Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, to jedna ze zmian która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku. Pod jakim warunkiem będzie to możliwe i jak będziemy liczyć ten okres?

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, od 2019 jednym z obowiązków pracodawcy będzie przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Ponowne nawiązanie stosunku pracy, a okres przechowywania dokumentów pracowniczych

Warto też zastanowić się nad tym, jak długo należy przechowywać dokumenty, jeśli umowa z danym pracownikiem wygaśnie lub ulegnie rozwiązaniu, a potem dojdzie do ponownego nawiązania stosunku pracy. Znowelizowane przepisy odpowiadają, że jeśli do ponownego nawiązania stosunku pracy dojdzie w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. 

Przykład 1 – Pracodawca podpisał z pracownikiem umowę o pracę na czas określony na okres od 2 stycznia 2019 do 31 sierpnia 2019 r. Ponownie z pracownikiem została podpisana umowa na czas określony na okres 1 październik 2019 do 30 kwietnia 2020 r. Pracodawca zobowiązany jest do kontynuowania dokumentacji pracowniczej tej osoby. Ponadto zobowiązany jest przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia wygaśnięcia/rozwiązania ostatniej umowy, czyli do końca 2030 r. 

Dokumenty pracownicze jako dowody w postępowaniach

Ustawodawca dodał także dodatkowe uregulowania. Mianowicie jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

  1. jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu 10 lat,
  2. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.