Wśród nowości jakie przyniosły zmiany w odliczaniu VAT od samochodów z 1 kwietnia 2014 r. nie wolno zapomnieć o pojawieniu się nowego formularza VAT-26. Zobligowani do jego złożenia są przedsiębiorcy, którzy prowadzą ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Co zawiera formularz VAT-26 i jakie są zasady jego składania?

Odliczenie 100% VAT możliwe w dwóch przypadkach

Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów nowego druku ma bezpośredni związek z nowelizacją przepisów, która przed kilkoma dniami weszła w życie. Przypominamy, że zgodnie ze zmianami w przepisach przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia 100% VAT od samochodów osobowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej (wcześniej taka opcja w ogóle nie istniała). Jest to możliwe w dwóch sytuacjach:

  1. Konstrukcja pojazdu sprawia, że może być przeznaczony tylko do działalności.
  2. Sposób wykorzystania potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością.

W tym drugim przypadku przedsiębiorca, który zechce odliczyć pełen VAT od zakupu samochodu oraz wszelkich wydatków z nim związanych, musi m.in. prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu do celów VAT. Ale to nie wszystko. Konieczne jest również złożenie informacji o pojazdach do naczelnika urzędu skarbowego. I właśnie temu celowi służy wspomniany już formularz VAT-26.

W skrócie

Formularz VAT-26:

  • To dokument, którym zgłasza się samochód osobowy wykorzystywany TYLKO do celów firmowych
  • VAT-26 trzeba złożyć w terminie 7 dni od dokonania pierwszego wydatku związanego z samochodem
  • VAT-26 trzeba złożyć ponownie – gdy zmieni się sposób wykorzystania pojazdu

Kiedy i jak złożyć formularz VAT-26?

Zgodnie więc z nowelizacją formularz VAT-26 dotyczy samochodów używanych jedynie na potrzeby związane z działalnością gospodarczą. Na podstawie tego dokumentu urzędnicy mogą zidentyfikować pojazdy jako wykorzystywane wyłącznie w tym celu.

Przedsiębiorca musi złożyć formularz w terminie 7 dni od dnia dokonania pierwszego wydatku związanego z samochodem (np. jego zakupu, nabyciu paliwa czy części). Zgłoszenie po przekroczeniu tego terminie daje możliwość pełnego odliczania VAT dopiero od dnia dostarczenia informacji do urzędu.

Na druku należy uzupełnić informacje odnoszące się m.in. do:

  • marki i modelu pojazdu,
  • numeru rejestracyjnego,
  • roku produkcji,
  • daty nabycia,
  • daty poniesienia pierwszego wydatku,
  • daty zmiany wykorzystania.

Przedsiębiorca musi również zaznaczyć czy informację odnoszącą się do danego pojazdu składa po raz pierwszy czy też aktualizuje wpis. Można to zrobić w formie elektronicznej za pomocą platformy ePUAP. Konieczne jednak jest do tego posiadanie podpisu elektronicznego.

Kiedy konieczna jest aktualizacja?

Co ważne właściciel firmy powinien złożyć aktualizację formularza VAT-26 w przypadku zmiany celu wykorzystania pojazdu. O co tu dokładnie chodzi? Otóż przedsiębiorca, który przestaje używać samochodu wyłącznie do działalności i przechodzi na system mieszany (wykorzystanie zarówno w firmie, jak i prywatnie) musi o tym poinformować urzędników.

Do tego również służy formularz VAT-26. W przypadku zmiany wykorzystania samochodu aktualizacji należy dokonać najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje się tej zmiany. Po zmianie przeznaczenia samochodu i złożeniu aktualizacji przedsiębiorca przestaje odliczać pełen VAT, a zaczyna 50%. Oczywiście w tej sytuacji nie musi już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu do celów VAT, jak i po raz kolejny składać VAT-26.

Formularz VAT-26 nie jest również konieczny w przypadku pojazdów, dla których odliczenie 100% VAT umożliwia konstrukcja. Chodzi tu np. o samochody spełniające wymagania dla uzyskania VAT-1a, VAT-1b i VAT-2. Druku VAT-26 nie muszą także składać właściciele ciężarówek, których masa przekracza 3,5 tony.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj

  • Zapytaj księgowych inFaktu o kwestie związane z VAT-26
  • Rozliczaj VAT od pojazdów zgodnie z nowymi przepisami
  • Testuj wygodną aplikację do księgowość online – za darmo!

Załóż konto