Co do zasady, przedsiębiorca rozlicza koszty na podstawie faktury. Należy jednak pamiętać, że można rozliczyć niektóre wydatki bez faktury.

Informacje wstępne

Istotne w zakresie omawianego tematu jest rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokładnie § 12 ust. 3 określa, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są :

  1. faktury,
  2. faktury VAT RR,
  3. rachunki,
  4. dokumenty celne,
  5. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
    • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    • podpis osoby sporządzającej dokument,
  6. inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podana jest wartość tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

wydatki bez faktury

Wydatki bez faktury

Podatnicy często nie wiedzą, jakie koszty można rozliczyć na przykład na podstawie paragonu, wyciągu bankowego, czy nawet własnego przeliczenia. Wspomniane wyżej rozporządzenie wskazuje na szereg takich wydatków. W § 13 określono, że za dowody księgowe uważa się również : 

  1. dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
  2. noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
  3. dowody przesunięć,
  4. dowody opłat pocztowych i bankowych,
  5. inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Poza tym jak już wyżej wspominałam, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

  • przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
  • a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dokumenty te mogą dotyczyć wyłącznie :

  1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,
  2. zakupu od ludności,  surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych,
  3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,
  4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,
  5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
  6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,
  7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, gdzie podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele,
  8. opłat sądowych i notarialnych,
  9. opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty do dnia 31 grudnia 2008 r.,
  10. wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Należy pamiętać, że dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Natomiast zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 4, dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon – określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ważny kosztami są też wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi.

Jeszce kilka słów w temacie materiałów. Pierwsza mówi, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Kolejna wskazuje na to, że otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych i towarów handlowych, musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano jego sprzedaży przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która je przyjęła oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jeżeli podatnik otrzymał materiał lub towar handlowy oraz fakturę w tym samym miesiącu, opis dołącza się do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokonuje na podstawie otrzymanej faktury. Ponadto podatnik może nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu.

Podsumowanie

Zatem z całego powyższego rozumowania wynika, że wydatki bez faktury, które można rozliczyć w kosztach działalności gospodarczej, to :

  • dowody zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów w sytuacji, gdy płatność przekroczyła 15 000 zł i została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat bankowych,
  • dowody opłat pocztowych,
  • noty księgowe,
  • zakupy niektórych produktów rolniczych, ziół, pochodzenia zwierzęcego,
  • zakup środków czystości,
  • zakup drobnych materiałów biurowych,
  • diety z tytułu delegacji,
  • opłaty za media w lokalu przeznaczonym do celów działalności gospodarczej,
  • opłaty sądowe i notarialne,
  • opłaty za parkingi,
  • wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów,
  • zakup towaru (na podstawie opisu dostawy lub specyfikacji),
  • opłaty za autostrady,
  • zapłacone odsetki,
  • różnice kursowe,
  • ubezpieczenie samochodu (polisa),
  • składki społeczne i FP,
  • podatek od nieruchomości,
  • podatek VAT.

Odnośnie ostatniego wydatku, jakim jest podatek VAT należy się słowo wyjaśnienie. VAT może być kosztem podatkowym podatnika w sytuacji, gdy prowadzi on działalność gospodarczą zwolnioną z VAT i dokona zakupu towarów lub usługi z zagranicy. W sytuacji, gdy złoży odpowiednio druk VAT-9M lub VAT-8 i dokona zapłaty podatku VAT z tytułu nabycia, ta kwota staje się jego kosztem podatkowym i najczęściej księguje się ją na podstawie potwierdzenia zapłaty.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.