Do czego dany dokument służy? Do kiedy należy go złożyć? Dla kogo druk jest obowiązkowy? Odpowiedzi na te i inne pytania w dalszej części artykułu.

Druk ZUS IWA jest to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Jak wiadomo jej wysokość może być z przedziału od 0,40% do 8,12% na co wskazuje art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Rozbieżność ta wynika z tego, że ustawodawca wziął pod uwagę choroby zawodowe i możliwość wystąpienia wypadków przy pracy u danego pracodawcy.

Sposób ustalania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe uzależniony jest od liczby ubezpieczonych zgłaszanych przez danego płatnika do ubezpieczenia wypadkowego. 

Jeżeli płatnik ustali, że liczba ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego wynosi nie więcej niż 9, to stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 50% najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności. 

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe wyłącznie płatnikom składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe mieli obowiązek i przekazali do Zakładu „Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” – ZUS IWA.

ZUS IWA

Kto musi złożyć dany druk?

Informację ZUS IWA za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki: 

  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
  • w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, 
  • byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Prze nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe należy rozumieć, iż w każdym z miesięcy roku, za który składana jest informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Termin i forma

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Dokument przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że :

  • płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób, są zobowiązani do przekazywania dokumentów do ZUS w formie elektronicznej,
  • płatnicy rozliczający nie więcej niż 5 osób, mogą druki przekazywać w formie dokumentów papierowych, nie ma też żadnych przeciwwskazań, aby przekazywali je do ZUS elektronicznie.

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na kopercie powinien być umieszczony napis “ZUS IWA”.

Zasady ustalania liczby ubezpieczonych

Na druku ZUS IWA należy podać liczbę ubezpieczonych ustaloną jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA i liczby miesięcy tego roku.

Z uwagi na to, iż obowiązek złożenia informacji ZUS IWA za dany rok kalendarzowy mają wyłącznie płatnicy zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, suma ubezpieczonych w każdym przypadku powinna być podzielona przez 12. Uwzględnia się bowiem wszystkie miesiące, w których co najmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu.

Jeśli w jakimkolwiek z miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.

Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 8,49 ~ 8; 8,5 ~ 9).

Praktyczne informacje

Przykład 1 – Firma X była zgłoszona w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2016 r. W ciągu poszczególnych miesiącach roku liczba ubezpieczonych była następująca :

MiesiącIIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
Liczba ubezpieczonych5714684898101210

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu: 101. W związku z tym liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 101:12= 8,42 co po zaokrągleniu daje nam średnią równą 8.

Przykład 2 – Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą zgłosiła się jako płatnik składek od 1 czerwca 2016 r. Do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych zgłosiła siebie oraz 10 pracowników. 

Płatnik nie składa informacji ZUS IWA za 2016 r., ponieważ nie był nieprzerwanie zarejestrowany jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe w tym roku.

Przykład 3 – W lutym 2016 r. ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch tytułów. W okresie od 1 do 10 lutego 2016 r. z tytułu wykonywania umowy zlecenia, a w okresie od 20 do 31 lutego 2016 r. z tytułu zawarcia umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu lutego należy uwzględnić tę osobę jako jednego ubezpieczonego.

Przykład 4 – Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie od 2 do 31 stycznia 2016 r. W związku z tym, iż w styczniu 2016 r. co najmniej przez jeden dzień ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, należy go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

Uwaga

Ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy roku, za który składana jest informacja ZUS IWA, należy uwzględniać wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali przynajmniej jeden dzień ubezpieczeniu wypadkowemu.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:

  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu,
  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej oraz
  • za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień).

Korekta i przechowywanie

Płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu 7 dni od:

  • stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
  • otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Przy czym, jeżeli konieczność złożenia korekty informacji ZUS IWA wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS:

  • w decyzji – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
  • podczas kontroli – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Płatnik składek zobowiązany jest przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez okres 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Przepisy, do których warto zajrzeć w razie wątpliwości, to :

  • ustawa z dnia 30.10.2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.11.2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków

Czytaj

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.