Kiedy do rozliczenia kosztu wystarczy paragon, czy barter wymaga podpisania umowy, jak długo przechowywać dokumenty pracownika – oto przykładowe pytania klientów inFaktu na jakie w październiku odpowiadali nasi księgowi. Przygotowaliśmy zestawienie 7 najciekawszych, jakie trafiły do nas w ostatnich tygodniach.

1. Kupiłem narzędzia budowlane w dyskoncie spożywczym. Na paragonie widnieje NIP sprzedawcy, jednak nie występują na nim wyłącznie narzędzia, są tam również pozostałe zakupy. Czy w takim przypadku paragon można wrzucić w koszty?

To niekiedy możliwe. Żeby przedsiębiorca miał prawo wrzucić paragon paragon w koszty, dokument musi spełniać warunki dla faktury uproszczonej. Przede wszystkim konieczne jest, by dotyczył transakcji do 450 zł. Wymagane jest także zamieszczenie na nim NIP-u nabywcy (oprócz oczywiście NIP-u i innych danych sprzedawcy). Bez tego elementu paragon fiskalnym nie może być traktowany jak faktura i posłużyć zaliczeniu wydatków w koszty prowadzenia działalności oraz odliczeniu VAT.

2. Czy mogę kupować przedmioty do firmy przed jej założeniem tzn. kiedy jeszcze nie mam REGON i NIP, a później się z tego rozliczyć?

Rozliczenie w kosztach niektórych wydatków poniesionych jeszcze przed założeniem firmy, ale w celu prowadzenia działalności, jest czasami możliwe. Co za tym idzie przyszły przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów zakupy związane, np. z remontem lokalu, który posłuży za siedzibę firmy czy jego umeblowaniem.

Oczywiście konkretne wydatki należy odpowiednio udokumentować. W przeciwnym razie wrzucenie ich w koszty przyszłej działalności mogą zakwestionować urzędnicy.

3. Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Zastanawiam się czy jeśli wymienię się z inną firmą jakimiś usługami to czy konieczna będzie umowa?

Opisana tu sytuacja to tzw. barter, czyli wymiana, która odbywa się bez udziału pieniędzy. Decydując się na taki krok warto podpisać z innym przedsiębiorcą stosowną umowę (m.in. w celach dowodowych i podatkowych). Taki dokument powinien zawierać:

  • datę i miejsce zawarcia umowy,
  • wskazanie strony transakcji,
  • ilość i wartość towarów (bądź usług) będących przedmiotem wymiany,
  • konkretny termin i warunki dostawy towaru lub wykonania usługi,
  • zasady postępowania w wypadku niewywiązania się z umowy,
  • wskazanie sądu, który rozpatrzy ewentualny spór.

4. Przez ile czasu od momentu zakończenia współpracy z pracownikiem muszę przechowywać dokumenty dotyczące jego zatrudnienia?

Przepisy wymagają, aby takie dokumenty jak akta osobowe, karty wynagrodzeń, czy listy płac przechowywać przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z pracownikiem. Trochę inaczej wygląda to w przypadku dokumentacji pomocniczej i obowiązkowej służącej do sporządzenia listy płac. Pracodawca musi je zachować przez okres 5 lat.

Tak samo jest w kontekście dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych z ZUS. Z zastrzeżeniem, że w tej akurat sytuacji okres 5 lat liczony jest od dnia ich przekazania.

5. Podobno otrzymanie prezentu od kontrahenta wymaga rozliczenia tego jako przychód. Czy to prawda, a jeśli tak to czy zawsze istnieje taka konieczność?

Generalnie otrzymanie prezentu od kontrahenta kwalifikowane jest jako tzw. nieodpłatne świadczenie. Może także wymagać zapłaty podatku dochodowego z tego tytułu. Da się tego unikać w przypadku, gdy wartość podarunku nie jest wyższa niż 200 zł i został wręczony w celach reklamowych i promocyjnych. Jeśli oba warunki nie są spełnione prezent należy rozliczyć wśród przychodów.

6. Korzystam w firmie z samochodu osobowego, ale dodatkowo chciałbym rozliczać również rower. Jest taka opcja, czy może jedno wyklucza drugie?

Korzystanie w działalności gospodarczej z samochodu osobowego nie pozbawia możliwości zaliczenia do kosztów wydatków na zakup roweru. Oczywiście o ile przedsiębiorca potrafi udowodnić, że oba pojazdy są mu potrzebne. Z tym jednak nie powinno być większego problemu.

Zawsze można argumentować, że auto służy przykładowo do przewożenia towarów czy wyjazdów biznesowych, zaś rower przydaje się w kontekście dojazdów do siedziby firmy.

7. Czy istnieje szansa, żebym paragon za przejazd busem w celu związanym z prowadzeniem firmy rozliczyła jako koszt?

Taka opcja jest dostępna, o ile bilet jednorazowy spełnia wymagania określone w przepisach. Jakie konkretnie? Bilet musi dotyczyć trasy, co najmniej 50 km oraz zawierać numer i datę wystawienia, dane sprzedawcy wraz z NIP-em, rodzaj usługi, kwotę podatku i kwotę należności ogółem.

W przypadku, gdy na bilecie znajdują się wymienione informacje traktowany jest jak faktura i za jego pomocą można rozliczyć wyjazd. Rodzaj środka transportu nie ma tu znaczenia.

Masz pytania związane z prowadzeniem firmy? Załóż konto w inFakt

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuje regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!