowe auto.

Używane auto również można wziąć w leasing, ale wobec pojazdów, które nie są nowe, część firm leasingowych stawia bardzo wysokie wymagania. Poczynając od wyceny (za którą często trzeba zapłacić samemu), przez zakup od autoryzowanego dealera, na wysokim czynszu inicjalnym (opłacie wstępnej) kończąc. Do tego należy doliczyć koszty płatnych przeglądów, corocznych badań technicznych i napraw, których przy aucie używanym nie pokrywa gwarancja, a leasing może ich wymagać. Większość firm leasingowych mających w swojej ofercie taką opcję udziela finansowania w ramach leasingu pojazdów maksymalnie 4-5 letnich. Każdorazowo zależy to jednak od procedur obowiązujących w danej firmie leasingowej.

Samochody używane dostępne są zazwyczaj na fakturę VAT marża lub umowę sprzedaży, które nie pozwalają na wzięcie pojazdu w leasing operacyjny. Co za tym idzie nie ma możliwości odpisania VAT-u. Może się jednak zdarzyć, że faktura 23% dotyczy używanego auta. Dzieje się tak w sytuacji, w której przedsiębiorca jest zmuszony, żeby do sprzedawanego samochodu doliczyć VAT. W przypadku faktury VAT marża i umowy sprzedaży możliwy jest jedynie leasing finansowy lub kredyt bankowy.

Porównanie leasingu samochodu nowego i używanego
Nowy samochód Używany samochód
Rodzaj leasingu Operacyjny lub finansowy Finansowy
Wycena samochodu Niepotrzebna Potrzebna
Przeglądy Pokrywa gwarancja Pokrywa leasingobiorca
Możliwość sfinansowania Każdy nowy samochód Zależne od procedur

3. Leasing w praktyce

Szczegółowe zapoznanie się z Ogólnymi Warunkami Umowy Leasingu (OWUL) to konieczność, jeżeli przedsiębiorcy zależy na całkowitym bezpieczeństwie zawieranej umowy. Właśnie w OWUL można natknąć się na zapisy dotyczące dużych kar umownych, skomplikowane zasady rozliczenia przy zakończeniu umowy leasingu itp. Najistotniejsze, aby zapisy jakie się w nim znajdują były dla leasingobiorcy przejrzyste i zrozumiałe.

Jako że umowa leasingowa to zwykłe porozumienie pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą można ją negocjować. Jeśli leasingobiorca zrobi to umiejętnie, ma szansę na korzystną zmianę niektórych jej aspektów.

Opłaty i prowizje w umowie leasingowej

W umowie może znaleźć się również wiele zapisów, których przedsiębiorca niekoniecznie się spodziewa. Co za tym idzie leasingobiorca może zapłacić firmie leasingowej dodatkową opłatę, np. za:

  • możliwość by samochodem mogła jeździć tzw. „osoba trzecia” (np. małżonek),
  • możliwość wyjazdu leasingowanym pojazdem za granicę,
  • udzielenie informacji o użytkowniku auta (np. policji, kiedy przedsiębiorca przekroczy prędkość i zostanie „złapany” przez fotoradar),
  • upomnienie w przypadku spóźnienia z zapłatą raty leasingowej,
  • zmianę harmonogramu płatności,
  • zwrot samochodu po terminie.

Z reguły takie zapisy znajdują się w Tabeli Opłat i Prowizji stanowiącej nieodzowny element każdej umowy leasingu.

Kradzież lub zniszczenie pojazdu

A co dla leasingobiorcy oznacza kradzież lub całkowite zniszczenie samochodu (gdy koszty naprawy są wyższe niż wartość pojazdu)?

W przypadku kradzieży umowa leasingu wygasa. Choć auto zawsze jest ubezpieczone i ma wykupioną polisę AC, to problem w tym, że przedsiębiorca nie jest jego właścicielem. Zawsze jest nim firma leasingowa i to ona może liczyć na zwrot kosztów skradzionego bądź rozbitego pojazdu. Leasingodawca może wystąpić również o natychmiastową spłatę wszystkich niezapłaconych rat pomniejszonych m.in. o wysokość wypłaconego odszkodowania. Chyba że w umowie znajduje się inny zapis. Po kradzieży samochodu przedsiębiorca może stracić prawo do wliczania w koszty uzyskania przychodów wszelkich opłat na rzecz leasingodawcy (np. pozostałych do spłaty rat leasingowych), które musi uiścić już po tym fakcie – interpretacje organów podatkowych są w tym temacie jednak różne.

Ubezpieczenie GAP

Użytkownik pojazdu, który nie chce w takiej sytuacji stracić, powinien dokupić ubezpieczenie GAP (Guaranteed Auto Protection), które daje dodatkową ochronę w przypadku całkowitego zniszczenia lub kradzieży samochodu. Można wyróżnić jego kilka postaci:

GAP finansowy – pokrywa różnicę pomiędzy wysokością pozostałych do opłacenia rat leasingowych a wypłaconym odszkodowaniem podstawowym.

GAP fakturowy – jego wysokość jest równa różnicy pomiędzy kwotą z faktury zakupu pojazdu, a odszkodowaniem otrzymanym z ubezpieczenia finansowego.

GAP indeksowany – w takim przypadku wysokość odszkodowania oblicza się jako z góry ustalony procent z kwoty odszkodowania z ubezpieczenia podstawowego. Sporo firm oferuje GAP jako usługę dodatkową przy zawieraniu umowy o leasingu. Płatność ubezpieczenia zazwyczaj rozłożona jest w czasie i doliczona do rat leasingowych.

Leasing a zawieszenie działalności

Zawieszenie prowadzenie działalności nie skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem umowy leasingu i koniecznością zwrotu auta. Przedsiębiorca w dalszym ciągu zobowiązany jest do regularnego płacenia rat leasingowych.

Odliczenie VAT-u jest możliwe, jeśli faktura, która dotarła w okresie zawieszenia działalności, dotyczy umowy zawartej z kontrahentem przed zawieszeniem. Co to oznacza? Jeśli przedsiębiorca w trakcie zawieszenia spłaca raty leasingowe może odliczać od nich VAT (umowa leasingu została bowiem podpisana przed zawieszeniem). Tak samo zrobi jeśli wykupi samochód w trakcie zawieszenia – na podstawie faktury wykupu.

Przedsiębiorca zaliczy do kosztów opłaty poniesione z tytułu spłaty rat leasingowych. Nie jest natomiast możliwe rozliczanie w kosztach uzyskania przychodów, wydatków na zakup paliwa oraz innych wydatków eksploatacyjnych związanych z używaniem samochodu, ponieważ działalność jest zawieszona i tego rodzaju „bieżących” kosztów rozliczać nie można.

4. Wykup leasingowanego samochodu

Po zakończeniu umowy przedsiębiorca może wykupić auto tylko przy leasingu operacyjnym - za z góry określony procent wartości samochodu lub określoną kwotę. W leasingu finansowym nie ma możliwości wykupu. Pojazd staje się własnością przedsiębiorcy wraz z zapłatą ostatniej raty.

Wykup samochodu na firmę

Jeżeli po zakończeniu umowy leasingu operacyjnego przedsiębiorca zdecyduje się wykupić auto „na firmę” może mu to przynieść pewne korzyści. Wśród nich znajdują się:

  • możliwość ujęcia wydatku związanego z wykupem w kosztach uzyskania przychodów (zarówno samego wykupu, rat pozostałych do spłaty, jak i opłat manipulacyjnych – te ostatnie nie są kosztem a podnoszą wartość początkową wykupionego samochodu),
  • prawo do odliczenia podatku VAT po raz drugi – na podstawie faktury wykupu,
  • możliwość zaliczania do kosztów, całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodu bez limitu kilometrówki (jeśli wykupiony samochód jest zaliczony do majątku firmowego).

Wykup prywatny

Istnieje możliwość, by leasingowane auto wykupić nie jako przedsiębiorca, ale osoba prywatna. W takiej sytuacji nie ma jednak szans, żeby odliczyć od niego podatek VAT z faktury wykupu. Oczywiście, wówczas wydatków związanych z wykupem nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Koszty eksploatacji prywatnego samochodu w firmie można jednak rozliczać do limitu kilometrówki.

Wykup samochodu przed końcem umowy

A jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wcześniejsze rozwiązanie umowy i wykup samochodu w porozumieniu z leasingodawcą? W przypadku leasingu operacyjnego zgodnie z przepisami umowa musi być zawarta na minimum 2 lata i leasingodawcy najczęściej nie zgadzają się na jej rozwiązanie przed końcem tego okresu. Jednak nawet po tym okresie zazwyczaj leasingodawca musi wyrazić zgodę na wcześniejszy wykup. W przypadku leasingu finansowego umowę można zakończyć w dowolnym momencie na ustalonych warunkach (również konieczna jest tu jednak zgoda leasingodawcy).

W obu przypadkach jeśli umowa zostanie zakończona na mocy porozumienia, przedsiębiorca zazwyczaj jest zobowiązany:

  • uregulować wszystkie dotychczas niezapłacone raty wraz z ew. odsetkami,
  • raty pozostałe do końca leasingu (zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem),
  • inne opłaty wynikające z umowy, np. dotyczące wcześniejszego rozwiązania umowy.

Rozliczenie może być też powiększone o należne prowizje, które są wymienione w Tabeli Opłat i Prowizji. W przypadku leasingu operacyjnego pozostaje jeszcze opłata ustalonej kwoty wykupu. Odpowiednie zapisy w kwestii wykupu samochodu każdorazowo reguluje sama umowa leasingu. Najlepiej więc wcześniej się z nimi zapoznać.

Księgowi inFakt rozliczą leasing za Ciebie!

Samodzielne rozliczenie samochodu wziętego w leasing może sprawiać problemy. Nie musisz jednak robić tego samemu. Wystarczy, że wybierzesz księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym inFakt, które przejmie odpowiedzialność za Twoje rozliczenia. W każdym momencie będziesz miał możliwość skorzystania ze wsparcia naszego zespołu księgowych.

Księgowi inFakt doradzą jaki rodzaj leasingu jest dla Ciebie bardziej korzystny, a także zwrócą uwagę na wszelkie kwestie związane z jego rozliczaniem. Korzystając z księgowości w inFakcie masz dedykowaną osobę, która zajmuje się sprawami Twojej firmy. Masz także pełen dostęp do naszej aplikacji, w której na bieżąco możesz sprawdzać stan wszelkich rozliczeń - w tym związanych z leasingiem.

Jeśli wybierzesz księgowość w inFakt będziemy obsługiwali Cię nawet przez 60 dni za darmo. W tym czasie możesz bez żadnych konsekwencji zrezygnować z usługi. Przekonaj się, że warto dołączyć do grona klientów inFaktu.