Ewidencja wyposażenia to jedna z tych ewidencji, do których firmy często nie przywiązują większej wagi. Jest ona obowiązkowa dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Czym jest wyposażenie?

Bez odpowiedniego wyposażenia, narzędzi czy maszyn wiele firm nie byłoby w stanie funkcjonować. Przepisy definiują wyposażenie jako te składniki majątku, których przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok. I na tym m.in. polega różnica pomiędzy wyposażeniem a środkami trwałymi. Do środków trwałych zaliczamy te składniki majątku, których przewidywany okres używania wynosi powyżej 1 roku.

Część z tego typu zakupów należy zapisać w odpowiednim dokumencie, nazywanym ewidencją wyposażenia. Odnosi się to do składników, których wartość przekracza 1500 zł netto. Te o niższej wartości również uznawane są za wyposażenie, ale przedsiębiorca nie ma obowiązku ujmowania ich w ewidencji wyposażenia.

Ewidencja wyposażenia elektroniczna czy wydrukowana?

Przepisy milczą na temat formy, w jakiej należy ją prowadzić, dlatego ewidencja wyposażenia może przybrać m.in. formę:

  • tabeli prowadzonej w odpowiedniej aplikacji, a następnie wydrukowanej,
  • wydrukowanych kart z tabelami,
  • kartki z ręcznie narysowaną tabelką,
  • wypełnianej ręcznie książeczki akcydensowej,
  • odręcznego pisma (bez formy tabelki), itd.

Wpisów w dokumencie należy dokonywać najpóźniej w miesiącu, w którym przedsiębiorca przekazuje dany sprzęt do użytkowania. Ewidencja wyposażenia powinna być przechowywana w formie drukowanej.

Telewizor, żelazko, checklista

Ewidencja wyposażenia – jakie informacje ma zawierać?

Przedsiębiorca powinien pamiętać, by sporządzony przez niego dokument zawierał:

  • numer,
  • cenę zakupu,
  • datę zakupu,
  • datę likwidacji (sprzedaży) wraz z podaniem przyczyny,
  • nazwę składnika majątku,
  • numer faktury będącej potwierdzeniem zakupu.

Brak ewidencji nie sprawia, że przedsiębiorca traci prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Może jednak skończyć się dla niego karą finansową.

Przepisy nie określają też zasad poprawiania wpisów w ewidencji wyposażenia, dlatego przyjmuje się za prawidłowe dokonanie skreślenia i dopisania poprawnej treści.

Chcesz sporządzać ewidencję wyposażenia w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
  • Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
  • Rozliczaj się samodzielnie w inFakcie lub skorzystaj z wyboru sprawdzonego księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.