Księgowość internetowa to niezwykle wygodne i szybkie rozwiązanie, które doceniają zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowi. Jednak z uwagi na to, że jest to stosunkowo nowa możliwość, zarówno księgowi, jak i właściciele firm popełniają błędy nie korzystając w pełni z potęgi, jaką daje księgowość w chmurze. Co konkretnie może pójść nie tak?

Co to jest księgowość online?

Księgowość online, nazywana również ksiegowością internetową lub “w chmurze”, to usługa księgowa dostępna przez przeglądarkę na dowolnym komputerze z dostępem do Internetu. Zwykle jest to zestaw usług obejmujących fakturowanie, księgowanie kosztów, generowanie rejestrów i deklaracji, a także wysyłkę formularzy prosto do urzędów.

Alternatywą dla niej jest księgowość dostępna przez program instalowany na komputerze, który działa tylko na jednej maszynie lub maksymalnie kilku (na których jest zainstalowana).

Inna różnica jest też taka, że księgowość online jest zawsze aktualna bez instalowania aktualizacji (nie bez powodu traktowana jest jak usługa, a nie produkt). Tymczasem księgowość instalowana wymaga pobrania i instalacji aktualizacji, która może nie być darmowa i trzeba o tym pamiętać.

Przewaga księgowości online nad tą instalowaną jest dość oczywista, ale jako że jest to znacznie nowsze rozwiązanie, zdarza się, że zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy nie wykorzystują wszystkich możliwości.

Z doświadczenia wynika, że poniższe błędy dotyczące księgowości online są najczęstsze.

Problem 1: Drukowanie faktur przychodowych i niekorzystanie z obrotu plikami elektronicznymi

W artykule o tym jak księgować szybko i nowocześnie pisałem, że jednym z kroków do ulepszenia oferowanych usług biura rachunkowego jest sposób przyjmowania faktur kosztowych od klientów. Mimo że nie ma takiej potrzeby, wiele biur nadal wymaga, aby klienci przywozili te faktury osobiście w formie papierowej.

Tymczasem faktury kosztowe można przyjmować w formie elektronicznej. Wystarczy, że klient zeskanuje faktury lub zrobi im zdjęcia telefonem (patrz niżej), a następnie prześle księgowym w umówione miejsce. Może to być specjalny adres e-mail, a optymalnie własne konto w księgowości online. Wówczas księgowy przegląda pliki i albo je księguje, albo zwraca klientowi z komentarzem.

Wskazówka: Są już na rynku rozwiązania, które samoczynnie “digitalizują” faktury kosztowe i wstępnie je księgują. Wtedy księgowy tylko sprawdza i zatwierdza koszty. Przykładem może być Inteligentny Asystent.

 

Problem 2: Skanowanie faktur zamiast robienia zdjęć telefonem

Innym błędem jest niekorzystanie z potęgi smartfonów w księgowości.

Proces skanowania dokumentów wymaga stosunkowo wielu czynności, a skanery “biurkowe” często działają dość wolno. Po zeskanowaniu wykonany plik trzeba najczęściej “obrobić” przynajmniej zmniejszając jego rozmiary, żeby dało się go zapisać w wygodnym miejscu. Trzeba też pamiętać o właściwej nazwie pliku i skopiowaniu go do odpowiedniego folderu.

Zapewne lepszym i szybszym wyborem jest robienie zdjęć papierowych dokumentów telefonem. A jeszcze lepszym wyborem jest skorzystanie z aplikacji mobilnej do księgowości online, która automatycznie korzysta z aparatu w telefonie. Wtedy wykonane zdjęcie faktury od razu trafia do odpowiedniej sekcji na koncie użytkownika. Dzięki temu odpadają czynności związane z zapisaniem i nazwaniem pliku oraz skopiowaniem go we właściwe miejsce.

Wskazówka: Faktury można przechowywać w formie elektronicznej w wybrany sposób (np. w chmurze plików inFaktu), która umożliwia szybkie ich odnalezienie, a także zapewnia czytelność, integralność i autentyczność pochodzenia.

 

Problem 3: Brak dostępu dla wielu osób jednocześnie

Jedną z najciekawszych opcji w księgowości online jest to, że do jednego konta może mieć jednocześnie dostęp więcej niż jedna osoba. I warto z tego korzystać.

Najlepszym przykładem jest sytuacja w której do programu księgowego ma dostęp zarówno przedsiębiorca (lub jego pracownik), jak i księgowy. Zadaniem przedsiębiorcy jest wystawianie faktur, a także załączanie plików z fakturami i potwierdzeniami zapłaty. Natomiast księgowy weryfikuje koszty firmowe i księguje je, zmienia statusy, dba o poprawność rozliczeń, przypomina przedsiębiorcy o terminach.

Nic nie stoi na przeszkodzie też, aby do jednego konta miało dostęp kilku księgowych lub kilku pracowników firmy. Dzięki temu każdy kto potrzebuje i jest do tego uprawniony może wystawiać faktury, ma podgląd kosztów i przychodów firmy, może pobierać zapisane pliki ze skanami kosztów, a także wykonywać płatności online.

Wskazówka: Dzięki stałemu dostępowi do rozliczeń można zaoszczędzić czas związany z informowaniem klientów o kwotach podatków i składek ZUS, przekazywaniem faktur kosztowych oraz wysyłką KPiR w plikach PDF. Klient loguje się na swoje konto i sprawdza lub pobiera co potrzebuje.

 

Problem 4: Niedbałe podejście do bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo jest zupełnie odrębną działką dotyczącą księgowości online. Jako że dostęp do konta można uzyskać w dowolnej przeglądarce, warto zadbać, aby nie było to takie proste lub skorzystać z takiej usługi księgowej, która szczególnie dba o bezpieczeństwo.

Przede wszystkim trzeba zadbać o odpowiednio trudne hasło, w którym należy użyć wielkie i małe litery, cyfry i znaki specjalne. Zdecydowanie trzeba unikać łatwych do odgadnięcia słów i haseł z listy najbardziej popularnych, jak np. qwerty.

Zdecydowanie warto też wprowadzić weryfikację dwuetapową. Polega to na tym, że użytkownik podaje numer telefonu, a następnie, w wybranych miejscach w aplikacji księgowej wymagane jest podanie hasła z SMS-a otrzymanego na ten numer.

Najpopularniejszym miejscem na dodanie zabezpieczenia dwuetapowego jest logowanie do konta w księgowości online. Ale takie zabezpieczenie można też dodać np. przed wystawieniem faktury lub zmianą danych o koncie bankowym.

Wskazówka: Warto rozważyć używanie managera haseł, który w bezpiecznej lokalizacji przechowuje nasze dane dostępowe (zaszyfrowane), a także generuje bezpieczne hasła. W efekcie zapamiętujemy tylko jedno hasło główne odblokowujące wszystkie konta. Popularne managery haseł to 1password, LastPass i Dashlane.