Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka… Czy każdy przedsiębiorca używający samochodu we własnej firmie jest zobowiązany ją prowadzić i właśnie w ten sposób rozliczać koszty eksploatacji? Na szczęście nie!

Kilometrówka, czyli ewidencja przebiegu pojazdu

Czym jest kilometrówka? Jest to zapis wszystkich przejazdów służbowych, dokonywanych samochodem osobowym, który nie jest wprowadzony do środków trwałych firmy.

Kluczowe informacje, jakie powinny być w niej zawarte, to daty wyjazdów, cel oraz liczba przejechanych kilometrów.

Kto prowadzi kilometrówkę?

Ewidencja ta jest przeznaczona do rozliczania wydatków na przejazdy samochodem nie będącym środkiem trwałym firmy, czyli krótko mówiąc: samochodem prywatnym przedsiębiorcy.

Samochód ten nie musi być własnością przedsiębiorcy – może on używać go np. na podstawie umowy użyczenia.

Jak wylicza się kilometrówkę?

Po uzupełnieniu wszystkich przejazdów w danym miesiącu, należy podsumować faktyczną ilość przejechanych kilometrów.

Uzyskany wynik trzeba pomnożyć przez stawkę wynikającą z przepisów. W przypadku samochodów osobowych o pojemności silnika przekraczającej 900 cm3 wynosi ona 0,8358 zł.

Tak otrzymana kwota to jeszcze nie koszty firmy – to limit wydatków eksploatacyjnych, jakie można w danym okresie zaksięgować do KPiR. Należy podsumować wszystkie faktury i można zaksięgować tylko tę część, która mieści się w wyliczonym limicie.

Księgujemy zawsze na podstawie faktur, nigdy na podstawie samej wypełnione ewidencji przebiegu pojazdu!

Koszty pojazdu w działalności

Co można zaksięgować na podstawie kilometrówki?

W ewidencji można ująć wszystkie wydatki związane z eksploatacją samochodu:

  • zakup paliwa
  • opłaty parkingowe
  • ubezpieczenie samochodu
  • koszty napraw i zakupu części
  • przeglądy serwisowe.

Czego nie zaksięgujesz na podstawie kilometrówki?

Wydatki na ulepszenie pojazdu nie mogą być księgowane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu – zaliczamy do nich np. montaż instalacji gazowej.

Przenoszenie wydatków na kolejny miesiąc

Co powinien zrobić przedsiębiorca, który w ramach limitu uzyskał kwotę np. 500 zł, a faktycznie wydał 800 zł? W danym miesiącu może zaksięgować maksymalnie 500 zł, a pozostała kwota (300 zł) będzie podlegała księgowaniu dopiero w kolejnym miesiącu – pod warunkiem, że po raz kolejny nie przekroczy limitu wyliczonego dla nowego miesiąca.

Tego typu przenoszenia kwot wydatków z faktur można dokonywać do końca bieżącego roku podatkowego – nie ma możliwości przeniesienia ich na kolejny rok podatkowy.

Kilometrówka w inFakt

Nie ma nic prostszego od ewidencji przebiegu pojazdu w aplikacji inFakt. Aplikacja automatycznie oblicza nadwyżkę kosztów i przenosi ją na kolejny okres. Przekonaj się sam – Kilometrówka w inFakt.

Chcesz rozliczać koszty pojazdu w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.