Dodatkowa umowa z własnym pracownikiem jest rozwiązaniem, jakie dopuszczają przepisy. Możliwe jest podpisanie na przykład umowy zlecenie, czy o dzieło. Pojawia się jednak pytanie, jak to rozliczyć? Czy trzeba z tego tytułu opłacać składki ZUS i podatek dochodowy?

Na wstępie należy zaznaczyć, że mamy do czynienia z dwoma różnymi umowami, zatem zakres czynności wykonywanych w ich ramach musi być różny. Po ustaleniu tego warto zastanowić się nad tym, jak takie umowy mają być rozliczane. Ja w tym opracowaniu wezmę pod uwagę trzy sytuacje. Pierwsza będzie dotyczyć pracownika, z którym pracodawca podpisuje umowę zlecenie lub o dzieło, druga umowy z pracownikiem na urlopie, a trzecie będzie odnosić się do umowy zlecenie lub o dzieło, ale rozliczanej w ramach działalności dodatkowo prowadzonej przez pracownika, poza etatem.

Dodatkowa umowa z własnym pracownikiem

Umowa zlecenie, umowa o dzieło

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych pod pojęciem pracownika należy rozumieć osobę pozostającą w stosunku pracy. Co więcej, zgodnie z tą ustawą pod pojęciem pracownika należy rozumieć także wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Można powiedzieć, że jest to jedyna sytuacja w której z tytułu umowy o dzieło obowiązkowo opłacane są wszystkie składki ZUS. 

Ogólnie niezależnie od tego, czy zostanie podpisana umowa zlecenie, o dzieło, czy umowa im podobna, to jest to traktowane jak przychód pracownika

Wynagrodzenie z tytułu dodatkowej umowy i umowy o pracę jest traktowane jak jedno, od sumy tych kwot odprowadzane są składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy. Takiego pracownika, wykonującego także inną umowę nie zgłasza się dodatkowo do ZUS, wykazuje się go w dokumentach ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 XX.

Urlop i dodatkowa umowa z własnym pracownikiem

Weźmy teraz pod uwagę sytuację taką, że pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, wówczas z tego tytułu nie ma obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także zaliczki na podatek dochodowy, gdyż mimo tego, że umowa nadal trwa, to obowiązek świadczenia pracy i wypłacania wynagrodzenie został zawieszony. 

Dodatkowa umowa zawarta w tym czasie z pracownikiem jest traktowana odrębnie. Nie mamy do czynienia z równoczesnym wykonywanie usług w ramach dwóch umów. Oznacza to, że jeśli podpisana zostanie umowa o dzieło, to z tego tytułu odprowadzana jest wyłącznie zaliczka na podatek dochodowy, składek ZUS się nie opłaca. Przy zleceniu, jeśli nie mamy do czynienia ze zbiegiem tytułów do ubezpieczeń, płacone są obowiązkowo składki emerytalna, rentowa, wypadkowa i zdrowotna, chorobowa dobrowolna. Oczywiści należy też wyliczyć i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Podobnie sytuacja wygląda jeśli pracownik przebywa na urlopie wychowawczym lub macierzyńskim.

Działalność gospodarcza

Może być też tak, że pracownik oprócz etatu ma także swoją działalność gospodarczą. Wówczas jeżeli umowa zlecenie lub o dzieło zostanie podpisana w ramach tej działalności (zakres umowy obejmuje usługi świadczone w działalności), to pracownik składki i podatek dochodowy samodzielnie rozlicza w ramach swojej działalności, po stronie pracodawcy nie ma żadnych formalności, jeśli chodzi o dodatkową umowę.

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.