Święta zbliżają się wielkimi krokami i wiele osób decyduje się na podarowanie swoim kontrahentom, czy pracownikom prezentów. W tym opracowaniu chciałabym powiedzieć o tym, jak będzie wyglądało ich rozliczenie.

Obecnie w bardzo dobrym tonie jest przekazywanie upominków, czy też zapraszanie na spotkania świąteczne. Warto pamiętać o tym, że dzieje się to ramach działalności gospodarczej i może rodzić konsekwencje podatkowe.

Rozliczenie prezentów

Kwestie, nad którymi warto pomyśleć zebrałam w tabelce. Na jej podstawie postaram się rozwiać wszelkie wątpliwości.

Rodzaj prezentuObdarowany
PracownikKontrahent
Upominek rzeczowy 

Czy trzeba będzie zapłacić PIT?

 

Czy będzie stanowił przychód do opodatkowania w działalności?

Bon, talon
Impreza firmowa, spotkanie wigilijne

Tabelka przedstawia punkt widzenia obdarowanego, natomiast dla darczyńcy – przedsiębiorcy ważne będzie to, czy wydatek będzie można rozliczyć w kosztach i czy odliczy od niego VAT (czynny podatnik VAT).

Upominek rzeczowy dla pracownika

Pracodawca

Do kosztów można zaksięgować faktury za prezenty, które zostały sfinansowane z funduszy własnych pracodawcy. Gdy środki na upominki pracownicze będą ze środków ZFŚS, to przedsiębiorca wydatków nie rozliczy w działalności.

Podatnik zwolniony z VAT koszty księguje w kwocie brutto, natomiast czynny podatnik VAT zastanawia się nad tym, czy odliczy VAT. W mojej opinii przedsiębiorca ponosi wydatki nie związane z działalnością opodatkowaną, zatem nie ma prawa do odliczenia VAT-u.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się jednak na odliczenie VAT-u z faktury, to będzie musiał także naliczyć VAT od przekazania. Mamy oczywiście wyjątek od tej reguły, który mówi że naliczenia VAT-u nie stosujemy do o przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Przedmioty o małej wartości, to zgodnie z ustawą przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

  1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
  2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Pracownik

Spójrzmy teraz z drugiej strony – na sytuację pracownika. Ustawa o PIT w art. 21 ust.1 pkt 67 określa, że zwolnione z opodatkowania są świadczenia, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Oznacza to, że jeśli w ciągu roku pracownik otrzyma prezenty o łącznej wartości nieprzekraczającej 1000 zł, to wówczas nie ma podatku do zapłaty. Gdyby prezenty były na kwotę np. 1500 zł, to opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad 1000 zł, czyli 500 zł. Warto wiedzieć, że gdy prezent będzie sfinansowany ze środków pracodawcy to będą zawsze opodatkowany.

Jeśli obowiązek zapłaty podatku z tytułu otrzymanego prezentu wystąpi, to pracodawca ma obowiązek wyliczenia i odprowadzenia tego podatku w imieniu pracownika do 20. dnia kolejnego miesiąca po miesiącu otrzymania upominku. Ponadto kwotę podatku trzeba wykazać na PIT-11 i PIT-4R.

Rozliczenie prezentów

Upominek rzeczowy, bon, talon dla kontrahenta

Darczyńca

Prezenty, które zawierają dane, logo firmy np. kalendarze, czy długopisy można spokojnie podarować kontrahentom, a wydatki zaksięgować do kosztów i odliczyć od nich VAT.

A co w sytuacji, gdy przedsiębiorca chce podarować drogi zegarek, czy alkohol? Takie wydatki traktowane są raczej jak reprezentacja, mają na celu wykreowanie dobrego wizerunku firmy, zatem nie można od nich odliczyć VAT-u i zaksięgować ich do kosztów.

Obdarowany

Prezenty od osób z którymi się współpracuje, szczególnie w okresie świątecznym są częste. Ale czy ich otrzymanie może wiązać się z zapłatą podatku? Tak, może – mamy tylko jedno wyłączenie. Art. 23 ust.1 pkt 68a ustawy o PIT wskazuje na to, że wolne od podatku są nieodpłatne świadczenia, otrzymane od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł.

Warto wiedzieć, że z tego zwolnienia nie można stosować w odniesieniu do pracowników, zleceniobiorców za których podatek odprowadza zleceniodawca.

Bon, talon dla pracownika

Pracodawca

Prezenty dla pracowników mogą być sfinansowane ze środków własnych przedsiębiorcy lub ze środków ZFŚS, gdy te środki będą stanowi działalność socjalną. Tylko jeśli pracodawca sam za bony, talony zapłaci to wydatek będzie można rozliczyć w kosztach. Co do odliczenia VAT-u, to w mojej opinii wydatki nie służą do działalności opodatkowanej, zatem podatnik nie ma prawa do odliczenia VAT-u.

Pracownik

W ustawie o PIT art. 21 ust. 1 pkt 67 jasno określono, że zwolnieniu z opodatkowania nie podlegają bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany ich na towary lub usługi. Wartość i źródło ich finansowanie nie ma tutaj żadnego znaczenia. W sytuacji otrzymania takiego podarunku należy określi jego wartość i ją doliczyć do zasadniczego wynagrodzenia pracownika podlegającego opodatkowaniu.

Warto też wiedzieć, że karty przedpłacone nie są traktowane jak bony czy talony – interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 października 2015 r., nr ILPB1/4511-1-1113/15-2/AMN, zatem w ich przypadku ma zastosowanie limit 1000 zł.

Impreza firmowa dla pracownika

Pracodawca

Często pracodawcy organizują spotkania świąteczne, wigilie firmowe. Jak będzie wyglądać rozliczenie takiego spotkania?

W jednej z interpretacji – interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 kwietnia 2012 r. nr  IPPB5/423-22/12-2/JC – wskazano, że wydatek można zaksięgować w kosztach, gdy celem spotkania będzie motywowanie i integrowanie pracowników, a nie jedynie konsumpcja.

Jeśli chodzi o odliczenie VAT-u, to jest to możliwe np. od kosztu muzyki, najmu. Należy pamiętać o wyjątku z art. 88 ust.1 pkt 4, który określa że nie można odliczyć VAT-u od usług gastronomicznych.

Pracownik

Po stronie pracownika pojawia się wątpliwość, czy udział w imprezie będzie stanowił przychód do opodatkowania. Organy podatkowe wypowiadały się wielokrotnie w tej kwestii i przeważają stanowiska, że udział pracownika i członków jego rodziny w imprezie firmowej takiej, jak np. wigilia firmowa nie stanowi przychodu pracownika.

Impreza firmowa z kontrahentem

Darczyńca

Przy rozważaniu, czy można spotkanie z kontrahentami rozliczyć w kosztach istotna jest informacja – jaki jest cel spotkania. Jeśli chodzi o zacieśnienie więzi, podtrzymanie dobrych relacji , to mówimy o reprezentacji, czyli wydatki nie mogą być ujęte w kosztach i jak wskazuje wielu, nie ma podstaw do odliczenia VAT-u.

Gdyby na spotkaniu były omawiane szczegóły współpracy, kolejne wspólne projekty i przedsiębiorca będzie w stanie to udowodnić, to wówczas wydatek można rozliczyć w kosztach działalności i odliczyć z niego VAT.

Obdarowany

Osoba uczestnicząca w spotkaniu, zazwyczaj jest jedną z wielu. Przy takich imprezach ciężko stwierdzić, jaka jest wysokość nieodpłatnego świadczenia, czyli na dobrą sprawę ile ktoś zjadł i wypił. Jeśli nie ma opcji wycenienia tego, to nie ma też przychodu do opodatkowania. Dla przedsiębiorcy – obdarowanego, udział w wigilii firmowej jest neutralny podatkowo.