Dieta podczas podróży krajowych wkrótce wzrośnie z 23 do 30 zł. Zwiększone zostaną także diety podczas podróży zagranicznych. Te kwoty dotyczą nie tylko wyjazdów pracowniczych, ale także delegacji przedsiębiorców (w tym osób samozatrudnionych), którzy mogą rozliczać kwoty diet w kosztach uzyskania przychodu.

Poprzednia stawka diety obowiązywała przez 10 lat

Zgodnie z nowym rozporządzeniem ministerstwa pracy, kwota diety podczas podróży krajowych wzrośnie do 30 zł od 1 marca 2013 r. Poprzednia stawka wynosiła 23 zł i obowiązywała przez ostatnich 10 lat. Oprócz tego, rozporządzenie ministerstwa pracy zawiera załącznik z kwotami diet w podróżach zagranicznych, które również zmieniły się – ich kwoty są inne w zależności od danego kraju. Od 1 marca, przykładowe diety zagraniczne wynoszą:

  • Czechy – 41 euro,
  • Francja – 50 euro,
  • Hiszpania – 50 euro,
  • Niemcy – 49 euro,
  • Słowacja – 43 euro,
  • USA – 59 dolarów.

Pełny wykaz stawek znajduje się w rozporządzeniu ministerstwa pracy.

Rzecz jasna stawki diet są najbardziej istotne dla pracowników i pracodawców, ale samozatrudnieni także mogą z nich korzystać. W jaki sposób?

Dieta dla przedsiębiorcy przebywającego w delegacji, to kwota za pomocą której w kosztach firmowych obrazuje się m.in. wydatki na wyżywienie w trakcie podróży. W kosztach firmowych nie można bowiem zapisywać faktur otrzymanych z restauracji.

Koszty delegacji osób samozatrudnionych

Kwotę diet w związku z delegacją należy wyliczyć mnożąc liczbę dni w delegacji, przez jedną z powyższych stawek, w zależności od celu podróży. Aby diety znalazły się w kosztach nie są potrzebne żadne dokumenty – wystarczy przekazać księgowym informację o miejscu delegacji i liczbie dni w podróży, a dokonają rozliczeń w Twoim imieniu (dietę w kosztach firmowych obrazuje się za pomocą dowodu wewnętrznego – nie są potrzebne faktury, czy paragony).

Oprócz tego, przedsiębiorca, który wyjeżdża w delegację ma prawo rozliczać takie koszty związane z wyjazdem, jak:

  • bilety, w tym na samolot, pociąg, autokar, itd.,
  • wydatki na taksówki,
  • zakup paliwa na stacjach zagranicznych,
  • zakup usług noclegowych.

Odmienne zasady rozliczania kosztów noclegu

Przy okazji warto pamiętać, że nocleg rozlicza się nieco inaczej, niż diety. Od 1 marca 2013 r. pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegowych na podstawie rachunku, przy czym ten zwrot za jedną dobę nie może być większy niż 20-krotność dziennej diety. Jeżeli zaś pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu ryczałt w postaci 150% stawki diety za każdy nocleg.

Natomiast przedsiębiorca (samozatrudniony) chcąc rozliczać koszty noclegu w trakcie delegacji musi uzyskać rachunek lub fakturę (np. z hotelu). Nie może rozliczać wydatków na nocleg w formie ryczałtu.

Podróż musi mieć związek z prowadzoną działalnością

Oczywiście, aby podróż mogła się znaleźć w kosztach firmowych musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Może pojawić się konieczność udowodnienia takiego związku. W tym celu mogą posłużyć np. faktury wystawione na rzecz kontrahenta z siedzibą w miejscu delegacji, faktury zakupowe, podpisane umowy, e-maile, materiały z konferencji, itp. Tego rodzaju potwierdzenia warto zachować w dokumentacji firmowej.