Czym jest wyposażenie? Jak je księgować? Co powinna zawierać ewidencja wyposażenia? Kiedy podatnik musi dokonać zmiany wyposażenia na środek trwały i jakie to rodzić będzie konsekwencje?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Podczas dzisiejszego naszego spotkania chciałabym Państwu zaprezentować temat wyposażenia.

Myślę, że dość często w toku współpracy z przedsiębiorcami rozmawiamy o środkach trwałych. Natomiast temat wyposażenia  po części można powiedzieć jest troszeczkę zaniedbany, więc myślę, że kilka rzeczy warto sobie przypomnieć w tym zakresie i tą wiedzę można powiedzieć troszeczkę usystematyzować. Drodzy Państwo jeżeli chodzi o temat wyposażenia na początku chciałabym, żebyśmy sobie zadali każdy z nas kilka pytań.

Co to jest wyposażenie?

Pierwsze z pytań, które chciałabym, żeby Państwo sobie też przemyśleli, nad którym chce żeby Państwo się pochylili to jest: czym właściwie jest wyposażenie? Drodzy Państwo wyposażenie są to składniki majątku naszego przedsiębiorcy, które nie zostały wprowadzone do środków trwałych.

Jakie składniki wpisujemy do ewidencji wyposażenia?

Jakie składniki wpisujemy do ewidencji wyposażenia? Więc to jest kolejne z pytań, które należy sobie zadać. I tutaj ustawodawca określił, że do ewidencji wyposażenia należy wpisać wszystkie składniki majątku, których wartość początkowa przekracza 1 500 zł. Przy tej kwocie 1 500 zł warto, żebyśmy się zatrzymali – tutaj często zastanawiamy się na tym czy ta kwota 1 500 zł to ma być kwota netto czy brutto. Otóż w przypadku czynnego podatnika VAT kwota 1 500 zł co do zasady jest to kwota netto, natomiast dla podatnika zwolnionego z VAT-u jest to kwota brutto, ta kwota 1 500 zł to jest kwota brutto np. z faktury za zakup. O tym należy pamiętać, myślę, że jest to istotne rozróżnienie o którym powinniśmy wiedzieć.

Co powinna zawierać ewidencja wyposażenia?

Kolejne z pytań to: co powinna zawierać ewidencja wyposażenia? Drodzy Państwo rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR zawiera kluczowe informacje jeżeli chodzi o wyposażenie. W tym także zawiera takie elementy, zawiera informacje o tym jakie elementy powinny znaleźć się w ewidencji wyposażenia. Drodzy Państwo przepis określa, że w ewidencji wyposażenia powinien być wpisany: kolejny numer wpisu, data nabycia, numer faktury lub rachunku na podstawie którego dokonane jest nabycie, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia albo koszt wytworzenia, numer w KPiR pod którym koszt został zaksięgowany, datę likwidacji w tym także datę sprzedaży lub też darowizny, przyczynę likwidacji wyposażenia. Drodzy Państwo wspomniałam o czymś bardzo ważnym, o tym, że w ewidencji wyposażenia powinien znaleźć się m.in. numer faktury lub rachunku. Natomiast Drodzy Państwo w ewidencji wyposażenia mogą znaleźć się także składniki majątku, które zostały przez nas przekazane z majątku prywatnego do firmowego. Do nas, czyli mówię tutaj o przedsiębiorcach. Jeżeli mamy do ewidencji wyposażenia wprowadzony taki składnik majątku na podstawie oświadczenia to tutaj warto sobie takie oświadczenia numerować i oczywiście ten numer tutaj wpisać.

W jaki sposób należy wycenić wyposażenie?

Jeżeli chodzi o kolejne pytanie to: w jaki sposób należy wycenić wyposażenie? Tutaj podstawą do wyceny takiego składnika jest dokument na podstawie którego było nabycie, czyli jeżeli mamy fakturę to jest faktura, jeżeli mamy jakąś umowę to jest umowa. Jeżeli takiego dokumentu byśmy nie mieli, a przekazywalibyśmy np. jakiś składnik majątku z majątku prywatnego do firmowego to należy dokonać wyceny biorąc pod uwagę tutaj stan obecny, czyli biorąc pod uwagę cenę rynkową danego składnika majątku z uwzględnieniem oczywiście też stopnia zużycia takiego składnika. Więc o tych rzeczach należy pamiętać. Myślę, że są to najistotniejsze kwestie.

Czy muszę prowadzić ewidencję wyposażenia jeżeli wprowadzę jakiś składnik majątku do ewidencji środków trwałych?

Tutaj bardzo ważna kwestia jeżeli chodzi o wyposażenie to jest to, że do wyposażenia, to jeszcze raz chciałbym Państwu podkreślić, wprowadzamy składniki majątku, które nie są wprowadzone do ewidencji środków trwałych i których wartość przekracza 1 500 zł. Pojawia się często pytanie: czy muszę prowadzić ewidencję wyposażenia jeżeli wprowadzę jakiś składnik majątku do ewidencji środków trwałych? I tutaj Drodzy Państwo jeżeli coś, jakiś składnik majątku, przykładowo komputer, zostanie wprowadzony do, o wartości załóżmy 2 000 zł, zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych to oczywiście tutaj nie ma wtedy obowiązku wprowadzania takiego składnika majątku do ewidencji wyposażenia. Więc tylko w jednej z ewidencji należy taki zakup wpisać, zaewidencjonować i tutaj tak to dokładnie wygląda. Jeżeli chodzi o takie wyposażenia, które często spotkane są w działalnościach gospodarczych, jednoosobowych działalnościach gospodarczych to są np. takie wydatki na zakup np. roweru, którym poruszamy się po mieście, żeby dojechać do kontrahenta, czy też jakieś wydatki na zakup sprzętu komputerowego. Więc takie wydatki najczęściej są spotykane i takie wydatki najczęściej rozliczane w jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Oczywiście ewidencja wyposażenia przechowywana powinna być wraz z innymi dokumentami czy to będzie książka przychodów i rozchodów, czy to będzie ewidencja przychodów, powinien taki dokument znajdować się razem z pozostałą dokumentacją księgową przedsiębiorcy. Jeżeli chodzi o wyposażenie to tutaj zostało określone, że do ewidencji wyposażenia wprowadzamy te składniki majątku, które nie znajdują się w ewidencji środków trwałych.

Wyposażenie, a środek trwały

Drodzy Państwo w kontekście tego chciałabym państwu przypomnieć definicję środka trwałego i przedstawić jeszcze jeden przykład. Mianowicie ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że do ewidencji środków trwałych wprowadzamy składniki majątku przedsiębiorcy, których przewidywany okres użytkowania jest powyżej 1 roku. I teraz załóżmy, że mamy do czynienia z takim wyposażeniem, przykładowo przedsiębiorca wprowadził sobie do jednoosobowej działalności gospodarczej komputer. Komputer został wpisany do ewidencji wyposażenia, przekracza wartość, załóżmy jest o wartości 5 000 zł. I tutaj jeżeli jego okres użytkowania będzie powyżej roku to tutaj ten składnik majątku powinien znaleźć się w ewidencji środków trwałych. Drodzy Państwo wszelkie wyliczenia i takie 2 myślę istotne przykłady chciałabym Państwu teraz przedstawić, tutaj oczywiście z uwzględnieniem dodatkowych wyliczeń. Drodzy Państwo przyjrzyjmy się pierwszemu z przykładów, które dla Państwa mam. Przedsiębiorca w ewidencji wyposażenia ma komputer o wartości 12 000 zł. Jego przewidywany okres użytkowania był poniżej roku. Natomiast przedsiębiorca stwierdził jednak, że będzie go użytkował powyżej roku. I teraz sytuacja wygląda tak, że należy dokonać pewnych zmian jeżeli chodzi o dokumentację danego przedsiębiorcy. Pierwsza kwestia to na początku komputer znajdował się w ewidencji wyposażenia, natomiast na ten moment już nie może się w tej ewidencji wyposażenia znajdować, więc musimy z tej ewidencji dany składnik majątku wykreślić. Natomiast komputer ma przewidywany obecnie okres użytkowania powyżej 12 miesięcy, wartość 12 000 zł powinien zostać wpisany do ewidencji środków trwałych. Jeżeli chodzi o kwestie podatkowe to tutaj nie będzie żadnych różnic – z tego względu, że w momencie jeżeli wprowadziliśmy dany składnik majątku do ewidencji wyposażenia został on jednorazowo uwzględniony w kosztach, w KPiR. Jeżeli teraz zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, jeżeli dana osoba ma jeszcze możliwość skorzystania z jednorazowej amortyzacji to tutaj oczywiście nie będzie zmian. Czyli tutaj jeżeli chodzi o kwestie podatkowe, o kwestie zaliczek na podatek dochodowy, nie będzie żadnych różnic, tutaj jest bardziej kwestia poprawienia dokumentów u danego przedsiębiorcy. Jeżeli weźmiemy teraz pod uwagę drugi przykład, a mianowicie samochód osobowy o wartości 8 000 zł. Jego przewidywany okres użytkowania jest poniżej roku, czyli zakup zostanie zaksięgowany, załóżmy tutaj mamy w przykładzie w styczniu 2017 r. Jego wartość przekracza 1 500 zł, więc powinien być wprowadzony do ewidencji wyposażenia, czyli ujęty w kosztach jednorazowo i wprowadzony do ewidencji wyposażenia. Tutaj też mamy do czynienia z taką sytuacją, że po roku okazuje się, że jednak przedsiębiorca stwierdza, że będzie go użytkował dłużej niż rok w działalności gospodarczej, więc mamy tutaj zmianę dokumentacyjną, ale też będzie tutaj zmiana jeżeli chodzi o kwestie podatków. W pierwszej sytuacji w momencie, kiedy wprowadzaliśmy samochód do działalności gospodarczej, tak jak Państwu wspomniałam został uwzględniony w kosztach  w miesiącu styczniu 2017 r. Natomiast teraz ze względu na okres użytkowania musimy dokonać wyksięgowania w miesiącu styczniu 2017 r. czyli ta kwota 8 000 zł zostanie z kosztów wyksięgowana. To jest pierwsza kwestia.

Druga kwestia wykreślamy dany składnik majątku z ewidencji wyposażenia, więc tutaj jest obowiązek dokumentacyjny. Natomiast ten składnik majątku, ten samochód, wprowadzamy do ewidencji środków trwałych. I teraz mamy składnik majątku, który nie może być jednorazowo amortyzowany. Mamy wyłączenie określone przez ustawodawcę. Tutaj jeżeli chodzi o rozliczenie kosztu związanego z tym pojazdem musimy zastosować amortyzację. Jeżeli mielibyśmy do czynienia z nowym samochodem to wówczas stosowana by była stawka amortyzacji 20% czyli amortyzacja przez 5 kolejnych lat. Natomiast w opisanym tutaj przypadku mamy do czynienia z samochodem używanym, czyli używanym przez poprzedniego właściciela, przez okres przy najmniej 6 miesięcy. W takich przypadkach stosujemy amortyzację w wysokości 40% i w tym naszym przypadku, gdzie mamy samochód o wartości 8 000 zł ta amortyzacja będzie wyglądała następująco: stawkę 40% pomnożymy razy wartość naszego samochodu czyli 8 000 zł, kwota rocznych odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do tego pojazdu wynosi 3 200 zł. Jeżeli będziemy odpisy amortyzacyjne księgować miesięcznie to wówczas miesięcznie w kosztach rozliczymy 266,67 zł. Więc tutaj Drodzy Państwo zmieni nam się koszt, zmieni nam się okres rozliczenia, może nie tyle koszt, zmieni nam się okres rozliczenia danego kosztu, czyli ten koszt zostanie rozliczony w czasie. Więc tutaj za miesiąc styczeń na pewno będzie zaliczka na podatek dochodowy, znaczy z pewnością powinna być zaliczka na podatek dochodowy do zapłaty i odsetki z tego tytułu, chyba, że przedsiębiorca tutaj nie miał żadnego przychodu lub też nie wystąpi taki obowiązek. Natomiast co do zasady, jeżeli mielibyśmy tutaj do czynienia w styczniu 2017 r. z zapłatą podatku tego przedsiębiorcy, gdybyśmy musieli wyksięgować teraz ten koszt na pewno zaliczka na podatek dochodowy wystąpi i trzeba będzie ją uregulować wraz z odsetkami. Tutaj amortyzacja jeżeli chodzi o ten samochód, czyli amortyzacja czyli rozliczenie tego kosztu w czasie będzie się odbywało w miesiącach od lutego 2017 r. do lipca 2019 r. Więc tutaj widzicie Drodzy Państwo, że konsekwencją tego wyksięgowania, konsekwencją użytkowania danego składnika majątku w działalności powyżej roku, tutaj jeżeli chodzi o ten samochód osobowy, te konsekwencje są dość duże. Dodam jeszcze, że jeżeli przedsiębiorca złożyłby za rok 2017 r. zeznanie roczne i dopiero później zorientowałby się, że tego wyksięgowania trzeba dokonać to wówczas dojdzie jeszcze jeden obowiązek, a mianowicie skorygowanie zeznania rocznego za 2017 r. 

Drodzy Państwo tutaj zwracam na to uwagę, dlatego też przedstawiłam te przykłady myślę, że są one dość istotne. Warto, aby przeanalizować u swoich klientów sytuacje tego czy jakieś wyposażenie nie będzie właśnie użytkowane, czy te składniki majątku, które są wprowadzone do wyposażenia nie zostaną jednak w działalności trochę dłużej, czy nie będą użytkowane powyżej 1 roku, z tego względu, że to może rodzić dla podatnika dość duże konsekwencje. Tutaj nie tylko dokumentacyjnych, ale także jeżeli chodzi o kwestie zaliczek na podatek dochodowy czy też później podatku.

Drodzy Państwo jeżeli chodzi o dzisiejsze spotkanie, jeżeli chodzi o temat wyposażenia to były wszystkie informacje, które Państwu chciałam przekazać. Za dzisiaj serdecznie dziękuję i zapraszam na kolejny odcinek z cyklu “Kursu księgowości.”

Więcej informacji można znaleźć tutaj.