Wsparcie księgowych: pon. - niedz.: 7 - 22

Infolinia: 22 307 19 18, info@infakt.pl, Księgowi online (czat)

Jak zmienić
biuro
rachunkowe?

Arkadiusz caryk Arkadiusz Caryk

Redaktor pracujący na co dzień
w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym
inFakt w Krakowie.

Pobierz eBook jako PDF

Wstęp

Zmiana biura rachunkowego to poważna decyzja, która może rodzić istotne pytania:

  • Czy nowe biuro rachunkowe będzie w stanie kontynuować rozliczenia?
  • Czy zmiany biura można dokonać w trakcie roku podatkowego?
  • Jakie usługi powinno oferować nowe biuro rachunkowe?

Odpowiedzi na te pytania i wiele innych, znajdziesz w niniejszym eBooku inFakt.pl, pt. „Jak zmienić biuro rachunkowe?”

W publikacji wyjaśniamy, że zmiana biura rachunkowego to łatwy proces i nie należy się go obawiać, zwłaszcza jeśli istnieją przesłanki, aby wybrać nową firmę odpowiedzialną za księgowość. Wystarczy zaplanować i skrupulatnie wykonać odpowiednie etapy zmiany, a także poświęcić nieco czasu na znalezienie innej firmy księgowej, która będzie spełniała wymagania.

Postaw na księgowość, która nie ogranicza się do rozliczania podatków, a tym samym wspiera rozwój biznesu.

Przeczytaj ten eBook, aby zmienić biuro rachunkowe bez obaw!

Porady w niniejszej publikacji skierowane są zwłaszcza do przedsiębiorców, którzy rozliczają się za pomocą KPiR i nie zatrudniają pracowników na umowy o pracę.


1. Jakie powody motywują do zmiany biura rachunkowego?

Jeśli przedsiębiorca rozpoczynając działalność nie ma dużej wiedzy dotyczącej księgowości, to wybór pierwszego biura rachunkowego może być przypadkowy. Trudno bowiem dotrzeć do informacji, które w zrozumiały i prosty sposób wyjaśniają czego tak naprawdę można wymagać od biura rachunkowego. Ponadto, na początku działalności przedsiębiorcę zwykle bardziej interesuje rozwój biznesu i pozyskanie pierwszych klientów, niż formalności związane z księgowością. Motywacja do zmiany biura rachunkowego może pojawić się później, gdy pojawią się wymienione poniżej powody.

Jak zmienic biuro img1
Wybór pierwszego biura rachunkowego może być przypadkowy

Powód 1. Wątpliwości co do poprawności rozliczeń

Największy problem występuje wówczas, gdy właściciel firmy podejrzewa, że księgowi nie prowadzą rzetelnie rozliczeń i dokumentacji. Tę kwestię można samemu sprawdzić. KPiR nie jest skomplikowanym narzędziem rachunkowym, więc można samemu zorientować się, czy jest prowadzona poprawnie. Wystarczy poprosić księgową o przysłanie wydruków z KPiR, a następnie zweryfikować pozycja po pozycji. Ponadto, przedsiębiorca może zwrócić się do innego biura rachunkowego o przeprowadzenie audytu dotychczasowych rozliczeń. Taka usługa jest zwykle dodatkowo płatna.

Należy pamiętać, że odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach ponosi przedsiębiorca. W przypadku konieczności zapłaty kar lub odsetek, można jednak domagać się odszkodowania w związku z polisą OC biura rachunkowego.

Powód 2. Brak reprezentacji przed urzędami

Standardem w przypadku biur rachunkowych powinno być reprezentowanie klienta przed ZUS-em i urzędem skarbowym. Warto więc przejrzeć umowę z biurem i sprawdzić, czy taka reprezentacja jest oferowana. W tym celu konieczne jest spisanie odpowiedniego pełnomocnictwa pomiędzy osobą reprezentującą biuro, a przedsiębiorcą. Jego brak, to powód, aby zmienić biuro rachunkowe.

Powód 3. Brak należytego wsparcia merytorycznego

Pomoc merytoryczna na najwyższym poziomie to jedna z najważniejszych kwestii, jeśli chodzi o jakość usług księgowych. Jeśli więc zdarza się, że Twoja księgowa:

  • nie jest w stanie udzielić odpowiedzi, zwłaszcza na pytania dot. nowych technologii (np. rozliczanie kosztów AdWords),
  • udziela odpowiedzi, które są niekonkretne lub sprzeczne z informacjami, które znajdujesz samodzielnie,
  • nie informuje Cię o możliwościach, które mogą Ci pozwolić na obniżenie podatków,
  • pracuje wyłącznie w godzinach 9-17, od poniedziałku do piątku,
  • na e-maile odpowiada lakonicznie i z opóźnieniem,

to sygnały, że wsparcie merytoryczne jest na niskim poziomie i warto rozejrzeć się za innym biurem rachunkowym.

Powód 4. Konieczność regularnych dojazdów do biura rachunkowego

Jeśli Twoje biuro rachunkowe przyjmuje dokumenty wyłącznie w formie papierowej, które trzeba do niego dowieźć osobiście, to możesz w ten sposób marnować czas i pieniądze. Nowoczesne biura rachunkowe są pod tym względem elastyczne – dają liczne możliwości dostarczania dokumentów, np. kurierem lub cyfrowo w formie skanów.

Powód 5. Brak informacji o stanie finansów i stałego dostępu do faktur

Niektóre biura rachunkowe dają swoim klientom stały dostęp do wszystkich operacji księgowych. Dzięki temu, przedsiębiorca ma świadomość skąd pochodzą kwoty podatków, jak wysokie wygenerował koszty oraz ile osiągnął przychodu. Ma również dostęp do danych historycznych, co pozwala na bieżąco analizować finanse i podejmować korzystne decyzje dotyczące biznesu.

Przydatna usługa to również stały dostęp do faktur. Jeśli biuro wymaga osobistego dostarczania oryginałów faktur, które przechowuje w dokumentacji klienta, to w momencie, gdy laptop wrzucony w koszty ulegnie awarii, konieczna jest dodatkowa wizyta w biurze rachunkowym po fakturę. Biuro rachunkowe może stale udostępniać faktury klientom, np. w postaci skanów, które można pobierać w dowolnym momencie. Niestety, oprócz tego trzeba zwrócić uwagę na przepisy, które niekiedy wykluczają zaliczenie wydatków do kosztów firmowych.

2. Kiedy dokonać zmiany biura rachunkowego?

Zmiany biura rachunkowego można dokonać w dowolnym momencie. Nie ma znaczenia, czy jest to początek, czy środek roku podatkowego. Trzeba natomiast zwrócić uwagę na to, by dokonać zmiany po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji i opłaceniu wyliczonych podatków. Oczywiście, należy wziąć pod uwagę czas trwania okresu wypowiedzenia, który w przypadku usług księgowych często jest dłuższy niż 1 miesiąc.

Oczywiście, dla zachowania spójności sposobu prowadzenia dokumentacji w danym roku podatkowym, można rozważyć dokonanie zmiany biura rachunkowego wraz z początkiem nowego roku. Taka decyzja może być korzystna w przypadku firm, których rozliczenia są skomplikowane, np. z uwagi na zatrudnianie pracowników, czy obrót dużą ilością różnego rodzaju towaru od wielu dostawców. Przed dokonaniem zmiany najlepiej skontaktować się z nowym biurem rachunkowym i przedstawić sytuację swojej działalności, aby uzyskać informację o tym, ile czasu może wymagać zaznajomienie się z dokumentacją.

3. Jak zmienić biuro rachunkowe – krok po kroku

Zmiana biura rachunkowego to prosty proces. Wystarczy wykonać po kolei poniższe kroki.

Wypowiedz umowę o świadczenie usługi księgowej

Umowa o świadczenie usług księgowych zazwyczaj ma długi okres wypowiedzenia (np. 2 miesiące kalendarzowe). Oznacza to, że jeśli wypowiesz umowę 17 marca, to przy 2-miesięcznym okresie wypowiedzenia umowa ulegnie rozwiązaniu dopiero z końcem maja. Ten fakt trzeba wziąć pod uwagę zmieniając biuro rachunkowe.

Jeśli podjąłeś decyzję o zmianie biura rachunkowego, proces przejścia możesz rozpocząć od anulowania obecnej umowy. Podczas trwania okresu wypowiedzenia będziesz miał dość czasu na wybór nowego biura rachunkowego i dopełnienie innych formalności.

Wypowiedzenie należy sporządzić samodzielnie, w dwóch egzemplarzach i poprosić o podpis przedstawiciela biura.

Podpisz umowę z nowym biurem rachunkowym

Kolejny krok to wybór nowego biura rachunkowego i zawarcie z nim umowy o świadczenie usługi księgowej. Porady dotyczące wyboru biura rachunkowego znajdują się w kolejnym rozdziale.

Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zawrzeć umowę z datą przyszłą, jeśli nowe biuro rachunkowe wyrazi na to zgodę.

Jak zmienic biuro img2
Wybierając nowe biuro trzeba zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii

Zaktualizuj wpis do CEIDG

Wpis do CEIDG zawiera m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania dokumentacji. W związku z tym, kolejny krok przy zmianie biura rachunkowego, to aktualizacja wpisu do CEIDG.

W formularzu CEIDG-1, w pkt. 21 należy wpisać nazwę i NIP firmy księgowej, natomiast w pkt. 22 adres, w którym przechowywana będzie dokumentacja Twojej firmy przez nowe biuro rachunkowe (ten adres powinien znajdować się w umowie o świadczenie usługi księgowej). Ponadto, w pkt. 01 należy uzupełnić datę, w której powstała zmiana, tj. datę od której wchodzi w życie umowa o świadczenie usługi księgowej z nowym biurem rachunkowym.

Wniosek aktualizacyjny CEIDG-1 należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy nie później niż w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana. Oczywiście, można tego dokonać wcześniej, wpisując w CEIDG-1 datę przyszłą.

Odbierz dokumentację i przekaż ją do nowego biura rachunkowego

Ostatniego dnia okresu wypowiedzenia (lub kilka dni przed jego końcem) należy umówić się z księgowymi z poprzedniego biura rachunkowego na odebranie dokumentów. Warto wówczas dać jego pracownikom przynajmniej kilka dni na przygotowanie dokumentacji, aby jej odbiór przebiegł szybko i sprawnie.

Wśród odbieranych dokumentów muszą znaleźć się zarówno sporządzone przez biuro rachunkowe, jak i te, które przedsiębiorca regularnie przekazywał do biura. Przedsiębiorca musi samodzielnie sprawdzić, czy niczego nie brakuje.

Dokumentacja musi zawierać:

  • wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe,
  • rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
  • wszelkie ewidencje: środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K),
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami,
  • faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy,
  • wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.

Należy również sporządzić protokół odbioru, którym przedsiębiorca potwierdza m.in., że dokumentacja jest kompletna. Następnie wszystkie uzyskane dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego. Dzięki temu, księgowi uzyskają dostęp do informacji, które pozwolą kontynuować rozliczenia.

4. Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe?

Certyfikat Ministra Finansów

Świadczenie usług księgowych wymaga posiadania certyfikatu Ministra Finansów. Certyfikat ten musi posiadać właściciel biura rachunkowego lub jeden z jego pracowników. Oczywiście jest to standard, ale mimo tego warto upewnić się, czy wybrane biuro rachunkowe dysponuje takim certyfikatem.

Ubezpieczenie OC

Ubezpieczenie OC świadczonych usług księgowych to drugi prawnie wymagany aspekt pozwalający prowadzić biuro rachunkowe. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, wymagana polisa ubezpieczeniowa musi opiewać na kwotę 15 000 euro. Oczywiście, oprócz tego biuro rachunkowe może dysponować dodatkowym ubezpieczeniem, które zwiększy poczucie bezpieczeństwa.

Organizacje branżowe

Przynależność do organizacji branżowych to kolejna cecha biura rachunkowego, którą można wziąć pod uwagę dokonując wyboru. Niektóre biura rachunkowe należą do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Jest to najstarsza polska organizacja zrzeszająca księgowych, która dba o jakość świadczonych usług i stosowanie zasad etyki zawodowej. Inna organizacja, której członkiem może być biuro rachunkowe, to Centrum Informacji Księgowej (CIK).

Zakres usług

Oprócz tych podstawowych cech biura rachunkowego, przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych należy sprawdzić:

  • czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta oraz czy reprezentuje go przed urzędami (ta czynność wymaga spisania pełnomocnictw, np. UPL-1),
  • w jaki sposób i do którego dnia miesiąca klient musi przygotować i przekazać do biura rachunkowego dokumenty księgowe z danego okresu (faktury, rachunki),
  • ile dokumentów jest księgowanych w cenie usługi oraz ile kosztuje każdy kolejny dokument, w jakich dniach oraz godzinach, a także jakimi kanałami przedsiębiorca ma możliwość kontaktu z biurem (osobiście, e-mail, telefon),
  • w jaki sposób biuro rachunkowe informuje o kwotach podatków do zapłaty oraz o terminach dopełnienia obowiązków podatkowych,
  • czy biuro oferuje stały dostęp do danych księgowych, skanów dokumentów i narzędzi do fakturowania,
  • czy i w jakiej cenie biuro rachunkowe udostępnia klientom usługi dodatkowe, np. rozliczanie kadr i płac, sporządzanie umów, porady prawne, itp.

Niska cena usługi księgowej może wiązać się z brakiem części wymienionych powyżej aspektów. To od nich bowiem zależy, czy przedsiębiorca nie będzie wkrótce ponownie zmotywowany do zmiany biura rachunkowego. Warto więc dobrze przyjrzeć się szczegółom usługi oferowanej przez biuro rachunkowe, aby tego uniknąć.

Czy wiesz, że księgowi inFaktu pomagają zmienić biuro rachunkowe?

inFakt pomoże Ci zmienić biuro rachunkowe. Jak to działa?

  • Zawierasz z inFaktem umowę o świadczenie usług księgowych
  • Bezpłatny kurier odbiera dokumentację w miejscu, które wskażesz
  • Kurier przywozi Twoje dokumenty do inFaktu
  • Księgowi inFaktu analizują dokumenty i kontynuują rozliczenia

Z inFaktem zmiana biura to pestka!

Wybierz Księgowość w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym i korzystaj z pomocy księgowych, aby skupić się na prowadzeniu biznesu i mieć z głowy formalności.