Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku od towarów i usług. Obecnie wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi oraz specyficznymi rozliczeniami VAT.

W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorcy prowadzą tak zwaną uproszczoną księgowość. Natomiast w przypadku spółek kapitałowych, jednostka jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości.

Jak wygląda pełna księgowość w spółce z o.o.?

Włodek Markowicz, inFakt: Jakie są różnice w księgowości między spółką z o.o. a jednoosobową działalnością? Nad tym się dzisiaj zastanowimy i ten temat poruszymy. I żeby nam w tym pomóc Mateusz już siedzi i jest gotowy.
Mateusz Boguszewski, ekspert inFakt: Tak, to ja.
WM: Zaczniemy może od jednoosobowej działalności gospodarczej. Tam tak z reguły wszyscy korzystają głównie z uproszczonej księgowości, tak?
MB: W jednoosobowych działalnościach przeważa zdecydowanie uproszczona księgowość czyli ewidencja przychodów, w przypadku opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym, bądź księga przychodów, rozchodów w przypadku opodatkowania na zasadach ogólnych.
WM: KPiR-ka.
MB: KPiR-ka tak, tak zwana. Istnieje też możliwość dobrowolnego lub przymusowego stosowania pełnych ksiąg.
WM: Właśnie, dobrowolnego czyli jeśli chcę to mogę sobie prowadzić pełne księgi, bo mam ochotę na to.
MB: Nic nie stoi na przeszkodzie.
WM: Mało kto z tego korzysta.
MB: Tak.
WM: Jeszcze się pewnie nie spotkałeś, żeby ktoś dobrowolnie chciał.
MB: Nie spotkałem się, bo jest to dosyć uciążliwe.
WM: Ale też mogę zostać do tego przymuszony jeśli moje przychody będą większe niż 2 mln Euro, tak?
MB: Zgadza się, zgadza się, dokładnie.
WM: To wtedy nie mam wyboru, muszę być na pełnych księgach.
MB: Musisz, musisz zacząć stosować się do ustawy o rachunkowości, co sprowadza się do pełnych ksiąg.
WM: Ta pełna księgowość to jest zmora czy to nie jest zmora? To jest trudne do ogarnięcia czy średnio łatwe czy łatwe?
MB: Na pewno jest dużo bardziej skomplikowane od tej najpopularniejszej uproszczonej KPiR-ki. Przede wszystkim jest tam dużo więcej operacji musisz zaksięgować. W przypadku KPiR-ki są to tylko faktury, tylko przychody i koszty. W pełnych księgach każda operacja, która dzieje się z majątkiem spółki musi być zaksięgowana. Czyli np. wypłacasz sobie zaliczkę na jakieś zakupy i to już podlega księgowaniu. Na przykład ktoś wystawia ci fakturę, czyli tak jak w KPiR-ce, ale to nie idzie tylko jako koszt do pełnych ksiąg, tworzy się także rozrachunek czyli pojawia się nam należność. Należność oznacza to, że kontrahent powinien ci zapłacić za tą fakturę. I konsekwencją tego jest, że wpłata na rachunek, twój rachunek bankowy od takiego kontrahenta też podlega księgowaniu jako zmniejszenie tej należności.
WM: Czyli każda najmniejsza złotówka, każdy najmniejszy grosz  musi mieć swoją drogę do prześledzenia tak, żeby wszystko było pozapinane i do prześledzenia kiedy trzeba będzie.
MB: Zgadza się. Każdy grosik musi znaleźć swoje miejsce, no i to jest ta zmora księgowych, gdzie szuka się każdego grosika niezgadzającego.
WM: Tak, teraz ja w działalności swojej jeśli chce sobie przelać pieniądze z rachunku firmowego na prywatny to nie muszę nikomu o tym mówić, nie muszę tego nijak księgować, tak po prostu…
MB: Po prostu to robisz, bo pieniądze w działalności, pieniądze jednoosobowej działalności to są de facto twoje pieniądze. Natomiast w przypadku spółki, spółka ma swój majątek, który musi być widoczny w księgach i każdy ruch musi być też uwidoczniony.
WM: I to jest takie główne zadanie i ta główna różnica, którą byś zauważył właśnie między pełną księgowością a uproszczoną?
MB: Na pewno jest to ta dokładność. Jeszcze kolejną różnicą jest występowanie w pełnych księgach aktywów i pasywów.
WM: Co to są aktywa?
MB: Aktywa najprościej mówiąc jest to ogół majątku spółki, natomiast pasywa są to źródła finansowania tego majątku.
WM: Na przykład kredyty?
MB: Na przykład kredyty.
WM: Leasingi?
MB: Na przykład kapitał zakładowy, który wnosisz przy utworzeniu spółki. Źródłem finansowania są też zobowiązania. Czyli np. niezapłacone faktury za zakupione materiały, towary, usługi. Ważna rzecz: aktywa zawsze muszą równać się pasywom czyli każdy grosik majątku musi mieć swoje źródło finansowania.
WM: W pasywach?
MB: W pasywach.
WM: Zazwyczaj kiedy się tak myśli o pełnych księgach to zazwyczaj ludzie to chyba komuś zlecają, nie? Bo robienie KPiR-ki samemu to jeszcze spoko, ale pełne księgi to już raczej się komuś daje do zrobienia.
MB: Tak, jest to zdecydowanie bardziej pracochłonne i wymaga dużo, dużo większej wiedzy.
WM: I skrupulatności
MB: Skrupulatności i też czasu, który przedsiębiorca powinien poświęcić na rozwijanie biznesu, a nie biurokrację.
WM: Dobra to w jednoosobowej działalności mam ewidencję przychodów, mam KPiR-kę i mogę być na pełnych księgach, a w spółkach zawsze muszę być na pełnych księgach, tak?
MB: Tak, tutaj tej dowolności nie ma. Każda spółka z o.o. musi prowadzić księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości.
WM: Czy są jeszcze inne wybory? Czy tylko pełne księgi?
MB: Tylko pełne księgi.
WM: Czyli to jest tak „top of the top”? Czy jest jeszcze wyżej?
MB: Jest to najbardziej rozbudowana forma dlatego jest przypisana na stałe do spółek kapitałowych.
WM: Powiedziałeś, że KPiR-ka w jednoosobowej działalności służy głównie temu, żeby wyliczyć podatek.
MB: Zgadza się.
WM: Pełne księgowości pewnie też temu służą, żeby sobie wyliczyć podatek.
MB: Tak, ale …
WM: Ale też ma inny cel, nie?
MB: Wyliczenie podatków jest dodatkową funkcją ksiąg rachunkowych.
WM: A główną?
MB: Jest monitorowanie stanu majątku spółki i sporządzenie sprawozdania finansowego, które rzetelnie tą sytuację przedstawi.
WM: I to sprawozdanie trzeba w ogóle składać co roku.
MB: Tak, trzeba składać co roku. Od tego roku jest to, trzeba je sporządzać w formie elektronicznej i w formie elektronicznej składać do Krajowego Rejestru Sądowego.
WM: Jest też tak w księgowości spółek, że jakby ktoś chciał przyjść powiedzieć: Dobra, pokaż mi swoje księgi. Ja cię tak zlustruję. To rozumiem, że jak zajrzy to powinien mieć pełny ogląd jeśli chodzi o finanse danego przedsiębiorstwa, tak czy nie?
MB: Co do zasady..
WM: Czy poukrywać tam różne rzeczy?
MB: Tu już wchodzimy w temat kreatywnej księgowości, która jest zupełnie innym aspektem. Ogólnodostępne są wszystkie sprawozdania finansowe spółek kapitałowych. Są one dostępne w portalu eKRS. Czytanie sprawozdań finansowych też jest jakąś umiejętnością, więc ale myślę, że po przeczytaniu kilku artykułów można podstawowe wiadomości z takiego sprawozdania finansowego uzyskać.
WM: I to się robi po to, żeby właściwie teraz rozumiem każdy człowiek mógł sobie zerknąć na finanse danego przedsiębiorstwa.
MB: Tak, odbiorcami takich informacji są zarówno pracownicy, żeby sprawdzić jak firma prosperuje. Jest oczywiście konkurencja w celu rozeznania na rynku. No i w przypadku podmiotów publicznych notowanych na giełdzie powinieneś wiedzieć jaka jest sytuacja spółki, której akcje chcesz kupić.
WM: Sprawozdanie musi składać każda spółka?
MB: Tak.
WM: To w przypadku mikroprzedsiębiorstw jak wygląda sprawozdanie?
MB: W przypadku mikro i małych przedsiębiorstw są to sprawozdania bardzo uproszczone. Jest tam dużo mniej pozycji do wykazania i też mniej szczegółowych informacji możesz z nich uzyskać.
WM: A w przypadku dużych to już jest wszystko.
PB: Tak. Jeśli przekroczysz te progi małego przedsiębiorcy to wykazujesz wszystko co jest zawarte w załączniku do ustawy, bo warto zauważyć, że każde sprawozdanie finansowe, jego wzór jest zawarty w załącznikach do Ustawy o rachunkowości.
MW: Dla ciekawych jak to wygląda to dla mikro i małych przedsiębiorstw sprawozdanie to rozpuszczone, łatwiejsze wygląda tak, jak widać jest dosyć krótkie, a w przypadku tych większych już jest zdecydowanie dłuższe i wymaga pewnie więcej pracy, żeby coś takiego przygotować.
PB: Oczywiście tak.
WM: I to co roku.
PB: Co rok.
WM: W przypadku prowadzenia księgowości dla jednoosobowych działalności no to taki średni koszt to jest załóżmy 200-300 zł przy większych dokumentach, ale w przypadku spółek nie ma czegoś takiego, że jest jakiś średni koszt, prawda? To się bardzo waha.
PB: Bardzo się waha, jest to bardzo indywidualne, zależy zarówno od wielkości spółki, od rodzaju działalności, czy jest to spółka, działalność usługowa, produkcyjna, handlowa. Można powiedzieć, że takim minimalnym kosztem jest ok. 500-600 zł natomiast górnej granicy nie ma.
WM: Nie chce pytać z jaką największą się spotkałeś, ale rozumiem, że sporo też.
PB: Tak, największe korporacje międzynarodowe tworzą osobne podmioty zatrudniające setki, a może i nawet tysiące ludzi tylko do prowadzenia swojej księgowości.
WM: Myślę, że dotknęliśmy tematu tak w fundamentach. Gdyby ktoś chciał doczytać to odsyłamy do nas na bloga, a można też zadać pytanie w komentarzu, prawda?
PB: Zapraszamy do zadawania pytań.
WM: I odpowiemy.
PB: Oczywiście.
WM: Dzięki Mateuszu.
PB: Dziękuję.