Jak często jesteś w stanie zrobić w ciągu dnia wszystko co zaplanujesz? Jako właściciele i pracownicy poświęcamy dużo czasu naszym firmom, jednak zawsze jest jeszcze coś do zrobienia. Ciągle narzekamy na chroniczny brak czasu. Wiele ludzi cierpi na syndrom bycia zajętym, pracując po godzinach i nie uzyskując oczekiwanych rezultatów. Czy można pracować inaczej? Zanim odpowiem Ci na to pytanie, ustalmy najpierw, co naprawdę jest przyczyną tego stanu.

Jak zrobić wszystko na czas?

Jeżeli czytasz dalej, to znaczy, że jesteś jedną z osób cierpiących na brak czasu. Powód zazwyczaj jest prosty. Zawsze mamy więcej pomysłów i obowiązków niż czasu. Co więcej, te pomysły wydają nam się bardzo dobre i potrzebne, więc ochoczo zabieramy się za ich realizację. Podejmujemy się kolejnych zadań i kończymy mając za dużo na talerzu. Pierwsze nasuwające się rozwiązanie to praca po godzinach. Możesz oczywiście zatrudnić kogoś do pomocy, ale gdy Twoja firma ma więcej niż jedną osobę rodzi się więcej pomysłów, więc i ilość czasu potrzebnego do ich realizacji też gwałtownie rośnie. Wszystko dlatego, że oprócz swoich pomysłów najczęściej realizujesz również cudze i to najczęściej kilka równocześnie. W efekcie wszyscy w twojej firmie są zawaleni pracą, której nigdy nie ubywa.

Istotne jest, że wartość ma nie to co zaczęliśmy, ale to co zostało skończone. Jeżeli  zacząłem pisać ten artykuł, ale go nie skończę, bo zajmę się czymś innym, to równie dobrze mógłbym pójść na spacer. Bo wartość biznesowa taka sama, a przyjemność większa. Podobnie, jeżeli skończę go pisać, ale nikt nie będzie miał czasu go sprawdzić i opublikować, to również nie ma żadnej wartości z tego, co teraz robię. Skoro jednak czytasz ten artykuł, to znaczy, że udało się go opublikować. W tym celu użyłem pewnej techniki. Chociaż z pozoru prostej, to bardzo skutecznej.

Czy można pracować inaczej?

Po pierwsze, całą pracę, którą mam do zrobienia zbieram w jednej liście. Tak, wiem, że dużo osób ma “Listę rzeczy do zrobienia”, ale moja jest uporządkowana od najważniejszych rzeczy, do tych mniej ważnych. Dzięki temu nie zajmę się najpierw rzeczami, które są nieistotne, ale łatwe do zrobienia, takimi jak odpowiadanie na maile. Jednym z elementów tej listy jest właśnie ten artykuł.

Po drugie z tej listy wybieram kilka najważniejszych rzeczy, które chciałbym zrobić w ciągu najbliższego tygodnia. Tydzień to okres, gdzie mniej więcej wiem co się wydarzy, dlatego łatwiej mi planować i kontrolować sytuację. Nie biorę zbyt dużo pracy, bo wiem, że pojawią się różne niespodziewane pilne zadania, a ja bardzo chcę zrobić wszystko co zaplanowałem. Dlatego lepiej wziąć mniej i zrobić wszystko, niż wziąć więcej i nie skończyć nic.

Po trzecie przez cały tydzień wykonując pracę sprawdzam codziennie, czy mój plan jest nadal realny. Jeżeli z jakiegoś powodu nie, to łatwiej mi dostosować plan do rzeczywistości, niż rzeczywistość do planu.

Ta technika powoduje, że zamiast próbować zrobić wszystko skupiam się na niewielu rzeczach, ale upewniam się, że je skończę. A jeśli nie udało mi się ich dokończyć, to prawdopodobnie chciałem zrobić za dużo i w następnym tygodniu muszę o tym pamiętać.

efektywność, kończenie rzeczy

Czy można tak pracować w grupie?

Gdy chcemy coś zrobić w firmie to najczęściej potrzebujemy kilku osób. Na przykład ja napisałem mój artykuł, Ania i Justyna przeczytały i przekazały swoje uwagi, a Magda opublikowała. Przy bardziej złożonych zadaniach, takich jak tworzenie oprogramowania, czy kampani marketingowej, zakończenia pracy potrzebujemy kilka osób z różnymi kompetencjami.

Najczęstszym problemem w takiej grupie jest to, że każdy skupia się na swoich zadaniach. Wszyscy jesteśmy bardzo zajęci, ale mało rzeczy kończymy, bo te wymagają współpracy. Dlatego jeżeli chcemy pracować inaczej to musimy razem stworzyć listę rzeczy do zrobienia, ustalić co z nich jest najważniejsze, wybrać zaledwie kilka zadań i wspólnie skupić się na ich wykonaniu chwilowo ignorując pozostałe.

Na przykład w inFakcie, gdy wprowadzaliśmy generowanie JPK_VAT to musieliśmy wykonać różne prace, w tym przygotować grafiki, napisać trochę kodu i sprawdzić, czy to całość działa poprawnie. Zespół skupił się na tej funkcji, bo chciał w dwa tygodnie dostarczyć realną wartość użytkownikom inFaktu. W przeciwnym przypadku, gdyby każdy patrzył tylko na swoją specjalizację, to wszyscy byliby zajęci, ale pewnie do tej pory by nad tym pracowali.

Tak samo w pozostałych działach, niewielkie zespoły posiadające wszystkie potrzebne umiejętności, regularnie ustalają co jest najważniejsze i co można zrobić w ciągu najbliższych dwóch tygodni. Chociaż brzmi prosto, to takie nie jest, bo często pojawiają się przeszkody lub potrzeba zrobienia czegoś pilnego. Jednak mając swój plan, zespół cały czas o nim pamięta i pilnuje, żeby się nie rozpraszać innymi rzeczami.

Czy ktoś już tego kiedyś próbował?

Takie cykliczne, czyli iteracyjne podejście jest używane od dawna. W latach 90-tych zaczęło zdobywać szczególną popularność wśród programistów, którzy mieli przed sobą do rozwiązania złożone problemy. Ten sposób pracy nazwali Adaptacyjnym albo Zwinnym, bo pozwala z jednej strony dostarczać coś cyklicznie, a z drugiej zmieniać priorytety, czyli skupiać się na tym co jest ważne.

Najpopularniejszym podejściem iteracyjnym jest Scrum, który choć wywodzi się z tworzenia oprogramowania, ale skutecznie jest używany również w sprzedaży, marketingu, produkcji sprzętu i edukacji. Jest stosowany przez wiele firm, w tym inFakt, gdzie każdy zespół skupia się na ustalonych przez organizację priorytetów i co dwa tygodnie pokazuje rezultaty swojej pracy.

Jakiś czas temu Marta opisała jak zespół sprzedaży inFaktu pracował w Scrumie. Natomiast na blogu ProCognity przeczytasz lub dowiesz się co to jest Scrum.

Czytaj

Trener i konsultant Agile oraz współwłaściciel firmy ProCognita. Od 2010 pomaga ludziom na całym świecie budować Zwinne Organizacje potrafiące szybko reagować na potrzeby swoich klientów. Jedyny polski Certified Scrum Trainer, akredytowany przez Scrum Alliance, największą na świecie organizację non-profit założoną w celu promowania Scruma. Od 2015 roku wspiera inFakt.