Od 2019 roku będzie opcja przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców w formie elektronicznej. W związku z e-aktami i skróceniem okresu ich przechowywania, do ZUS będą przekazywane dodatkowe informacje na drukach ZUS OSW i ZUS RIA. W tym opracowaniu przybliżę ten temat.

Elektronizacja dokumentów

Obecnie obowiązują przepisy które wskazują, że dokumenty pracownicze należy przechowywać w formie papierowej. Od 2019 będzie można przechowywać je w formie elektronicznej. Co więcej zostanie skrócony okres przechowywania dokumentów z 50 lat do 10 lat (pod warunkiem spełnienia konkretnych kryteriów). Okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Zmiany te mają ułatwić gromadzenie dokumentacji  i obniżyć koszty związane z ich przechowywaniem.

Oprócz pracowników, równie często podejmowana jest współpraca ze zleceniobiorcami. W ich przypadku prowadzone są takie dokumenty, jak ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku zleceniobiorców za których opłaca się składki, wykazuje się także ich kwoty na dokumentach ZUS.

Za pracowników i większość zleceniobiorców opłacane są składki społeczne. Gromadzone są one po to, aby w późniejszym okresie otrzymywać rentę lub emeryturę. Do tej pory dokumenty ZUS-wskie trzeba było przechowywać przez okres 50 lat, bo na ich podstawie ustalało się te świadczenia. Od 2019 po przekazaniu do ZUS oświadczenia i raportu informacyjnego będzie można dokumenty przechowywać przez okres 10 lat.

Skrócenie do 10 lat – jednak nie dla wszystkich?

Z początkiem nowego roku, będzie można skrócić okres przechowywania dokumentacji do 10 lat, ale tylko w odniesieniu do osób zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. i to pod warunkiem przekazania do ZUS:

  • oświadczenia (ZUS OSW) oraz
  • raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Natomiast dokumenty pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal przechowujemy przez okres 50 lat. Nie ma niestety opcji skrócenia tego okresu.

ZUS OSW i ZUS RIA - nowe dokumenty do e-akt

ZUS OSW i ZUS RIA

Pierwszym krokiem do skrócenia okresu przechowywania dokumentów jest złożenia oświadczenia w ZUS na druku ZUS OSW. W tym dokumencie zawiadamia się ZUS o tym, że zostanie przekazany raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to można złożyć w wybranym przez siebie terminie. Można także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.

Raport ZUS RIA składany będzie osobno za każdego pracownika lub zleceniobiorcę zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego.

Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy/zlecenia i wyrejestrowania pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych.  Jeżeli przedsiębiorca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów (i go nie odwoła), to wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę osobno, powinien przekazać:

  • w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę przed złożeniem oświadczenia,
  • wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u niego pracę po złożeniu oświadczenia.

Przykład 1 – Firma X zatrudnia pracownika Y. Umowa z pracownikiem zostanie rozwiązania 31 marca 2019 r. natomiast oświadczenie zostanie przekazane do ZUS dnia 31 lipca 2019 r. Pracodawca ZUS RIA za tego pracownika powinien przekazać w terminie do 31 lipca 2020 r.

Przykład 2 – Firma X zatrudnia pracownika Y. Umowa z pracownikiem zostanie rozwiązania 31 lipca 2019 r. natomiast oświadczenie zostanie przekazane do ZUS dnia 31 marca 2019 r. Pracodawca ZUS RIA za tego pracownika powinien przekazać w terminie do 7 sierpnia 2019 r. (wraz z drukiem ZUS ZWUA).

Jeśli przedsiębiorca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW, a następnie nie złoży za swoich pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy lub zakończenia umowy ze zleceniobiorcą.

Co z zatrudnieniami w 2019 roku?

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych pracowników lub zleceniobiorców, dokumentacja będzie przechowywana przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Co więcej, począwszy od 1 stycznia 2019 r., będą do ZUS przekazywane informacje o przychodzie pracownika lub zleceniobiorcy oraz szczególnych okresach pracy na druku ZUS RPA. Imienny raport miesięczny ZUS RPA, ma za zadanie uzupełniać dane przekazane za pracownika lub zleceniobiorcę w innych imiennych raportach miesięcznych w taki sposób, aby ZUS mógł je wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokość świadczeń emerytalnych lub rentowych.

W miesięcznym raporcie imiennym (ZUS RPA) płatnik składek dodatkowo będzie podawał :

  • kwoty przychodu, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe, wypłaconego w  danym miesiącu, ale przysługującego za inny rok kalendarzowy np. wypłacona w marcu 2019 r. trzynastkę za 2018 r.
  • kwoty przychodu, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe, wypłaconego w danym miesiącu, ale przysługującego za inny rok kalendarzowy,
  • kwoty przychodu wypłaconego w  danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • kwoty przychodu wypłaconego w  danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który przysługuje za inny rok kalendarzowy,
  • okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.

Od stycznia 2019 r. na formularzu wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) będziemy podawać dodatkowe informacje dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy takie, jak:

  • data oraz tryb rozwiązania stosunku pracy,
  • podstawa prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  • z  czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy.