Autorką wpisu gościnnego jest Katarzyna Lasocka, redaktorka bloga o nieruchomościach Morizon. Interesuje ją wszystko, co związane z nieruchomościami i aranżacją wnętrz. Na przekór obecnej modzie wyznaje zasadę "więcej znaczy lepiej". W wolnych chwilach majsterkuje i robi przetwory.

Open space – tłumacząc z języka angielskiego – to otwarta przestrzeń, czyli popularny model urządzania nowoczesnych biur. Sposób aranżacji przywędrował do Polski ze Stanów Zjednoczonych, gdzie na początku XX wieku na skutek rewolucji przemysłowej zwiększyło się zapotrzebowanie na pracowników administracyjnych. W obliczu tego wyzwania amerykańscy pracodawcy postanowili zburzyć ścianki działowe, a powstałe w ten sposób obszerne wnętrze zapełnili poustawianymi szeregowo biurkami.

Nie taki open space straszny

Moda na open space rozprzestrzeniła się w polskiej biurowej scenerii na dobre. To system sprzyjający komunikacji, co niejednokrotnie zwiększa efektywność prowadzonych działań. Łatwy dostęp do siedzącego obok kolegi z zespołu skraca czas obiegu dokumentów, pozwala w mgnieniu oka – bez odejścia od stanowiska – rozwiać wątpliwości dotyczące bieżącego projektu, a także umożliwia szybsze podejmowanie decyzji. Ma to również ogromny wpływ na budowanie relacji, integruje członków poszczególnych działów oraz zapobiega ich izolacji. W ostateczności open space to pobudzenie kreatywnego myślenia pracowników, możliwość wymiany myśli i poglądów, co sprawdza się zwłaszcza w agencjach reklamowych i marketingowych.

Kto bardziej korzysta: pracownik czy pracodawca?

Z punktu widzenia zatrudnionego open space wiąże się z ułatwieniem współpracy, sprawiedliwym podziałem przestrzeni czy łatwiejszym dostępem do przełożonego i możliwością szybkiego omówienia zadań oraz rozwiązania pojawiających się problemów. Ten łańcuch powiązanych ze sobą elementów ostatecznie daje poczucie bycia częścią firmowej społeczności.

Dla pracodawcy z kolei otwarta przestrzeń to nie tylko wzrost skuteczności oraz zbudowanie zintegrowanego zespołu. Rezygnacja ze ścianek działowych to przede wszystkim maksymalne wykorzystanie powierzchni, niższe koszty eksploatacji oraz utrzymania biura, związane z umieszczeniem większej liczby stanowisk w jednym pomieszczeniu. Przekłada się to na możliwość lepszej kontroli pracowników (a tym samym zwiększenie ich wydajności) oraz generuje oszczędności w zakresie najmu i urządzenia.

Co może pójść nie tak? Wady open space!

Otwarta przestrzeń prezentuje nowoczesne podejście do pracy, jednak ma też sporo minusów. Żeby uniknąć negatywnych konsekwencji nieprawidłowego urządzania, warto wziąć pod uwagę charakter wykonywanej pracy. Open space nie zawsze sprawdzi się tam, gdzie wymagane są cisza, skupienie i precyzja. Brak wyraźnych granic pomiędzy poszczególnymi stanowiskami ogranicza poczucie prywatności, a ciągły hałas utrudnia koncentrację, co w rezultacie prowadzi do niższej produktywności, a nawet złego samopoczucia, stresu, notorycznego zmęczenia i rozdrażnienia.

Jest to także czynnik zapalny wielu konfliktów, bo – doceniana przez wielu swobodna wymiana myśli – niejednokrotnie nie kończy się konsensusem. Tej łatwiejszej komunikacji często towarzyszą zarówno drobne utarczki, jak i poważne spory. Do puli wad zaliczają się również presja zespołu, ciągła kontrola przełożonego oraz ograniczenie indywidualizmu, które źle działają na kondycję psychiczną i fizyczną. Ten stan pogłębiają także gorsza jakość powietrza oraz większe prawdopodobieństwo przenoszenia zarazków i wirusów.

czy open space jest korzystny dla pracownika

Jak urządzić modne biuro?

Żeby biuro open space nie było zarzewiem napięć, a płynące z zewnątrz bodźce nie dekoncertowały, warto odrobić lekcję urządzania. Zanim wnętrze zacznie przypominać modny loft albo nabierze industrialnego charakteru, najlepiej zapoznać z obowiązującymi kwestiami prawnymi.

Zgodnie z polskimi przepisami, osoba zatrudniona powinna mieć zapewnione około 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia, 2 m2 podłogi niezajętej sprzętami, a odległość pomiędzy monitorami musi wynosić co najmniej 60 cm. To umożliwi pracownikowi sprawne wypełnianie obowiązków oraz zagwarantuje mu swobodę. Coraz częściej, żeby zaznaczyć granice stanowiska, stosuje się specjalne boksy, które nie tyle oddzielają powierzchnię, ile są doskonałą barierą akustyczną. Za izolatory dźwięków posłużą też podwieszane sufity modułowe, panele i ekrany ścienne czy wykładziny dywanowe.

Większość biur typu open space charakteryzuje minimalizm. To uzasadniona ścieżka aranżacji, ponieważ ograniczona ilość dekoracji oraz stonowana kolorystyka nie odwracają uwagi od tego, co najważniejsze – obowiązków! Do barw, które wspomagają koncentrację, zaliczają się m.in. biele, szarości, błękity i beże. Żeby jednak przełamać monotonię wystroju, warto sięgnąć po bardziej wyraziste akcenty, jak chociażby czarne designerskie lampy w stylu industrialnym czy rośliny, które – zdaniem specjalistów – podnoszą wydajność i pozytywnie wpływają na samopoczucie. Korzystne dla zielonych sadzonek i zatrudnionych będzie także zapewnienie dużej ilości naturalnego światła. Jego deficyt najlepiej uzupełnić sztucznym oświetleniem, gwarantującym równomierną jasność na całej powierzchni biura.

Open space to ciekawy pomysł na aranżację biura. Oferuje dużo zalet związanych z efektywnością, lepszą komunikacją czy ograniczaniem wydatków. Jednak do urządzenia należy podejść z dozą rozsądku, by modny wystrój nie zmienił się w centrum problemów zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy.