Posiadanie samochodu w wielu sytuacjach znacząco ułatwia prowadzenie firmy, a niekiedy jest wręcz nieodzowne. Z używaniem auta w działalności wiążą się jednak pewne aspekty, w których przedsiębiorca powinien przynajmniej ogólnie się orientować. Prezentujemy podstawowe zagadnienia dotyczące tego tematu.

1. Zaliczenie do kosztów wydatków na samochód

Możliwość rozliczania wydatków na samochód istnieje praktycznie w każdej działalności. Przedsiębiorca musi po prostu udowodnić, że auto jest mu potrzebne. A to żaden problem. Dojeżdżanie do miejsca pracy, na spotkania z klientem, czy przewożenie towarów to świetne argumenty.

Jeśli pojazd służy w działalności przedsiębiorca może rozliczać w kosztach m.in. wydatki na paliwo, zakup części zamiennych, usługi serwisowe, parking. W przypadku, gdy samochód został kupiony na kredyt i stanowi majątek firmy, to w kosztach można także zapisać odsetki od rat.

2. Kilometrówka albo auto firmowe

To w jakim zakresie przedsiębiorca ujmie wydatki związane z samochodem w kosztach, zależy od wybranego sposobu jego rozliczania. Opcje są dwie.

Pierwszą jest kilometrówka. To mechanizm rozliczania wydatków na samochód prywatny (lub użyczony), a więc taki, który nie jest wpisany do ewidencji środków trwałych. Przedsiębiorca stosujący kilometrówkę zapisuje każdą trasę pokonaną w celach działalności, przede wszystkim liczbę przebytych kilometrów.

Trzeba jednak wiedzieć, że kilometrówka w znacznej mierze ogranicza możliwe do rozliczenia wydatki związane z pojazdem. W kosztach nie można również zapisać samego zakupu auta.

Drugą opcją jest wprowadzenie samochodu do majątku firmy. Pozwala to na ujmowanie kosztów w całości, bez patrzenia na żadne limity. Istnieje także możliwość rozliczenia zakupu samochodu poprzez amortyzację. Odpada tu również konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jak ma to miejsce przy kilometrówce.

3. Ustalenie wartości początkowej pojazdu

Jeśli przedsiębiorca wprowadzi samochód do majątku firmy powinien pamiętać o ustaleniu jego wartości początkowej. To ważne ze względu na zapisywanie w kosztach amortyzacji (konkretnie odpisów amortyzacyjnych). Wartość początkową należy ustalić na podstawie:

  • faktury, rachunku, umowy kupna – o ile przedsiębiorca je posiada,
  • ceny rynkowej analogicznych pojazdów – jeśli właściciel firmy nie ma powyższych dokumentów.

Wartość początkową można zwiększyć o wydatki związane np. z rejestracją, ubezpieczeniem, montażem instalacji LPG, itp.

4. Sposób użytkowania decyduje o odliczeniu VAT

Znaczącą zaletą samochodu firmowego jest również możliwość odliczenia 50% lub 100% VAT-u w związku z jego kupnem oraz eksploatacją. Wysokość odliczenia zależy od sposobu użytkowania pojazdu. Zgodnie z przepisami odlicza się:

  • 50% VAT – jeżeli auto wykorzystywane jest tzw. systemie mieszanym (zarówno w firmie, jak i prywatnie),
  • 100% VAT – gdy pojazdu używa się wyłącznie w działalności gospodarczej.

Chcąc odliczać VAT w pełnej wysokości przedsiębiorca musi spełnić pewne dodatkowe warunki. Chodzi tu w głównej mierze o prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu wyłącznie do celów VAT. Auto trzeba też zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. W celu udowodnienia, że samochód użytkowany jest wyłącznie w działalności, należy wprowadzić regulamin zakazujący jego wykorzystywania prywatnie.

Nie wiesz jak rozliczyć samochód w firmie? Załóż konto w inFakt

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuj regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!