{"id":72789,"date":"2023-11-07T15:42:24","date_gmt":"2023-11-07T14:42:24","guid":{"rendered":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/?p=72789"},"modified":"2026-01-28T13:35:49","modified_gmt":"2026-01-28T12:35:49","slug":"5-rzeczy-o-fakturach-ksef","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/5-rzeczy-o-fakturach-ksef\/","title":{"rendered":"5 rzeczy, o kt\u00f3rych musisz wiedzie\u0107, wystawiaj\u0105c faktur\u0119 w Krajowym Systemie e-Faktur"},"content":{"rendered":"\n

Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT, b\u0119d\u0105 zobowi\u0105zani do wystawiania ustrukturyzowanych faktur sprzeda\u017cy, za pomoc\u0105 Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). O czym musisz wiedzie\u0107, gdy wystawiasz faktur\u0119 w KSeF? <\/strong><\/p>\n\n\n\n\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\"box-icon\"\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

wa\u017cne<\/p>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t

Ustawa o KSeF zosta\u0142a przyj\u0119ta w lipcu 2025 roku. B\u0119dzie wprowadzana etapami \u2013 w lutym 2026 (du\u017ce firmy, obr\u00f3t powy\u017cej 200 mln z\u0142 w 2024 r.), w kwietniu 2026 (pozostali przedsi\u0119biorcy) oraz w styczniu 2027 (najmniejsze firmy \u2013 do 10 tys. z\u0142 przychod\u00f3w w miesi\u0105cu). Nowe przepisy daj\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 m.in. wystawiania faktur w trybie offline.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\n\t\n\n\n\n

Przeczytaj wi\u0119cej o odroczeniu obowi\u0105zku KSeF.<\/a><\/p>\n\n\n\n

Kwestie KSeF s\u0105 dla Ciebie niejasne? <\/strong>inFakt oferuje darmowy dost\u0119p do ekspert\u00f3w przez bezp\u0142atn\u0105 inFolini\u0119 KSeF<\/a><\/strong>. Pomagamy w e-fakturach!<\/em><\/p>\n\n\n\n

Data wystawienia dokumentu to moment jego przes\u0142ania do Krajowego Systemu e-Faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Gdy wystawiasz faktur\u0119 sprzeda\u017cy, to uznaje si\u0119 j\u0105 za wystawion\u0105 dopiero w momencie przekazania dokumentu<\/strong> do Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument dostaje wtedy unikatowy numer ID, czyli numer KSeF<\/strong>, co jest potwierdzone w otrzymanym urz\u0119dowym po\u015bwiadczeniu odbioru (UPO). <\/p>\n\n\n\n

Samo wygenerowanie faktury sprzeda\u017cy w programie finansowo-ksi\u0119gowym nie oznacza, \u017ce dokument zosta\u0142 poprawnie wystawiony. Konieczne jest jeszcze przekazanie go do Krajowego Systemu e-Faktur<\/strong>. Jednocze\u015bnie pami\u0119taj, \u017ce data wystawienia dokumentu w Twoim programie do fakturowania, mo\u017ce by\u0107 inna od daty jego wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur. <\/p>\n\n\n\n

Wypr\u00f3buj KSeF w inFakcie bez koszt\u00f3w. Darmowy program do e-faktur<\/a> <\/strong>poka\u017ce Ci, \u017ce ich obs\u0142uga jest \u0142atwa.<\/em><\/p>\n\n\n\n\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\"box-icon\"\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

Uwaga<\/p>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t

Jako sprzedawca musisz przechowywa\u0107 numery KSeF dokument\u00f3w przes\u0142anych do Krajowego Systemu e-Faktur, poniewa\u017c s\u0105 one potrzebne do ewentualnego wystawiania faktur koryguj\u0105cych.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\n\t\n\n\n\n

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) maj\u0105 okre\u015blon\u0105 budow\u0119<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Dokumenty, kt\u00f3re przekazujesz do Krajowego Systemu e-Faktur, musz\u0105 by\u0107 zgodne ze struktur\u0105 logiczn\u0105 pliku XML<\/strong>. Oznacza to, \u017ce faktura musi mie\u0107 wype\u0142nione wszystkie wymagane pola. W przeciwnym razie system odrzuci dokument. <\/p>\n\n\n\n

Faktura odrzucona nie b\u0119dzie uznana za wystawion\u0105. W takim wypadku musisz uzupe\u0142ni\u0107 brakuj\u0105ce pola, a nast\u0119pnie ponownie przekaza\u0107 dokument do Krajowego Systemu e-Faktur. Pami\u0119taj jednak, \u017ce w takim wypadku data wystawienia Twojego dokumentu, b\u0119dzie inna ni\u017c w momencie pierwotnej wysy\u0142ki. Tylko dokument prawid\u0142owo przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje numer KSeF. <\/strong><\/p>\n\n\n\n\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\"box-icon\"\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

Uwaga<\/p>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t

Opr\u00f3cz p\u00f3l obowi\u0105zkowych, w fakturze ustrukturyzowanej znajduj\u0105 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c pola dobrowolne. Natomiast do faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie mo\u017cna doda\u0107 za\u0142\u0105cznik\u00f3w. Wszelkiego rodzaju dodatkowe informacje mo\u017cesz umie\u015bci\u0107 w stopce e-Faktury. Mo\u017cesz przekaza\u0107 je r\u00f3wnie\u017c w oddzielnej korespondencji poza Krajowym Systemem e-Faktur.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\n\t\n\n\n\n

Krajowy System e-Faktur nie weryfikuje b\u0142\u0119d\u00f3w rachunkowych<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Faktury ustrukturyzowane charakteryzuj\u0105 si\u0119 jednakow\u0105 form\u0105, w postaci ujednoliconego formatu XML. Krajowy System e-Faktur b\u0119dzie automatycznie sprawdza\u0142, czy wystawiony przez Ciebie dokument jest zgodny<\/strong> ze struktur\u0105 logiczn\u0105 oraz, czy dokument zosta\u0142 wystawiony przez osob\u0119 do tego uprawnion\u0105<\/strong>. Nie b\u0119dzie natomiast kontrolowa\u0107 na przyk\u0142ad b\u0142\u0119d\u00f3w rachunkowych. System nie rozpozna<\/strong> r\u00f3wnie\u017c b\u0142\u0119dnej stawki VAT, braku odpowiedniego kodu GTU, czy braku oznaczenia MPP. Dlatego w dalszym ci\u0105gu, to Ty musisz czuwa\u0107 nad poprawno\u015bci\u0105 faktury<\/strong> i jej zgodno\u015bci\u0105 z obowi\u0105zuj\u0105cymi przepisami ustawy o VAT. <\/p>\n\n\n\n

Pami\u0119taj, \u017ce wszelkiego rodzaju b\u0142\u0119dy na fakturze, kt\u00f3ra zosta\u0142a ju\u017c przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur, poprawisz poprzez wystawienie faktury koryguj\u0105cej<\/strong>. Mo\u017cesz wystawi\u0107 nieograniczon\u0105 ilo\u015b\u0107 faktur koryguj\u0105cych do jednego dokumentu sprzeda\u017cy. <\/p>\n\n\n\n

Zbiorcze przekazywanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Krajowy System e-Faktur pozwala na zbiorcze<\/strong> przekazywanie wystawionych dokument\u00f3w. Wysy\u0142ki takiej mo\u017cesz dokona\u0107 za pomoc\u0105 sesji interaktywnej lub wsadowej, czyli tworz\u0105c paczk\u0119 dokument\u00f3w<\/strong>. Nale\u017cy jednak pami\u0119ta\u0107, o ryzyku z tym zwi\u0105zanym. <\/p>\n\n\n\n

Je\u017celi chocia\u017c jedna faktura b\u0119dzie zawiera\u0142a b\u0142\u0119dy w strukturze, to ca\u0142a paczka dokument\u00f3w zostanie odrzucona. Tym samym wszystkie przes\u0142ane w niej faktury b\u0119d\u0105 uznane za niewystawione<\/strong>. <\/p>\n\n\n

\n \n
\n
\"\"\n\t\t\twidth=\"1372\"<\/div> <\/div>\n <\/a>\n <\/div>\n \n\n\n\n

Brak konieczno\u015bci informowania nabywcy o fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Gdy wystawiasz faktur\u0119 w Krajowym Systemie e-Faktur, Tw\u00f3j kontrahent nie musi jej zaakceptowa\u0107<\/strong>, aby by\u0142a ona skuteczna. Nie musisz r\u00f3wnie\u017c informowa\u0107 nabywcy o wystawieniu faktury sprzeda\u017cy. <\/p>\n\n\n\n

Faktura ustrukturyzowana wystawiona dla danego nabywcy b\u0119dzie automatycznie dost\u0119pna<\/strong> w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie musisz r\u00f3wnie\u017c przekazywa\u0107 nabywcy numeru identyfikuj\u0105cego dan\u0105 faktur\u0119. <\/p>\n\n\n\n\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\"box-icon\"\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

Uwaga<\/p>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\t

Je\u017celi wystawisz faktur\u0119 na b\u0142\u0119dnego nabywc\u0119, konieczne jest wystawienie faktury korekty \u201edo zera\u201d z b\u0142\u0119dnym numerem NIP. Nast\u0119pnie przes\u0142anie nowej faktury sprzeda\u017cy z poprawnymi danymi nabywcy. Nie ma mo\u017cliwo\u015bci wystawienia faktury korekty jedynie na niew\u0142a\u015bciwy numer NIP.<\/p>\n\t\t<\/div>\n\n\t\n\n\n\n

Krajowy System e-Faktur niesie ze sob\u0105 wiele zmian w tym pozytywnych i tych, kt\u00f3re s\u0105 wyzwaniem<\/a>. Znacznie \u0142atwiej b\u0119dzie ci si\u0119 na niego przestawi\u0107, je\u015bli zaczniesz go u\u017cywa\u0107 teraz, zanim stanie si\u0119 obowi\u0105zkowy. Zobacz jak dzia\u0142a KSeF w pe\u0142nej integracji z inFaktem! <\/p>\n\n\n\t\t

\n\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\tZam\u00f3w rozmow\u0119 z Ksi\u0119gowym inFaktu<\/span>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/p>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t

\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t