Obecnie większość przedsiębiorców korzysta z programów do wystawiania faktur. W związku z tym bardzo często pojawia się pytanie czy skan pieczątki na fakturze, powoduje, że faktura jest kopią dokumentu? Czy przedsiębiorca ma prawo stosować podpis i skan pieczątki na wystawianych przez siebie dokumentach?

Skan pieczątki na fakturze – a przepisy

W pierwszej kolejności należy wymienić przepisy, które szczegółowe regulują elementy jakie powinny zawrzeć się na fakturze. Zgodnie z art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług faktura powinna zawierać:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,  o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawkę podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwotę należności ogółem.

skan pieczątki na fakturze

Obowiązujące przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku umieszczania na fakturze skanu pieczątki i podpisu. Natomiast zgodnie z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Z przepisu nie wynika aby przedsiębiorca miał obowiązek oznaczania dokumentu jako konia lub oryginał, a w razie oznaczenia dokumentu, jedną z tych form nie ma to znaczenia dla prawidłowego rozliczenia podatkowego u nabywcy.

Ponadto ustawodawca nie zakazał przedsiębiorcy na umieszczaniu dodatkowych informacji jakim może być skan pieczątki na fakturze. Przedsiębiorca ma dowolność zamieszczania dodatkowych informacji pod warunkiem, że zachowa integralność i czytelność danego dokumentu.

Reasumując na fakturze przedsiębiorca ma prawo wstawiać np. automatycznie skan pieczątki i podpisu pod warunkiem, że nie zaburzy to autentyczności, integralności i czytelności danej faktury (Art. 106m ustawy o VAT)

 

Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku VAT. Wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi.