Refakturowanie jest dość popularną czynnością, jednak wielokrotnie sprawia problemy podatnikom. W niniejszym artykule za pomocą przykładów wyjaśniamy kiedy refakturowanie jest dopuszczalne, a kiedy nie.

refakturowanie

Czym jest refakturowanie?

Refakturowanie to nic innego jak odsprzedaż usług, co do zasady po tej samej cenie tj. bez doliczania prowizji i marży. Wyróżnić może dwa przypadki kiedy dochodzi do refakturowania.

Po pierwsze, refakturujący kupuje usługę na własny rachunek i we własnym imieniu, a następnie usługę tą odprzedaje ostatecznemu jej nabywcy. Przez refakturowanie usług również należy rozumieć poniesienie określonych kosztów na rzecz klienta, którymi jest on następnie obciążany.

Kiedy refakturowanie jest dopuszczalne?

Przede wszystkim refakturowanie usług jest możliwe w przypadkach, gdy są one nabywane we własnym imieniu, ale na rzecz innego podmiotu.

Przykład 1

Budynek ma dwóch współwłaścicieli będących czynnymi podatnikami VAT, którzy wykorzystują go w prowadzonych przez siebie działalnościach gospodarczych. Współwłaściciel A nabył usługę remontu tego budynku we własnym imieniu, ale częściowo na rzecz współwłaściciela B. W takim przypadku współwłaściciel A może refakturować część nabytej usługi naprawy na współwłaściciela B.

Bardzo częstym zjawiskiem jest również refakturowanie tzw. mediów np. energii elektrycznej. Co do zasady będziemy mieli tutaj do czynienia z nabyciem usługi na własny rachunek i we własnym imieniu.

Przykład 2

Firma A korzysta z przyłącza elektrycznego firmy B. W związku z tym firma A może dokonać refaktury zużytej energii elektrycznej na firmę B.

Refakturowanie również może dotyczyć towarów, nie ma żadnych przepisów zakazujących dokonywania refakturowania towarów.

Kiedy refakturowanie jest niedopuszczalne?

Nie zawsze refakturowanie jest poprawną formą przeniesienia kosztów na nabywców. Po pierwsze należy zaznaczyć że nie jest właściwe refakturowanie na nabywców, dodatkowych kosztów związanych z dokonywanymi dostawami lub świadczonymi usługami. Koszty takie bowiem powiększają podstawę opodatkowania tych czynności, a w konsekwencji powinny być wkalkulowywane w cenę towarów oraz usług, a nie odrębnie refakturowane.

W związku z tym refakturowanie nie jest dopuszczalne w celu obciążenia nabywców dodatkowymi kosztami związanymi z dokonywanymi dostawami towarów lub świadczeniem usług.

Przykład 3

Sklep internetowy sprzedaje towary wysyłkowo. Koszty wysyłki nie powinny być w tej sytuacji refakturowane, lecz powinny powiększać podstawę opodatkowania dostaw wysyłanych towarów.

Wskazać również trzeba, że refakturowanie nie może być sposobem na podzielenie świadczenia kompleksowego, czyli świadczenia składającego się z szeregu różnych czynności na dwa lub więcej świadczeń cząstkowych.

Przykład 4

Podatnik organizuje szkolenia, w trakcie których uczestnikom serwowany jest obiad. Obiady podatnik zamawia w firmie cateringowej. Nie jest w tej sytuacji dopuszczalne refakturowanie usług cateringowych. Zapewnienie obiadu stanowi element kompleksowych usług szkoleniowych, a w konsekwencji winno zostać wkalkulowane w świadczenie tych usług.

Podsumowanie

Pamiętajmy, refakturowanie nie może służyć dzieleniu usługi kompleksowej na dwa lub więcej świadczenia cząstkowe.