Refakturowanie jest dość popularną czynnością, jednak wielokrotnie sprawia problemy podatnikom. W niniejszym artykule za pomocą przykładów wyjaśniamy jak wystawić fakturę i jakie stosować stawki VAT.

refakturowanie

Refakturowanie, najprościej ujmując to odsprzedaż usług, jednak należ pamiętać że nie zawsze jest dopuszczalne.

Wystawienie faktury przy refakturowaniu

Przepisy nie określają szczególnych zasad dla wystawianych refaktur, a więc wystawiamy je na zasadach ogólnych obowiązujących przy wystawianiu faktur. Należy również zaznaczyć, że wystawienie refaktury nie wiąże się z powielaniem faktury zakupowej. Podatnicy nie są związani treścią refakturowanych faktur.

Nie ma obowiązku na refakturze, używania słowa “Refaktura”. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie żeby podatnik wystawiając refakturę użył w podtytule “Refaktura”. Jednak refaktura powinna zawierać tytuł “Faktura”.

Reafaktury powinny być wystawiane w terminach właściwych dla refakturowanych czynności. Zatem refakturę wystawiamy nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy odsprzedawanego towaru lub wykonania odsprzedawanej usługi.

W związku z tym, że refaktury wystawiamy na zasadach ogólnych, to również znajdzie tutaj zastosowanie zasada dająca możliwość wystawianie refaktury na 30 dni przez wykonaniem odsprzedawanej usługi czy też dokonania dostawy odsprzedawanego towaru.

Przykład 1

Firma X nabyła usługę szkoleniową we własnym imieniu jednak na rzecz firmy Y. Usługa ta została wykonana 10 lutego 2018 r. Firma Y wystawiła fakturę refakturującą tą usługę w dniu  15 lutego 2018 r. Termin na wystawienie faktury upłynie 15 marca 2018 r. Podatnik również mógłby udokumentować tę fakturę w dniu 11 stycznia 2018 r. tj na 30 dni przed wykonaniem odsprzedawanej usługi.

Refakturowanie a podatek VAT

Refakturowane towary i usługi, co do zasady, są opodatkowane według takich samych stawek VAT jak zastosowane przy ich zakupie.

Przykład 2

Czynny podatnik nabył we własnym imieniu, lecz na rzecz swojego kontrahenta opodatkowaną stawką 8% VAT usługę. Refakturując tę usługę podatnik również może zastosować stawkę 8%.

Jednak, wskazać należy, że dla niektórych czynności do stosowania obniżonej stawki VAT lub zwolnienia od podatku uprawnione są tylko określone podmioty. W związku z powyższym w takich przypadkach refakturowanie przez inne podmioty nie korzysta z tej obniżonej stawki podatku lub zwolnienia, a w konsekwencji winno być opodatkowane na zasadach ogólnych dla refakturowanej czynności.

Przykład 3

Firma X w swojej siedzibie zorganizowała spotkanie z Firmą Y. Jednak z przedstawicieli Firmy Y zostawił w Firmie X swojego notebooka. Uzgodniono ze względu na odległość, że Firma X odeśle tego notebooka Firmie Y za pośrednictwem Poczty Polskiej i obciąży kosztami wysyłki Firmę X. Jednak Firma Y nie będzie mogła zastosować na refakturze stawki VAT zw, gdyż tylko usługi pocztowe pocztowe realizowane przez Pocztę Polską mogą korzystać ze stawki zw. A zatem na refakturze zastosowana powinna zostać stawka VAT 23%.

Warto również mieć na uwadze, że nabywamy usługi od kontrahentów o różnym statusie podatkowym tzn. od podatników VAT zwolnionych lub czynnych. Jednak nie możemy odsprzedawać tych usług adekwatnie do statusu kontrahenta- tj. stosując zwolnienie lub opodatkowanie VAT. Podatnik podatnik VAT czynny przy odsprzedaży usług (refakturowaniu) zobowiązany jest zawsze stosować stawkę VAT właściwą dla danych usług. 

Przykład 4 

Podatnik VAT czynny nabył usługę od podatnik korzystającego ze zwolnienia podmiotowego. Dla nabytych usług stosuje się stawkę podstawową tj. 23%. Podatnik korzystający ze zwolnienia wystawił fakturę ze stawką VAT zw. Jednak nabywca (czynny podatnik VAT) przy jej odsprzedaży jest zobowiązany do zastosowania stawki właściwej dla tej usługi tj. w tym przypadku 23%.

Kolejne przypadek ważny rozważenie to sytuacje, że miejsce świadczenia nabywanej usługi znajduje się na terytorium Polski, zaś miejsce świadczenia odsprzedawanej usługi znajduje się poza terytorium Polski. W takich przypadkach wystawiane refaktury nie powinny zawierać stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem.

Przykład 5

Przedsiębiorca polski nabył we własnym imieniu, lecz na rzecz włoskiego przedsiębiorcy usługę. Polski podatnik otrzymał fakturę ze stawką 23%. Następnie ta usługa została odsprzedana na rzecz włoskiego przedsiębiorcy i jest opodatkowana na zasadach ogólnych, a więc wg miejsca siedziby usługobiorcy. Mimo otrzymania faktury z VAT według stawki 23%, polski przedsiębiorca wystawić powinien refakturę bez stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem.