{"id":15146,"date":"2018-09-12T08:00:04","date_gmt":"2018-09-12T06:00:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/?p=15146"},"modified":"2025-07-09T14:11:37","modified_gmt":"2025-07-09T12:11:37","slug":"jak-ksiegowac-szybko-i-nowoczesnie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.infakt.pl\/blog\/jak-ksiegowac-szybko-i-nowoczesnie\/","title":{"rendered":"Jak ksi\u0119gowa\u0107 szybko i nowocze\u015bnie?"},"content":{"rendered":"Ksi\u0119gowo\u015b\u0107 jako zaw\u00f3d ma d\u0142ug\u0105 histori\u0119, ale prawdziw\u0105 rewolucj\u0119 przechodzi od niedawna. Mimo \u017ce nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatki dalej oblicza\u0107 w Excelu czy nawet na papierze, to jednak w bran\u017cy ksi\u0119gowej niewiele w ten spos\u00f3b osi\u0105gniesz. W tym poradniku wyja\u015bniamy\u00a0jak ksi\u0119gowa\u0107 naprawd\u0119 szybko i nowocze\u015bnie.\r\n

Rewolucja w ksi\u0119gowo\u015bci dzieje si\u0119\u00a0od niedawna<\/h2>\r\nW artykule o sztucznej inteligencji w ksi\u0119gowo\u015bci<\/a> przywo\u0142a\u0142em lata 50 XX wieku, kiedy to ksi\u0119gowi po raz pierwszy zacz\u0119li korzysta\u0107 z oprogramowania ksi\u0119gowego na szerok\u0105 skal\u0119. Nie by\u0142a to jednak rewolucja z dnia na dzie\u0144, a powolna ewolucja, kt\u00f3rej post\u0119py i efekty obserwujemy do dzisiaj.\r\nWarto zaznaczy\u0107, \u017ce oprogramowanie ksi\u0119gowe nie ma na celu zast\u0105pienia ksi\u0119gowych. Ich rola w obs\u0142udze i budowaniu tych program\u00f3w jest absolutnie niezb\u0119dna z wielu powod\u00f3w, cho\u0107by takiego, \u017ce posiadaj\u0105 wiedz\u0119 i do\u015bwiadczenie.\r\nStosowanie narz\u0119dzi ksi\u0119gowych sprawia, \u017ce odpada coraz wi\u0119cej powtarzalnych, nudnych czynno\u015bci, kt\u00f3re niepotrzebnie zabieraj\u0105 czas. Liczba czynno\u015bci, w kt\u00f3rych pomaga software jest ju\u017c naprawd\u0119 d\u0142uga.\r\nOto w jaki spos\u00f3b doszli\u015bmy do tego, jak ksi\u0119gowo\u015b\u0107 mo\u017ce obecnie wygl\u0105da\u0107.\r\n

Krok 1: Obliczenia ksi\u0119gowe i tworzenie dokumentacji<\/h2>\r\nWa\u017cnym aspektem ksi\u0119gowo\u015bci jest uzupe\u0142nianie szeregu tabeli liczbami, datami i opisami tzw. zdarze\u0144 gospodarczych, na podstawie kt\u00f3rych wyliczane s\u0105 podatki do zap\u0142aty. W przypadku listy p\u0142ac dochodz\u0105 m.in. dane pracownik\u00f3w, ubezpieczenia spo\u0142eczne i wynagrodzenia.\r\nOperacje matematyczne nie nale\u017c\u0105 do skomplikowanych, ale liczba kryteri\u00f3w i wyj\u0105tk\u00f3w, kt\u00f3re trzeba wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 jest naprawd\u0119 d\u0142uga. W dodatku zmieniaj\u0105 si\u0119 one wraz z nowymi przepisami.\r\nDo tego dochodz\u0105 zasady dotycz\u0105ce tego jak tabele maj\u0105 by\u0107 skonstruowane i co konkretnie w okre\u015blonych miejscach maj\u0105 zawiera\u0107. Stosowany jest szereg formularzy, np. deklaracji, kt\u00f3re s\u0142u\u017c\u0105 do okre\u015blonych cel\u00f3w. Je\u015bli zastosuje si\u0119 inne dokumenty lub pos\u0142u\u017cy w\u0142asn\u0105 logik\u0105 tworz\u0105c je, to rozliczenia mog\u0105 zosta\u0107 zakwestionowane.\r\nNic wi\u0119c dziwnego, \u017ce pierwszym aspektem ksi\u0119gowo\u015bci, kt\u00f3ry przej\u0119\u0142a technologia jeszcze w latach 50 by\u0142y obliczenia podatkowe i tworzona dokumentacja<\/strong> (konkretnie zwi\u0105zane z list\u0105 p\u0142ac).\r\nCo prawda nawet dzisiaj w niekt\u00f3rych przypadkach rozliczenia ksi\u0119gowe mo\u017cna prowadzi\u0107 nawet na papierze, ale niebezpiecze\u0144stwo pomy\u0142ki jest wtedy bardzo du\u017ce. Znacznie pewniejszy b\u0119dzie chocia\u017cby arkusz w Excelu. W wi\u0119kszych dzia\u0142alno\u015bciach oraz u VAT-owc\u00f3w nie ma ju\u017c o tym mowy – oprogramowanie ksi\u0119gowe jest niezb\u0119dne.\r\n

Krok 2: Obr\u00f3t dokumentami i przechowywanie dokument\u00f3w<\/h2>\r\nInnym obowi\u0105zkiem jest zapisywanie informacji o zdarzeniach gospodarczych, zw\u0142aszcza przychodach i kosztach. W wi\u0119kszo\u015bci te \u201czdarzenia gospodarcze\u201d wymagaj\u0105 dokumentacji – zazwyczaj s\u0105 to faktury, paragony, potwierdzenia zap\u0142aty i wyci\u0105gi z kont bankowych.\r\nW efekcie biura rachunkowe s\u0105 gotowe do przechowywania gigantycznej ilo\u015bci papieru. Czy jednak jest to konieczne? Dzi\u0119ki technologii – w wi\u0119kszo\u015bci przypadk\u00f3w nie jest.<\/strong>\r\nDzisiaj nic nie stoi na przeszkodzie, aby wszystkie faktury, paragony, potwierdzenia zap\u0142aty i wyci\u0105gi z kont bankowych przechowywa\u0107 jako pliki elektroniczne. Tych, kt\u00f3re zosta\u0142y wygenerowane jako pliki nie trzeba drukowa\u0107, a te papierowe trzeba zeskanowa\u0107. Niezb\u0119dne jest te\u017c bezpieczne miejsce do przechowywania plik\u00f3w elektronicznych, gdzie dokumenty mo\u017cna z \u0142atwo\u015bci\u0105 odnale\u017a\u0107.\r\nGdzie przechowywa\u0107 dokumenty? Mo\u017ce to by\u0107 chmura plik\u00f3w w inFakcie, Google Drive, Dropbox, czy te\u017c szyfrowany pendrive. Wa\u017cne, aby faktury by\u0142y przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w spos\u00f3b zapewniaj\u0105cy \u0142atwe odszukanie oraz \u201cautentyczno\u015b\u0107 pochodzenia, integralno\u015b\u0107 tre\u015bci i czytelno\u015b\u0107\u201d.\r\nCo za tym idzie, ksi\u0119gowi nie maj\u0105 potrzeby obraca\u0107 dokumentami papierowymi. W zupe\u0142no\u015bci wystarczy, aby przedsi\u0119biorca przekaza\u0142 im pliki elektroniczne z fakturami, np. skany lub PDF-y otrzymane e-mailem.\r\nWyj\u0105tkiem od tej zasady jest jak na razie dokumentacja pracownicza, ale i to ulegnie zmianie. Od 2019 r. b\u0119dzie mo\u017cliwe przechowywanie dokument\u00f3w zwi\u0105zanych z zatrudnieniem wy\u0142\u0105cznie jako pliki elektroniczne<\/a>.\r\n

Krok 3: Ksi\u0119gowo\u015b\u0107 w telefonie<\/h2>\r\nCa\u0142kiem niedawno wiele os\u00f3b twierdzi\u0142o, \u017ce \u201ctelefon s\u0142u\u017cy do dzwonienia\u201d, ale dzisiaj takich os\u00f3b jest ju\u017c niewiele, bo dost\u0119p do us\u0142ug internetowych w telefonie sta\u0142 si\u0119 szybki i niezawodny. Jedn\u0105 z takich us\u0142ug mo\u017ce by\u0107 ksi\u0119gowo\u015b\u0107. Co to oznacza?\r\nKsi\u0119gowo\u015b\u0107 dost\u0119pna przez aplikacj\u0119 w telefonie daje mo\u017cliwo\u015b\u0107 natychmiastowego wykonywania zdj\u0119\u0107 faktur i paragon\u00f3w w dowolnym miejscu i czasie.<\/strong> Aparat zdolny zrobi\u0107 czytelne zdj\u0119cie faktury jest dost\u0119pny nawet w najta\u0144szych smartfonach.\r\nTakie pliki z fakturami mog\u0105 automatycznie trafia\u0107 na konto u\u017cytkownika w ksi\u0119gowo\u015bci online. Z dost\u0119pu do skanowania telefonem mog\u0105 korzysta\u0107 zar\u00f3wno ksi\u0119gowi, jak i przedsi\u0119biorcy.\r\nOpr\u00f3cz tego w telefonie mog\u0105 by\u0107 dost\u0119pne wszystkie inne funkcje programu ksi\u0119gowego, w tym ksi\u0119gowanie koszt\u00f3w, sprawdzanie kwot podatk\u00f3w i fakturowanie.\r\n

Krok 4: Integracja ksi\u0119gowo\u015bci z p\u0142atno\u015bciami<\/h2>\r\nCa\u0142kiem odr\u0119bnym obszarem w ksi\u0119gowo\u015bci online jest integracja r\u00f3\u017cnych us\u0142ug, kt\u00f3re mog\u0105 ze sob\u0105 \u201crozmawia\u0107\u201d. Doskona\u0142ym przyk\u0142adem jest po\u0142\u0105czenie us\u0142ug ksi\u0119gowych i p\u0142atno\u015bci online w ramach Szybkich P\u0142atno\u015bci w inFakcie. Ta funkcja jest szczeg\u00f3lnie przydatna, gdy rozliczenia ksi\u0119gowe wprost wi\u0105\u017c\u0105 si\u0119 z faktem zap\u0142acenia danej kwoty.\r\nDzi\u0119ki temu gdy klient zap\u0142aci przez Szybkie P\u0142atno\u015bci za podatek lub sk\u0142adki ZUS to ich status w inFakcie automatycznie zmienia si\u0119 na \u201cop\u0142acone\u201d i za\u0142\u0105cza si\u0119 potwierdzenie przelewu. Nie ma problemu z w\u0142a\u015bciw\u0105 kwot\u0105, numerem konta bankowego urz\u0119du i opisem przelewu – to wszystko uzupe\u0142nia si\u0119 automatycznie.\r\n

Krok 5: Samoczynne ksi\u0119gowanie faktur<\/h2>\r\nKolejny krok jest jeszcze bardziej futurystyczny.\r\nO ile samo obliczanie podatk\u00f3w i generowanie dokumentacji dzieje si\u0119 samoczynnie od lat, o tyle nie zmieni\u0142o si\u0119 to, \u017ce ksi\u0119gowy (lub asystent) musi r\u0119cznie wprowadzi\u0107 dane o przychodach i kosztach. Ale czy musi tak by\u0107?\r\nOdpowied\u017a jest kr\u00f3tka: nie musi.<\/strong> W pe\u0142ni samoczynne odczytywanie danych z faktur i ksi\u0119gowanie koszt\u00f3w jest mo\u017cliwe ju\u017c teraz.\r\nW\u0142a\u015bnie do tego s\u0142u\u017cy np. Inteligentny Asystent Ksi\u0119gowy, kt\u00f3ry sprawia, \u017ce dane do ksi\u0119gowania kosztu uzupe\u0142niaj\u0105 si\u0119 same – wystarczy doda\u0107 plik z faktur\u0105 lub potwierdzeniem zap\u0142aty. Zadaniem ksi\u0119gowego jest tylko weryfikacja i zatwierdzenie kosztu do zaksi\u0119gowania.\r\nTo niezwykle nowoczesne narz\u0119dzie poznacie bli\u017cej w poni\u017cszym filmie:\r\n