{"id":50103,"date":"2018-09-05T09:13:54","date_gmt":"2018-09-05T07:13:54","guid":{"rendered":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/?p=14930"},"modified":"2024-09-23T15:39:04","modified_gmt":"2024-09-23T13:39:04","slug":"11-super-uzytecznych-narzedzi-online-ktore-pomoga-w-pracy-ksiegowemu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/11-super-uzytecznych-narzedzi-online-ktore-pomoga-w-pracy-ksiegowemu\/","title":{"rendered":"11 super u\u017cytecznych narz\u0119dzi online, kt\u00f3re pomog\u0105 w pracy ksi\u0119gowemu"},"content":{"rendered":"Wielu ksi\u0119gowych przywyk\u0142o do narz\u0119dzi instalowanych na dysku, kt\u00f3re zwykle dzia\u0142aj\u0105 tylko na jednym komputerze, a aktualizacje wymagaj\u0105 kupna nowej wersji. Warto rozwa\u017cy\u0107 korzystanie z narz\u0119dzi \u201cw chmurze\u201d, czyli takich do kt\u00f3rych mamy dost\u0119p przez przegl\u0105dark\u0119. Oto nasz wyb\u00f3r 11 narz\u0119dzi online, kt\u00f3re pomagaj\u0105 w pracy ksi\u0119gowym.\r\n

1. Skrzynka pocztowa – Gmail<\/h2>\r\nW poradniku o pisaniu e-maili firmowych<\/a> zwr\u00f3ci\u0142em uwag\u0119, \u017ce e-mail to najbardziej prawdopodobna forma kontaktu z klientami.\r\nWa\u017cne jest nie tylko jak piszemy e-maile, ale tak\u017ce gdzie – innymi s\u0142owy, z jakiego narz\u0119dzia korzystamy. Jedn\u0105 z najlepszych opcji dost\u0119pnych w przegl\u0105darce jest Gmail z kilkoma u\u017cytecznymi dodatkami.\r\nGmail ma t\u0119 zalet\u0119, \u017ce dzia\u0142a niezawodnie, jest szybki (tak\u017ce, gdy mamy tysi\u0105ce maili) i nawet w wersji darmowej (niemal) pozbawiony reklam, kt\u00f3re skutecznie za\u015bmiecaj\u0105 skrzynki u takich dostawc\u00f3w jak o2, czy Onet.\r\n

2. Arkusze Google, czyli Google’owy Excel<\/h2>\r\nJe\u015bli zdarzy\u0142o Wam si\u0119 d\u0142ugo edytowa\u0107 jaki\u015b plik Excela, a p\u00f3\u017aniej straci\u0107 swoj\u0105 prac\u0119 przez niezapisanie pliku, to Arkusze Google s\u0105 rozwi\u0105zaniem tego problemu.\r\nPonadto aplikacja najlepiej nadaje si\u0119 do dzielenia si\u0119 wynikami swojej pracy, np. analiz\u0105 finans\u00f3w firmy, bo Arkusze nie wymagaj\u0105 posiadania Excela na komputerze i s\u0105 prostsze od programu Microsoftu. Utworzony arkusz kalkulacyjny mo\u017cna pokaza\u0107 nawet osobie, kt\u00f3ra nie ma konta Gmail. Wystarczy u\u017cy\u0107 opcji, kt\u00f3ra udost\u0119pnia plik ka\u017cdemu kto ma link (logowanie nie jest wtedy wymagane).\r\nDodatkowo, Arkusze Google pozwalaj\u0105 na jednoczesn\u0105 edycj\u0119 przez wielu u\u017cytkownik\u00f3w, kt\u00f3rzy mog\u0105 np. wymienia\u0107 komentarze. Ka\u017cda zmiana pliku zapisuje si\u0119 \u201dw chmurze\u201d, wi\u0119c w dowolnej chwili mo\u017cna powr\u00f3ci\u0107 do starszej wersji, a tak\u017ce sprawdzi\u0107 kto dokona\u0142 zmian.\r\n

3. Po\u0142\u0105czenie Excela z Arkuszami Google<\/h2>\r\nWarto wiedzie\u0107, \u017ce nie zawsze musisz decydowa\u0107 pomi\u0119dzy Excelem a Arkuszami Google. Jest bowiem specjalna wtyczka do Excela<\/a>, kt\u00f3ra pozwala pobiera\u0107 dane prosto z us\u0142ugi Google’a w taki spos\u00f3b, \u017ceby edytowa\u0107 je w Excelu, a nast\u0119pnie udost\u0119pnia\u0107 ponownie przez narz\u0119dzie Google\u2019a.\r\nTo \u015bwietny spos\u00f3b na to, \u017ceby korzysta\u0107 z mnogo\u015bci funkcji Excela i zarazem ze spo\u0142eczno\u015bciowej natury Arkuszy Google.\r\n

4. Wszystkie za\u0142\u0105czniki w jednym miejscu – Save Emails and Attachments<\/h2>\r\nWiele dokument\u00f3w dociera do nas jako za\u0142\u0105czniki do e-maili. Dotyczy to zw\u0142aszcza skan\u00f3w dokument\u00f3w takich jak faktury, umowy, aneksy do um\u00f3w, itd. Czasami trudno odnale\u017a\u0107 ten w\u0142a\u015bciwy e-mail, w kt\u00f3rym trafi\u0142a do nas faktura, kt\u00f3rej szukamy.\r\nW tej sytuacji przydatna mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 z wtyczka do Gmaila o nazwie \u201cSave Emails and Attachments\u201d. Wtyczka zapisuje otrzymane za\u0142\u0105czniki na Dysku Google<\/a>, aby \u0142atwo je by\u0142o znale\u017a\u0107 i pobra\u0107 kiedy s\u0105 potrzebne.\r\n

5. Sprawd\u017a kto otworzy\u0142 e-maila z Yesware<\/h2>\r\nJe\u015bli zdarza si\u0119, \u017ce po wys\u0142aniu e-maila ciekawi Ci\u0119, czy odbiorca faktycznie go otworzy\u0142 to jest narz\u0119dzie, kt\u00f3re pozwala to sprawdzi\u0107. Cz\u0119sto to w\u0142a\u015bnie od tego zale\u017cy, czy zaznajomi\u0142 si\u0119 z wa\u017cn\u0105 informacj\u0105, np. o wysoko\u015bci podatk\u00f3w do zap\u0142aty, czy brakuj\u0105cych dokumentach.\r\nAktywno\u015b\u0107 odbiorcy mo\u017cemy pozna\u0107 korzystaj\u0105c z wtyczki do Gmaila o nazwie Yesware<\/a>. Dzi\u0119ki niej dowiemy si\u0119 czy i kiedy odbiorca otworzy\u0142 e-maila. Je\u015bli nie otworzy\u0142, a by\u0142a to bardzo wa\u017cna wiadomo\u015b\u0107, to by\u0107 mo\u017ce warto do tej osoby zadzwoni\u0107 i przypomnie\u0107.\r\n

6. Ksi\u0119gowo\u015b\u0107\u00a0online w przegl\u0105darce – inFakt.pl<\/h2>\r\ninFakt to doskona\u0142e narz\u0119dzie do us\u0142ugowego prowadzenia ksi\u0119gowo\u015bci, kt\u00f3re ma szereg zalet w por\u00f3wnaniu z aplikacjami ksi\u0119gowymi zainstalowanymi na dysku.\r\nPrzede wszystkim nie ma potrzeby prosi\u0107 klienta o faktury przychodowe, gdy\u017c wystawia je w inFakcie, a zatem przychody s\u0105 tam od razu widoczne. Je\u015bli chodzi o faktury kosztowe to trzeba jedynie upewni\u0107 si\u0119, \u017ce klient doda\u0142 pliki elektroniczne (w tym skany) do inFaktu, a nast\u0119pnie sprawdzi\u0107 je i zaksi\u0119gowa\u0107 lub odes\u0142a\u0107 klientowi z komentarzem.\r\nPrzedsi\u0119biorca mo\u017ce po prostu robi\u0107\u00a0zdj\u0119cia faktur aplikacj\u0105 mobiln\u0105, a w\u00f3wczas pliki automatycznie trafi\u0105 do weryfikacji i ksi\u0119gowania. Co za tym idzie, konto inFakt mo\u017cna z powodzeniem traktowa\u0107 jak miejsce do przechowywania dokument\u00f3w – je\u015bli klient potrzebuje faktury np. z uwagi na napraw\u0119 gwarancyjn\u0105, to mo\u017ce w ka\u017cdej chwili pobra\u0107 j\u0105\u00a0z inFaktu.\r\nKwoty podatk\u00f3w i ZUS-u s\u0105 widoczne dla klienta w aplikacji, wi\u0119c tak\u017ce nie trzeba o nich informowa\u0107. Co wi\u0119cej, klient mo\u017ce nawet zap\u0142aci\u0107 je bezpo\u015brednio w aplikacji korzystaj\u0105c z Szybkich P\u0142atno\u015bci, dzi\u0119ki czemu od razu wiadomo czy i kiedy dokona\u0142 zap\u0142aty, co jest szczeg\u00f3lnie wa\u017cne np. w przypadku ZUS-u.\r\n

7. Automatyczne odczytywanie danych z faktur<\/h2>\r\nR\u0119czne wprowadzanie danych to jedno z najbardziej uci\u0105\u017cliwych i czasoch\u0142onnych zaj\u0119\u0107, kt\u00f3re wykonuj\u0105 ksi\u0119gowi lub ich asystenci. Warto wi\u0119c poszuka\u0107 rozwi\u0105zania, kt\u00f3re znacz\u0105co przyspiesza i upraszcza t\u0119 czynno\u015b\u0107.\r\nTutaj tak\u017ce mo\u017cemy poleci\u0107 rozwi\u0105zanie zintegrowane z ksi\u0119gowo\u015bci\u0105 w inFakcie w postaci Inteligentnego Asystenta Ksi\u0119gowego. Faktury kosztowe dodane w inFakcie mog\u0105 zosta\u0107 \u201czdigitalizowane\u201d automatycznie, tak aby przyspieszy\u0107 i u\u0142atwi\u0107 ksi\u0119gowanie.\r\n

8. Trello do zarz\u0105dzania projektami<\/h2>\r\nNarz\u0119dzie do zarz\u0105dzania projektami wymaga powa\u017cnej zmiany w sposobie my\u015blenia o organizacji zada\u0144 w firmie, ale d\u0142ugofalowe efekty s\u0105 nie do przecenienia. Zw\u0142aszcza je\u015bli do tej pory listy zada\u0144 tworzone i przechowywane by\u0142y w Excelu, e-mailu, kalendarzu online, kalendarzu papierowym, na \u017c\u00f3\u0142tych karteczkach lub\u2026 nigdzie.\r\nSzybko zauwa\u017cymy, \u017ce takie narz\u0119dzie jak np. Trello<\/a> sprawia, \u017ce znacznie \u0142atwiej \u015bledzi\u0107 co jest do zrobienia i kto jest za to odpowiedzialny. Mo\u017cna te\u017c szybko dzieli\u0107 si\u0119 efektami pracy i wymienia\u0107 zwi\u0105zane z tym komentarze. Bez problemu wr\u00f3cimy do zada\u0144 z przesz\u0142o\u015bci, aby je przeanalizowa\u0107 i por\u00f3wna\u0107 z obecnymi.\r\n

9. Kalendarz Google\u2019a<\/h2>\r\nKolejne narz\u0119dzie Google\u2019a, kt\u00f3re warto poleci\u0107 to Kalendarz<\/a>. Z powodzeniem mo\u017cna go traktowa\u0107 jako uzupe\u0142nienie naszej listy zada\u0144 dzi\u0119ki elastycznym notyfikacjom i wygodnemu zapraszaniu uczestnik\u00f3w.\r\nUstawienie wydarzenia w Kalendarzu Google\u2019a mo\u017ce by\u0107 zar\u00f3wno informacj\u0105 dla kilku os\u00f3b, jak i tylko dla nas, aby mie\u0107 pewno\u015b\u0107, \u017ce zajmiemy si\u0119 wa\u017cnym zadaniem w okre\u015blonym czasie.\r\n

10. Komunikacja online: Slack<\/h2>\r\nW firmie ksi\u0119gowej, w kt\u00f3rej pracuje wi\u0119cej ni\u017c 1 osoba potrzebny jest spos\u00f3b na wygodn\u0105 komunikacj\u0119 online. Nie chodzi bynajmniej o to, \u017ceby osoby, kt\u00f3re siedz\u0105 w jednym biurze pisa\u0142y do siebie zamiast rozmawia\u0107. Taka aplikacja jak Slack zapewnia takie funkcje:\r\n