Wydatki związane z rozkręceniem własnego biznesu często zaczynają się jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem działalności. Część z nich można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a niekiedy również odliczyć VAT z faktur, mimo że na fakturach nie figurują dane firmy. Zakupy przed założeniem firmy muszą jednak spełniać określone warunki.

Zakupy związane z powstaniem firmy to koszt

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych „kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów a także ich zachowania albo zabezpieczenia”. Co to dokładnie oznacza? Że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki, o ile są związane z działalnością gospodarczą.

Również te poniesione jeszcze przed założeniem firmy. Bez zakupów związanych z powstaniem i funkcjonowaniem firmy nie byłoby bowiem możliwe uzyskanie jakichkolwiek przychodów. Jakie wydatki przed założeniem firmy można więc rozliczyć w kosztach?

Jakie wydatki mogą być kosztem?

Konieczność poniesienia pewnych wydatków jeszcze przed rozpoczęciem działalności narzucają na przedsiębiorców przede wszystkim przepisy prawa. Żeby firma oficjalne pojawiła się na rynku trzeba ją bowiem zarejestrować, zgłosić w zakresie podatku VAT czy w niektórych przypadkach postarać się o koncesję.

Wiele wydatków przedsiębiorca ponosi oczywiście także z własnej inicjatywy. Niejednokrotnie decydując się na własny biznes trzeba wyremontować bądź przebudować lokal, który będzie służył za siedzibę. Do tego dochodzą wydatki na umeblowanie firmy czy zakup wyposażenia.

Wartość pojedynczych biurek, krzeseł, szaf, telefonów bądź ekspresu do kawy zazwyczaj nie przekracza 3,5 tys zł, a więc amortyzacja ich nie dotyczy (ta kwestia opisana jest poniżej). Można je rozliczyć jednorazowo (zresztą te amortyzowane też, na zasadach amortyzacji jednorazowej).

Trochę inaczej wygląda to w przypadku zakupów ponad kwotę 3,5 tys. zł. Mowa tu o tzw. środkach trwałych, którymi zazwyczaj są samochody osobowe i ciężarowe, maszyny, specjalistyczne oprogramowanie warte kilka tys. zł czy drogi sprzęt komputerowy. Choć również mogą stanowić koszty to należy rozliczać je przez amortyzację.

Na czym ona polega? Na stopniowym zaliczaniu w koszty określonej części wartości konkretnej rzeczy. Można zrobić to również jednorazowo – prawo takie przysługuje tylko tzw. małym podatnikom. Limit odpisów amortyzacyjnych w ciągu roku wynosi dla nich 50 tys. euro. Opcji jednorazowej amortyzacji nie ma jednak jeśli chodzi o samochody osobowe, które muszą być „wrzucane” w koszty stopniowo.

uwaga

W kosztach można także rozliczyć usługi zakupione przed założeniem firmy, w tym np. doradcze, finansowe, czy marketingowe.

Jeśli zostały poniesione na potrzeby działalności, a także są odpowiednio udokumentowane można je rozliczyć w kosztach. Taka możliwość istnieje także w przypadku dofinansowania, które przedsiębiorca wziął jako osoba prywatna. Kosztem są tu wydatki związane z obsługą kredytów bądź pożyczek – oczywiście jeśli służą firmie.

Faktura na osobę prywatną pozwala rozliczyć koszty sprzed założenia firmy

Żeby poniesione wydatki podlegały zaliczeniu w koszty podatkowe poza tym, że muszą służyć działalności firmy, muszą być odpowiednio udokumentowane. Zdecydowaną większość wydatków rozlicza się na podstawie faktur bądź rachunków wystawionych na imię i nazwisko przyszłego przedsiębiorcy.

Co ważne, dane firmy (której jeszcze nie ma) nie są potrzebne na fakturze lub rachunku, aby rozliczyć wydatki poniesione przed założeniem firmy. W przypadku koncesji i opłat na rzecz państwa do rozliczenia wystarczy dowód zapłaty, którym może być np. potwierdzenie przelewu.

Faktu dokonania zakupów nie poświadczą więc paragony, na których nie ma danych właściciela przyszłej firmy. Dowód zakupu nie jest konieczny w przypadku pojazdu. Można go wprowadzić do firmy na podstawie oświadczenia oraz wyceny, której dokonuje się na podstawie cen rynkowych.

Możliwość odliczenia VAT

A czy od wydatków poniesionych przed faktycznym rozpoczęciem działalności można odliczyć VAT? Jest to możliwe pod warunkiem, że przedsiębiorca zarejestrował się jako czynny podatnik VAT. Podatek odlicza się z faktur w okresie (miesiącu lub kwartale) ich otrzymania lub w dwóch kolejnych. Oczywiście nie jest to możliwe przy zakupach, w przypadku których odliczenia VAT-u zabraniają przepisy, np. w związku z kupnem benzyny do samochodu osobowego.

VAT z faktury wystawionej na przyszłego właściciela firmy (jego imię i nazwisko) odlicza się w ramach deklaracji VAT po założeniu działalności. Nieistotny jest brak na dokumencie numeru NIP. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to możliwe jeśli faktura została wystawiony na inną osobę (np. współmałżonka).

4 warunki, które trzeba spełnić, żeby wydatki przed założeniem firmy rozliczyć w firmie

Rozliczenie w kosztach wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności jest więc w wielu przypadkach możliwe. Żeby tak się stało należy jednak spełnić 4 warunki.

  1. Wydatki muszą służyć działalności firmy.
  2. Trzeba posiadać dowód poświadczający wydatek. Może nim być nim np. faktura, rachunek, a w przypadku koncesji czy opłat wymaganych przez państwo choćby potwierdzenie przelewu. Żadnym dowodem zakupu nie trzeba dysponować w przypadku wprowadzania do firmy pojazdu.
  3. Faktury i rachunki muszą być wystawione na imię i nazwisko przyszłego przedsiębiorcy. Jeśli jest wystawiona na inną osobę, nie umożliwi rozliczenia wydatku w kosztach. Nazwa firmy, która w danym momencie jeszcze nie istnieje, nie jest potrzebna.
  4. Przepisy nie mogą odgórnie zabraniać odliczenia VAT-u lub rozliczenia danego kosztu.