Faktura jest podstawowym dokumentem stosowanym w rozliczeniach między firmami. Przedsiębiorca ma z nią do czynienia zarówno w kontekście sprzedaży, jak i zakupu. Posiadanie przynajmniej podstawowej wiedzy o fakturowaniu jest więc konieczne, aby prowadzić firmę zgodnie z przepisami.

Poniżej prezentujemy trzy podstawowe rodzaje faktur stosowane w Polsce. Poznaj je, aby nie dać się zaskoczyć w przypadku transakcji, która wymaga jednego z tych dokumentów.

1. Faktura sprzedaży

Jest to najpopularniejszy i najszerzej znany rodzaj faktury, która często występuje też pod nazwą „Faktura VAT”, ale tylko jeśli sprzedawca jest VAT-owcem.

„Standardowa” faktura to dokument potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi wystawiany przez przedsiębiorców. Odbiorcą (czyli nabywcą) figurującym na fakturze może być zarówno inna firma, jak i osoba, która nie prowadzi działalności gospodarczej.

Zgodnie z zasadami ogólnymi fakturę należy wystawić do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Przepisy umożliwiają jednak wystawienie tego dokumentu również w innych terminach. O tym jak wygląda to w praktyce można przeczytać w tym artykule.

Do najważniejszych elementów faktury zaliczają się m.in.:

  • dane stron transakcji (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP),
  • numer,
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towaru albo wykonania usługi – ale tylko w sytuacji, gdy różni się od daty wystawienia,
  • nazwę towaru lub usługi oraz ilość / liczbę towaru lub zakres wykonanej usługi,
  • cenę netto, stawkę i kwotę VAT oraz cenę brutto.

Dokumentu nie trzeba tytułować jako „Faktura VAT”. Nie jest również konieczne opisywanie dokumentu jako „Oryginał” lub „Kopia”. Dokument jest w pełni poprawny bez podpisu i pieczątki.

2. Faktura korygująca

Błąd na fakturze – to się może przytrafić nawet najbardziej skrupulatnym przedsiębiorcom.

W sytuacji, gdy na wystawionym dokumencie widnieją błędy liczbowe bądź też zmianie uległy np. cena czy stawka VAT konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Odnosi się to nie tylko do pomyłek, ale również przypadków, gdy np. klient zwróci towar, sprzedawca udziela rabatu.

Co ważne prawo do wystawienia korekty ma jedynie sprzedawca, czyli wystawca faktury pierwotnej. A jak należy postąpić jeśli błąd mający związek z liczbami na fakturze dostrzeże nabywca? Wtedy powinien zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o sporządzenie korekty.

Na fakturze korygującej trzeba zamieścić:

  • nazwę dokumentu – „faktura korygująca” lub „korekta”,
  • numer i datę wystawienia korekty,
  • niektóre dane widniejące na fakturze pierwotnej (m.in. numer korygowanej faktury, datę wystawienia, nazwę towaru lub usługi),
  • przyczynę korekty,
  • prawidłową treść.

Nie ma obowiązku zamieszczania na sporządzonym dokumencie treści pierwotnej (przed zmianą).

Korekty nie wystawia się, jeśli faktura pierwotna uległa zniszczeniu. W takim przypadku sporządzany jest duplikat faktury.

3. Faktura zaliczkowa

Pobranie zaliczki (a nawet kilku zaliczek) przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru to popularna praktyka w wielu firmach. Wynika przede wszystkim z dbałości o zabezpieczenie transakcji, a także potrzeby pozyskania środków na koszty transakcji.

Uzyskanie zaliczki obliguje przedsiębiorcę do wystawienia faktury zaliczkowej. W jakim terminie? Dokument wystawia się do 15. dnia miesiąca, po którym otrzymano całość lub część pieniędzy od nabywcy. Przepisy pozwalają także na wystawienie takiej faktury jeszcze przed otrzymaniem zaliczki – jednak nie wcześniej niż na 30 dni przed tym.

Co istotne istnieją pewne transakcje, których nie dokumentuje się fakturami zaliczkowymi. Chodzi tu m.in. o:

  • wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
  • usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne,
  • najem, dzierżawę, leasing bądź też usługi o podobnym charakterze,
  • ochronę osób oraz mienia,
  • stałą obsługę prawną i biurową.

Zachęcamy do wypróbowania bezpłatnego programu do fakturowania, w którym wystawisz te trzy typy faktur bez żadnych zobowiązań do 3 dokumentów w miesiącu.

Co ważne, do wystawionej faktury możesz z automatu dodać link do Szybkich Płatności – jeśli klient z niego skorzysta to opłaci fakturę podobnie jak za zakupy w sklepach internetowych.

Sprawdźcie Program do Fakturowania inFakt.pl.