Przedsiębiorca, który odliczy VAT naliczony z faktury kosztowej ma obowiązek przechowywania faktury w celu potwierdzenia prawa do odliczenia. Czy przedsiębiorca może zniszczyć oryginał faktury a dla celów archiwizacji posługiwać się skanem dokumentu. Czy skan faktury ma wpływ na prawo do odliczenia VAT?

Przechowywanie dokumentów

Zgodnie z artykułem 218 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej:

“Do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale.”

W Polsce implementacja danego przepisu znajduje się w artykule 112a ustawy o VAT, na podstawie, którego podatnicy przechowują dokumenty:

  • wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
  • otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Odliczanie VAT ze skanu

Sama kwestia odliczenia podatku VAT jest uregulowana w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z przytoczonym artykułem, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Natomiast z prawa do odliczenia VAT można skorzystać nie wcześniej niż w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz posiadamy fakturę potwierdzająca daną transakcje.

Każdy podatnik ma obowiązek przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał (art 244 dyrektywy 2006/112/WE). Z kolei zgodnie z art 247 pkt. 2  w przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych faktura powinna gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej aż do końca okresu jej przechowywania.

Na koniec warto wspomnieć, że  ani przepisy dyrektyw Unijnych ani ustawa o VAT, nie uzależnia prawa do odliczenia VAT od posiadania oryginału dokumentu w wersji papierowej. Natomiast podatnik, który zamierza przechowywać skany dokumentów powinien zagwarantować autentyczność, integralność oraz czytelność skanu dokumentu.