Wykorzystywanie w firmie prywatnego samochodu może oznaczać konieczność prowadzenia tzw. kilometrówki. Dzięki niej przedsiębiorca zalicza do kosztów wydatki związane z pojazdem. Wyliczenia związane z kilometrówką mogą wydawać się skomplikowane. Jednak nie dla osób, które korzystają z inFaktu! W inFakcie kilometrówka wylicza się bowiem automatycznie. Na czym to polega?
Rozliczanie wydatków zależy od statusu samochodu
Samochód to dla wielu przedsiębiorców niezbędny element prowadzenia działalności. A także źródło kosztów. Możliwość rozliczania wydatków na samochód istnieje zarówno w sytuacji, gdy należy on do firmy, jak i również, jeśli jest to prywatne auto przedsiębiorcy. Od statusu pojazdu zależy jednak w jaki sposób przedsiębiorca rozlicza jego koszty. Jak to wygląda w praktyce?
W przypadku, gdy właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych może rozliczać całość wydatków z nim związanych. Z kolei samochód prywatny (lub użyczony) wymaga prowadzenia kilometrówki, która określa limit kosztów możliwych do rozliczenia w konkretnym okresie.
Jak powinno się wyliczyć kilometrówkę?
Do obliczenia kilometrówki konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Zapisuje się w niej wszystkie trasy przebyte w celach związanych z działalnością gospodarczą.
Żeby wyliczyć kilometrówkę należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów razy stawkę ustaloną przez Ministerstwo Finansów. W przypadku samochodów osobowych o pojemności silnika przekraczającej 900 cm3 stawka wynosi 0,8358 zł. Uzyskany wynik to limit kosztów związanych z pojazdem, które można rozliczyć w konkretnym okresie.
A co jeśli koszty pojazdu są niższe od limitu kilometrówki? W takim przypadku powstaje nadwyżka kilometrów, którą można przenieść na kolejny okres. Z kolei gdy wydatki na samochód przekraczają limit, to w koszty wlicza się kwotę limitu, a nadwyżkę przenosi się na kolejny okres.
Kilometrówka w inFakcie wylicza się automatycznie
Powyższymi wyliczeniami nie muszą się przejmować osoby korzystające z inFaktu. Wynika to z tego, że inFakt automatycznie rozlicza koszty prywatnego samochodu jedynie do limitu wynikającego z kilometrówki. Jak rozliczyć kilometrówkę w inFakcie? Wymaga to wykonania zaledwie 3 prostych czynności.
1. Dodanie pojazdu
Na sam początek należy dodać w inFakcie prywatny samochód używany do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Konieczne jest wejście w zakładkę „Pojazdy”, a następnie wybranie opcji „Dodaj pojazd prywatny (kilometrówka)”. Następnie trzeba wypełnić prosty formularz, który zawiera:
- nazwę pojazdu,
- numer rejestracyjny,
- pojemność silnika,
- stawkę za 1km przebiegu,
- datę rozpoczęcia użytkowania.
Po wypełnieniu formularza auto trafia na listę pojazdów – pozwala to dodawać przejechane trasy.
2. Dodanie przejechanych tras
Żeby możliwe było dodanie trasy trzeba ponownie wejść w zakładkę „Pojazdy” i kliknąć w nazwę konkretnego samochodu. Po wejściu w opcję „Dodaj trasę” (w prawej części menu) należy uzupełnić informacje dotyczące:
- daty wyjazdu,
- trasy (skąd-dokąd),
- celu wyjazdu,
- liczby przejechanych kilometrów.
Nie trzeba za każdym razem podawać stawki za kilometr, jako że tę opcję wybiera się przy dodawaniu pojazdu.
3. Dodanie kosztów związanych z samochodem
Po wykonaniu dwóch powyższych kroków można dodawać wydatki odnoszące się do pojazdu. Wymaga to wejścia w zakładkę „Pojazdy” i wybranie danego samochodu. Teraz należy już tylko kliknąć w opcję: „Dodaj koszt paliwa” lub „Dodaj koszt pojazdu”. Ułatwieniem jest fakt, że koszty pojazdu dodawane są identycznym formularzem, jak wszystkie inne. Należy także pamiętać o załączeniu skanu faktury.
Wydrukuj ewidencję przebiegu pojazdu
Wykonanie wymienionych czynności pozwala stworzyć ewidencję przebiegu pojazdu, którą można szybko wydrukować i zapisać na dysku komputera w formie pliku PDF. W tym celu należy ponownie wejść w zakładkę „Pojazdy” i kliknąć w dany pojazd. Poniżej danych pojazdu znajduje się „Ewidencja przebiegu pojazdu”. Wystarczy zaznaczyć „tick” przy konkretnym miesiącu i kliknąć „Drukuj”.
Na sam koniec trzeba jeszcze wydrukować dowód wewnętrzny, który posłuży wprowadzeniu wydatków związanych z samochodem do KPiR. Jak to zrobić? Trzeba odtworzyć znaną już drogę, czyli wejść w zakładkę „Pojazdy” i wybrać konkretny pojazd. Następnie w bloku „Ewidencja przebiegu pojazdu” należy wejść w dany miesiąc, np. maj 2014 i kliknąć w link „Drukuj DW” (z prawej strony menu).
PDF z dowodem wewnętrznym najlepiej wydrukować i zachować w firmowej dokumentacji wraz ze stworzoną wcześniej ewidencją przebiegu pojazdu.
Opisany tu schemat dotyczy osób korzystających z Programu do Księgowości w inFakcie.
Klienci Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego mają łatwiej
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wybór Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego mają zdecydowanie mniej obowiązków związanych z rozliczeniem kilometrówki. Muszą przede wszystkim sporządzić zestawienie tras, w którym nie zaznaczają jednak stawki za kilometr, ani nie obliczają końcowej kwoty. To kwestie, których dopilnowują za nich księgowi.
Poza zestawieniem tras przedsiębiorca musi przesłać do inFaktu faktury za paliwo, a także te dotyczące pozostałych wydatków związanych z pojazdem. I to wszystko! O resztę zadbają nasi księgowi zapisując wydatki w kosztach.
