W prowadzonej ewidencji księgowej, przedsiębiorca wykazuje przychody oraz koszty w walucie polskiej. W przypadku osiągnięcia przychodu lub poniesienia kosztu w walucie obcej, dla celów ewidencji należy przeliczyć wartość przychodu lub poniesionego kosztu według odpowiedniego kursu NBP. Jak rozliczyć wydatek w walucie obcej poniesiony przez pracownika podczas podróży służbowej? Zapraszam do przeczytania artykułu.

Wydatek w walucie obcej

Wydatek w walucie obcej poniesiony przez pracownika

Bardzo często pracodawcy  na poczet podróży służbowej wypłacają pracownikom zaliczkę, z której pracownik rozlicza się po zakończeniu delegacji. Poniesione wydatki pracownika mogą zostać udokumentowane fakturami, rachunkami lub innymi dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku. Po jakim kursie należy rozliczyć wydatek w walucie obcej poniesiony przez pracownika?

Jak rozliczyć krajową podróż pracownika opisałem w tym artykule.

Co do zasady ogólnej, zgodnie z art 11a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dla rozliczenia wydatku w walucie obcej ważne będzie określenie momentu powstania kosztu. Oznacza to, że rozliczając wydatki poniesione przez pracownika mogą mieć zastosowanie dwa różne kursy

Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji

Stosuje się go w przypadku

  • wydatków udokumentowanych dowodami, które nie zawierają danych nabywcy np. paragon za taksówkę;
  • poniesionych wydatków udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracowników;
  • wydatków, które nie zostały udokumentowane fakturami i rachunkami jak np. diety należne pracownikowi

Średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury

Ma zastosowanie, jeżeli pracownik został upoważniony przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu. Dzięki temu  pracownik otrzyma fakturę wystawioną na pracodawcę.

Na podstawie powyższych informacji, można stwierdzić, że kluczowym czynnikiem mającym wpływ na zastosowanie prawidłowego kursu będzie sposób udokumentowania poniesionego wydatku. W przypadku gdy wydatek poniesiony w walucie obcej jest udokumentowany fakturą wystawioną na przedsiębiorcę zastosowanie ma kurs z dnia poprzedzającego wystawienie faktury. Natomiast w przypadku rozliczania wydatków na podstawie druku delegacji, należy stosować kurs z dnia poprzedzającego rozliczenie delegacji krajowej.