Na 70 posiedzeniu sejmu w dniu 23 października, sejm przyjął ustawę o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. W ustawie pojawia się definicja ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Jak będzie wyglądać elektroniczna faktura w zamówieniach publicznych?

Implementacja przepisów

Przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 kwietnia 2014 r. nr 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, nakładają obowiązek elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych. Oznacza to, że w całej Unii Europejskiej obowiązuje elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych. Zgodnie z przepisami powyższej dyrektywy państwa członkowskie:

“przyjmują, publikują i stosują przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania niniejszej dyrektywy nie później niż dnia 27 listopada 2018 r.”

Projekt z dnia 9 listopada 2018 roku, o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 kwietnia. Celem ustawy jest wspieranie i rozwój gospodarki cyfrowej. Kolejnymi aspektami jest wyeliminowanie dokumentów papierowych oraz oszczędność czasu i pieniędzy zarówno przedsiębiorców i instytucji publicznych.

elektroniczna faktura

Czym jest EDI?

EDI czyli skrót od Electronic Data Interchange, to elektroniczna metoda wymiany danych oraz dokumentów pomiędzy różnymi systemami komputerowymi. Podmioty mogą korzystać z różnego rodzaju oprogramowania. Aby zachować prawidłowy odczyt przesłanych dokumentów, ważne jest aby dokumenty były tworzone w odpowiednim formacie komunikacji.

Obecnie księgowi posługują się ustrukturyzowanymi dokumentami, takimi jak struktury JPK. Bez względu na oprogramowanie, w którym generujemy strukturę, urząd odbierze struktury bez ich dodatkowego wprowadzenia do systemu. Ideą metody EDI w wariancie idealnym, jest schemat, w którym raz wprowadzone dane nie są wprowadzane ponownie. W praktyce raz wystawiona elektroniczna faktura nie będzie wprowadzona ponownie przez odbiorcę. Dane za pośrednictwem metody EDI zostaną automatycznie przekazane do systemów księgowych odbiorców bez konieczności ich ponownego przepisywania.

Aby zapewnić poprawność zaczytania danych, niezbędny jest określony schemat ustrukturyzowanego dokumentu. Komunikaty EDI podobnie jak w przypadku struktur JPK, zawierają te same elementy “wyjścia” i “wejścia”. Na przykładzie struktury JPK, w wygenerowanej strukturze JPK_VAT w polu_46 widnieje kwota podatku naliczonego. Odbiorca pliku JPK zaczytując dane do swojego oprogramowania zobaczy tę samą wartość w odpowiednim polu. Komunikaty EDI zawierają analogiczne pola takie jak np. informacje o sprzedawcy i nabywcy, kwoty, stawki podatku.

Wszystkie komunikaty EDI przesyła w oparciu o standardy dokumentów elektronicznych np. ebXML, OpenPEPPOL, PDF A-3.

Pomimo faktu, że dla wielu przedsiębiorców oraz księgowych przesyłanie faktur w formacie np. pdf, jpeg jest traktowane jako ustrukturyzowana faktura elektroniczna, to takie dokumenty nie spełniają definicji ustrukturyzowanego dokumentu. Definicję ustrukturyzowanej faktury określa art. 2 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Zgodnie z powołanym przepisem, przez ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną:

“należy rozumieć spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy faktura elektroniczna, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. “

Natomiast zgodnie z ustawą o VAT, przez fakturę elektroniczną należy rozumieć fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

E-faktura to nie PDF, ani inny format obrazu faktury. Przez e-fakturę (fakturę elektroniczną) zgodnie z dyrektywą 2014/22UE rozumiemy fakturę:

“wystawioną, przesłaną i odebraną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.”

Fakturowanie elektroniczne w zamówieniach publicznych w praktyce

Więcej na temat elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych, opisaliśmy w tym artykule. W praktyce w zamówieniach publicznych, wykonawca będzie przesyłał ustrukturyzowaną fakturę do systemu Platformy Elektronicznego Fakturowania. Następnie PEF przesyła fakturę do jednostki publicznej. Platforma elektronicznego Fakturowania, ma zapewnić prawidłowe przesyłanie danych do jednostki publicznej. Warto zaznaczyć, że “broker” w postaci Platformy Elektronicznego Fakturowania będzie przetwarzał dane z ustrukturyzowanych dokumentów. Oznacza to, że PEF będzie miał możliwość weryfikacji cen usług poszczególnych firm, co może budzić wątpliwości w różnych aspektach prowadzenia działalności. Dodatkowo taki schemat przepływu dokumentu, będzie sprzyjał kontroli biznesowej przedsiębiorców.