Jakie mamy rodzaje spisów z natury? Jakie składniki należy wpisać do danego spisu? Na jakiej podstawie należy dokonać wyceny?

Witam Państwa bardzo serdecznie. Nazywam się Aneta Socha i jestem w inFakt Specjalistą ds. Kadr i Płac. Drodzy Państwo podczas dzisiejszego spotkania chciałabym Państwu zaprezentować temat spisu z natury. Myślę, że wielu księgowym, jak również przedsiębiorcom ten temat się przyda. Takie najistotniejsze informacje w temacie spisu z natury przy jednoosobowej działalności gospodarczej właśnie dzisiaj Państwu zaprezentuje.

Drodzy Państwo przechodząc już do tematu dzisiejszego spotkania, do spisu z natury, ten temat postanowiłam sobie podzielić na takie troszeczkę mniejsze. Wzięłam pod uwagę spisy z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, spisy z natury na początek i koniec roku podatkowego, spisy z natury, które można robić w trakcie roku podatkowego i spisy z natury na zakończenie działalności gospodarczej. Temat myślę dość szeroki, jest dużo uregulowań w tym zakresie, więc tutaj myślę, że warto sobie właśnie w taki sposób tą wiedzę pogrupować.

Jeżeli chodzi o rozpoczęcie działalności gospodarczej to tutaj Drodzy Państwo w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej nasz przyszły przedsiębiorca może już dysponować jakimiś towarami, które mu się w działalności przydadzą. I tutaj weźmy pod uwagę taką sytuację: przychodzi do nas klient, który chce założyć działalność gospodarczą i będzie szył jakieś ubrania. Tutaj co do rozliczenia takiej działalności gospodarczej ustalamy z klientem wszystkie informacje konieczne, możemy też mu dobrać odpowiednią formę opodatkowania m.in. Natomiast też warto w kontekście zakładania działalności gospodarczej np. przy takiej działalności zapytać czy nie ma jakiś towarów, które mogłyby zostać przeznaczone do celów działalności gospodarczej. Czyli przykładowo nie ma jakiś materiałów, jakiś nici, które mogłyby zostać przekazane do działalności gospodarczej. Jeżeli taka sytuacja miałaby miejsce to wówczas należy sporządzić spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej i w tym spisie z natury uwzględnić te towary. Jeżeli chodzi o spis z natury to tutaj jest to dokument, który jest wprowadzany do KPiR pierwszą pozycją, jest to pierwszy dokument w książce przychodów i rozchodów tego podatnika i jeżeli chodzi o jakieś dodatkowe obowiązki co do zawiadamiania to takich nie ma. Więc tutaj nie musimy informować naczelnika Urzędu Skarbowego o tym, że taki spis jest wykonywany. Tutaj zaznaczyć chciałabym, że taki spis dotyczy wyłącznie towarów, towarów, które są użytkowane w działalności gospodarczej. Natomiast jeżeli byłyby jakieś inne składniki np. środki trwałe, jakieś komputery czy też samochody, to te składniki nie znajdują się w tym spisie, one są na podstawie oświadczenia przez podatnika przekazywane do działalności gospodarczej. Natomiast w tym dokumencie o nazwie “spis z natury na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej” one się nie znajdują. Więc Drodzy Państwo to jest taki pierwszy dokument z którym możemy się spotkać, taka pierwsza informacja na którą też w przypadku wielu działalności warto zwrócić uwagę.

Kolejna kwestia to jest spis z natury na początek i na koniec roku podatkowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych, według podatku liniowego czy w sposób zryczałtowany na koniec roku podatkowego mają obowiązek sporządzenia spisu z natury. Jeżeli chodzi o spis na początek roku podatkowego to jeżeli został sporządzony spis na dzień 31 grudnia to na dzień 1 stycznia nie ma już obowiązku sporządzania takiego spisu tylko w KPiR pierwszą pozycją w roku kolejnym wpisujemy spis z natury, który jest wprowadzony ostatnią pozycją w roku poprzednim. Jeżeli chodzi o spis z natury, który jest wykonywany na koniec roku podatkowego znajdują się w nim też tylko i wyłącznie towary. Nie wpisujemy do tego spisu środków trwały, nie wpisujemy wyposażenia, te elementy działalności gospodarczej się nie znajdują w tym dokumencie. Jeżeli chodzi oczywiście o spisy z natury w tym spisach z natury należy dokonać wyceny. Jeżeli chodzi o spis na koniec roku podatkowego, wycena musi być dokonana w przeciągu 14 dni od dnia sporządzenia spisu. I tutaj przy tych spisach na koniec roku czy też na początek roku podatkowego też nie mamy obowiązku zawiadamiania naczelnika Urzędu Skarbowego. Jeżeli chodzi o te spisy na koniec roku podatkowego to tak jak wspomniałam są one obowiązkowe dla podatnika. Jeżeli działalność gospodarcza jest przykładowo zawieszona to też należy pamiętać, że to nie zwalnia tego przedsiębiorcy z obowiązku sporządzania takiego dokumentu. W wielu przypadkach też mamy do czynienia z działalnościami stricte usługowymi. I tutaj ustawodawca nie przewidział żadnego wyłączenia w tym zakresie, co oznacza, że także osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą o charakterze usługowym mają obowiązek sporządzania takiego spisu i tutaj w tym przypadku będziemy mieć do czynienia ze spisem zerowym. Spis zerowy nie będzie wpływał na dochód do opodatkowania natomiast dokument w księgowości musi się znaleźć.

Kolejnym spisem z natury o którym Państwu chciałabym powiedzieć to są spisy, które są wykonywane w trakcie roku. Tutaj w tych spisach znajdują się towary i o sporządzeniu takiego spisu z natury musimy na 7 dni przed zawiadomić naczelnika Urzędu Skarbowego. 

Kolejny spis o których chciałabym Państwu powiedzieć to są spisy w sumie 3, które są wykonywane na koniec działalności gospodarczej. Są to spisy, które dotyczą KPiR, VAT PIT i PPE. Natomiast Drodzy Państwo o tych spisach zwłaszcza na zakończenie działalności gospodarczej szczegółowo powiem Państwu za chwileczkę. Jeżeli chodzi o te spisy, które Państwu przedstawiłam to na dwóch chciałabym się szczególnie zatrzymać. Pierwszy to jest spis, który sporządzamy na ostatni dzień roku kalendarzowego czyli na dzień 31 grudnia,  a drugim spisem o którym Państwu troszeczkę więcej powiem to będą spisy, które są wykonywane na koniec, na zakończenie działalności gospodarczej. Jeżeli chodzi o ten pierwszy spis, o którym Państwu wspomniałam, czyli spis na koniec roku podatkowego to chciałabym żebyśmy się na kilkoma pytaniami związanymi z tym spisem zastanowili.

Pierwsze to jest: kto ma obowiązek sporządzić spis z natury? Na to pytanie już kilkakrotnie podczas tego szkolenia Państwu odpowiedziałam. Natomiast przypomnę, że obowiązek sporządzenia spisu z natury ciąży na podatniku prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą rozliczającym się według zasad ogólnych, podatku liniowego i w sposób zryczałtowany – zryczałtowany podatek dochodowy.

Jeżeli chodzi teraz o kolejne pytanie: jak i gdzie należy wpisać kwotę ze spisu? Drodzy Państwo w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej rozliczanej na zasadach ogólnych i w podatku liniowym, tutaj kwota ze spisu z natury znajduje się w ostatniej pozycji KPiR. I tutaj ona oczywiście ma wpływ na wyliczenie dochodu do opodatkowania, natomiast dokładne wyliczenia w tym zakresie odbywają się w zeznaniu rocznym, czyli odpowiednio w PIT-36 lub PIT-36 L. Przy formie zryczałtowanej ten spis dołączany jest do ewidencji przychodów i razem z nią jest przechowywany.

Kolejne z pytań nad którym chciałabym, żebyśmy się zastanowili: czy spis wpływa na kwotę zaliczki za czwarty kwartał i grudzień? Więc tutaj to pytanie z którym często się spotkam, z którym widzę, że księgowi mają problem. Więc jeżeli chodzi o spis z natury nie ma on wpływu na zaliczkę na podatek dochodowy za czwarty kwartał czy też grudzień danego roku. Spis z natury ma dopiero znaczenie przy określaniu dochodu w zeznaniu rocznym w tym picie składanym przez przedsiębiorcę. Kolejna kwestia co należy ująć w spisie z natury – jest to spis z natury na koniec roku podatkowego. W tym spisie z natury znajdują się wyłącznie towary. Tutaj nie wpisujemy wyposażenia czy też środków trwałych.

Kolejne z pytań, które myślę też często przysparza wielu problemów: czy kwoty w spisie powinny być netto czy brutto? Drodzy Państwo oczywiście sporządzenie spisu to jedno, wpisanie odpowiednich towarów to drugie, natomiast trzecia rzecz to wycena. Jeżeli chodzi o podatnika, który prowadzi działalność opodatkowaną to wówczas należy stwierdzić, że w spisie zamieszcza on kwoty netto. Natomiast przy podatniku, który prowadzi działalność gospodarczą zwolnioną z VAT-u, czy to przedmiotowo czy podmiotowo, to w tym spisie należy wpisać kwoty brutto.

I ostatnie pytanie też z którym często ja się stykam, na które już Państwu odpowiedziałam, ale jeszcze raz przypomnę: czy należy sporządzać zerowy spis z natury? Więc jeżeli byśmy mieli do czynienia z taką sytuacją, że na dzień 31 grudnia danego roku nie mamy żadnego towaru to mimo to i tak mamy obowiązek sporządzenia zerowego spisu z natury i dołączenia go do KPiR, wpisania ostatnią pozycją w KPiR.

Więc Drodzy Państwo to takie najistotniejsze informacje jeżeli chodzi o ten spis z natury sporządzany na ostatni dzień roku kalendarzowego. Natomiast teraz przejdziemy jeszcze do spisów, które chciałabym Państwu szerzej omówić, a mianowicie chodzi tutaj o spisy na zakończenie działalności gospodarczej. Tutaj jak Państwo widzą ta moja rozpiska na tablicy jest znacznie większa, gdyż w momencie likwidacji działalności gospodarczej o dużej ilości rzeczy trzeba pamiętać. Tutaj jeżeli chodzi o spisy z natury też jest szereg obowiązków dokumentacyjnych, czy też zgłoszeniowych. Na pierwszy rzut weźmy podatek od towarów i usług czyli podatek VAT. Tutaj trzeba sporządzić w momencie likwidacji działalności gospodarczej, trzeba sporządzić tzw. spis do VAT-u. W tym spisie do VAT-u znajdują się towary, towary handlowe, towary, które podatnik sprzedaje, a także wyposażenie i środki trwałe, które na dzień likwidacji działalności gospodarczej znajdują się na stanie można powiedzieć firmy i od których odliczyliśmy VAT. Czyli jeżeli będziemy mieć w ewidencji środków trwałych komputer, który został zakupiony na fakturę, odliczyliśmy od niego VAT, to w momencie likwidacji działalności gospodarczej ten komputer musi znaleźć się w tym spisie z natury. Natomiast jeżeli weźmiemy pod uwagę taki środek trwały przykładowo drukarkę, którą przedsiębiorca przekazał z majątku prywatnego do firmowego, to w momencie przekazania, odbywało się to na podstawie oświadczenia i tutaj nie odliczaliśmy VAT-u. W związku z powyższym taki składnik majątku, ta drukarka nie znajdzie się w tym spisie z natury do celów VAT-u, gdyż tak jak wspomniałam nie odliczyliśmy z tego tytułu VAT-u.

Kolejna ważna kwestia jeżeli chodzi o ten spis z natury do VAT-u to informacje o tej kwocie, która została wyliczona w tym spisie z natury do VAT-u. Informacja o tym musi być dołączona do deklaracji VAT, ostatniej składanej przez podatnika. Więc o tym też należy pamiętać, tutaj nie dołączamy całego spisu jaki podatnik przygotował, tylko dołączamy informacje, tutaj głównie chodzi o kwotę, która będzie podatkiem należnym do Urzędu Skarbowego.

Ponadto też w deklaracji samej trzeba uwzględnić tą kwotę i tutaj ten VAT należny należy wykazać w pozycji 36 deklaracji VAT-7 lub VAT-7 K, jeżeli podatnik rozlicza się z VAT-u kwartalnie. To są takie najistotniejsze kwestie. Tutaj warte podkreślenia jest, że mamy ten spis z natury do VAT-u, że powinien być sporządzany na dzień likwidacji działalności gospodarczej, że ujmujemy w nim wszystkie składniki, które są na stanie na dzień likwidacji działalności gospodarczej i od których odliczyliśmy VAT. I oczywiście kolejne kwestie to już są związane stricte z deklaracją czyli dołączenie informacji o spisie i uwzględnienie kwoty ze spisu w deklaracji.

Drodzy Państwo spis z natury do VAT-u mamy, to teraz przechodzimy do drugiego spisu: spis z natury do PIT-u. Tutaj można powiedzieć, że jest to spis takich wszystkich składników majątku, które są też na stanie. I też uwzględniamy w tym spisie wyposażenie, środki trwałe i towary, które na dzień likwidacji działalności gospodarczej jeszcze można powiedzieć, że w tej naszej działalności gospodarczej są. Ma to znaczenie dla celów tutaj można powiedzieć dowodowych. I taki spis z natury jest jak najbardziej konieczny do sporządzenia. Drodzy Państwo często też podatnicy zastanawiają się czy jeżeli mamy takie składniki majątku załóżmy, które, od których nie odliczyliśmy VAT-u czyli przykładowo tą naszą drukarkę. Czy nie lepszym rozwiązaniem byłoby wycofanie tej drukarki czyli przekazanie jej z majątku firmy do majątku prywatnego przedsiębiorcy? Oczywiście tutaj jak najbardziej takie wycofanie w momencie likwidacji działalności gospodarczej jest korzystne. Jeżeli byśmy takiego wycofania nie dokonali, a dokonalibyśmy sprzedaży takiej drukarki, to wówczas będzie to przychód z działalności gospodarczej, trzeba będzie to rozliczyć, opodatkować i złożyć oczywiście z tego tytułu zeznanie roczne. Natomiast jeżelibyśmy wycofali taką drukarkę przed dniem likwidacji działalności gospodarczej to sprzedaż nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej po 6 latach od wycofania. Tutaj mówię o drukarce natomiast może to mieć duże znaczenie np. przy sprzedaży samochodu, bo to jest taki składnik majątku, który zazwyczaj jest użytkowany przez nas przez dłuższy okres czasu. Natomiast ta drukarka była dla Państwa przedstawiona można tak powiedzieć dla celów poglądowych.

Więc Drodzy Państwo na dzień likwidacji działalności gospodarczej mamy już 2 spisy: pierwszy do VAT-u, drugi do PIT-u. Został nam jeszcze jeden spis, a mianowicie spis do KPiR. W tym spisie zawieramy informacje a propos towarów, które są na stanie firmy, na dzień likwidacji działalności gospodarczej. Tylko i wyłącznie towary tutaj w tym spisie, nie znajduje się wyposażenie, ani środki trwałe. Ten spis na dzień likwidacji działalności gospodarczej to jest taki sam spis jaki sporządzamy na ostatni dzień roku kalendarzowego. Tutaj wpisywany jest do KPiR także ostatnią pozycją, czyli tutaj zamyka  nam można powiedzieć książkę przychodów i rozchodów na dzień likwidacji działalności gospodarczej. I tutaj jeżeli chodzi o zawiadomienie naczelnika Urzędu Skarbowego to przy tym spisie z natury do KPiR, który jest wykonywany na dzień likwidacji działalności gospodarczej trzeba oczywiście zawiadomić naczelnika Urzędu Skarbowego na 7 dni przed dniem sporządzenia spisu o zamiarze wykonania takiego spisu. Oczywiście tutaj ten spis z natury będzie miał duże znaczenie, będzie wpływał nam na dochód do opodatkowania. I tutaj Drodzy Państwo mimo likwidacji działalności gospodarczej należy pamiętać, że za ten rok w którym likwidujemy działalność gospodarczą nasz podatnik musi złożyć zeznanie roczne. I właśnie ten spis z natury, o którym Państwu tutaj mówię, spis z natury do KPiR, w tym spisie, w tym zeznaniu musi zostać ujęty.

Drodzy Państwo jeżeli chodzi o te informacje, które Państwu chciałam dzisiaj przekazać to było wszystko. Mam nadzieję, że tą wiedzę ułożyłam Państwu w sposób zrozumiały. Za dzisiaj serdecznie dziękuję i zapraszam na kolejny odcinek “Kursu księgowości.”

Więcej informacji można znaleźć tutaj.