Z czym wiążę się zatrudnienie pracownika? Jakie są najważniejsze kwestie? Jakie obowiązki w momencie zatrudnienia nakłada na siebie pracodawca?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Podczas dzisiejszego naszego spotkania chciałabym Państwu przedstawić temat zatrudniania pracownika. My jako księgowi, często takie pytania o zatrudnianie pracownika otrzymujemy od przedsiębiorcy. Warto być na bieżąco, warto sobie przypomnieć te informacje lub też z nimi się zapoznać, aby móc na bieżąco odpowiadać na wszelkie pytania czy też wątpliwości przedsiębiorców.

Drodzy Państwo, jeżeli chodzi o zatrudnienie pracownika jest kilka takich najważniejszych kwestii o których należy pamiętać.

Umowa o pracę 

Pierwsza z tych kwestii to jest umowa o pracę, kolejna badania lekarskie, trzecia szkolenia BHP, kolejna zgłoszenie do ZUS-u, zaliczki na podatek dochodowy i akta osobowe. Myślę takie najważniejsze informacje pokrótce chciałabym Państwu właśnie przedstawić. Jeżeli mówimy o pracowniku, mówimy o osobie, która zostaje zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Pracownik podpisując taką umowę zobowiązuje się do wykonywania danych czynności w miejscu i czasie oraz pod kierownictwem pracodawcy. Natomiast pracodawca ma w obowiązku wypłacenie wynagrodzenia za wykonaną pracę. Oczywiście te wszystkie informacje odnośnie zatrudnienia powinny być zawarte w umowie o pracę. Umowa o pracę powinna być zawarta przed dniem faktycznego rozpoczęcia pracy przez danego pracownika. Jeżeli umowa o pracę nie zostanie zawarta warunki co do wykonywania danej pracy powinny zostać potwierdzone w formie pisemnej. Czyli co do zasady powinna zostać podpisana umowa o pracę w której mamy określone warunki finansowe, mamy określony zakres obowiązków danego pracownika, godziny pracy, to pod czyje kierownictwo podlega, więc te wszystkie informacje powinny zostać zawarte w umowie o pracę. Tak jak Państwu przed chwileczką wspomniałam umowa o pracę, jeżeli by nie było, to pracownik musi w formie pisemnej otrzymać potwierdzenie warunków jeżeli chodzi o to zatrudnienie. Więc jest to taka pierwsza, podstawowa kwestia o której należy pamiętać, na którą pracodawcy przyszłemu należy zwrócić uwagę.

Badania lekarskie

Kolejna kwestia to badania lekarskie. Tutaj mamy uregulowania, które mówią, że nie może pracownik podjąć pracy jeżeli nie ma wykonanych badań lekarskich. Skierowania na badania lekarskie pracownik otrzymuje od pracodawcy. Co do zasady badania lekarskie powinny być wykonane w godzinach pracy, tak aby tutaj nie było żadnych nadgodzin, jeżeli chodzi o tego pracownika. Oczywiście wykonywane są na koszt pracodawcy, więc tak tutaj to wygląda. Te badania tak jak wspomniałam, bez tych badań, bez ważnych badań tych wstępnych nie można dopuścić pracownika do pracy. Czyli najpóźniej w dniu w którym pracownik się do nas zgłasza, w którym rozpocząłby pracę, trzeba wręczyć takie skierowanie i od razu pracownik powinien udać się do odpowiedniej jednostki i te badania wykonać. Oczywiście później otrzymuje oświadczenie od lekarza, to oświadczenie należy dostarczyć pracodawcy. To jest można powiedzieć krok drugi czyli badania lekarskie.

BHP

Kolejny krok to szkolenia BHP. Też pracownik bez ważnego przeszkolenia w tym zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie może zostać dopuszczony do pracy. Więc bez takich ważnych szkoleń, bez tego zaświadczenia o ukończeniu takiego szkolenia pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy. Jest to bardzo istotne ze względu na to, że zazwyczaj przedsiębiorcy sami jako pracodawcy nie wykonują takich szkoleń natomiast tutaj muszą znaleźć odpowiednią jednostkę, która przeszkoli naszego pracownika właśnie z tym zakresie.

ZUS

Kolejna bardzo ważna kwestia to zgłoszenie pracownika do ZUS-u. Jeżeli chodzi o pracowników podlegają oni obowiązkowo pod wszystkie ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zgłoszenie takiego pracownika powinno nastąpić w przeciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Dokonujemy takiego zgłoszenia na druku ZUS-ZUA. Tak jak wspomniałam istotny jest odpowiedni formularz i istotny jest termin czyli do 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Oprócz tego zgłoszenia na pracodawcy, można powiedzieć leży obowiązek rozliczania względem ZUS za tego pracownika, czyli pracodawca wylicza odpowiednie składki ZUS, które za tego pracownika powinny być opłacone. Składki ZUS po części są finansowane z funduszy pracownika, a po części są finansowane ze środków pracodawcy. Odpowiedniego wyliczenia, wpłaty w odpowiednim terminie, a także złożenia deklaracji – tutaj wszystkie te kwestie są w zakresie przedsiębiorcy. On o to rozliczenie, o dopełnienie tych wszystkich formalności musi zadbać. Oczywiście może też skorzystać z usług biura rachunkowego i tutaj w tym zakresie nie ma żadnych przeciwwskazań, jak najbardziej biura rachunkowe mogą to wykonywać za przedsiębiorców. Więc to jest taka istotna kwestia jeżeli chodzi o ZUS.

Zaliczki na podatek dochodowy

Kolejny temat to zaliczki na podatek dochodowy. Przedsiębiorca jest płatnikiem podatku za tego naszego pracownika. W jego obowiązku jest wyliczenie odpowiedniej kwoty zaliczki na podatek dochodowy, a także uregulowanie jej do Urzędu Skarbowego w odpowiednim terminie, to tutaj jest to 20 dnia kolejnego miesiąca. O tym należy pamiętać. Ponadto oprócz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy przedsiębiorca po zakończonym zazwyczaj roku podatkowym musi dostarczyć pracownikowi PIT-11, czyli deklaracje w której będą informacje odnośnie przychodu, kosztów, a także składek danego pracownika. Jest to o tyle istotne, że na podstawie tego dokumentu nasz pracownik dokonuje rozliczenia najczęściej na PIT-37.

Akta osobowe

I ostatni temat o których chciałam Państwu dzisiaj powiedzieć to są akta osobowe. Akta osobowe to są specyficzne dokumenty, które muszą być prowadzone dla właśnie tej grupy osób czyli dla pracowników. Jeżeli przedsiębiorca zdecydowałby się na podpisanie innego rodzaju umowy np. umowy zlecenie czy też umowy o dzieło, jeżeli byłaby taka możliwość, to w takim przypadku nie prowadzi tej dokumentacji o nazwie akta osobowe. Akta osobowe są to dokumenty zarezerwowane tylko i wyłącznie dla pracowników, czyli dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Akta osobowe zawierają dokładne informacje odnośnie całego przebiegu współpracy z danym przedsiębiorcą. Akta osobowe są prowadzone odrębnie dla każdego pracownika. Każda z części, a jest ich trzy: A, B i C, powinna zawierać swój wykaz dokumentów, które są w niej zawarte. Każdy z dokumentów zawartych w tych aktach osobowych powinien zostać ponumerowany. Pierwsza część akt osobowych jest to część A. Są to wszelkie dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie u danego pracodawcy. Część B są to informacje, które są zbierane w toku zatrudnienia, w toku wykonywania pracy. Natomiast część C są to informacje związane z zakończeniem współpracy, zakończeniem tutaj pracy u danego przedsiębiorcy. Akta osobowe na ten moment powinny być przechowywane przez okres 50 lat od momentu zakończenia współpracy pracownik-pracodawca. Jest projekt ustawy, który przewiduje skrócenie tego okresu i prowadzenie też akt w formie elektronicznej. Zaznaczę jeszcze, że na ten moment akta osobowe powinny być prowadzone w formie papierowej i przechowywane przez ten okres 50 lat. Natomiast tak jak Państwu wspomniałam mamy projekt ustawy zmieniającej, który wskazywałby na to, że akta osobowe po pierwsze mogłyby być prowadzone w formie elektronicznej, co myślę byłoby dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, gdyż często bywa tak, że tych dokumentów w biurze mamy dość sporo. To jest taka pierwsza korzyść można powiedzieć. Kolejna to okres przechowywania tych dokumentów wyniósłby nie 50, a 10 lat.

Drodzy Państwo jeżeli chodzi o zatrudnienie pracownika, o takie najważniejsze informacje o których my jako księgowi powinniśmy pamiętać, które w razie pytań ze strony przedsiębiorców powinniśmy przekazać. Myślę, że te informacje będą dla Państwa przydatne. Jeżeli tak, to serdecznie zapraszam także na kolejne odcinki kursu księgowości. Dziękuję serdecznie.

Dodatkowe informacje znajdują się tutaj.